Kontolino!

Jenny Gebel
Bereich:
Pro
  • Buchungsassistent
  • Datenimport von Amazon und Ebay
  • Übersichtliche Strukturen
  • Anschauliche Erklärungen
Kontra
  • Keine App
  • Keine Texterkennung
Fazit Die Online-Buchhaltungssoftware Kontolino! hilft Selbstständigen und Kleinunternehmern, den Überblick über Geschäftsfälle zu behalten. Sie bietet zudem eine bequeme Möglichkeit, Bilanz sowie Gewinn- und Verlustdaten an das Finanzamt zu senden. Assistenten und Erklärungstexte erleichtern dem Einsteiger die Einrichtung und Bedienung.
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Kontolino! Test

Konzept & Bedienung

4,50 Pkt

Kleinunternehmer und Freelancer sollten ihre Geschäftstätigkeit immer in Form von Belegen, Einzelrechnungen sowie einer Abschlussrechnung dokumentieren. Kontolino! ist ein Online-Buchhaltungstool, das sie wirksam dabei unterstützt. Da nicht jeder Unternehmer die komplette Buchführung erledigen muss, hat Kontolino! drei Tarif-Pakete mit unterschiedlichem Funktionsumfang zusammengestellt. Für unseren Test haben wir mit der Testversion gearbeitet.

Funktionsumfang und Tarife

Kontolino im Test
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Kontolino! ist eine Online-Buchhaltungssoftware, die sich vor allem an Kleinunternehmer richtet.

Kontolino! ist in drei Programm-Paketen erhältlich: Basis, Standard und Classic. Die Basis-Variante eignet sich für Selbstständige, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Sie bringt alle Grundfunktionen für Buchung, Belegordnung und Abschlussrechnung mit. Die Anzahl der jährlichen Buchungen und Schnittstellen ist jedoch stark reduziert. Die Standard-Version umfasst alle Funktionen, die ein umsatzsteuerpflichtiges Kleinunternehmen benötigt. Bis zu drei Benutzer können sich in dem Programm anmelden. Den größten Umfang hat Kontolino! Classic. In dieses Paket hat der Anbieter auch Anlagenbuchhaltung sowie die Verwaltung von Kostenstellen eingepackt.

FunktionenBasisStandardClassic
Nettopreis pro Monat4,00 €8,00 €12,00 €
Benutzer-Accounts133
Anzahl der Buchungen pro Jahr4002.0005.000
Buchungsassistent
USt-Ermittlung & Verbuchung
ELSTER-Export
DATEV-Export
GuV
Betriebswirtschaftliche Auswertungen
Import von Zahlungen (Bankauszüge etc.)
Anlagenbuchhaltung
Kostenstellen
Tarifmodelle von Kontolino! Im Überblick.

Kontolino! unterstützt die Standardkontenrahmen (SKR) 03, SKR 04, Mini-SKR 04 sowie den Industrie-Kontenrahmen (IKR).

Nach der Anmeldung im Programm gelangt der User auf das Dashboard. Der Menüpunkt „Erste Schritte“ hilft ihm, die Anwendung mit den richtigen Zahlen und Daten in den Bereichen Steuer und Eröffnungsbilanz zu füllen. Bei den ersten Buchungssätzen steht dem Anwender ein Buchungsassistent zur Seite.

Die Benutzeroberfläche von Kontolino!

Das übersichtliche Menü am linken Seitenrand setzt sich zusammen aus den wichtigsten Bereichen der Buchführung, wie zum Beispiel Buchen, Auswerten, Anlagenbuchhaltung (im Classic-Paket) und Jahresabschluss. Auch ein Einsteiger findet hier schnell zur rgewünschten Funktion. Leider hat der User jedoch nicht die Möglichkeit, den Übersichtsbereich umzugestalten oder neue Widgets zu definieren.

Interessierte können das Angebot über zwei Monate kostenfrei, unverbindlich und vollumfänglich testen.

Kontolino Dashboard
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Das Dashboard von Kontolino! zeigt die wichtigsten Kennzahlen der Buchhaltung im Überblick.

Danach muss der User eines der drei Pakete erwerben, um die Anwendung weiterhin zu nutzen. Erfreulich: Der Anwender muss nicht selbst kündigen, falls er kein Interesse hat. Die Testlizenz endet automatisch, anstatt – wie bei manch anderen Firmen – stillschweigend in ein kostenpflichtiges Abo zu münden. Die Mindestvertragslaufzeit für jedes der drei Pakete beträgt 12 Monate. Der Kunde bezahlt im Voraus.

Funktionen

4,45 Pkt

Belege und Buchungen

Buchungen erfasst Kontolino! in erster Linie manuell. Der Nutzer füllt ein Formular mit Angaben wie Beleg-Nummer, Buchungstext und Soll- beziehungsweise Habenkonto aus. Eingescannte Belege hängt er per Klick an den Datensatz an. Das bewährte Buchhalter-Prinzip „Keine Buchung ohne Beleg!“ wird damit digital umgesetzt.

Texterkennung bietet das Online-Tool leider nicht, der User muss alle Daten eintippen. Einsteigern helfen hier der Buchungsassistent und die eingeblendeten Erklärungs-Texte. Erfahrene Nutzer blenden diese Hilfen aus.

Kontolino Buchungsassistent
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Buchungen trägt der User manuell in ein Formular ein. Der Beleg kann als Bild an den Datensatz angehängt werden.

In das Formular ist eine Suchfunktion integriert. Ab den ersten drei Buchstaben durchsucht das Programm die bisherigen Einträge und zeigt ähnliche Buchungen beziehungsweise Buchungsmuster an. Dies hilft dem User, die Belege einheitlich zu erfassen.

Dass die Belegerfassung ausbaufähig ist, beweisen die Ziele, die die Entwickler ansteuern. Nach Angaben des Herstellers wird derzeit an einer Belegerfassung per E-Mail gearbeitet.

Diagramme und Monatsreports

Das Buchungsjournal listet alle Einträge auf und bietet diverse Sortier- und Filterfunktionen. Hier besteht auch die Möglichkeit, Änderungen beziehungsweise Korrekturen vorzunehmen. Der Nutzer kann sich außerdem für jedes Konto die Umsätze anzeigen lassen, auch auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt. Übersichten wie die betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA), Umsatzsteuer oder Saldenlisten stellt Kontolino! ebenfalls zusammen.

Die Anlagebuchhaltung im Classic-Paket umfasst bewegliche Wirtschaftsgüter, geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und Immobilien.

Kontolino Summen Salden
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Die Übersicht "Summen und Salden" zeigt die Kontobewegungen an.

Auch Altfälle, die bereits vor der Benutzung von Kontolino! angelegt und bebucht wurden, kann der User in diesem Funktionsbereich erfassen.

Mit der Bilanz und Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bietet die Online-Buchhaltungssoftware alle gängigen Jahresabschlüsse, die kleine und mittlere Unternehmen brauchen. Die Gewinnermittlung ist ebenfalls vorhanden. Das Programm weist den User jedoch darauf hin, dass diese Aufstellung von Einnahmen und Ausgaben ab dem Geschäftsjahr 2017 auch für Kleinunternehmer nicht mehr für die Steuererklärung ausreicht. Die Übersicht hat also nur noch Informationscharakter.

Ein Modul für die Erstellung von Rechnungen und Mahnungen gehört nicht zum Funktionsumfang von Kontolino!.

Sichere Buchhaltung und Belegdokumentation

Der Zugang zur Anwendung ist passwortgeschützt. Bei Inaktivität wird der User automatisch abgemeldet.

Performance & Schnittstellen

4,00 Pkt

Maximal drei Personen können mit Kontolino! Classic arbeiten. Einen speziellen Zugang für den Steuerberater gibt es nicht. Dieser erhält gegebenenfalls ein normales Nutzeraccount.

DATEV- und ELSTER-Schnittstellen sind nur in den beiden größeren Paketen vorhanden. Mit der Basis-Version können User die Unterlagen für den Steuerberater lediglich vorbereiten, nicht aber weitergeben.

Datenimport und -export

Kontoauszüge von Kreditkarten und Zahlungsdienstleistern wie Amazon oder PayPal importiert das Buchhaltungstool wahlweise in den Formaten CVS, MT940 (Standard für Banken) oder in TSV (Amazon). Je nach Voreinstellung bucht Kontolino! die Beträge automatisch in den gewünschten Konten und berechnet die Umsatzsteuer. Übersichten aus den Auswertungen lassen sich im CSV-Format aus dem Programm herausziehen.

Kontolino! mobil nutzen

Kontolino Importfilter
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Kontolino! importiert Bankauszüge von Bezahldienstleistern und bucht die Beträge automatisch.

Wünschenswert wäre eine App für mobile Geräte. Diese wäre nützlich für Anwender, die häufig geschäftlich unterwegs sind und Belege sofort digital erfassen und einbuchen möchten. Die Online-Version ist zwar responsiv, allerdings war die Anzeige auf dem kleinen Smartphone-Display im Test nicht fehlerfrei. Die Textboxen waren verschoben und die Erklärungstexte verdeckten das Menü.

Hilfe & Support

4,00 Pkt

Der Buchungsassistent, die Erklärungstexte im Programm und der Erste-Schritte-Bereich sorgen dafür, dass der der Neuling sich schnell zurechtfindet. Auf der Anbieter-Homepage finden sich weitere Hilfen.

Ein umfangreiches Handbuch mit Screenshots und Grafiken bringt Einsteigern die Nutzung der Funktionen von Kontolino! bei. Erfreulicherweise wird die Anlagenbuchhaltung aus dem Classic-Paket ebenfalls erläutert. Ein Leitfaden zum Ausdrucken macht Usern außerdem die Selbstbuchung über das Online-Buchhaltungs-Tool schmackhaft.

Nutzer, die ihre Buchhaltungskenntnisse vertiefen möchten, finden im Hilfe-Bereich von Kontolino! weiterführende Lesehinweise und sogar einen Podcast-Tipp. Auf YouTube finden User zudem mehrere Videotutorials, welche die Grundfunktionen des Programms zeigen. Auf einem Blog informiert der Anbieter über Programm-Updates und neue Steuerrichtlinien. Ergänzend dazu ist Kontolino! auch auf Twitter aktiv.

Kontolino Videoliste
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Auf YouTube finden Nutzer mehrere Videotutorials zu Kontolino!.

Eine ausführliche FAQ-Liste beantwortet Fragen rund um Funktionsumfang, Datensicherheit und Vertrag. Kleines Manko: Der User muss sich durch eine lange Liste scrollen – eine Stichwortsuche würde die Suche komfortabler machen. Für einen Direktkontakt bei Fragen oder Problemen hat der Anbieter leider nur eine E-Mail-Adresse angegeben – eine Supporthotline gibt es nicht.

Zusammenfassung

4,24 Pkt

Kontolino! Bieten vieles, was Selbstständigen und Kleinunternehmen die Buchhaltung erleichtert. Dazu zählen die Features Belegarchiv, Buchungsassistent, Bilanz, EÜR und die Unterstützung der gängigen Standardkontenrahmen. Sie gehören zu jedem Programm-Paket dazu.

Den größten Spielraum bietet Kontolino! Classic, das neben Schnittstellen zu DATEV und ELSTER auch eine Anlagenbuchhaltung beinhaltet. Nur die Rechnungsstellung ist mit Kontolino! leider nicht möglich.

Die Bedienung der Online-Buchhaltungssoftware ist dank integrierter Hilfen relativ einfach. Eine sehr ausführliche Dokumentation in Form von Handbüchern und Videotutorials erleichtert die Einarbeitung in das Programm.

Nicht ganz zeitgemäß ist die manuelle Belegerfassung. Hier wäre eine Texterkennung wünschenswert, so dass die erforderlichen Angaben automatisch erfasst werden und der User nur noch einen kontrollierenden Blick auf die Buchung werfen muss. Auch die mobile Bedienung der Anwendung ist noch verbesserungswürdig, zum Beispiel durch eine entsprechende App.