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Bewertung
8,6
Pro
  • Sehr benutzerfreundlich
  • Automatische Auswertung von Belegen mit Texterkennung (OCR)
  • Suche nach Rechnungs- und Buchungsvorgängen sowie Kunden möglich
  • Eigener Zugang für Steuerberater
  • iOS- und Android-App
  • Rechnungs- und Belegimport per Smartphone-Scan
  • Sehr gute Online-Banking-Integration
  • guter Kundensupport
Kontra
  • Kein Rund-um-die-Uhr-Support
FAZIT

sevDesk erleichtert und beschleunigt mit einer breiten Funktionspalette die Büroarbeit und beherrscht die Rechnungserstellung, Belegverwaltung und Vermittlung von Finanzdaten an den oder die SteuerberaterIN oder BuchhalterIN, in der Warenwirtschaftsversion auch die Lagerbestandsverwaltung. Auch AnfängerInnen fällt die Bedienung leicht.

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Bewertungskriterien
Konzept und Bedienung
Funktionen Buchhaltung
Funktionen Rechnung
Performance
Dokumentation und Support

sevDesk Test

Konzept und Bedienung9,00

sevdesk ist ein benutzerfreundliches Online-Tool zur Rechnungsverwaltung, Buchführung und Warenwirtschaftsverwaltung. Es eignet sich besonders für Selbständige und KleinunternehmerInnen. Kernkompetenzen des Programms sind das Erstellen von Rechnungen, die Zahlungsüberwachung und das Erfassen von Belegen. Des Weiteren können diverse betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellt und die Ergebnisse dem Steuerberater beziehungsweise der Steuerberaterin und dem Finanzamt übermittelt werden. In der Warenwirtschafts-Version kommen die Funktionen der Lagerverwaltung hinzu. In unserem Test nutzten wir das Paket sevDesk Buchhaltung. Folgendes YouTube-Video von sevDesk fasst die wichtigsten Funktionen zusammen und präsentiert die leichte Handhabe.

Funktionsumfang und Tarif

KundInnen können zwischen drei verschiedenen Tarifen wählen, Rechnung, Buchhaltung und Warenwirtschaft. Im Basistarif Rechnung schreiben NutzerInnen Angebote, Rechnungen und Mahnungen. Auch lässt sich eine Kundendatenbank anlegen. In allen Tarifen besteht die Möglichkeit, einen DATEV-kompatiblen Export zu erstellen, der zum Jahresabschluss genutzt werden kann.

Die teureren Tarife des Rechnungsprogramms beinhalten eine Online-Banking-Funktion für mehr als 3.000 Geldhäuser, eine automatische Belegerkennung, die Möglichkeiten, eine Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER direkt an das Finanzamt zu senden und wiederkehrende Rechnungen zu verfassen, die automatische Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie die Option, Abschreibungen zu verbuchen. Nutzer, die mehr als einen Benutzeraccount benötigen, können diese hinzubuchen. Je weiterem Zugang werden 4,90 pro Monat fällig.

Der Buchhaltungs-Tarif ermöglicht es, sowohl Einnahmen-Überschuss-Rechnungen als auch eine Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Des Weiteren ist es möglich, den Lagerbestand zu verwalten. Generell lassen sich alle Funktionen komfortabel bedienen. Das Menü wirkt sehr aufgeräumt und übersichtlich. Dank der übersichtlichen Anordnung der Funktionen auf der linken Seite benutzen AnfängerInnen die Software intuitiv. Sollte trotzdem etwas unklar bleiben, konsultieren AnwenderInnen die Hilfefunktion und werden auch hier schnell fündig. Auch der Wechsel zwischen verschiedenen Funktionen geht ohne nennenswerte Wartezeiten über die Bühne.

Merkmal / TarifRechnungBuchhaltungWarenwirtschaft
Nettopreis pro Monat 9,90 € 18,90 € 45,90 €
BenutzerInnen-Accounts 1 3 10
USt-Voranmeldung (ELSTER)
EÜR
Online-Banking-Integration
PayPal
SOFORT Überweisung
Lagerhaltung und Inventar
Die Tarife von sevDesk im Überblick. Die Preise gelten für die zweijährige Zahlungsweise.
Günstigere Monatskonditionen bei längeren Laufzeiten möglich

Entscheiden sich Interessierte für eine Vertragslaufzeit von 12 Monaten, sinkt die monatliche Rate auf 8,90 Euro (Rechnung), 17,90 Euro (Buchhaltung) beziehungsweise 43,00 Euro (Warenwirtschaft). Derzeit sind die ersten drei Monate kostenfrei.

Noch mehr lässt sich bei einer Mindestlaufzeit von 24 Monaten sparen. Hier sehen die Monatsgebühren wie folgt aus: 7,90 Euro (Rechnung), 15,90 Euro (Buchhaltung) sowie 39,90 Euro (Warenwirtschaft). Bei diesem Angebot entfallen aktuell die ersten zwölf Monatsraten. Die Abrechnung erfolgt alle zwei Jahre.

Zweierlei Suchfunktionen

sevDesk ist sehr benutzerfreundlich gestaltet. Neben einer Suchfunktion am Seitenanfang, mit der UserInnen nach Stichwörtern in den Bereichen „Kontakte“, „Aufträge“, „Rechnungen“, „Belege“, „Dokumente“ und „Artikel“ suchen können, um ein bestimmtes gescanntes oder eingegebenes Dokument zu finden, bietet sich ihnen auf der rechten Seite unter dem Fragezeichen-Button eine sehr nützliche Hilfefunktion. Hier können sie bei Unsicherheiten einen betriebswirtschaftlichen Fachbegriff eingeben, um entweder eine kurze Erklärung, ein Video oder einen Link zu einem weiterhelfenden Formular zu erhalten.

Belege hinzufügen

Belege zu erfassen ist bei der Cloud-Software sevDesk auf verschiedene Weisen möglich. Einerseits laden AnwenderInnen Dateien klassisch über eine Eingabemaske hoch. Des Weiteren können verschiedene Dateitypen wie Bilder oder .pdf-Dateien per Drag-&-Drop-Funktion in die Benutzeroberfläche des Browsers gezogen werden. Das Programm versucht in beiden Fällen, möglichst viele Informationen selbstständig zu erkennen und den Eingabefeldern zuzuordnen. Eventuell muss die Nutzerin oder der Nutzer zusätzliche Angaben nachtragen.

Eine sehr praktische Möglichkeit der Belegerfassung, vor allem unterwegs, bietet die sevDesk-Smartphone-App für iOS- und Android-Geräte. Die App wurde grundlegend erneuert: Jetzt ist es nicht nur möglich, Rechnungen und Belege von unterwegs zu scannen, sondern die App erlaubt inzwischen auch die mobile Rechnungserstellung, Kontakterstellung und Kundenstammpflege sowie Transaktionsverwaltung.

Früher verfügbare Apps wie die sevScan-App, die sich auf das mobile Digitalisieren von Belegen beschränkte, wurden eingestellt und die Funktionen zentral in die sevDesk-App integriert. Probleme bei der OCR-Texterkennung, die wir in einem früheren Test angemerkt hatten, konnten wir bei der Nutzung der aktuellen secDesk-App-Version glücklicherweise nicht mehr feststellen: Das Einlesen der Kunden, Posten und Summen funktionierte in unserem Test problemfrei. Belege, die unterwegs anfallen – etwa der Tankstellenbon – landen automatisch in den Unterlagen. So können Sie nicht mehr verlorengehen und auch die mühsame Suche in Belegbergen entfällt.

Eine weitere Möglichkeit ist das Versenden eines Belegs als Anhang per E-Mail mit der bei sevDesk hinterlegten E-Mail-Adresse an autobox@sevdesk.de. So wird dieser automatisch erkannt und dem eigenen Konto hinzugefügt.

Diagramme und Monatsreports

Das Programm erstellt bereits im Dashboard eine übersichtliche Darstellung von Umsätzen, Kosten und Abschreibungen. So verschaffen sich NutzerInnen der Software eine schnelle Übersicht über ihren Finanzstatus.

sevDesk lässt auch den professionellen Anwender nichts vermissen. So ist die Buchhaltungssoftware in der Lage, mithilfe der auf verschiedenen Wegen sammelbaren Daten sowohl eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) als auch eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu erstellen.

Darüber hinaus kann man sich die zu zahlende Umsatzsteuer ausrechnen beziehungsweise die Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung anzeigen lassen. Die Software unterscheidet zwischen Soll- und Istversteuerung. In letzterem Fall können UserInnen entscheiden, ob der Zeitpunkt des Vorsteuerabzuges bei der Bezahlung oder bei der Anschaffung liegen soll.

Insgesamt leistet die Software eine detaillierte Auswertung der Geldflüsse eines Unternehmens. Sie vereinfacht Selbständigen und KleinunternehmerInnen vielseitige Buchhaltungsaufgaben. Für alles Weitere ist dann ein externer Steuerberater beziehungsweise eine externe SteuerberaterIn zuständig. Dafür geben Nutzende entweder separate sevDesk-Zugangsdaten an den Steuerberater weiter, der natürlich auch eine Buchhalterin oder ein Buchhalter sein kann. Diese erhalten dann einen Link, den sie nur mit dem vorher festgelegten Passwort öffnen können. So gelangen sie in den Steuerberater-Bereich des Programms. Hier erhalten sie Überblick über alle Daten eines Monats, die gesammelt wurden, und können diese auch als Excel- oder CSV-Datei sowie im DATEV-Format exportieren. Alternativ lassen sich auch Monatsreports per E-Mail verschicken.

Funktionen Buchhaltung6,16

Im Bereich „Zahlungen“ kann der Anwender oder die Anwenderin sevDesk mit eigenen Online-Banking-Konten verknüpfen. Hier ist es möglich, sowohl die Transaktionen einzelner Konten oder eine Gesamtansicht anzuzeigen. Ein- und Auszahlungen sind auch mit Belegen verknüpfbar. Das Programm erkennt automatisch, wenn eine Rechnung bezahlt wurde und ändert dementsprechend den Status des Vorgangs. Darüber hinaus können Überweisungen direkt aus der Software heraus getätigt werden, ein Umweg über die Homepage der Bank wird dadurch überflüssig.

sevDesk unterscheidet sich von anderen Programmen vor allem dadurch, dass durch die Möglichkeit der Erstellung sowohl einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) als auch einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) Instrumente der einfachen sowie der doppelten Buchführung zur Verfügung stehen.

Die zum Programm gehörende App ist leicht zu bedienen. Die Anmeldung mit dem Smartphone funktioniert unkompliziert. Belege sind schnell abfotografiert, die Übermittlung in die Software funktioniert zuverlässig. Anschließend können NutzerInnen sich von den Papierbelegen trennen. Praktisch vor allem, wenn er viel unterwegs ist. In unserem Test wurden alle Angaben auf dem Beleg automatisch erkannt und übernommen. Ein manuelles Nachtragen war nicht notwendig.

Über den Steuerberaterzugang beziehungsweise die Monatsreports werden die Buchführungsdaten eineR BuchhalterIn beziehungsweise SteuerberaterIn zur Verfügung gestellt.

Die virtuelle Registrierkasse

Der Tarif sevDesk Buchhaltung beinhaltet ein Online-Kassenbuch, das im Tarif sevDesk Rechnung nicht verfügbar ist. Ein Kassenbuch ist nötig, um die Kassenstände einer Bargeld-Kasse buchhalterisch zu erfassen.

Das Kassenbuch des Buchhaltungsprogramms entspricht auch den Anforderungen der in Österreich neu eingeführten Registrierkassenpflicht. Die Software arbeitet sogar mit Obono zusammen, einem Service, der die Nutzung von Smartphones und Tablets als Registrierkasse ermöglicht.

Funktionen Rechnung10,00

Bereits im kleinsten Tarifpaket der Rechnungssoftware ist die Erstellung einer unbegrenzten Anzahl von Rechnungen möglich. Das gestaltet sich sehr einfach: AnwenderInnen erstellen einen neuen Kontakt oder wählen aus dem Adressbuch einen vorhandenen Kontakt aus und geben Titel, Rechnungsposten, Menge, Preis und Währung ein. Mit einem Klick auf „Rechnung erstellen“ generiert sevDesk die Rechnung, worauf der oder die AnwenderIn diese entweder per E-Mail oder per Post versenden kann.

Alle Rechnungen stellt sevDesk in einer übersichtlichen Liste nach ihrem Status geordnet dar:

  • Entwurf
  • Offen
  • Fällig
  • Bezahlt
  • Teilbezahlt
  • Storno

UserInnen können einer fertiggestellten Rechnung noch eine Aufgabe hinzufügen, also eine interne Notiz, falls noch Änderungen nötig sind oder eine Erinnerung gesetzt werden soll. Neben der normalen Rechnung ist auch die Erstellung wiederkehrender Rechnungen möglich. Dabei wählen NutzerInnen verschiedene Intervalle aus, beispielsweise monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich. Neben Rechnungen verwalten sie im Programm Kontakte, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Mahnungen und Belege. Aus der Kundenliste heraus lassen sich diese Funktionen direkt für einen Kunden anwählen.

Der oder die RechnungsstellerIn wählt zwischen verschiedenen Layouts und kann das Design so individualisieren. Ein Branding des Anbieters, wie etwa bei manchen Konkurrenzprodukten, erscheint nicht auf der Rechnung. Besonders der Fremdsprachenassistent ist praktisch. So können Rechnungen auch in den Sprachen Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch und Griechisch verfasst werden. 

Rechnungen versenden lassen

Der E-Mail-Versand ist kostenlos. Wer eine Rechnung per Post senden will, kann sie selbstverständlich ausdrucken und den Versand selbst erledigen.

Alternativ besteht die Möglichkeit, den Postversand automatisch von sevDesk erledigen zu lassen. Dabei werden die Rechnungen über eine Post-Schnittstelle an einen Dienstleister weitergeleitet, gedruckt, kuvertiert, frankiert und der Deutschen Post übergeben. Die Kosten pro Rechnung belaufen sich auf 1,10 Euro (einseitig, Farbdruck, innerhalb Deutschlands). Übersichtlich: Möchten AnwenderInnen diesen Service nutzen, werden ihnen beim Klick auf „Per Post verschicken“ die entstehenden Kosten angezeigt. Erst, wenn sie diese akzeptieren, wird der Auftrag abgeschlossen.

Dies kann eine nette Funktion darstellen, wenn Nutzende den Weg zum Briefkasten sparen möchten oder etwa keine Möglichkeit haben, den Brief selbst zu frankieren. Abgerechnet wird der Service am Monatsende per Rechnung.

Performance10,00

Eine ausreichend schnelle Internetverbindung vorausgesetzt arbeitet das Buchhaltungs- und Rechnungsprogramm sevDesk sehr flüssig. Die Seitenladezeiten betrugen im Test zwischen ein und zwei Sekunden. Die Geschwindigkeit liegt also durchaus in einem Bereich, der sich von stationären Desktop-Rechnungsprogrammen kaum unterscheidet und das Arbeiten in der Cloud ohne Weiteres möglich macht. Auch die Suchfunktion liefert nahezu unmittelbar nach der Eingabe Ergebnisse.

Die Zahl der nutzbaren Schnittstellen fällt bei sevDesk sehr üppig aus: Das Programm beherrscht Im- und Exporte per .csv- und .pdf-Format, verfügt über eine API-Schnittstelle, die Belegintegration ist per Mail, Scan, Drag-and-Drop-Funktion und per App möglich. Daten können per DATEV-kompatiblem Export dem Steuerberater oder der Steuerberaterin beziehungsweise per Elster dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden. Besonders praktisch ist auch die ganzheitliche Integration des Online-Bankings. Bezahlte Rechnungen verbucht das Programm automatisch, Überweisungen nimmt der Anwender sogar direkt in der Software vor.

Dokumentation und Support8,00

sevDesk wirbt damit, die Buchhaltung einfach und günstig zu erledigen. Ein klassisches Handbuch gibt es – wie auch bei Konkurrenzprodukten – nicht mehr. Dafür existieren recht ausführliche und durchsuchbare FAQs und eine Online-Hilfe-Datenbank, die viele Hilfegesuche ausführlich in Themenartikeln beantwortet. Diese behandeln die meisten Fragen, die bei der Benutzung des Programms auftreten. Auf der gesamten Webseite werden KundInnen geduzt.

Neben informativen YouTube-Tutorials werden Webinare angeboten. Hier müssen sich Interessierte anmelden und kann – egal, ob Einsteiger oder Fortgeschrittene – während der Online-Vorführung gezielte Nachfragen stellen.

Wer bei der Bedienung des Programms Unterstützung benötigt, kann den Support montags, mittwochs und freitags zwischen 8:00 Uhr und 18:00 sowie dienstags und donnerstag zwischen 8:00 und 20:00 Uhr über eine deutsche Festnetznummer erreichen. Auch per E-Mail an support@sevdesk.de können KundInnen sich an das Support-Team wenden. Das funktionierte in unserem Test hervorragend: Unsere Fachfrage wurde binnen 90 Minuten kompetent beantwortet und mithilfe eines Screenshots erläutert.

Zusammenfassung8,60

sevDesk vereinfacht die Rechnungserstellung und ist ein vielseitiges, benutzerfreundliches Werkzeug, um sämtliche Belege digital zu verwalten. Viele Arbeitsschritte ließen sich in unserem Test vereinfachen. So spart man im Vergleich zur Rechnungserstellung in einem Office-Programm wie Microsoft Word viel Zeit. Kunden und Posten werden nach Eingabe eines Buchstabens vorgeschlagen. So können NutzerInnen die Rechnung automatisiert vervollständigen lassen. Durch die Online-Banking-Integration werden eingegangene Rechnungssummen automatisch vermerkt und sämtliche Belege übersichtlich archiviert. Dank dieser Funktion können sich NutzerInnen von Papierquittungen trennen. Praktisch! Auch Überweisungen sind direkt aus dem Programm heraus zu erledigen. Die Möglichkeit, übersichtliche Auswertungen nach Standard der einfachen (EÜR) und der doppelten (GuV) Buchführung zu erstellen, hebt die Software von Konkurrenzprodukten ab. Im Tarif Warenwirtschaft werden Funktionen der Lagerlogistik freigeschaltet, die für Online-Shops eine weitere hilfreiche Erweiterung darstellen können.

Zudem ist sevDesk GoBD-zertifiziert, was eine konforme Erfassung und Archivierung von Belegen bestätigt. Durch die Einhaltung der Grundsätze wird sichergestellt, dass die Buchführung vollständig, fehlerfrei und lückenlos nachzuvollziehen beziehungsweise nachzuprüfen ist.


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