Taskworld

Jenny Gebel
Bereich:
Pro
  • Listen- und Kanban-Ansicht
  • Strukturierung durch Labels und Tags
  • Zeitleiste
  • Monitoring-Tools
  • Integriertes Messaging-Tool
  • Vorschau bei Bilddateien
  • Hoher Bedienkomfort
Kontra
  • Keine freie Version
  • Deutsche Support-Optionen sind schlecht ersichtlich
Fazit Taskworld vereint Task-Management, Team-Kommunikation und Projekt-Monitoring in einer benutzerfreundlichen, cloudbasierten Lösung. Das Programm ist eine Empfehlung für Unternehmen und Teams, die gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten.
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Taskworld Test

Funktionen

4,95 Pkt

"Getting things done!" ist das zentrale Ziel im Arbeitsalltag jedes Unternehmens. Wenn dies in einer übersichtlichen, intuitiven Form geschieht, die zudem auch mobile Zugriffe über Smartphone oder Tablet ermöglicht – umso besser! Eine effektive und ergebnisorientierte Zusammenarbeit im Team zu ermöglichen, ist die Motivation der Hersteller von Taskworld. Die cloudbasierte Gruppensoftware soll Arbeitsabläufe in einem Unternehmen beziehungsweise in einem (Projekt-)Team spürbar vereinfachen. Sie will Teams dabei helfen, die Aufgaben zu verteilen, Meilensteine klar definiert und übersichtlich zu erreichen, die Leistung zu messen und Projekte pünktlich fertigzustellen.

Project Card View
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Taskworld zeigt dem User alle laufenden Projekte in einer Übersicht.

Die Kernfunktionen einer Task-Management-Software beherrscht das Programm souverän. Anstehende Projektaufgaben erfasst der User in Task-Listen. Er kann diesen Aufgaben jeweils Termine und Fristen zuordnen, Dateien anhängen, verantwortliche Teammitglieder zuordnen sowie Kommentare in die Task-Karten schreiben. Die Fragen "Was ist zu tun?" und "Wer macht was?" können damit schnell und für alle sichtbar geklärt werden. Jeder im Team weiß, wer woran arbeitet und wen er im Bedarfsfall als Verantwortlichen ansprechen kann. Wer statt To-Do-Listen lieber ein Kanban-Board für das Task-Management benutzt, kann diese Ansicht ebenfalls auswählen. Über den integrierten Kalender ordnet der Nutzer den Routineaufgaben die passende Wiederholungsfrequenz zu. Damit braucht er wiederkehrende Termine nicht jedes Mal neu einrichten. Die fristgerechte Fertigstellung der einzelnen Aufgaben im Projekt behält der Projektmanager über die Zeitleiste im Blick.

Kommunikation ist alles beim Teamwork

Auf ein dediziertes Chat-Programm können Nutzer von Taskworld verzichten. Das integrierte Enterprise-Messaging-System bietet so viel Komfort wie eine Business-Chat-Software. So lassen sich die Mitglieder zu verschiedenen Gruppen beziehungsweise Gruppenkanälen zusammenfassen. Gerade für kleine Nachrichten oder das Zusenden von Dateien ist der Chat ideal. Auch Besprechungen im Team sind über das Tool möglich.

Durch die Integration des E-Mail-Clients beantworten Nutzer bei Bedarf eine kurze Chat-Nachricht auch direkt aus der Software heraus per E-Mail.

Analyse und Monitoring für die Projektarbeit

Mit seinen Analyse- und Monitoring-Funktionen demonstriert Taskworld, dass es mehr ist als eine Task-Management-Software. Verschiedene Grafiken und Statistiken über den Projektfortschritt oder den aktuellen Stand bis zur Deadline zeigen anschaulich

  • wie viel Arbeit schon erledigt wurde,
  • wie viel noch zu tun ist und
  • ob die Aufgaben gleichmäßig auf die Teammitglieder verteilt wurden.

Mithilfe von Filtern holt sich der Projektleiter alle Aufgaben auf den Schirm, die demnächst abgeschlossen werden müssen. Damit gehen kritische Projektbausteine nicht in der Planung unter. Der Manager kann rechtzeitig eingreifen und das Vorhaben proaktiv steuern.

Statistiken
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Grafiken veranschaulichen den Arbeitsfortschritt und Engpässe.

Ganz neu hinzugekommen ist das Time Tracking-Feature. Die integrierte Stopp-Uhr misst, die lange bestimmte Arbeitsschritte dauern. Für die Projektplanung kann dies hilfreich sein, aber auch für Freelancer, die den Zeitaufwand ihrer Arbeitsleistungen nachweisen müssen.

Usability

5,00 Pkt

Auf den ersten Blick zeigt sich Taskworld als übersichtlicher und aufgeräumter Arbeitsplatz. Der neutrale blaue Hintergrund, der zunächst stark an Trello erinnert, ist nach Bedarf anpassbar. Ansonsten machen Labels, Tags und Fortschrittsbalken die Optik der Benutzeroberfläche etwas farbiger, so dass die Ansicht angenehm und nicht zu technisch-funktional wird.

Mit Effizienz und Übersicht zum Projekt-Erfolg

Die Tags erleichtern zudem die Suche nach bestimmten Aufgaben und die Filterung. Gerade User, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, werden diese Funktion begrüßen. Mithilfe eines Stern-Icons kann der User zudem einzelne Projekte priorisieren. Auch diverse Filter helfen dem User dabei, die wichtigsten Aufgaben auf seinen Schirm zu holen. Über ein Punktesystem kann der Projektleiter außerdem den Arbeitsaufwand, den eine Aufgabe voraussichtlich erfordert, erfassen und entsprechend planen.

Aufgaben und deren Einstellungen
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Die Bedienung im Task-Planner erschließt sich auch Einsteigern sehr schnell.

Die Bedienung vereinfachen Drag-and-Drop-Elemente und bekannte Icons, so dass auch unerfahrene User schnell mit einer einfachen Projektplanung starten können. Bilder und Grafiken, die der User an eine Aufgaben-Karte oder an eine Chat-Nachricht anhängt, zeigt das Programm als Vorschaubild an. Damit empfiehlt sich die Gruppen-Software auch für grafisch orientierte Projekte.

Die interaktiven, grafischen Übersichten helfen dem Projektleiter dabei, die Aufgaben der Mitarbeiter, den Arbeitsfortschritt und den Zeitplan im Blick zu behalten. Auch mögliche Engpässe oder Überlastungen sind damit schnell erkennbar.

Clevere Dokumentation des gesamten Projekts

Der integrierte Chat und die Option, Dateien in den Projekten abzuspeichern, sichern alle relevanten Dokumente und Konversationen, die ein Projekt betreffen, zusammengefasst an einem Ort. Dies ist vorteilhaft, falls neue Mitglieder zum Projekt hinzukommen, oder wenn Mitarbeiter einen Blick in die Unterlagen abgeschlossener Projekte werfen möchten. Taskworld stellt dem User zudem Vorlagen zur Verfügung, mit denen er neue Projekte anlegen und den Workflow umfassend planen kann.

Trotz einfacher Menüführung und übersichtlichen Designs sollten Einsteiger mit einer gewissen Einarbeitungszeit rechnen. Der richtige Einsatz der Monitoring-Tools erfordert zum Beispiel etwas mehr Erfahrung in der Programmnutzung. Taskworld stellt den Usern zum schnelleren Kennenlernen des Programms verschiedene Tutorials und Webinare bereit. Taskworld ist auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und brasilianischem Portugiesisch erhältlich, darüber hinaus auf Koreanisch, Chinesisch und Thai.

Preisgestaltung und Leistungsangebot

Nutzer können Taskworld 15 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Eine freie Version ist nicht vorhanden.

Ansonsten staffelt der Anbieter seine Preise nach Useranzahl. Eine Einzellizenz kostet regulär 11 Dollar pro Monat. Kleine Unternehmen mit maximal 10 Usern müssen monatliche Kosten in Höhe von 92 Dollar für die Software einplanen. Für 50 Lizenzen werden 600 Dollar pro Monat fällig, für 100 Lizenzen entsprechend 1200 Dollar im Monat. Alle genannten Preise beziehen sich auf einen Vertrag mit jährlicher Abrechnung. Ein monatliches Abonnement ist ein wenig teurer. Falls ein Unternehmen mehr als 100 Accounts benötigt, macht der Hersteller ein persönliches Angebot.

In allen Tarifen steht die Software den Usern in vollem Umfang zu Verfügung. Die Anzahl der Projekte ist ebenfalls nicht limitiert. Auch die Supportleistungen stehen allen Usern in gleichem Umfang zur Verfügung.

Performance

4,95 Pkt

Die cloudbasierte Kollaborationssoftware ist über eine Web-App erreichbar. Benutzer brauchen daher lediglich einen Computer, einen Webbrowser und einen funktionierenden Internetanschluss, um mit Taskworld zu arbeiten. Eine lokale Installation ist nicht erforderlich. Auch das vorhandene Betriebssystem ist irrelevant.

Für den Zugang über das mobile Internet stehen zurzeit Apps für iOS und Android kostenlos zum Download bereit.

Welche Cloud-Speicher unterstützt die Software?

Cloud-Speicherdienste wie Google Drive, Dropbox oder Box sind in Taskworld integrierbar. Gemeinsam genutzte Dateien oder Ordner sind damit für alle Mitarbeiter zugänglich. Dies ist besonders für Teams wichtig, die nicht in einem Büro oder an einem Ort zusammenarbeiten. Zudem brauchen die User nicht mehr mühsam den E-Mail-Posteingang zu durchsuchen, um das erforderliche Dokument zu finden. Außerdem ist es damit möglich, Dokumente im Chat oder in den Taskboards zu teilen.

iOS Chat
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Die mobilen Apps von Taskworld überzeugen ebenfalls mit ansprechender Optik.

Die Sicherheitsstandards bei Taskworld

Die Datensicherung spielt bei einer cloudbasierten Software eine wichtige Rolle. Die Entwickler von Taskworld haben auch in diesem Bereich ihre Hausaufgaben gemacht. Alle Daten und die Server-Authentifizierung werden geschützt. Die Sicherung erfolgt über eine 128-Bit-SSL-Verschlüsselung und umfasst alle Zugangswege über Web und das mobile Netz.

Zur Datenspeicherung nutzt Taskworld die Dienste von Amazon Web Servers, ganz so wie viele namhafte Unternehmen auch.

Hilfe und Support

4,65 Pkt

Wer eine komplexe Software wie Taskworld in vollem Umfang nutzen möchte, muss ein wenig Zeit zur Einarbeitung investieren, um sich mit allen Funktionen und Einstellungen vertraut zu machen. Direkt aus der Software heraus ist das Support-Team zu erreichen. Ein Klick auf das Fragezeichen-Icon genügt. Dort befindet sich ein Kontaktformular, über das der User sein Anliegen an den Kundenservice richtet.

Welche Unterstützung bietet Taskworld?

Ergänzend dazu finden Nutzer im Supportbereich auf der Produktwebseite eine englischsprachige Anleitung. Die Tipps zu Themenbereichen wie "Workspace", "Projects", "Chat", "Account Settings" sind darin übersichtlich aufbereitet. Weiterhin finden Nutzer auf YouTube zahlreiche Video-Tutorials, die anschaulich erklären, wie der Nutzer optimal mit Taskworld arbeitet. Allerdings sind auch hier gute Englischkenntnisse gefragt.

Auf der Webseite verspricht der Hersteller seinen zahlenden Kunden gezielte Unterstützung des Teams durch Webinare, Demos und Trainings.

Telefonisch ist das Support-Team nur in den USA und in Thailand erreichbar. Für einen Anruf können Nutzer auch auf Skype zurückgreifen. Ob der Service nur zu bestimmten Zeiten erreichbar ist, geht aus den Angaben auf der Support-Seite leider nicht hervor.

Support-Kanäle von Taskworld

Telefon: +(1) 866 428 9571 (New York, USA)

+66 2 115 3300 (Bangkok, Thailand)

Taskworld Inc.
84 Rue du Rhone
1204 Genf
Schweiz

Netzwerke: Facebook, Twitter, Google+, LinkedIn

Eine europäische Dependance von Taskworld befindet sich in Genf (Schweiz). Ansonsten ist der Softwarehersteller in den gängigen sozialen Netzwerken vertreten.

Auf der deutschsprachigen Webseite https://taskworld.com/de/ findet der Nutzer ein Kontaktformular, über welches er den Kundenservice erreicht. Das Service-Team beantwortet selbstverständlich auch deutschsprachige Anfragen.

Trotzdem wird zum Beispiel durch die Kontaktdaten wie Telefonnummer und Adressen die internationale Ausrichtung des Unternehmens betont. Taskworld möchte natürlich in erster Linie Business-Kunden ansprechen und bei dieser Zielgruppe kann man davon ausgehen, dass jeder User solide Englischkenntnisse besitzt.

Für User und interessierte Kunden aus Deutschland wäre es jedoch komfortabler, wenn die deutschsprachigen Support-Optionen auf der Webseite noch besser kommuniziert würden.

Zusammenfassung

4,89 Pkt

Taskworld vereint Projekt- und Aufgabenverwaltung, Monitoring- und Statistik-Tools mit Kommunikations-Features. Damit sammelt die Software alle Projekt-Dokumente und den dazugehörigen Informationsaustausch zentral, aber dennoch übersichtlich an einem Ort. Dank verschiedener Filter und grafischer Übersichten hat der User die anstehenden Aufgaben stets auf dem Schirm und erkennt Verzögerungen oder personelle Engpässe, die bei der Projektplanung entstehen, sehr schnell.

Die Bedienung im Bereich der Task-Planung erschließt sich intuitiv. Dennoch ist eine Einarbeitung des Teams empfehlenswert, um die Funktionen des Programmes kennenzulernen und die Möglichkeiten effizient für die Arbeit einzusetzen. Die Hersteller bieten ihren Kunden hierfür auch Unterstützung in Form von persönlichen Trainings und Webinaren an.

Taskworld ist als SaaS-Modell (Software as a Service) im Abonnement erhältlich. Die Preise richten sich nach der Anzahl der benötigten Lizenzen. Neben der Web-Applikation stehen Apps für Android und iOS zur Verfügung. Der Datenaustausch erfolgt auf allen Zugriffswegen verschlüsselt über eine SSL-gesicherte Verbindung.

Fazit - Macht das Software-Tool die Zusammenarbeit wirklich leichter?

Taskworld ist eine Empfehlung für Startups und Teams in mittelgroßen und großen Unternehmen. Der Funktionsumfang hilft dabei, die Arbeit an vielen Projekten zu steuern und zu überwachen. Für die Planung eines einzelnen Projektes mit einem bis zwei Mitarbeitern erscheint der Aufwand, den es braucht, um das Portal zu pflegen, möglicherweise zu hoch. Außerdem werden dabei nicht alle Ressourcen von Taskworld voll ausgeschöpft.

Taskworld Inc. wurde 2012 in New York von Fred Mouawad gegründet. Etwa 4000 Teams in 80 Ländern benutzen die Software.