Die App Timeular und der zugehörige ZEI°-Würfel machen die Zeiterfassung bei beruflichen Aufgaben kinderleicht. Die Kombination ist eine Empfehlung für Selbstständige und Unternehmer, die an mehreren Projekten arbeiten und die Tätigkeiten stundengenau nachweisen müssen.
Freelancer, Selbstständige und Unternehmer kennen es aus ihrem Arbeitsalltag: Zeit ist Geld. Für sie ist es grundlegend wichtig, die Dauer von Projektaufgaben richtig einzuschätzen beziehungsweise zu erfassen.
Eine mühelose Zeiterfassung verspricht die Firma Timeular aus Graz. Sie bietet eine Kombination aus App und einer Hardware in Form eines Oktaeders, dem ZEI°, die sehr praktisch ist und insbesondere Fans von geometrischen Designs ansprechen dürfte.
Für unseren Test hat uns Timeular einen ZEI° zur Verfügung gestellt. Die App installierten wir auf Android und Windows 10.
Der weiße Kunststoff-Würfel mit dem schwarzen Silikon-Button wirkt hochwertig verarbeitet, wie ein kleines Designer-Objekt. Zur Gestaltung der Würfeloberfläche liegen zwei Stickerblätter sowie Stift und Radiergummi bei. Im Lieferumfang sind zudem ein schwarzer Standfuß, ein Bluetooth-USB-Adapter und ein Booklet mit Sicherheitshinweisen enthalten.
Das Userinterface der App ist übersichtlich strukturiert. Zwischen folgenden Arbeitsbereichen kann der Benutzer navigieren:
Unter „Zeitmesser“ werden alle eingerichteten Aktivitäten aufgelistet. Wenn das Tracking einer Tätigkeit aktiviert ist, verwandelt sich die Anzeige in eine Stoppuhr. Das Display zeigt dann ein modernes Kreisdiagramm, das die Sekunden zählt. Die Gesamtzeit der Tracking-Session erscheint in einem digitalen Uhrzeit-Format. Der Pause-Button ist dabei nicht zu übersehen. Im unteren Bildbereich befinden sich Angaben wie Datum, der letzte Aktivitätseintrag und die Gesamtzeit, in der ZEI° an diesem Tag genutzt wurde.
Wie viel Arbeitszeit eine Tätigkeit an einem Tag beansprucht hat, führt der Bereich „Statistiken“ auf. Leider ist dieser Wert nicht bereits im Zeiterfassungs-Fenster ablesbar. Der Kalender zeigt eine minutengenaue Auflistung aller Tätigkeiten, die der User im Laufe des Tages mit Timeular verfolgt hat.
Mit der Funktion „Notizen“ ordnet der User den Aktivitäten Labels beziehungsweise Hashtags zu. Auf diese Weise erstellt er eine übersichtliche Gliederung der Tätigkeiten. Er fügt beispielsweise der Aktivität „Testbericht“ die Hashtags #Test1 und #Test2 hinzu; zu einem späteren Zeitpunkt filtert er in den Statistiken die Einträge zu dem jeweiligen Test heraus. Damit erfasst der Nutzer mit Timeular sowohl die Gesamtzeit, die er für die Erstellung der Testberichte benötigt hat, als auch die Arbeitszeit für den einzelnen Bericht.
Bei Bedarf kann der User diese Zahlenwerte aus den Statistiken als CSV exportieren.
Die kostenlose Version von Timeular umfasst alle Funktionen, die für eine Zeiterfassung nötig sind. Auch Reports, CSV-Export und Updates gehören dazu.
Die PRO-Version unterscheidet sich im Wesentlichen durch die Option, Anwendungen wie JIRA, Toggl oder iCalender zu integrieren. Dieses Feature kostet 3 Euro pro Monat. Neukunden dürfen die kostenpflichtige Version vier Monate gratis testen.
Die Zeiterfassungssoftware lässt sich kinderleicht auf dem Smartphone einrichten. Der User installiert die App und erstellt einen Account. Nach der Aktivierung via E-Mail-Bestätigung erhält er einen Link zur Einrichtungsanleitung des ZEI°-Würfels.
Die einzelnen Arbeitsschritte werden in der gesendeten Anleitung verständlich und anschaulich erklärt. Eine große Hilfe sind dabei die animierten Grafiken, welche die Klickreihenfolge zeigen.
Die Verbindung zwischen Smartphone oder PC und ZEI° erfolgt über Bluetooth. Etwas verwirrend war im Test, dass sie über die App und nicht über die Verbindungseinstellungen des Handys hergestellt wurde. Es gilt also zu beachten: Der Würfel erscheint nicht in der Smartphone-Liste der der Bluetooth-Geräte.
Im App-Bereich „Activities“ stellt der User die Tätigkeiten zusammen, die er mit Timeular zeitlich erfassen möchte. Er wählt dazu eine eigene Bezeichnung, zum Beispiel „Testberichte“, und entscheidet sich für eine von 20 Farben. Nach der Bestätigung erscheint die Tätigkeit in der Aktivitäten-Liste zusammen mit einem Switch-Button. Wenn der Benutzer diesen Schalter aktiviert, wird die Aufgabe der Würfelseite zugeordnet, die nach oben zeigt. In der App erscheint der Hinweis „on top“, wenn die Zuordnung erfolgreich war. Danach kann der Anwender die Würfelseite entsprechend beschriften oder eine passende Markierung darauf kleben.
Mit ZEI° verfolgt der Nutzer lediglich bis zu acht Aufgaben. Die Timeular-App bietet jedoch mehr Kapazität. Gegebenenfalls legt der User sämtliche Aufgaben in der Software an – auch wenn dies mehr als acht Tätigkeiten sind – und „bestückt“ danach den ZEI° mit den wichtigsten Aktionen.
In unserem Test waren Timeular und ZEI° innerhalb von 15 Minuten startklar und bereit für die Zeiterfassung.
Um das Tracking zu starten, dreht der User einfach die Würfelseite mit der gewünschten Tätigkeit nach oben. Sofort startet die App mit der Zeitmessung. Für die nächste Aktivität oder für eine Pause dreht der User den Würfel entsprechend um.
Mit der Kombination Timeular und ZEI° muss der Anwender also nicht die Zeiteintragungen in der Software vornehmen. Mit einem einfachen Würfeldreh geht es schon zur nächsten Aufgabe. Die Zeiterfassung erfolgt dabei minutengenau.
Im Kalender-Modus kann der User die Zeiten schnell anpassen. Nach einem Klick auf den entsprechenden Eintrag öffnet sich ein Bearbeitungsmenü, in dem der User Notizen hinzufügen, die Tätigkeit ändern, die Zeitspanne ändern oder den Eintrag löschen kann.
Praktisch: Updates und Änderungen, die der User in der App beziehungsweise im Web-Dashboard vornimmt, werden dank der Echtzeitübertragung sofort auf dem jeweils anderen Gerät sichtbar. Voraussetzung hierfür ist eine aktive Internetverbindung.
Um das Tracking zu beenden, klickt der User entweder auf den Stopp-Button in der App oder auf den schwarzen Button am ZEI°.
Wenn der ZEI° 30 Sekunden nicht mit der Software verbunden ist, schaltet er sich automatisch ab, um die Batterie zu sparen. Der User muss den Würfel über den schwarzen Button wieder einschalten, um mit dem Tracking fortzufahren.
Laut Angaben des Herstellers wird es in Kürze ein Firmware Update geben. Danach wird sich der ZEI° nicht mehr automatisch abschalten, sondern lediglich in einen „Schlafmodus“ wechseln. Es genügt dann, wenn der Benutzer den Würfel kurz bewegt, um ihn wieder zu aktivieren. Das Anschalten über den Button ist dann nicht mehr notwendig.
Timeular ist für Windows und Mac OS sowie für Android und iOS erhältlich und auch in der kostenlosen Version werbefrei. Die Datenübertragung ist komplett SSL-gesichert.
Das Steuer-Dashboard kann der User über die App auf dem Computer oder dem mobilen Gerät aufrufen und die Zeiterfassung manuell starten. Der Würfel ist für die Nutzung der Anwendung nicht zwingend nötig. Die Bedienung über das Web ist ein Vorteil, wenn der User unterwegs ist.
Die Nutzung von ZEI° setzt eine stabile Dauerverbindung mit dem Internet voraus, denn Timeular aktualisiert die Zeiterfassung in Echtzeit. Damit kann die oben bereits erwähnte Synchronisation der Daten zwischen verschiedenen Geräten gewährleistet werden.
Im Test kam es anfangs zu Fehlmessungen, weil unsere WLAN-Verbindung schwächelte (unser Fehler!). So blieb beim Würfeldreh zur nächsten Tätigkeit einige Male nur der Timer stehen – die nächste Aktion erschien nicht auf dem Display. Nachdem das WLAN wieder stabil lief, funktionierte Timeular schließlich einwandfrei.
Eine schwache Bluetooth-Verbindung kann unter Umständen ebenfalls zu Monitoring-Fehlern führen. Im Test traten diese jedoch nicht auf.
Da die App ständig aktiv ist, wird der Akku des Smartphones stärker beansprucht. Zudem benötigt auch die Bluetooth-Funktion Energie. Dennoch kamen wir im Test mit einem vollständig aufgeladenen Akku bequem durch den Arbeitstag.
Der Anbieter stellt den Usern verschiedene Online-Hilfen zur Verfügung. Unter „Support“ findet der User Anleitungen sowie Tipps zur effektiven Nutzung der App und des ZEI°, auf Englisch und auf Deutsch. Die Suchfunktion führt ihn schnell zur passenden Lösung.
Die FAQs beantworten viele Fragen. Wer die gewünschte Info dennoch nicht findet, wendet sich per Chat oder per E-Mail direkt an das Support-Team.
Neue User erhalten E-Mails mit zusätzlichen Hinweisen zu den Möglichkeiten, die die Zeiterfassung mit Timeular und ZEI° bietet. Der Timeular-Newsletter gibt ebenfalls Tipps und informiert zudem über Updates der App.
Timeular ist auch in Facebook, Twitter und Instagram vertreten.Das Team führt im Übrigen auch einen eigenen Blog, der jedoch nur auf Englisch verfügbar ist. Leider ist er nicht auf der Webseite verlinkt.
Hätten wir die Information nicht vom Anbieter erhalten, wäre uns der Weblog nicht aufgefallen.
Wenn bei der Arbeit eine Stoppuhr mitläuft, sorgt dies bei vielen Menschen für einen besseren Fokus. Diesen Effekt weiß Timeular zu nutzen.
Die Kombination aus der App Timeular und dem Würfel ZEI° ist eine neue Form der Zeiterfassung. Mit einem Würfeldreh startet oder beendet der Nutzer einen Tracking-Vorgang. Die Software erfasst die Dauer der Tätigkeiten minutengenau, die Statistiken schlüsseln die Gesamtzeiten und die Verteilung der einzelnen Aktivitäten übersichtlich auf. Durch die Notizen lassen sich auch Teilbereiche einer Tätigkeit übersichtlich tracken.
Im Praxistest überzeugten Timeular und ZEI° mit ihrer hohen Benutzerfreundlichkeit. Die App und das Gerät waren beide schnell und ohne Probleme eingerichtet. Abgesehen von einigen Verbindungsschwierigkeiten, die unserem Redaktions-WLAN geschuldet waren, funktionierte das Tracking in unserem Test einwandfrei.
Nicht zuletzt punktet Timeular auch mit Support: Gleich nach der Anmeldung erhält der User per E-Mail hilfreiche Anleitungen und Tipps zur Nutzung von ZEI°. Dieser ist ein hübsches (wenn auch preisintensives) Extra das die Zeiterfassung haptischer macht und den Arbeitsplatz verschönert.
Achtung: Aufgrund der Updates in Echtzeit ist eine stabile Internetverbindung zwingend erforderlich. Zu beachten ist auch, dass die App stetig Energie vom Akku des Smartphones verbraucht.
Insgesamt lohnt sich diese Form der Zeiterfassung für Freelancer, Selbstständige und Unternehmer, die gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten und nach geleisteten Arbeitsstunden bezahlt werden.
