sevDesk

Niklas Gollan
Pro
  • Sehr benutzerfreundlich
  • Automatische Auswertung von Belegen mit Texterkennung (OCR)
  • Suche nach Rechnungs- und Buchungsvorgängen sowie Kunden möglich
  • Eigener Zugang für Steuerberater
  • iOS- und Android-App
  • Rechnungs- und Belegimport per Scan
  • Sehr gute Online-Banking-Integration
  • guter Kundensupport
Kontra Texterkennung der Android-Scan-App funktionierte im Test nicht
Fazit sevDesk erleichtert und beschleunigt mit einer breiten Funktionspalette die Büroarbeit und beherrscht die Rechnungserstellung, Belegverwaltung und Vermittlung von Finanzdaten an den Steuerberater oder Buchhalter, in der Warenwirtschaftsversion auch die Lagerbestandsverwaltung. Auch Anfängern fällt die Bedienung leicht.
sevDesk Zum Anbieter

sevDesk Test

Konzept und Bedienung

4,50 Pkt

sevdesk ist ein benutzerfreundliches Online-Tool zur Rechnungsverwaltung, Buchführung und Lagerverwaltung. Es eignet sich besonders für Selbständige und Kleinunternehmer. Kernkompetenzen des Rechnungsprogramms sind das Erstellen von Rechnungen, die Zahlungsüberwachung und das Erfassen von Belegen. Des Weiteren können diverse betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellt und die Ergebnisse dem Steuerberater und dem Finanzamt übermittelt werden. In der Warenwirtschafts-Version kommen die Funktionen der Lagerverwaltung hinzu. In unserem Test nutzten wir das Paket sevDesk Buchhaltung.

Funktionsumfang und Tarif

Kunden können zwischen drei verschiedenen Tarifen wählen, Rechnung, Buchhaltung und Warenwirtschaft. Im Basistarif Rechnung schreibt der Nutzer Angebote, Rechnungen und Mahnungen. Auch lässt sich eine Datenbank zur Kundenverwaltung anlegen.

Die teureren Tarife des Rechnungsprogramms beinhalten mehr Benutzer-Accounts, eine Online-Banking-Funktion für mehr als 3.000 Geldhäuser, eine automatische Belegerkennung, die Möglichkeiten, eine Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER an das Finanzamt zu senden und wiederkehrende Rechnungen zu verfassen, die automatische Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie die Option, Abschreibungen zu verbuchen.

Der Buchhaltungs-Tarif ermöglicht es, sowohl Einnahmen-Überschuss-Rechnungen als auch eine Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Des Weiteren ist es möglich, den Lagerbestand zu verwalten. Generell lassen sich alle Funktionen komfortabel bedienen. Das Menü wirkt sehr aufgeräumt. Dank der übersichtlichen Anordnung der Funktionen auf der linken Seite benutzen Anfänger die Software intuitiv. Sollte trotzdem etwas unklar bleiben, konsultiert der Anwender die Hilfefunktion und wird auch hier schnell fündig. Auch der Wechsel zwischen verschiedenen Funktionen geht ohne nennenswerte Wartezeiten über die Bühne.

Merkmal / TarifRechnungBuchhaltungWarenwirtschaft
Nettopreis pro Monat7,90 €15,90 €45,90 €
Benutzer-Accounts1310
USt-Voranmeldung (ELSTER)
EÜR
Online-Banking-Integration
PayPal
SOFORT Überweisung
Lagerhaltung u. Inventar
Die Unterschiede zwischen den Tarifen von sevDesk im Überblick.

Zweierlei Suchfunktionen

sevDesk ist sehr benutzerfreundlich gestaltet. Neben einer Suchfunktion am Seitenanfang, mit der der Nutzer nach Stichwörtern in den Bereichen „Kontakte“, „Aufträge“, „Rechnungen“, „Belege“, „Dokumente“ und „Artikel“ suchen kann, um ein bestimmtes gescanntes oder eingegebenes Dokument zu finden, bietet sich ihm auf der rechten Seite unter dem Fragezeichen-Button beinahe versteckt eine sehr nützliche Hilfefunktion. Hier kann er bei Unsicherheiten einen betriebswirtschaftlichen Fachbegriff eingeben, um entweder eine kurze Erklärung, ein Video oder einen Link zu einem weiterhelfenden Formular zu erhalten.

sevDesk Suchfunktion
Vergrößern
Neben der Suchfunktion an der Oberseite befindet sich eine beinahe versteckte Hilfefunktion auf der unteren rechten Seite durch Klicken auf den Fragezeichen-Button.

Belege hinzufügen

Belege zu erfassen ist bei der Cloud-Rechnungssoftware sevDesk auf verschiedene Weisen möglich. Einerseits lädt der Nutzer Dateien klassisch über eine Eingabemaske hoch. Des Weiteren können verschiedene Dateitypen wie Bilder oder .pdf-Dateien per Drag-&-Drop-Funktion in die Benutzeroberfläche des Browsers gezogen werden. Das Rechnungs- und Buchhaltunsprogramm versucht in beiden Fällen, möglichst viele Informationen selbstständig zu erkennen und den Eingabefeldern zuzuordnen. Eventuell muss der Nutzer zusätzliche Angaben nachtragen.

Eine sehr praktische Möglichkeit der Belegerfassung, vor allem unterwegs, bieten Smartphone-Apps. Sowohl für iOS-, als auch für Android-Geräte bietet das Unternehmen eine Texterkennungs-App für Belege (sevScan) an. In unserem Test archivierte die Android-App den Beleg zwar zuverlässig, erkannte jedoch keine Angaben.

Zusätzlich ist das Versenden eines Belegs als Anhang einer E-Mail mit der bei sevDesk hinterlegten E-Mail-Adresse an [email protected] möglich. So wird dieser automatisch erkannt und dem eigenen Konto des Rechnungsprogramms hinzugefügt.

Diagramme und Monatsreports

Das Programm erstellt bereits im Dashboard eine übersichtliche Darstellung von Umsätzen, Kosten und Abschreibungen. So verschaffen sich Anwender der Software eine schnelle Übersicht über ihren Finanzstatus.

sevDesk lässt auch den professionellen Anwender nichts vermissen. So ist die Buchhaltungssoftware in der Lage, mithilfe der auf verschiedenen Wegen sammelbaren Daten sowohl eine Einkommenüberschussrechnung (EÜR) als auch eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu erstellen.

sevDesk Dashboard
Vergrößern
Bereits im Dashboard werden Umsätze, Kosten und Abschreibungen übersichtlich dargestellt.

Darüber hinaus kann er sich die zu zahlende Umsatzsteuer ausrechnen beziehungsweise die Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung anzeigen lassen. Die Buchhaltungssoftware unterscheidet zwischen Soll- und Istversteuerung. In letzterem Fall kann der Nutzer entscheiden, ob der Zeitpunkt des Vorsteuerabzuges bei der Bezahlung oder bei der Anschaffung liegen soll.

Insgesamt leistet die Software eine detaillierte Auswertung der Geldflüsse eines Unternehmens. Sie vereinfacht Selbständigen und Kleinunternehmern vielseitige Buchhaltungsaufgaben. Für alles Weitere ist dann ein externer Steuerberater zuständig. Dafür gibt der Nutzer entweder separate sevDesk-Zugangsdaten an den Steuerberater weiter, der natürlich auch ein Buchhalter sein kann. Dieser erhält dann einen Link, den er nur mit dem vorher festgelegten Passwort öffnen kann. So gelangt er in den Steuerberater-Bereich des Programms. Hier hat er den Überblick über alle Daten eines Monats, die ihm geschickt wurden, und kann sie auch als Excel- oder CSV-Datei sowie im DATEV-Format exportieren. Alternativ kann der Anwender auch Monatsreports per E-Mail verschicken.

Funktionen Buchhaltung

3,08 Pkt

Im Bereich „Zahlungen“ kann der Anwender sevDesk mit seinen Online-Banking-Konten verknüpfen. Hier ist es möglich, sowohl die Transaktionen einzelner Konten oder eine Gesamtansicht anzuzeigen. Ein- und Auszahlungen sind auch mit Belegen verknüpfbar. Das Programm erkennt automatisch, wenn eine Rechnung bezahlt wurde und ändert dementsprechend den Status des Vorgangs. Darüber hinaus können Überweisungen direkt aus der Software heraus getätigt werden, ein Umweg über die Homepage der Bank wird dadurch überflüssig.

sevDesk Bankintegration
Vergrößern
Die Online-Banking-Integration erfasst bezahlte Rechnungen automatisch. Auch Überweisungen sind direkt aus dem Programm möglich.

sevDesk unterscheidet sich von anderen Programmen vor allem dadurch, dass durch die Möglichkeit der Erstellung sowohl einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) als auch einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) Instrumente der einfachen sowie der doppelten Buchführung zur Verfügung stehen.

Die zum Programm gehörende Scan-App ist leicht zu bedienen. Die Anmeldung mit dem Smartphone funktioniert unkompliziert per QR-Code-Scan. Belege sind schnell abfotografiert, die Übermittlung in die Buchhaltungssoftware funktioniert zuverlässig. Anschließend kann der Nutzer sich von den Papierbelegen trennen. Praktisch vor allem, wenn er viel unterwegs ist. Allerdings analysiert die App die Angaben auf den Belegen nicht. Daher sind diese manuell nachzutragen.

Über den Steuerberaterzugang beziehungsweise die Monatsreports werden die Buchführungsdaten einem Buchhalter beziehungsweise Steuerberater zur Verfügung gestellt.

Die virtuelle Registrierkasse

Der Tarif sevDesk Buchhaltung beinhaltet ein Online-Kassenbuch, das im Tarif sevDesk Rechnung nicht verfügbar ist. Ein Kassenbuch ist nötig, um die Kassenstände einer Bargeld-Kasse buchhalterisch zu erfassen.

Das Kassenbuch des Buchhaltungsprogramms entspricht auch den Anforderungen der in Österreich neu eingeführten Registrierkassenpflicht. Die Software arbeitet sogar mit Obono zusammen, einem Service, der die Nutzung von Smartphones und Tablets als Registrierkasse ermöglicht.

Funktionen Rechnung

5,00 Pkt

Bereits im kleinsten Tarifpaket der Rechnungssoftware ist die Erstellung einer unbegrenzten Anzahl von Rechnungen möglich. Das gestaltet sich sehr einfach: Der Anwender erstellt einen neuen Kunden oder wählt aus der Datenbank der Kundenverwaltung einen vorhandenen Kontakt aus und gibt Titel, Rechnungsposten, Menge, Preis und Währung ein. Mit einem Klick auf „Rechnung erstellen“ generiert sevDesk die Rechnung, worauf der Anwender sie entweder per E-Mail oder per Post versenden kann.

Alle Rechnungen stellt sevDesk in einer übersichtlichen Liste nach ihrem Status geordnet dar:

  • Entwurf
  • Offen
  • Fällig
  • Bezahlt
  • Teilbezahlt
  • Storno

Der Nutzer kann einer fertiggestellten Rechnung noch eine Aufgabe hinzufügen, also eine interne Notiz, falls noch Änderungen nötig sind oder er sich eine Erinnerung setzen möchte. Neben der normalen Rechnung ist auch die Erstellung wiederkehrender Rechnungen möglich. Dabei wählt der Nutzer verschiedene Intervalle aus, beispielsweise monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich. Neben Rechnungen verwaltet er im Programm Kontakte, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Mahnungen und Belege. Aus der Kundenliste heraus können diese Funktionen direkt für einen Kunden angewählt werden.

Der Rechnungssteller wählt zwischen verschiedenen Layouts und kann das Design seiner Dokumente so individualisieren. Ein Branding des Anbieters, wie etwa bei manchen Konkurrenzprodukten, erscheint nicht auf der Rechnung. Besonders der Fremdsprachenassistent ist praktisch. So können Rechnungen auch in den Sprachen Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch und Griechisch verfasst werden.

Rechnungen versenden lassen

Der E-Mail-Versand ist kostenlos. Wer eine Rechnung per Post senden will, kann sie selbstverständlich ausdrucken und den Versand selbst erledigen.

Alternativ besteht die Möglichkeit, den Postversand automatisch von sevDesk erledigen zu lassen. Dabei werden die Rechnungen über eine Post-Schnittstelle an einen Dienstleister weitergeleitet, gedruckt, kuvertiert, frankiert und der Deutschen Post übergeben. Die Kosten pro Rechnung belaufen sich auf 0,89 Euro (einseitig, Farbdruck, innerhalb Deutschlands). Übersichtlich: Möchte der Anwender diesen Service nutzen, werden ihm beim Klick auf „Per Post versenden“ die entstehenden Kosten angezeigt. Erst, wenn er diese akzeptiert, wird der Auftrag abgeschlossen. Dies kann eine nette Funktion darstellen, wenn der Nutzer den Weg zum Briefkasten sparen möchte oder etwa keine Möglichkeit hat, den Brief selbst zu frankieren. Abgerechnet wird der Service am Monatsende per Rechnung.

Performance

5,00 Pkt

Eine ausreichend schnelle Internetverbindung vorausgesetzt arbeitet das Buchhaltungs- und Rechnungsprogramm sevDesk sehr flüssig. Die Seitenladezeiten betrugen im Test zwischen ein und zwei Sekunden. Die Geschwindigkeit liegt also durchaus in einem Bereich, der sich von stationären Desktop-Rechnungsprogrammen kaum unterscheidet und das Arbeiten in der Cloud ohne Weiteres möglich macht. Auch die Suchfunktion liefert nahezu unmittelbar nach der Eingabe Ergebnisse.

Die Zahl der nutzbaren Schnittstellen fällt bei sevDesk sehr üppig aus: Das Programm beherrscht Im- und Exporte per .csv- und .pdf-Format, verfügt über eine API-Schnittstelle, die Belegintegration ist per Mail, Scan, Drag-and-Drop-Funktion und per App möglich. Daten können per DATEV dem Steuerberater beziehungsweise per Elster dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden. Besonders praktisch ist auch die ganzheitliche Integration des Online-Bankings. Bezahlte Rechnungen verbucht das Programm automatisch, Überweisungen nimmt der Anwender sogar direkt in der Software vor.

Dokumentation und Support

4,00 Pkt

sevDesk wirbt damit, die Buchhaltung einfach und günstig zu erledigen. Ein klassisches Handbuch gibt es – wie auch bei Konkurrenzprodukten – nicht mehr. Dafür existieren recht ausführliche und durchsuchbare FAQs und eine Online-Hilfe-Datenbank, die viele Hilfegesuche ausführlich in Themenartikeln beantwortet. Diese behandeln die meisten Fragen, die bei der Benutzung des Programms auftreten. Auf der gesamten Webseite wird der Kunde geduzt.

Neben informativen YouTube-Tutorials werden Webinare angeboten. Hier muss sich der Interessierte anmelden und kann – egal, ob Einsteiger oder Fortgeschrittener – während der Online-Vorführung gezielte Nachfragen stellen.

Wer bei der Bedienung des Programms Unterstützung benötigt, kann den Support des Anbieters an Wochentagen zwischen 9:00 Uhr und 17:00 Uhr über eine deutsche Festnetznummer erreichen. Auch per E-Mail an [email protected] können Kunden sich an das Support-Team des Unternehmens wenden. Das funktionierte in unserem Test hervorragend: Unsere Fachfrage wurde binnen 90 Minuten kompetent beantwortet und mithilfe eines Screenshots erläutert.

Zusammenfassung

4,32 Pkt

sevDesk vereinfacht die Rechnungserstellung und ist ein vielseitiges, benutzerfreundliches Werkzeug, um sämtliche Belege digital zu verwalten. Viele Arbeitsschritte ließen sich in unserem Test vereinfachen. So spart man im Vergleich zur Rechnungserstellung in einem Office-Programm wie Microsoft Word viel Zeit. Kunden und Posten werden nach Eingabe eines Buchstaben vorgeschlagen. So kann der Nutzer die Rechnung automatisiert vervollständigen lassen. Durch die Online-Banking-Integration werden eingegangene Rechnungssummen automatisch vermerkt und sämtliche Belege übersichtlich archiviert. Dank dieser Funktion kann sich der Nutzer von Papierquittungen trennen. Praktisch! Auch Überweisungen sind direkt aus dem Programm heraus zu erledigen. Die Möglichkeit, übersichtliche Auswertungen nach Standard der einfachen (EÜR) und der doppelten (GuV) Buchführung zu erstellen, hebt die Software von Konkurrenzprodukten ab. Im Tarif Warenwirtschaft werden Funktionen der Lagerlogistik freigeschaltet, die für Online-Shops eine weitere hilfreiche Erweiterung darstellen können.

sevDesk Zum Anbieter