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fileWorker ist eine empfehlenswerte Kassensoftware, die einem Handelsunternehmen die Verwaltung der unterschiedlichsten Daten erleichtert. Der modulare Aufbau macht es möglich, die Software genau an den Bedarf der Firma anzupassen.
Die Liste der Funktionen, die das Kassensystem fileWorker bietet, ist sehr lang. Die Anwendung hilft nicht nur beim Kassieren. Sie erfasst auch die unterschiedlichsten Daten rund um die Warenwirtschaft. Eine grafische Auswertung dieser Daten ist ebenfalls möglich.
fileWorker unterstützt mehrere Bezahlarten. Bis zu fünf Optionen kann der Nutzer frei wählen. Lediglich die Barzahlung ist standardmäßig voreingestellt. Kreditkarten und EC-Cash fügt der Benutzer nach Belieben hinzu. Praktisch ist auch die Option Splittbuchung. Kunden können so den zu zahlenden Kaufbetrag auf mehrere Zahlungsarten verteilen und beispielsweise einen Teil in bar und den Rest mit EC-Karte begleichen. Auch Barentnahmen und -einlagen kann die Software erfassen.
Weiterhin lassen sich Kundendaten wie Adressen und Postleitzahlen erfassen. Handelsunternehmen können so persönliche Rabatte gewähren, Lieferantendaten verwalten oder mit Kundenkarten arbeiten.
Stornierungen und die Abwicklung von Retouren erledigt das Kassensystem ebenfalls. Darum ist fileWorker nicht nur für den stationären Einzelhandel, sondern auch für den Online-Versand interessant.
Die beste Buchhaltungssoftware im Vergleich
Darüber hinaus bietet die Software folgende Management-Funktionen:
In der Grundversion kann der Kunde zwischen fileWorkerPOS und fileWorkerFaktura wählen. Die Versionen bringen folgende Funktionen mit:
| Modul | fileWorkerPOS Light | fileWorkerPOS | fileWorkerFaktura |
|---|---|---|---|
| Besonderheiten | Kassensystem mit der Funktion einer Registrierkasse | Leistet alles, was von einem modernen Kassensystem erwartet wird | Entwickelt für betriebswirtschaftliche Korrespondenz und Auftragsabwicklung |
| Kundeninformation | ✔ | ✔ | optional |
| Preisscanner | ✔ | ✔ | optional |
| Kassenbericht | ✔ | — | optional |
| Adressverwaltung | — | ✔ | ✔ |
| Briefe | — | ✔ | ✔ |
| Artikelverwaltung | ✔ | ✔ | ✔ |
| Bestellungen | — | ✔ | ✔ |
| Wareneingang | — | ✔ | ✔ |
| Statistik | ✔ | ✔ | ✔ |
| Handbuch | ✔ | ✔ | ✔ |
| Lager | ✔ | ✔ | ✔ |
| Mitarbeiter | ✔ | ✔ | ✔ |
| Angebote | — | optional | ✔ |
| Auftrag | — | optional | ✔ |
| Lieferschein | — | optional | ✔ |
| Rechnung | — | optional | ✔ |
| Projekte | — | ✔ | ✔ |
| Produktverwaltung | — | optional | ✔ |
| Kampagnen | — | ✔ | ✔ |
| Empfohlen für: | Einzelhändler, die auf Tools zur Finanzbuchhaltung oder Adressverwaltung verzichten können | Inhabergeführte Einzelhandelsgeschäfte | Freiberufler, Selbstständige, Handwerker, Kleinunternehmen |
Für betriebswirtschaftliche Anforderungen kann der Benutzer die Version fileWorkerPOS um drei Module erweitern:
Barcode-Scanner, Kassenschublade und Belegdrucker kann der User problemlos ergänzen. Wer noch nicht über die komplette Hardware verfügt, sollte sich bei den Kassenbundles umsehen, die fileWorker anbietet. Diese ermöglichen einen schnellen Einstieg mit Software und Hardware-Komponenten.
fileWorker ist eine Kassensoftware, die speziell für den Bedarf von inhabergeführten Einzelhandelsgeschäften und mittelständige Unternehmen entwickelt wurde. Das Design ist modern und für die Verwendung auf Geräten mit Touchscreen optimiert.
Die Artikelverwaltung ist der Hauptteil in der Warenwirtschaft. In fileWorker erfasst der User alle angebotenen Produkte detailliert und übersichtlich. Auch Rabatte und Prämienpunkte legt der User in dieser Datenbank fest. Darüber hinaus unterstützt die Software Cross-Selling (Querverkauf). Zu jedem Artikel kann der Benutzer ergänzende Produkte zuordnen. Dies hilft Verkäufern beim Beratungsgespräch.
Beim Kassieren kann der User entscheiden, ob er die Positionen per Barcode-Scanner, per Artikelsuche oder über eine Schnellauswahl erfassen möchte.
Ein Pluspunkt ist die Möglichkeit, einen Kassiervorgang zu unterbrechen. Im Arbeitsalltag im Ladengeschäft kann dies ein großer Vorteil sein. Weiterhin kann über die Software problemlos im Team gearbeitet werden. Die Anzahl der möglichen Benutzerprofile ist nicht eingeschränkt.
Aktuelle Kassenberichte kann sich der User bequem per E-Mail senden lassen. Über das Datenerfassungsprotokoll ist es außerdem möglich, die Umsatzberichte eines bestimmten Zeitraumes zusammenzustellen und in Excel zu exportieren.
Bestellungen, Lieferwünsche und Wareneingänge erfasst der User ebenfalls schnell in der Software. Er erhält damit einen Überblick über Artikelbestände und kann bei Bedarf per Klick gefragte Artikel nachbestellen.
Mit dem Artikelbestand gehen auch Inventur und Lagerverwaltung einher. Mit fileWorker erfasst der User alle Waren im Lagerraum und auf der Verkaufsfläche gleichermaßen. Auch die Inventur wird mithilfe der Übersichten einfacher.
In der Adressdatenbank ordnet der User den Datensätzen auch Belege und andere Dokumente zu. Die Verschlagwortung hilft beim Suchen und Filtern der Daten. Damit erfüllt fileWorkerPOS die Grundfunktionen eines CRM-Programmes.
Mit dem Zusatzmodul DATEVConnect sendet der User Belegdaten, Kassenberichte oder Ausgangsrechnungen direkt an die Finanzbuchhaltung. Dank Exportbericht und die Sendungshistorie behält der Nutzer den Überblick über den Datenfluss.
Das Programm fileWorker ist als eigenständige Kaufversion erhältlich. Ein Abo-Modell bietet der Hersteller nicht an. Einzelhändler, die sich für das Programm interessieren, aber die hohen Anschaffungskosten nicht in einer Summe zahlen können, haben die Möglichkeit einen Leasing- oder Ratenzahlungsplan zu vereinbaren.
fileWorker basiert auf FileMaker, der Datenbank-Technologie von Apple.
Die Software kann auf einem Server oder lokal auf einem PC oder Mac installiert werden. Das Programm ist mit macOS, Windows und iOS kompatibel.
An einen Mac stellt das Programm folgende Anforderungen:
Ähnliche Ansprüche muss auch ein Windows-Rechner erfüllen. Der Arbeitsspeicher sollte ebenfalls mindestens 4 GB groß sein. Und auch hier gilt: Mehr ist besser. Die CPU sollte eine Taktfrequenz von 2,8 GHz aufweisen und die Bildauflösung darf gern Full HD sein. fileWorker ist mit den Business-Programmversionen Windows 10 Pro und Windows Enterprise kompatibel, läuft aber auch auf Rechnern mit Windows 7 oder Windows 8.1.
Nur mit dem mobilen Betriebssystem Android passt fileWorker leider nicht zusammen.
Welche Anforderungen ein Serversystem erfüllen muss, damit die Kassensoftware einwandfrei läuft, erklärt der Anbieter ausführlich auf der Produktwebseite.
Interessierte Nutzer können sich eine Demoversion von der Herstellerseite herunterladen.
Alles, was der Nutzer über fileWorker wissen muss, ist übersichtlich im Handbuch dargestellt. Das Handbuch steht online zur Verfügung und wird bei jedem Softwareupdate ebenfalls aktualisiert. Im FAQ-Bereich finden Anwender ebenfalls hilfreiche Lösungen zu typischen Fragen, die der Benutzung der Kassensoftware aufkommen können. So werden Themen zur Bezahlung, Datensicherung, Import von Adressen und Inventur abgedeckt.
Hilfreich sind auch die Videotutorials, die der Anbieter auf dem eigenen YouTube-Kanal veröffentlicht.
Der folgende Clip zeigt, wie der Benutzer mit fileWorker einen Kassenbeleg erfasst:
Bei Unklarheiten und Fragen können Nutzer das Service-Team außerdem per E-Mail oder per Telefon kontaktieren.
Einen Online-Chat und ein Nutzer-Forum, in dem sich die Anwender über ihre Erfahrungen bei der Nutzung von fileWorker austauschen könnten, gibt es nicht.
Die Kassensoftware fileWorker richtet sich vor allem an Unternehmen im Einzelhandel. Sie vereinfacht den Kassiervorgang und unterstützt den Händler bei der gesamten Verwaltung von Artikeln, Kundendaten und Bestellungen. Der Funktionsumfang deckt alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben ab, die bei einem Handelsunternehmen anfallen. Durch den Zukauf von Modulen kann sich der Nutzer genau die warenwirtschaftliche Software zusammenstellen, die er für sein Unternehmen benötigt. Bei Bedarf lassen sich die Funktionen so kostengünstig auch erweitern. Nur für Gastronomie- und Hotelgewerbe ist fileWorkerPOS nicht optimal ausgestattet – auch Zusatzmodule decken die erforderlichen Funktionen für diese Branchen nicht ab.
Technische Voraussetzung sind Rechner mit Desktop-Betriebssystemen von Apple und Windows. Als mobiles OS ist hingegen nur iOS kompatibel.
Als Serviceleistungen sind vor allem das Online-Handbuch und die Videotutorials hervorzuheben, die bei der selbstständigen Einarbeitung in den Umgang mit fileWorker helfen.
Insgesamt ist fileWorker eine Empfehlung für Einzelhändler wie auch für Selbstständige, Handwerker und Freiberufler.
