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Rechnungen erstellen, Belege verwalten und Finanzdaten an den Steuerberater und das Finanzamt weiterreichen, das sind Stärken von debitoor. Selbst Anfängern fällt die vergleichsweise simple Bedienung leicht, lästige Büroarbeit wird auf ein Minimum reduziert, da viele Vorgänge schneller und leichter von der Hand gehen.
debitoor ist ein benutzerfreundliches Online-Tool zur Angebots- und Rechnungserstellung sowie zur Abwicklung der gesamten Buchführung. Es eignet sich besonders für Gründer, Kleinunternehmer und Freelancer. Kernkompetenzen des Rechnungsprogramms sind das Erstellen von Rechnungen, die Zahlungsüberwachung und das Erfassen von Belegen. Des Weiteren können diverse betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellt und die Ergebnisse dem Steuerberater (per DATEV-Schnittstelle) und dem Finanzamt (per ELSTER-Schnittstelle) übermittelt werden. Dabei gilt es zu beachten, dass mit Abnahme der Preisstufen in den Tarifen auch die Funktionspalette geringer ausfällt. In unserem Text nutzten wir das Paket debitoor M.
Die besten Rechnungsprogramme im Test & Vergleich
Kunden können zwischen vier verschiedenen Tarifen wählen, XS, S, M und L. Im Basistarif XS schreibt der Nutzer bis zu 100 Rechnungen und Ausgabenbelege pro Jahr. Darüber hinaus kann er Kunden Mahnungen bei Nichtbezahlung zukommen lassen.
Die höherpreisigen Tarife beinhalten ein großzügigeres Limit an maximal erstellbaren Rechnungen (im Tarif L unbegrenzt), eine Online-Banking-Integration mit automatischem Kontoabgleich, die Möglichkeit, eine Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER an das Finanzamt zu senden, wiederkehrende Rechnungen zu verfassen, die automatische Belegerfassung auf verschiedenen Wegen sowie die Möglichkeit, Abschreibungen zu verbuchen.
Ab dem Tarif M ist es möglich, sowohl Einnahmen-Überschuss-Rechnungen als auch eine Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen.
| Merkmal / Tarif | XS | S | M | L |
|---|---|---|---|---|
| Nettopreis pro Monat | 6,00 € | 10,00 € | 15,00 € | 30,00 € |
| Benutzer-Accounts | 1 | 1 | 1 | 3 |
| USt-Voranmeldung (ELSTER) | ✘ | ✘ | ✔ | ✔ |
| EUR | ✘ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Online-Banking-Integration | ✘ | ✘ | ✔ | ✔ |
| Android-App | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| iPhone-App | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
debitoor ist benutzerfreundlich gestaltet. In den Bereichen „Rechnungen“, „Angebote“, „Kontakte“, „Banking“ und „Produkte“ können einzelne Posten per Suchfunktion schnell und komfortabel gefunden werden.
Belege zu erfassen ist bei der Cloud-Software debitoor auf verschiedene Weisen möglich. Einerseits kann der Nutzer Dateien in den Formaten .jpg, .png, .gif und .pdf über eine Eingabemaske klassisch hochladen. Das Programm versucht, möglichst viele Informationen selbstständig zu erkennen und den Eingabefeldern zuzuordnen. Eventuell muss der Nutzer zusätzliche Angaben nachtragen.
Eine sehr praktische Möglichkeit der Belegerfassung, vor allem von unterwegs, bietet die Smartphone-App für Android- und iOS-Geräte. Die automatische OCR-Texterkennung funktioniert bislang allerdings nur auf iOS-Geräten. Bei Android-Geräten wird eine neue Ausgabe erstellt, die Daten müssen Nutzer jedoch (noch) manuell nachtragen.
Eine weitere Alternative ist das Versenden eines Belegs als Anhang per E-Mail an die im Rechnungsprogramm hinterlegte, geheime Debitoor-Alias-E-Mail-Adresse. So wird dieser automatisch erkannt und dem eigenen Konto hinzugefügt. Dies funktionierte in unserem Test gut. Allerdings mussten wir auch hier einige Angaben manuell nachtragen.
Das Rechnungsprogramm erstellt bereits auf der Übersichtsseite eine konzise Darstellung von Einnahmen und Ausgaben. So verschaffen sich Anwender der Software einen schnellen Überblick über ihren Finanzstatus.
Darüber hinaus können sie sich die zu zahlende Umsatzsteuer ausrechnen beziehungsweise die Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung anzeigen lassen.
Insgesamt leistet die Software eine detaillierte Auswertung der Geldflüsse eines Unternehmens. Sie vereinfacht Selbständigen und Kleinunternehmern vielseitige Buchhaltungsaufgaben. Für alles Weitere ist dann ein externer Steuerberater zuständig. Dieser kann mithilfe eigener Zugangsdaten auf das debitoor-Nutzerkonto zugreifen und die benötigten Daten exportieren.
Im Bereich „Zahlungen“ kann der Anwender debitoor mit seinen Online-Banking-Konten verknüpfen. Hier ist es möglich, sowohl die Transaktionen einzelner Konten oder eine Gesamtansicht anzuzeigen.
Die Automatching-Funktion gleicht Transaktionen auf dem Bankkonto vollautomatisch mit Rechnungen und Ausgaben ab. So entfällt die händische Überprüfung.
Je nach Tarif lässt debitoor auch den professionellen Anwender nichts vermissen. So ist er in der Lage, ab dem Tarif S mithilfe der auf verschiedenen Wegen sammelbaren Daten auf simple und komfortable Weise sowohl eine Einkommenüberschussrechnung (EÜR) als auch eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu erstellen. Ab dem Tarif M kommt noch die Möglichkeit einer Bilanz und der Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER an das Finanzamt hinzu.
Über den Steuerberaterzugang beziehungsweise die Monatsreports werden die Buchführungsdaten einem Buchhalter beziehungsweise Steuerberater zur Verfügung gestellt.
Je nach Tarif lässt sich eine verschieden große Anzahl an Rechnungen pro Jahr verfassen. Die Rechnungsausstellung selbst gestaltet sich sehr einfach: Der Anwender erstellt einen neuen Kunden oder wählt aus dem Adressbuch einen vorhandenen Kontakt aus und gibt Titel, Rechnungsposten, Menge, Preis und Währung ein. Mit einem Klick auf „Rechnung erstellen“ wird die Rechnung generiert und er kann sie entweder per E-Mail versenden oder ausdrucken, um sie selbst per Post zu verschicken.
Neben der normalen Rechnung erstellt der Anwender mithilfe der API-Erweiterung Invoice Recur eine wiederkehrende Rechnung. Neben Rechnungen verwaltet der Benutzer im Rechnungsprogramm Angebote, Ausgaben, Kontakte und Produkte, die er dann als Posten mit einem Klick in eine Rechnung einfügt.
Der Rechnungssteller wählt ab Tarif S zwischen verschiedenen Layouts und kann das Design so individualisieren. Ein Branding des Anbieters, wie etwa bei manchen Konkurrenzprodukten, erscheint nicht auf der Rechnung. Besonders der Fremdsprachenassistent ist praktisch. So können Rechnungen auch in den Sprachen Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Schwedisch, Dänisch, Russisch und Katalanisch verfasst werden.
Der E-Mail-Versand ist kostenlos. Wer eine Rechnung per Post senden will, kann sie selbstverständlich ausdrucken und den Versand selbst erledigen.
Eine ausreichend schnelle Internetverbindung vorausgesetzt arbeitet debitoor sehr flüssig. Verglichen mit einer Software, die lokal auf einem Computer ausgeführt wird, spürt der Anwender keinen Unterschied in der Nutzungsgeschwindigkeit. Die Seitenladezeiten betrugen im Test zwischen ein und zwei Sekunden. Auch die Suchfunktion innerhalb der einzelnen Kategorien (beispielsweise „Rechnungen“) liefert sehr schnell das gesuchte Ergebnis.
Die Zahl der nutzbaren Schnittstellen ist bei debitoor durchaus ansehnlich. Das Programm beherrscht neben dem Import von .csv-Daten den Export von .csv- und .DATEV-Dateien, verfügt über eine API-Schnittstelle, mithilfe derer viele Zusatzprogramme ausgeführt werden können. Belegintegration ist per Mail, Upload-Maske und per App-Scan möglich. Daten können per DATEV dem Steuerberater beziehungsweise per ELSTER dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden. Besonders praktisch ist auch die Integration des Online-Bankings. So werden bezahlte Rechnungen automatisch verbucht.
Eine besondere Funktion ist die Möglichkeit, Kunden eine Kartenzahlung über den Dienstleister iZettle anzubieten. Dabei wird das Gerät mit dem Smartphone gekoppelt und Kunden können – beispielsweise wenn der Anwender ein Ladengeschäft besitzt – ihre Rechnung per EC- oder Kreditkarte begleichen. Die anfallenden Daten übernimmt das System automatisch.
Über die API-Schnittstelle binden Anwender viele Add-ons wie beispielsweise payever, Facebook Shop, iZettle oder bezahlt.de ein. Dies vergrößert die Zahlungsmöglichkeiten für Kunden und die Daten werden automatisch ins System übernommen. Die Einrichtung erfordert möglicherweise etwas Zeit und Fachkenntnisse.
debitoor wirbt damit, ein einfaches Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm zu sein, mit dem die Anfertigung einer Rechnung in einer Minute erledigt ist. Ein klassisches Handbuch gibt es – wie auch bei Konkurrenzprodukten – nicht mehr. Dafür existieren ein alphabetisches Stichwortverzeichnis (genannt „Lexikon“), das viele Fachbegriffe ausführlich erklärt, Tutorialseiten, die typische Anwendungsfragen detailliert beschreiben, und die Gründerlounge, ein Nachschlagewerk für junge Unternehmer mit über 120 Artikeln. Ähnlich wie bei Konkurrenzprodukten duzt der Anbieter den Kunden auf der Webseite. Auf einen telefonischen Support verzichtet er gänzlich. Dies könnte Nutzer im Falle akuter Fragen und Probleme verschrecken. Hilfesuchende wenden sich per Mail an [email protected] oder nutzen werktags zwischen 8 und 10 Uhr die Support-Telefonnummer +49 (0)30 25 55 77 45. Darüber hinaus ist der Support per Facebook, Google+, Twitter und YouTube zu erreichen.
debitoor vereinfacht Gründern, Kleinunternehmen und Freelancern die Büroarbeit. Rechnungen lassen sich in Windeseile erstellen, bei der Wahl größerer Pakete ist auch eine einfache Verwaltung von Buchungen durch die Integration von Online-Banking möglich. Bezahlte Rechnungen werden automatisch als solche kategorisiert. Die Möglichkeit, übersichtliche Auswertungen nach Standard der einfachen (EÜR) und der doppelten (GuV) Buchführung zu erstellen, hebt die Software von Konkurrenzprodukten ab. Die Software hat dadurch ein Alleinstellungsmerkmal, dass eine Kartenzahlung für Kunden per iZettle und den dazugehörigen Kartenleser direkt möglich ist. Anwendungsbeispiele wären ein Ladengeschäft, aber auch die mobile, ortsunabhängige Zahlung im Außendienst.
Etwas kompliziert wirken hingegen die Lösung für die Belegerfassung, die über ein zusätzliches Add-on über die API-Schnittstelle realisiert wurde.
