Comarch ERP XT ist ein schlankes Tool für die Rechnungserstellung. Es wirkt nicht überladen und hilft, Routineprozesse wie die die Erstellung von Angeboten und Rechnungen zu beschleunigen. Es richtet sich an Selbstständige und Kleinunternehmer. Im kleinsten Tarif ist es mit 5 Euro pro Monat vergleichsweise günstig und lässt sich nach individuellen Wünschen aufstocken.
Comarch ERP XT (Enterprise Resource Planning Extended) ist eine Cloud-Software zur komfortablen Rechnungserstellung. Die Cloud-Anbindung sorgt dafür, dass Nutzer keine Software auf ihrem Gerät installieren müssen. Sie greifen stattdessen über das Internet geräte- und betriebssystemunabhängig auf das Programm zu, das auf dem Server des Anbieters läuft. Dieses sogenannte Software-as-a-Service-Modell (SaaS) garantiert, dass Abonnenten stets die aktuelle Programmversion nutzen – der User muss sich keine Gedanken über Funktions- oder Sicherheitsupdates machen.
Die besten Rechnungsprogramme im Test & Vergleich
Kunden können zwischen fünf verschiedenen Tarifen wählen: START, STANDARD, PROFESSIONELL, DATENANALYSEN und POS-SOFTWARE. Comarch bietet die Zahlung der Kosten für die Tarife im monatlichen sowie im Jahres-Turnus an. Wer sich ein Jahr bindet und die Kosten für diesen Zeitraum im Voraus bezahlt, spart durchschnittlich knapp zwei Monatsraten. Wer noch unentschlossen ist und eine Kündigungsfrist von einem Monat bevorzugt, wählt stattdessen die monatliche Zahlweise, um flexibel zu bleiben.
Für die allermeisten Funktionen, die Benutzer bei der Rechnungserstellung benötigen, reicht das Paket START aus. Wir stellen dieses, aber auch die anderen vier im Folgenden vor. Sämtliche Preise verstehen sich als Nettopreise zuzüglich Mehrwertsteuer und richten sich ausschließlich an Kaufleute.
Dieses Paket deckt so gut wie alle Funktionen ab, die kleine und mittelständische Unternehmen sowie Selbstständige benötigen. Dazu gehören eine Artikelverwaltung, das Anlegen von Geschäftspartnern, die Verwaltung von Angeboten und Bestellungen, das Ausstellen von Rechnungen (auf Wunsch auch in Fremdwährungen), die Übermittlung von Dokumenten per E-Mail und die Möglichkeit, die Rechnungen zu drucken, automatisierte Zahlungserinnerungen sowie ein Mahnwesen. Eine Kalender-Funktion gehört genauso zu den Funktionen wie eine DATEV-Schnittstelle zur Weiterleitung der Rechnungsdaten an den Steuerberater.
Die Tarifstufe STANDARD beinhaltet alle Funktionen des START-Tarifs und inkludiert zusätzlich eine Lagerbestandskontrolle sowie eine Inventur-Funktion. Für das Ausstellen einer Rechnung sind sie nicht notwendig. Nutzer, die so viele Produkte verkaufen, dass eine manuelle Verwaltung aufwändig ist, könnten die Funktionen weiterhelfen.
Im PROFESSIONELL-Tarif sind alle letztere zwei Features des STANDARD-Tarifs und zusätzlich eine Webshop-Funktionalität enthalten. Nutzer listen so Produkte in einem Online-Shop auf ihrer Website. Besucher können dann im Sortiment stöbern und Artikel bestellen. Zur einfachen Umsetzung sind verschiedene Onlinezahlungssysteme integriert. Abonnenten, die Produkte verkaufen möchten, können zudem SEO-Optimierungen vornehmen und verschiedene Preissuchmaschinen nutzen, um die eigene Sichtbarkeit zu erhöhen. Detaillierte Verkaufsberichte runden den Tarif ab.
Bei diesem Paket handelt es sich um Zusatz-Features, die Abonnenten bei Bedarf zu den anderen Tarifpaketen hinzubuchen. Enthalten sind hier ausführliche Dashboards, die Möglichkeit, frühere Datenbestände sowie einzelne Kunden und deren Konsumverhalten zu analysieren sowie die Erstellung einer Umsatz- und Verkaufsanalyse. Dieser Tarif stellt eine gute Ergänzung für all jene dar, die ihre Geschäftszahlen visualisieren und das Kaufverhalten der einzelnen Kunden analysieren möchten.
In diesem Tarif steht Nutzern ein Kassensystem für den Einzelhandel beziehungsweise den Dienstleistungssektor zur Verfügung. Nutzer können Fotos und Informationen zu den einzelnen Artikeln einbinden, unterschiedliche Zahlungsformen anbieten und ein Rabattsystem konzipieren.
Im Folgenden fassen wir die einzelnen Tarife sowie ihre Preise und Funktionen noch einmal tabellarisch zusammen. Die Preise gelten bei monatlicher Zahlungsweise. Nutzer, die sich für die jährliche Zahlung entscheiden, sparen bis zu zwei Monatsraten.
| Tarif | Preis | Bestandteile |
|---|---|---|
| START | 5,00 Euro | Rechnungs-Erstellung und Online-Versand, Geschäftsanalyse, Kalender, DATEV-Export |
| STANDARD | 14,00 Euro | Funktionen von START plus Lagerbestand und Inventur |
| PROFESSIONELL | 49,00 Euro | Funktionen von STANDARD plus Webshop, Grafikvorlagen, technischem Support für den Webshop, Online-Zahlungssysteme, SEO-Optimierung, Verkaufsberichte |
| DATENANALYSEN | 9,00 Euro | Zusatzpaket zur Analyse vergangener Geschäftsjahre, Kundenanalyse, Umsatz- und Verkaufsanalyse |
| POS-SOFTWARE | 19,00 Euro | Zusatzpaket: Kassensystem für den Einzelhandel und Dienstleistungssektor mit unterschiedlichen Zahlungsformen, Anzeigen von Fotos und Informationen über die Ware |
Loggen sich Benutzer in Comarch ERP XT ein, gelangen sie zunächst auf eine Übersichtsseite, das Dashboard. Sind aber bereits ein paar Daten eingetragen, bilden die Graphen Informationen zu Gewinn und Verlust, Erlösen und Kosten im aktuellen Monat ab.
Des Weiteren sind in diesem Bedienmenü Verknüpfungen zu Funktionen wie Hinzufügen eines neuen Geschäftspartners, Produkts oder Termins untergebracht. Anwender können Bedienelemente hinzufügen oder entfernen, indem sie oben rechts auf „Verknüpfungen erstellen“ klicken.
Sehr hilfreich ist auch die Suchfunktion, die sich für unseren Geschmack etwas zu sehr versteckt. Um sie zu erreichen, klicken Nutzer auf das kleine Info-Symbol neben ihrer E-Mail-Adresse am oberen rechten Bildschirmrand. Daraufhin öffnen sich ein neues Tab mit einem Suchfeld. Bereits nach der Eingabe weniger Buchstaben werden sinnvolle Vorschläge zu Hilfeseiten gemacht, die den Nutzern bei der Problemlösung helfen können. Alternativ ist auch die Navigation über Themenkategorien möglich.
Insgesamt müssen wir feststellen, dass die Bedienung zwar leichtfällt, allerdings sind einige Funktionen bei Konkurrenz-Produkten logischer platziert. Man findet in der Regel, wonach man sucht – nur eben nicht so schnell. Unserer Meinung nach sind die Funktionen teilweise auf zu viele Funktionsmenüs verteilt und Nutzer müssen sich daher durch mehrere Reiter klicken, bis sie die gewünschte Funktion finden. Den Kern seiner Aufgabe erfüllt das Programm: Rechnungen erstellen, per E-Mail direkt versenden oder einen Druckauftrag erteilen, um die Forderungen klassisch per Post versenden zu können. Das sind die Aufgaben, die die Zielgruppe Selbstständige sowie Kleinunternehmer benötigen: Rechnungen erstellen ohne Schnickschnack. Und dank der Möglichkeit, einen Kunden- und Produktstamm anzulegen, funktioniert das mit Sicherheit auch innerhalb der versprochenen zehn Sekunden.
Vielen Anwendern ist es wichtig, dass die Software auch auf mobilen Geräten gut funktioniert, damit sie auch nach Feierabend oder notfalls auch im Urlaub Daten einsehen oder eine Rechnung schreiben und versenden können. Schließlich nehmen mobile Endgeräte insgesamt einen größeren Anteil im Arbeitsalltag ein. Da es sich bei Comarch ERP XT um eine Cloud-Lösung handelt, stellt dies grundsätzlich erst einmal kein Problem dar.
In der Android-App aus, die Abonnenten im Play Store herunterladen können, sieht das Auswahlmenü anders aus. Neben dem aus der PC-Version bekannten Reiter „Handel“ sind mehrere Shortcuts, etwa zu Produkten, Kunden oder Lieferanten, integriert. Diese Aufmachung ist zwar anders, aber Kunden werden auf der Suche nach den wichtigsten Funktionen trotzdem fündig. Ebenso funktioniert auch in der App die Rechnungserstellung ohne Probleme. Des Weiteren bietet der Anbieter eine App für das iOS-Betriebssystem an.
Die Webseite des Anbieters arbeitet responsiv, passt sich also automatisch der Bildschirmauflösung des Gerätes an, mit dem Nutzer das Programm aufrufen. Die Bearbeitung kann also auch ohne Download der Comarch-App erfolgen. In unserem Test mit einem Android-Gerät funktionierte das sehr gut. Benötigt wird die aktuelle Chrome-Browser-App, diese ist aber – falls wie auf unserem Testgerät noch nicht vorhanden – innerhalb weniger Sekunden installiert.
In puncto Bedienung müssen sich Anwender allerdings umstellen. Es fehlen die Menüpunkte „Kasse und Bank“ sowie „POS-Berichte“. Wir hätten uns an dieser Stelle eine einheitliche Navigation auf allen Geräten gewünscht. Möglicherweise verzichtet der Anbieter auf die Menüpunkte, da eine vernünftige Darstellung von Berichten auf den kleinen Displays kaum möglich ist und er davon ausgeht, dass diese Funktionen eher auf einem PC genutzt werden. Das Hauptziel des Programms, die Rechnungserstellung, funktioniert aber tadellos.
„Erstelle Rechnungen in 10 Sekunden“ – das ist das Werbeversprechen, das das Unternehmen auf seiner Homepage macht. Das ist in der Tat nicht zu viel versprochen, sofern der Nutzer bereits Kunden und Produkte in der Online-Maske angelegt hat. Ansonsten erstellen sie diese ebenfalls in Windeseile. Eine praktische Datenbank, in der die Daten aller Geschäftspartner automatisch gespeichert werden, sowie ein einfach zu pflegender Artikelstamm machen die Rechnungserstellung zum Kinderspiel. Anwender wählen die Kunden aus einer Liste oder tippen die ersten Buchstaben und wählen aus der verfeinerten Suche aus. Weiterführende Namens- und Adressfelder werden automatisch ausgefüllt.
Anwender können die Rechnung anschließend entweder direkt per E-Mail versenden oder für den postalischen Versand ausdrucken. Daher eignet sich die Software-Lösung vor allem für Selbstständige und Kleinunternehmer, die bei der Rechnungserstellung Zeit sparen und in jeder Phase den Überblick über abgeschlossene Geschäfte und Zahlungen behalten möchten.
Über das Ausklappmenü „Handel“ navigieren Abonnenten schnell in die Übersicht über Kunden, Lieferanten oder Produkten und legen bei Bedarf neue Einträge an. Hier können sie Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Angebote erstellen und je nach gebuchtem Tarif Informationen zu Bestellungen oder eine Inventuransicht aufrufen. Der Bereich „Kasse und Bank“ beinhaltet Berichte zu Zahlungen, die in der Vergangenheit liegen. Unter dem Reiter „POS-Berichte“ finden Nutzer die Funktionen Kassenbuch, Z-Bericht und X-Bericht. Unter dem nächsten Menüpunkt ist ein „Kalender“ angesiedelt. Dort können Anwender Daten wie fällige Rechnungen fristgetreu eintragen oder einen Termin mit genauer Uhrzeit und Dauer hinzufügen. Auf Wusch ist eine Benachrichtigung innerhalb der Software möglich.
Im Reiter „Personenbezogene Daten (DSGVO)“ tragen Anwender alle Informationen gemäß der strengen Europäischen Datenschutzgrundverordnung bezüglich des eigenen Unternehmens und der Geschäftspartner ein, etwa Datenverarbeitungs-Ermächtigungen – ein sinnvolles Werkzeug, um Fehler beim Thema Datenschutz zu vermeiden. Die zwei letzten Reiter „BI-Berichte“ und „Weitere Weblösungen“ führen zu Programmbereichen, welche nur die Tarife DATENANALYSEN beziehungsweise PROFESSIONELL betreffen. Für letztere zwei Bereiche, die über die Rechnungsstellung hinausgehen, können sich Interessenten für einen 30-tägigen kostenlosen Test registrieren. Hier befinden sich Konfigurationsmenüs für erweiterte Berichte, beziehungsweise den Webshop.
Comarch ERP XT lief in unserem Test auf allen Geräten durchweg flüssig. Wartezeiten von mehr als ein oder zwei Sekunden nach dem Login waren nicht festzustellen. Das ist positiv und für eine Cloud-Software von größter Bedeutung: schließlich sollen die Nutzer keinen Unterschied zu einem stationär auf ihrem Gerät installierten Programm spüren, egal, wo sie sich gerade befinden. Die Software verfügt über eine DATEV-Schnittstelle, mit welcher der Nutzer die gesammelten Daten bequem seinem Steuerberater sendet.
Ein Datenimport ist laut Herstellerangaben über Excel-Dateien möglich, die eine bestimmte Datenstruktur aufweisen müssen. Angaben dazu finden Anwender im Benutzerhandbuch. Aus dem Programm exportieren können sie Daten sowohl im CSV- als auch im PDF-Format. Eine Elster-Anbindung, um die Daten dem Finanzamt zu übermitteln, haben wir an dieser Stelle vermisst.
Comarch ist ein Online-Produkt, deshalb gibt es wie auch bei Konkurrenzprodukten keine klassische, gedruckte Bedienungsanleitung mehr. Die braucht es aber auch gar nicht. Der Anbieter hat eine sehr umfangreiche Hilfeseite im Portfolio, die kaum eine Frage unbeantwortet lässt. Aktuelle Infos finden Nutzer zudem im Blog, das speziell für dieses Produkt eingerichtet wurde . Einen Facebook-Auftritt ist in deutscher, ein Community-Forum lediglich in polnischer Sprache verfügbar. Auf seinem YouTube-Channel stellt das Unternehmen eine Reihe von Videos mit relevanten Informationen in deutscher Sprache zur Verfügung.
Nutzer, die darüber hinausgehende Fragen haben, können eine E-Mail mit ihrer Frage verfassen (erpxt@comarch.de), das Kontaktformular benutzen oder die Kundenberater montags bis freitags zwischen 9:00 und 16:00 Uhr telefonisch erreichen (0351 3201 3239, 0351 3201 3254 oder 0175 2915 692). Unsere Support-Anfrage per E-Mail wurde in knapp einer Stunde zu unserer Zufriedenheit beantwortet.
Comarch ERP XT beschleunigt die Rechnungserstellung für Selbstständige und kleine Unternehmen. Sobald die Anwender ihre Geschäftspartner und die Produkte oder Dienstleistungen, mit denen sie handeln, einmal in das System eingepflegt haben, geht die Erstellung der Rechnungen auch in den angepriesenen zehn Sekunden von der Hand. Im Vergleich zur manuellen Rechnungserstellung in einem Office-Programm sparen Anwender hier wertvolle Zeit. Zwar weist die Software weniger Funktionen auf als andere Konkurrenzprodukte, aber das kann auch eine Stärke sein. Nutzer, die wirklich nur auf die korrekte Rechnungsausstellung angewiesen sind, und denen eine kleine Bilanz im Dashboard ausreicht, sind vielleicht sogar glücklich darüber, dass das Programm sie nicht mit zusätzlichen Funktionen überfordert, die die Bedienung erschweren würden. Zudem ist das Programm in der kleinsten Version STARTER vergleichsweise günstig: Für fünf Euro im Monat oder 49 Euro im Jahr können Interessierte diese Funktionen nutzen. Für weitere Features, wie eine Inventur oder eine Online-Shop-Integration, die über die gewöhnliche Funktionspalette einer reinen Rechnungsservice hinausgehen, buchen Nutzer weitere Produktbausteine hinzu.
