Zum Anbieter
Meisterplan ist eine Empfehlung für Unternehmen, die viele Projektideen haben, Projekte umsetzen und dies auch mit Blick auf die Ressourcen systematisch planen und managen möchten.
Die meisten Unternehmen nutzen Projektarbeit, um ihre Strategieziele zu erreichen. Die Entscheider und Manager eines Unternehmens müssen sich daher oft mit den Fragen auseinandersetzen:
In welche Ideen sollen wir investieren?
Welche Projekte sollen wir bearbeiten?
Wer soll dies tun?
Hier setzt Projektportfoliomanagement (PPM) an. Dieser Management-Bereich beschäftigt sich auf übergeordneter Ebene mit den laufenden und zukünftigen Projekten einer Firma.
Die Software Meisterplan möchte diesen Prozess unterstützen. Der Funktionsumfang umfasst
Dabei verfolgen die Entwickler den Ansatz einer Top-Down-Planung. Das bedeutet, der User legt ausgehend von den Unternehmenszielen die Projekte fest, die am wichtigsten sind, sei es für den alltäglichen Betrieb oder für Weiterentwicklung und Wachstum. Danach ordnet er diesen Vorhaben die notwendigen Kapazitäten zu. Freie Leistungen weist er Initiativen zu, die in der Prioritätenliste weiter unten stehen.
In Meisterplan erfasst der User alle laufenden Projekte mit ihren Eckdaten wie Budget, Zeitplan, Projektleiter und Priorität. Darüber hinaus kann er Projektideen sammeln und bereits erste Zeit- und Ressourcenplanungen durchführen. Dank der anschaulichen Präsentation in grafischer Form erkennt der User schnell, wie viel Arbeit in bestimmten Zeiträumen anfällt, welche Arbeitslast auf den Mitarbeitern liegt und welche zeitlichen Konflikte entstehen können. Dies hilft bei der Prioritätensetzung bei Projektbewertungen
ScreenshotDas Kernstück von Meisterplan ist die Ressourcenplanung. Ressourcen sind die verschiedenen Mitarbeiter beziehungsweise Stellen oder auch Sachmittel (Anlagen, Software), die unternehmensintern, aber auch extern zur Verfügung stehen und in die Projektplanung eingehen sollen. Der User kann diese Arbeitskräfte in der Software als "Rollen" anlegen. In diesem Fall werden Stellen und Aufgabenbereiche allgemein erfasst, zum Beispiel Projekt-Manager, Webentwickler, Redakteur und ähnliches. Der Nutzer kann aber auch konkrete Mitarbeiter mit ihren Aufgabenbereichen, Fähigkeiten und Qualifikationen in die Ressourcenliste aufnehmen.
Mit dieser Art der Datenerfassung erhält der Projektleiter einen Überblick über die vorhandenen Kapazitäten. Er kann damit Projektideen planen, bei unerwarteten Personalveränderungen im laufenden Projekt aber auch schnell gegensteuern.
Ein wesentliches Feature für das Portfolioprojektmanagement mit Meisterplan sind die Szenarien. Der User erstellt dazu eine Kopie der vorhandenen Planungsdaten und kann darin durchspielen, wie sich Veränderungen in Zeitplan, Ressourcen, Arbeitslast oder Budget auf die Planung auswirken.
Praktisch ist zudem die Möglichkeit, verschiedene Szenarien miteinander zu vergleichen. Die anschauliche Darstellung kann eine Hilfe sein, wenn es darum geht, der Geschäftsführung neue Projekte vorzustellen oder die Mitarbeiter von Planänderungen zu überzeugen.
Die Budgetplanung nimmt einen untergeordneten Teil im Management des Projektportfolios mit Meisterplan ein. Falls der User ohne Finanzdaten arbeitet, erscheint dieser Bereich gar nicht erst in der Ansicht.
Ansonsten ordnet der User dem Vorhaben bei der Projekterstellung ein Budget zu. Auch die Kosten für die Mitarbeiter können im Programm hinterlegt werden. In der Finanzdatenübersicht sieht der Anwender, welche Kosten pro Quartal für jedes Projekt entstehen und welcher finanzielle Nutzen sich aus diesen Ausgaben ergibt. Optional kann der Nutzer Betriebskosten und Investitionskosten ebenfalls anzeigen.
Mit Meisterplan erhält der User im Wesentlichen einen guten Überblick über laufende Projekte, Projektideen sowie die Auslastung der Mitarbeiter. Der Funktionsumfang bietet alles, was ein Unternehmen benötigt, um ein sinnvolles Projektportfoliomanagement zu betreiben.
Einen genaueren Blick in die Projekte - beispielsweise offene Tasks - bietet die Software dagegen nicht. Meisterplan ist keine Projektmanagement-Software, sondern eine Projektportfoliomanagement-Software.
Meisterplan ist jedoch problemlos in entsprechende Programme integrierbar (siehe auch Kapitel "Performance").
Für den Test erhielten wir von Meisterplan dankenswerterweise eine kurze Websession, in der uns eine Mitarbeiterin mit den Hauptfunktionen von Meisterplan vertraut machte. Danach haben wir die Testversion genauer unter die Lupe genommen. Diese steht jedem interessierten Nutzer 30 Tage lang zur Verfügung. Auch die Websession bietet der Hersteller allen Interessenten an.
Zu Beginn fiel uns positiv auf, dass die Testversion bereits mit einigen Beispieldaten gefüllt ist. Dadurch standen wir nicht vor einer leeren Tabelle und es war leichter, den Bedienkomfort der Software einzuschätzen. Nutzer, die mit eigenen Daten arbeiten möchten, können die Demodaten mit einem Klick löschen.
Meisterplan überzeugte in unserem Test von Anfang an durch eine leicht verständliche Bedienung. Das Dashboard teilt sich in die drei Bereiche Projekte, Ressourcen und Finanzdaten und bildet damit die drei wichtigsten Säulen des Projektportfoliomanagements ab.
Die Projekte werden im Gantt-Farbschema dargestellt. Je nach Auswahl sieht der User auf einen Blick, in welcher Phase sich die laufenden Projekte befinden, welchem Geschäftsziel sie dienen oder ob sie viele Ressourcen beanspruchen.
Per Drag-and-Drop verschiebt der User die Projekte im Prioritätsbereich. Hier gilt das einfache Prinzip: Wer höher gelistet ist, ist wichtiger. Projekte, die noch in der Ideenphase stecken, erfasst der User unter der Ausschlussgrenze. Diese Vorhaben werden in den Angaben zu Ressourcen und Finanzen nicht berücksichtigt.
Per Klick auf ein Projekt öffnet sich die Liste des Projektteams. Auch auf der Zeitleiste lässt sich das Projekt einfach mit der Maus verschieben.
Dank der intuitiv verständlichen Icons finden sich auch Einsteiger schnell und ohne Hilfe in der Navigation zurecht.
Hinsichtlich der Planung von mehreren Projekten ist es ein Vorteil, dass Meisterplan die Zusammenhänge der Projekte aufzeigt. Jede Veränderung in einem Bereich hat Auswirkungen auf die anderen Managementbereiche. Fügt der User einem Projekt einen weiteren Mitarbeiter hinzu und legt für diesen eine bestimmte Stundenanzahl fest, dann ändert sich dadurch automatisch die Arbeitsauslastung des Mitarbeiters in der Ressourcenübersicht. Solange alles "im grünen Bereich" ist, braucht sich der Projektmanager keine Gedanken über Konflikte im Workflow machen.
Wird der Anteil der Arbeit jedoch rot dargestellt, dann ist die Belastungsgrenze überschritten. Auch bei den Projekten zeigt eine rote Markierung bestehende Konflikte mit anderen Vorhaben an.
Insgesamt gibt es an der Bedienung von Meisterplan kaum etwas bemängeln. Das Programm ist einsteigerfreundlich aufgebaut. Im Zweifelsfall hilft die gut strukturierte Online-Hilfe mit ihrer Suchfunktion weiter. Aufgrund des hohen Bedienkomforts ist es auch leicht, das Programm in den Unternehmensalltag zu integrieren. Nach Angaben des Herstellers beträgt die durchschnittliche Einarbeitungszeit etwa ein bis zwei Tage. Da der User Bereiche ausblenden oder Teilprojektportfolios bearbeiten kann, bleibt das Programm auch bei vielen Einträgen übersichtlich. Wer tiefer in die Materie von Meisterplan einsteigen und auch mit der Modifikation von Feldfunktionen arbeiten möchte, benötigt etwas mehr Einarbeitungszeit. Die wesentlichen Funktionen für das Projektportfoliomanagement lernen Nutzer aber sehr zügig.
Die Anzahl der Benutzerprofile ist unbegrenzt. Durch die Verwaltung verschiedener Zugriffsrechte erhält nicht jeder User den Zugang zu allen Bereichen. Vor allem die verbindlichen Projektdaten (Planungsdaten) sollte der Admin vor unbefugten Veränderungen schützen.
Bei Änderungen empfiehlt es sich, zunächst ein Szenario anzulegen und die neuen Daten danach in die Planungsdaten zu übernehmen. Ein Undo-Button, um Einträge rückgängig zu machen, ist bisher leider nicht vorhanden.
Meisterplan ist eine cloudbasierte Projektportfoliomanagement-Software. Sie funktioniert auf allen Betriebssystemen. Für Android und iOS stehen kostenlose Apps zum Download bereit, mit denen Mitarbeiter einen Überblick über ihre aktuellen Projekte erhalten.
Die Software ist als eigenständige Anwendung oder als Ergänzung zu Programmen wie Smartsheet, CA PPM, SAP PS oder Microsoft Project Server nutzbar.
Meisterplan verwendet ein Preismodell, das auf der Anzahl der Ressourcen basiert. Folgende drei Pakete stehen dem Kunden zur Auswahl:
| Einstiegs-Paket | Business-Pakete | Enterprise-Pakete | |
|---|---|---|---|
| Zielgruppe | Kleinere Teams | Kleine Unternehmen | Großunternehmen |
| Ressourcen | 1–20 | 21–500 - Ressourcenanzahl ist gestaffelt | > 500 |
| Preis pro Monat (bei jährlicher Zahlung) | 199 € | Ab 299 € - Preis variiert je nach Anzahl der Ressourcen | Auf Anfrage |
Die Anzahl an Projekten, Usern oder Szenarien ist in allen drei Paketen unbegrenzt.
Die oben angegebenen Preise beziehen sich auf einen Jahresvertrag mit einmaliger Zahlung. Eine monatliche Abrechnung bietet Meisterplan ebenfalls an; diese ist jedoch etwas teurer.
Die Kündigungsfrist beträgt drei Monate vor Ablauf des Vertrages.
Enterprise-Kunden mit hohem Bedarf an Ressourcen können Meisterplan auch kaufen und auf den eigenen Servern betreiben.
Die Frage nach der Sicherheit ist gerade bei einer cloudbasierten Software, die sich an Unternehmen richtet, sehr wichtig. Wo werden die Daten gespeichert und wie sind sie vor unbefugten Zugriffen geschützt?
Meisterplan arbeitet für das Cloud-Angebot mit Amazon Web Services (AWS) zusammen. Die Server, auf denen das Programm gehostet wird, befinden sich in zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main, Deutschland und in Oregon, USA.
Für die Datenübertragung setzt Meisterplan auf die TLS-Technologie (Transport-Layer-Security), die die Daten vor Zugriffen schützt. Auf dem Server werden die Daten in sicherer 256-Bit-Verschlüsselung abgelegt.
Weitere Schutzmaßnahmen erklärt das Unternehmen in den Sicherheitsrichtlinien auf der Produktwebseite.
Bei einer komplexen Managementsoftware wie Meisterplan erwartet der User ein umfangreiches Lernangebot. Neben der integrierten Hilfe im Programm stellt Meisterplan auf der Produktwebseite ein ganzes Hilfe-Center zur Verfügung. Dort findet der User zahlreiche Support-Angebote wie zum Beispiel:
Mithilfe der Suchfunktion findet der User schnell die passenden Lösungsvorschläge für sein Anliegen.
Im Test erwies sich das deutschsprachige Anwenderhandbuch als sehr nützlich, das auch als Online-Hilfe in Meisterplan zu finden ist. Mit Abbildungen und Querverweisen erklären die Artikel Begriffe sowie Funktionen und geben konkrete Anwendungsbeispiele. Für den Einstieg ebenfalls hilfreich ist die kurze interaktive Tour durch das Programm, die den Nutzer mit den Bereichen auf der Übersichtsseite vertraut macht und zeigt, über welche Klicks vertiefende Informationen zu Projekt und Ressourcen abrufbar sind.
Die Videoanleitungen machen den User mit den Funktionen des Programms vertraut. Leider sind sie nur auf Englisch verfügbar. Online-Hilfe über den Helpdesk erhalten nur zahlende Kunden. Interessenten und Nutzer mit Test-Account können sich zur Klärung von Fragen per E-Mail an das Team wenden. Bei Bedarf bietet Meisterplan für Unternehmen auch Schulungen an.
Insgesamt bietet der Softwarehersteller seinen Kunden vielfältige und anschauliche Hilfen an, so dass sich jeder Nutzer gut in Meisterplan einarbeiten kann.
Multiprojektmanagement umfasst die übergreifende Planung, Überwachung und Steuerung von mehreren Initiativen. Die Software Meisterplan bringt für diese komplexen Anforderungen den passenden Funktionsumfang mit und kombiniert dies mit Übersichtlichkeit und hoher Nutzerfreundlichkeit. Der besondere Fokus von Meisterplan liegt auf der Ressourcenplanung. Dieser Funktionsbereich erfasst Rollen oder Mitarbeiter mitsamt der Stundenanzahl und Qualifikationen. Projektplaner erkennen in der Übersicht auf Meisterplan, welche Arbeitslast auf jedem Mitarbeiter durch laufende Projekte liegt. Überbuchte Projektmitarbeiter und daraus folgende Verzögerungen in der Fertigstellung von Vorhaben gehören mit Meisterplan der Vergangenheit an. Dieser Fokus auf Projektplanung auf Portfolioebene und Ressourcenplanung macht Meisterplan zu einem Paradebeispiel für eine Lean PPM Software. Darüber hinaus unterstützt die Software die Planung von Projektideen, das Monitoring und Priorisieren aktueller Projekten sowie die Budgetplanung.
Drag-and-Drop-Elemente, gängige Icons und übersichtliche Menüs erleichtern dem Anfänger die Bedienung des Programms. Ergänzend dazu ist das Lern- und Support-Angebot von Meisterplan sehr anschaulich und umfangreich. Es reicht von der Online-Hilfe über Video-Tutorials bis hin zu Schulungen.
Meisterplan ist eine cloudbasierte Projektportfoliomanagement-Software, die mit allem gängigen Betriebssystemen kompatibel ist.
Insgesamt ist die Software eine Empfehlung für kleine und große Unternehmen, die ihr Projektportfolio systematisch managen und Ziele erreichen möchten.
