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Sage Business Cloud Buchhaltung kommt ohne viele Extras aus und die Benutzeroberfläche wirkt etwas altmodisch. Als einer der größten Hersteller von Business-Software steht Sage zwar für Zuverlässigkeit und Kontinuität, Innovation findet aber anderswo statt.
Die Sage Group mit Hauptsitz im englischen Newcastle upon Tyne ist einer der weltweit größten Hersteller von Unternehmenssoftware. Bekannt ist die Firma vor allem für ihre Programme im Bereich ERP (Enterprise Ressource Planning) und CRM (Customer Relationship Management). Das Unternehmen hat aber mit dem Produkt Sage Business Cloud Buchhaltung auch eine Buchhaltungssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen im Portfolio.
Die Sage Business Cloud hieß bis zu ihrer Umbenennung Sage One und besteht aus einer Buchhaltungs- und einer Lohnabrechnungs-Software, die separat erwerbbar sind. In diesem Test befassen wir uns mit der Buchhaltung.
Die beste Buchhaltungssoftware im Vergleich
Sage Business Cloud Buchhaltung wird im SaaS-Model (Software as a Service) angeboten. Der Nutzer muss also kein Programm auf seinem Rechner installieren, und kann die Buchhaltungssoftware, die auf einem Server des Anbieters läuft, an jedem Rechner mit Internetzugang nutzen. Dafür fallen monatliche Kosten an: 8 Euro in der einfachen Version Buchhaltung Start und 14 Euro in der nur Buchhaltung genannten Standardversion, die nicht nur mehrbenutzerfähig ist, sondern auch mit einem größeren Funktionsumfang aufwarten kann.
Da die einfache Version nur einen Benutzer-Account inkludiert und keine Funktionen für die Verwaltung des Lagerbestands und die Erstellung von Lieferbeständen hat, ist sie hauptsächlich für selbständige Dienstleister ohne Mitarbeiter interessant, zum Beispiel für Webdesigner, Fotografen oder Übersetzer.
| Buchhaltung | Buchhaltung Start | |
|---|---|---|
| Monatliche Kosten | 14 € | 8 € |
| Rechnungserstellung | ✔ | ✔ |
| Online-Banking-Integration | ✔ | ✔ |
| Grafische Auswertungen | ✔ | ✔ |
| Umsatzsteuer-Voranmeldung | ✔ | ✔ |
| Lagerbestand | ✔ | ✘ |
| Mehrbenutzerfähig | ✔ | ✘ |
| Dashboard | ✔ | ✘ |
| Lieferscheine erstellen | ✔ | ✘ |
| DATEV-Export | ✔ | ✘ |
Die Unterschiede zwischen den Versionen der Online-Buchhaltung von Sage.
Die Benutzeroberfläche von Sage Business Cloud Buchhaltung ist sehr schlicht gestaltet. Sie wiedersetzt sich allen aktuellen Trends im User-Interface-Design und bleibt hinter den Möglichkeiten moderner Web-Technologien zurück. Die Navigation ist beispielsweise in einem horizontalen Drop-Down-Menü untergebracht, das an alte Windows 95-Programmen erinnert.
Ein Beispiel für die wenig benutzerfreundliche Gestaltung der Sage Business Cloud Buchhaltung ist die Suchfunktion. Das Programm hat für jeden Bereich, etwa „Kunden“, „Rechnungen“ oder „Angebote“, eine eigene Suche. Deutlich praktischer wäre jedoch eine systemweite Suche, die durch verschiedene Arten von Filtern verfeinert werden kann. Die spezifische Suche in bestimmten Arten von Datensätzen, wie sie Sage bietet, wäre mit so einem Konzept immer noch möglich.
Ein Plus ist der relativ konsistente Bildschirmaufbau, der sich in den verschiedenen Programmbereichen kaum unterscheidet. In den Einstellungen kann der Anwender von der einfachen Menüstruktur zur Profi-Menüstruktur für Steuerberater umschalten. Das ändert die verfügbaren Programmfunktionen nicht, bewirkt aber, dass schon beim Klick auf einen Menüpunkt sämtliche Einträge der darunterliegenden Menüebene angezeigt werden. In der einfachen Ansicht sind nur die wichtigsten Einträge sofort sichtbar, alle anderen zeigt das Programm erst nach einem einem Klick auf „Mehr …“.
Ein Highlight von Sage Business Cloud Buchhaltung ist das Dashboard (nicht verfügbar in Buchhaltung Start). Es stellt die Finanzen des Unternehmens mit übersichtlichen Diagrammen und Listen dar. Das Dashboard ist in vier Bereiche geteilt, zwischen denen der Anwender mit Tabs wechselt:
Vergleichbare Funktionen sind in anderen Programmen häufig modular aufgebaut. Der Nutzer kann Darstellungsmodule hinzufügen und entfernen sowie ihre Ausgabe anpassen. Das alles ist bei der Buchhaltungssoftware von Sage nicht möglich. Die dargestellten Daten sind aber gut gewählt. Relevante Informationen wie die Summe der ausstehenden und erhaltenen Zahlungen oder die Entwicklung des Cashflows lassen sich auf einen Blick erfassen.
Die grundlegenden Buchhaltungsfunktionen sind einfach gehalten und daher weitgehend selbsterklärend. Einnahmen- und Ausgabenrechnungen lassen sich schnell erfassen, viele erweiterte Funktionen fehlen aber. So ist es beispielsweise nicht möglich, Buchungsvorlagen zu erstellen oder wiederkehrende Buchungen anzulegen. Dank Kunden- und Lieferantenverwaltung sowie Artikel- und Dienstleistungsverzeichnis können Buchungen schnell getätigt werden, da die Software Formularfelder mit Informationen aus der Datenbank befüllt.
Eine große Arbeitserleichterung ergibt sich daraus, dass der Anwender das Programm mit seinem Bankkonto verbinden kann. Wenn eine solche Verbindung eingerichtet ist, erkennt die Software getätigte Zahlungen automatisch und vermerkt sie entsprechend.
Sehr bequem ist, dass Sage automatisch alle Daten für die monatlich oder quartalsweise fällige Umsatzsteuervoranmeldung zusammenstellt. Der Bericht lässt sich als CSV-Datei exportieren und sogar per ELSTER-Schnittstelle direkt an das zuständige Finanzamt versenden. So erledigt der Nutzer diese regelmäßige Aufgabe mühelos mit wenigen Klicks. Weitere Berichte, die das Programm automatisch generiert, sind Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Gewinnanalysen.
Im Menüpunkt „Buchungseingänge“ findet der Nutzer Funktionen zur Erstellung von Angeboten, Kostenvoranschlägen und Rechnungen. Die Funktionen sind ähnlich aufgebaut wie ihre Pendants im Bereich „Ausgangsbuchungen“. Ein wesentlicher Unterschied besteht darin, dass PDF-Dokumente generiert werden, die das Programm auf Wunsch per E-Mail versendet. Es ist auch möglich, sie abzuspeichern, um sie entweder über das Internet oder per Post manuell zu verschicken. Ein Service für den automatischen Rechnungsversand per Post ist leider nicht eingebunden.
Das Design von Rechnungen und anderen Dokumenten lässt sich nur bedingt an die eigenen Vorstellungen anpassen. Seitenränder, Abstände und andere Layoutelemente sind unveränderlich. Allerdings ist es möglich, die Schriftstücke mit einem eigenen Firmenlogo zu versehen, zwischen mehreren pastelligen Grundfarben zu wählen und sich für eine von drei Schriftgrößen entweder in der Schriftart Arial oder in der sehr ähnlichen Helvetica zu entscheiden. Auch, ob die Rechnungstabelle auf Waren (mehr Spalten) oder Dienstleistungen (weniger Spalten) abgestimmt sein soll, kann der Benutzer einstellen.
Dass Sage Business Cloud Buchhaltung so wenig Spielraum beim Layout bietet, hat allerdings auch den Vorteil, dass der Anwender nicht viel falsch machen kann. Das Programm zwingt ihn sozusagen dazu, seinen Geschäftsdokumente in einer für die professionelle Korrespondenz angemessenen Form zu erstellen. Gut ist, dass die Software Rechnungen, Angebote und anderen Dokumente nicht mit ihrem eigenen Logo versieht.
Als Web-App stellt Sage Business Cloud Buchhaltung keine besonderen Anforderungen an den Computer des Anwenders. Ein Rechner mit einem Browser wie Google Chrome oder Mozilla Firefox und einer Breitband-Internetanbindung per DSL oder Fernsehkabelanschluss reicht völlig aus. Die Benutzeroberfläche reagiert zügig, zu längeren Ladezeiten kam es im Test nicht.
Zusätzlich zur Web-App stehen Apps für die mobilen Betriebssysteme Android und iOS zur Verfügung. Der Anwender kann sie alternativ beziehungsweise ergänzend verwenden. Wenn er sich über sein Mobilgerät einloggt, hat er Zugriff auf genau dieselben Daten wie mit der Web-App. Die Benutzeroberfläche dieser Apps ist an Android beziehungsweise iOS angepasst. Daher wirkt die von uns getestete Android-Version deutlich moderner und benutzerfreundlicher als die Web-App. Ein augenfälliger Unterschied besteht darin, dass sie zahlreiche Icons enthält, während die Web-Oberfläche fast ausschließlich textbasiert ist. Auch eine programmweite Suchfunktion ist vorhanden.
Über den Sage Business Cloud Marketplace kann die Buchhaltungssoftware erweitert beziehungsweise mit anderen Programmen ergänzt werden. Mit einem App-Store hat der Marketplace allerdings nur oberflächlich etwas gemeinsam. Viele Erweiterungen beziehungsweise Integrationen lassen sich nicht einfach auf Knopfdruck aktivieren. Stattdessen ist es nötig, mit dem jeweiligen Hersteller Kontakt aufzunehmen, um Details zu den Preisen zu erfahren.
Das Angebot des Marketplace umfasst fast ausschließlich dedizierte Business-Programme wie die Steuerberater-Software DATEV, den Datalinx Warehouse Manager und das DSGVO-Tool GDPR365. Alltägliche Anwendungen, die sowohl im privaten als auch im unternehmerischen Umfeld genutzt werden, wie etwa Microsoft Office oder Zapier, lassen sich offenbar nicht mit der Buchhaltungs-App von Sage verbinden. Eine Ausnahme ist der Cloud-Speicher Google Drive, dessen Integration standardmäßiger Programmbestandteil ist und vom Nutzer nur aktiviert werden muss.
Die Programmierschnittstelle (Application Programming Interface, API), durch die Entwickler ihren eigenen Programmen Zugriff auf Sage Business Cloud Buchhaltung geben können, ist gut verborgen. In der Preisübersicht konnten wir keine Informationen zur Menge der inkludierten API-Calls finden und im Programm selbst gibt es keinen API-Key oder sonstige Möglichkeiten, externe Zugriffe zu verifizieren. Für den API-Zugriff müssen Entwickler ein eigenes Entwicklerkonto bei Sage erstellen und anschließend den Support kontaktieren.
Ein klassisches Handbuch gibt es für Sage Business Cloud Buchhaltung nicht. Stattdessen führt der Hilfe-Link zur Support-Community. Dort kann der Hilfesuchende per Stichwortsuche nach Informationen suchen. Als Ergebnis bekommt er Diskussionsbeiträge und Hilfe-Artikel angezeigt. Ein Inhaltsverzeichnis existiert jedoch nicht. Erschwert wird das Finden der richtigen Information dadurch, dass sich die Funktion nicht auf die Buchhaltung einschränken lässt, sondern immer den gesamten Hilfebereich von Sage durchsucht. Um möglichst wenige Treffer zu einem der vielen anderen Programme des Herstellers zu erhalten, empfiehlt es sich, immer den Schlüsselbegriff „Buchhaltung“ hinzuzufügen – aber selbst dann ist das Sichten der Suchergebnisse mühsam. Deutlich besser ist die englische Hilfeseite. Dort lassen sich gezielt Artikel zum Produkt suchen, außerdem gibt es eine nach Funktionsbereichen des Programms gegliederte Inhaltsübersicht und Nutzer können sogar an kostenlosen Webinaren teilnehmen. Aufgrund des unterschiedlichen Steuerrechts in Großbritannien sind aber nicht alle Informationen eins zu eins auf die deutsche Ausgabe der Software übertragbar.
Wer auf die umständliche Suche keine Lust hat, kann sich auch per Web-Formular an den Support wenden. Schnelle Hilfe bekommt er so jedoch nicht. Laut Angaben des Herstellers kann es bis zu 48 Stunden dauern, bis ein Mitarbeiter die Anfrage bearbeitet.
Sage Business Cloud Buchhaltung ist eine einfache Buchhaltung für Selbständige und kleine Unternehmen, die weitgehend ohne unnötigen Schnickschnack auskommt. Freundlich ausgedrückt handelt es sich um eine sehr sachliche App. Kritiker würden hingegen anmerken, dass die User Experience hinter heutigen Standards zurückbleibt. Das gilt zumindest für die Web-App; die Smartphone- und Tablet-Versionen wirken deutlich zeitgemäßer. Preislich bewegt sich die Software auf einem ähnlichen Niveau wie andere Produkte mit ähnlicher Ausrichtung.
Es hängt von den Ansprüchen und Vorlieben des Anwenders ab, ob die Buchhaltungssoftware von Sage für ihn infrage kommt. Dagegen spricht, dass kleinere und jüngere Unternehmen innovativere Produkte auf den Markt bringen, die nicht nur eine freundlichere Benutzeroberfläche haben, sondern die Buchhaltung mit raffinierten Automatisierungsfunktionen deutlich vereinfachen. Für Sage Business Cloud Buchhaltung spricht jedoch, dass dahinter ein großes Softwarehaus mit jahrelanger Erfahrung auf diesem Gebiet steht. Das verspricht Sicherheit hinsichtlich der korrekten Funktionsweise, Weiterentwicklung und zukünftigen Verfügbarkeit.
