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Angebote, Rechnungen und Belege mit geringem Zeitaufwand erstellen, so lässt sich die Kernfunktionalität des Online-Rechnungsprogrammes zervant zusammenfassen. Gerade Anfänger werden die simple Bedienung und die Übersichtlichkeit zu schätzen wissen.
zervant ist ein benutzerfreundliches Online-Tool zur Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Belegen. Es richtet sich an Selbstständige sowie kleine und mittelständische Unternehmen, die laut Werbeaussage an ihren Träumen, nicht am Papierkram, arbeiten sollen. Es arbeitet dabei als einfaches Buchhaltungstool ohne Soll und Haben.
Bislang keine Apps
Von der Verwendung auf mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets rät der Hersteller derzeit noch ab, eigene Apps gibt es bislang nicht – diese sind aber in Planung.
Die cloudbasierte Speicherung der Daten bietet gleich mehrere Vorteile. Einerseits haben Nutzer weltweit von jedem Computer aus Zugang zu den Daten und können sie so standortunabhängig bearbeiten. Andererseits müssen sich Nutzer keine Gedanken mehr um Datensicherheit machen: Die Daten werden redundant und damit auch GoBD-konform gespeichert.
Die Bedienung erfolgt komplett über einen Internetbrowser der Wahl. Mit wenigen Klicks wandeln Benutzer erstellte Angebote in eine Rechnung um. Das Versäumen der Zahlungsfrist hebt das Programm grafisch hervor. Mit einem Klick versenden Nutzer bei Bedarf eine Zahlungsaufforderung.
Die Daten lassen sich als CSV- und als XLS-Dateien exportieren und so dem Steuerberater zur Verfügung stellen.
Nachdem die Entwickler von zervant in der Vergangenheit wie vergleichbare Konkurrenzprodukte auf verschiedene Tarife in Aboform setzten, fand Anfang 2017 eine Neuorientierung statt: Sämtliche Tarifmodelle wurden abgeschafft.
Seitdem nutzen Kunden das komplette Programmportfolio ohne jegliche Gebühren oder versteckte Kosten. Für die Zukunft planen die Entwickler die Etablierung kostenpflichtiger Premium-Funktionen, etwa den postalischen Versand von Rechnungen. Bisher gibt es jedoch weder Informationen zu potentiellen Preisvorstellungen, noch ein Datum, zu dem diese Features eingeführt werden sollen. Klar ist nur, dass die Basisfunktionen der Fakturierung allesamt dauerhaft kostenlos bleiben sollen.
Durch die aufgeräumte und übersichtliche Bedienoberfläche fällt es selbst Anfängern wie uns in unserem Test leicht, intuitiv Rechnungen mit allen gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben im Handumdrehen zu erstellen.
Da der Anbieter mit seinem komplett kostenfreien Produkt wirbt, können Nutzer sicher sein, dass ihnen bei der Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Belegen keine Kosten entstehen. Die Anzahl der erstellbaren Dokumente ist dabei unbegrenzt und die Rechnungen enthalten alle gesetzlichen Pflichtangaben. Die Bedienoberfläche ist einfach gehalten. Nutzer navigieren nach der simplen, etwa zweiminütigen Anmeldung zwischen vier Menüreitern.
Dieser Bereich ist das eigentliche „Dashboard“ des Programmes. Er bereitet offene und fällige Rechnungen grafisch auf. Bereits bezahlte Rechnungen finden sich hier nicht wieder.
Fällige Rechnungen, also solche, bei denen das Fälligkeitsdatum bereits überschritten ist, werden noch einmal in zwei Kategorien unterteilt, und zwar in solche, die seit weniger als 30 Tagen fällig sind, und solche, die auch diese Frist bereits überschritten haben.
Diese Kategorisierungen helfen Benutzern, Zahlungserinnerungen an säumige Geschäftspartner zu erstellen.
Auf der rechten Seite sehen Anwender ihre Benachrichtigungen. In unserem Test wurde uns eine Anleitung zur Erstellung der ersten Rechnung angezeigt.
In diesem Bereich verwalten Nutzer ihren Kundenstamm. Die linke Seite zeigt eine Liste der Kunden mit laufender Nummer, Name, E-Mail-Adresse und nicht verrechneten Umsätzen an. Die Liste der Kunden ist per Suchfunktion nach Namen filterbar.
Auf der rechten Seite finden und bearbeiten Nutzer Kontaktdaten zu dem jeweils ausgewählten Kunden. Zudem lassen sich über einen Menüreiter alle Rechnungen aufrufen, die diesen Kunden betreffen. Im Bereich „Notizen“ verfassen Nutzer Gedächtnisstützen, die nur sie selbst, nicht aber die Kunden selbst zu sehen bekommen.
Über dieses Auswahlmenü erstellen Anwender rasch eine neue Rechnung, ein neues Angebot oder einen neuen Beleg für die Kunden. Außerdem erstellen sie bei Bedarf über die grünen Schaltflächen auf der Oberseite neue Firmen- oder Privatkunden.
Der Kernbereich des Programms ist der Menübereich „Rechnungen“. Er führt alle erstellten Forderungen nach Datum sortiert auf.
Die Forderungen können Nutzer nach Parametern wie laufender Nummer, Name, Erstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Bezahldatum, Gesamtsumme und Status jeweils auf- oder absteigend sortieren. Eine Suchfunktion komplettiert dieses nützliche Feature.
Ferner bauen Anwender die Liste per Dropdown-Menü nach folgenden Kriterien neu auf:
Neben Rechnungen sehen Nutzer in diesem Menü auch erstellte Belege ein. Per Dropdown-Menü schalten sie zwischen Belegen des gewünschten Geschäftsjahres und gelöschten Belegen um. Gleiches gilt für die Darstellung von Angeboten.
Auf der rechten Seite des Bildschirms werden jeweils Details zu einer ausgewählten Rechnung angezeigt. Über den Reiter „Information“ finden Nutzer Rechnungsdetails wie Preis, Fälligkeitsdatum, potentielles Zahldatum und -art (bar oder Überweisung). Unter dem Reiter „Einträge“ werden die einzelnen Rechnungsposten noch einmal aufgeführt. Unter „Verlauf“ sind die durch den Nutzer vorgenommenen Statusänderungen aufgeführt, etwa „als bezahlt markiert“ oder „verschickt“.
Über die blauen Schaltflächen nimmt der Nutzer weitere Aktionen vor: Über den Button „Anzeigen“ erhalten Nutzer eine Vorschau der Rechnung. Mit der Schaltfläche „Senden“ haben Benutzer die Möglichkeit, die Forderung direkt als PDF-Datei per E-Mail zu verschicken oder herunterzuladen. Dank letzterer Option lässt sich diese dann entweder vom eigenen E-Mail-Konto versenden oder ausdrucken, um sie anschließend postalisch auf den Weg zu bringen. Der Menüpunkt „Mehr“ ermöglicht es schließlich, Posten als Gutschrift zu verbuchen, eine Rechnung als neu zu kopieren, also eine Dublette herzustellen, eine Rechnung zu löschen oder sie in einen Lieferschein umzuwandeln.
Im gesamten Menüpunkt Rechnungen haben Benutzer jederzeit die Möglichkeit, über die grünen Buttons an der Oberseite eine neue Rechnung, eine wiederkehrende Rechnung, einen neuen Beleg oder ein neues Angebot zu erstellen.
Die Rechnungserstellung gestaltet sich denkbar einfach. Zunächst wählt der Nutzer entweder einen bereits angelegten Kunden aus der Datenbank aus oder erstellt einen neuen Kontakt. Anschließend bestätigt er die laufende Nummer oder ändert diese manuell. Dann legt er Rechnungsdatum, Zahlungsziel und damit automatisch das Fälligkeitsdatum sowie mögliche Verzugszinsen bei Säumnis fest. Referenz- und Auftragsnummer sowie eine Nachricht an Kunden sind optional.
Nun sind der Rechnung ein oder mehrere Posten hinzuzufügen. Dabei vergeben die Nutzer einen frei wählbaren Namen und passen Datum, Menge, Einheit, Einzelpreis und Umsatzsteuersatz an. Daraus errechnet sich automatisch die Gesamtsumme. Ferner müssen die Nutzer nicht auf die vorgegebenen Einheiten zurückgreifen – bei Bedarf vergeben sie neue Einheitsnamen, etwa „Hektoliter“. Die Liste der Steuersätze ist ebenso beliebig erweiterbar.
Ferner nehmen Nutzer weitere Rechnungseinstellungen vor.
Nutzer behalten stets den Überblick: Durch die intelligenten Such- und Sortierfunktionen finden sie schnell einzelne Posten oder Kunden innerhalb der erstellten Dokumente. Die grafische Darstellung im Dashboard unterstützt dabei, den Überblick zu behalten.
Im letzten der vier Menüreiter im Kopf der Programmhomepage, „Berichte“, erstellen Nutzer einen Einnahmenbericht, einen Umsatzverteilungsbericht und einen Umsatzbericht.
Der Bereich „Einnahmenbericht“ stellt alle Einnahmen nach Monaten aufgeschlüsselt dar. Nutzer können die Darstellung beeinflussen, indem sie zwischen dem aktuellen Geschäftsjahr, den letzten zwölf, sechs oder drei Monaten, einzelnen Kalendermonaten oder einem frei definierbaren Zeitraum wählen.
Die grafische Darstellung wird entsprechend der Auswahl neu aufgebaut. Des Weiteren wählen sie zwischen einer Darstellung nach Rechnungsdatum oder Zahlungseingangsdatum. Summen lassen sich mit oder ohne Umsatzsteuer anzeigen.
Der Bereich „Umsatzverteilung“ schlüsselt den Umsatz nach Kunden auf. Auch in diesem Bereich wählen Anwender die erwähnten Optionen in der Darstellung aus.
Der „Umsatzbericht“ listet alle Umsätze, erhaltene Zahlungen und offene Forderungen auf.
Diese Berichte laden Anwender allesamt im PDF-, XLS-, CSV-, SI- und im Lemonsoft-Dateiformat herunter. Die Rechnungen dürfen sie darüber hinaus einzeln, aber in einer .zip-Datei gebündelt, oder als eine zusammenhängende PDF-Datei herunterladen.
Alternativ drucken Nutzer die Listen aus. Diese Möglichkeiten sind wichtig für die Datenweitergabe an den Steuerberater.
Eine direkte Einbindung des hauseigenen Online-Bankings, wie es bei vielen Konkurrenzprodukten praktikabel ist, ist leider noch nicht möglich. Kunden haben die Möglichkeit, die digitalen Kontoauszüge der Hausbank manuell zu importieren. Das Programm durchsucht dann Summe und Verwendungszweck. Stimmen diese Daten überein, markiert es einen Vorgang als bezahlt.
Eine ausreichend schnelle Internetverbindung vorausgesetzt, arbeitet zervant sehr flüssig. Verglichen mit einer Software, die lokal auf einem Computer ausgeführt wird, spürt der Anwender keinen Unterschied in der Nutzungsgeschwindigkeit. Die Seitenladezeiten betrugen im Test zwischen ein und zwei Sekunden. Auch die Suchfunktion innerhalb der einzelnen Kategorien (beispielsweise Rechnungen) liefert sehr schnell das gesuchte Ergebnis.
zervant wirbt damit, eine intuitive Rechnungssoftware zu sein, mithilfe derer man völlig kostenlos eine unbegrenzte Menge an Rechnungen versenden kann. Stimmt!
Ein klassisches Handbuch gibt es – wie auch bei Konkurrenzprodukten – nicht. Dafür existiert ein ausführlicher FAQ-Bereich inklusive Themenseiten und Schlagwortsuche. Hier recherchieren Nutzer viele Antworten zu Unklarheiten selbst. Finden sie dennoch keine passende Lösung, ist das Kundenservice-Team per Webformular zu erreichen. In unserem Test am Abend stellen wir diesem viele Detailfragen, die bereits am nächsten Morgen freundlich, kompetent und zu unserer vollen Zufriedenheit beantwortet wurden. Ein Telefon-Support gehört nicht zum Leistungsangebot.
Nachbessern könnte der Hersteller noch im Bereich Tutorial und Social Media: Auf dem unternehmenseigenen YouTube-Kanal finden Nutzer lediglich zwei Mini-Videos, die nicht wirklich weiterhelfen. zervant betreibt eine multilinguale Facebook-Seite, deren Postings zumeist in englischer Sprache verfasst sind. Gleiches gilt für den Twitter-Auftritt.
zervant ist ein Fakturierungstool, das mit den wichtigsten Basisfunktionen im Bereich Rechnung aufwartet. Es richtet sich an Selbstständige sowie an kleine und mittelständige Unternehmen, die ihre Prozesse bei der Angebots-, Rechnungs- und Lieferscheinerstellung automatisieren und damit vereinfachen sowie beschleunigen möchten. Auch Fälligkeiten behalten sie mit zervant stets im Auge.
Ebenfalls hilfreich kommt die Möglichkeit daher, Rechnungen und Lieferscheine exportieren und so gesammelt an den Steuerberater weiterzureichen. Leider besteht weder die Möglichkeit, Auswertungen nach den Methoden der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) zu erstellen, noch, die Daten im branchenüblichen DATEV-Format zu exportieren. Auch das Fehlen einer API-Schnittstelle, mithilfe derer zusätzliche Dienste wie Online-Banking-Funktionen eingebunden werden könnten, fehlt.
Diese Punkte führen im Vergleich zu den Lösungen der Konkurrenz zu einer deutlichen Abwertung und letztlich zu dem vergleichsweise schlechten Platz im Ranking. Allerdings ist zervant auch nicht mit dem Anspruch angetreten, eine All-in-one-Lösung für die Belange der Fakturierung und Buchhaltung zu sein. Vielmehr möchten sich die Entwickler im jetzigen Stadium auf die Kernfunktionen der einfach umsetzbaren und möglichst zeitsparenden Angebots-, Rechnungs- und Lieferscheinerstellung beschränken. Und diesem Anspruch wird das Programm in jedem Fall gerecht.
Eine klare Empfehlung also für Nutzer, die ein Programm suchen, das diese Aufgaben in schlankem Gewand zuverlässig erledigt. Für die Zukunft sind Premium-Funktionen geplant, die Basisfunktionen sollen aber dauerhaft kostenlos bleiben.
