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Freshsales bietet einen üppigen Funktionsumfang zu günstigen Preisen. Der Haken dabei? Die Software ist ein Vehikel für den teuren VoIP-Dienst des Anbieters. Für Anwender, die auf die Telefonfunktion verzichten können oder sie nur selten nutzen, ist das Programm allerdings wirklich ein Schnäppchen.
Freshsales ist eine CRM-Software, die vor allem dazu gemacht wurde, den Sales-Prozess zu unterstützen. Ein Vorteil des Programms ist, dass es gut mit den anderen Business-Software-Lösungen des Herstellers Freshworks zusammenarbeitet. Erwähnenswert ist vor allem Freshdesk, eine Customer-Support-Software. Wenn ein Mitarbeiter mit Hilfe von Freshsales einen Kunden gewinnt, gibt das Programm alle relevanten Kundendaten an Freshdesk weiter, so dass sie sofort auch dem Support-Team zur Verfügung stehen.
Die besten CRM-Systeme im Vergleich
Da es sich bei Freshsales um eine reine Web-App handelt, ist keine Installation nötig. Das Programm kann unabhängig vom Betriebssystem auf jedem Rechner mit aktuellem Browser und Internetverbindung genutzt werden. Ergänzend zur Web-Oberfläche sind Smartphone-Apps für Android-Geräte und iPhones verfügbar.
Als integrierte Lösung vereint Freshsales die Funktionen einer Telefonsoftware, eines E-Mail-Marketing-Programms und einer CRM-Anwendung. Die Software spart dabei nicht mit technischen Raffinessen: Das Telefonmodul verfügt über einen Auto-Dialer, E-Mails werden getrackt und Abläufe im CRM-Bereich lassen sich automatisieren.
Wie es sich für ein verkaufsorientiertes Costumer-Relationship-Management-System gehört, ist der Dreh- und Angelpunkt die Sales-Pipeline, die über den Menüpunkt „Verträge“ aufgerufen wird. Sie verschafft einen visuellen Überblick über die verschiedenen Phasen des Verkaufsprozesses. Mit ihrer Drag-and-Drop-Bedienung und der Möglichkeit, mit einem einzigen Mausklick Kontakte anzurufen oder ihnen eine E-Mail zu schreiben, erweist sie sich als sehr benutzerfreundlich. Nützlich und schon bei einer relativ niedrigen Zahl von Deals notwendig ist die Option, die Deals in den einzelnen Phasen nach verschiedenen Gesichtspunkten zu sortieren.
Andere wichtige Elemente des Programms sind die Leads, Kontakte und Konten. Leads und Kontakte sind im Prinzip dasselbe. Eine neu hinzugefügte Ansprechperson ist zuerst ein Lead und wird erst nach erfolgter Kontaktaufnahme in einen Kontakt, einen Vertrag und ein Konto umgewandelt.
Bei den „Konten“ handelt es sich um eine sehr holprige Übersetzung des englischen Worts „accounts“. Treffender wäre er hier „Kunden“. Es handelt sich nämlich keineswegs um Konten im Sinne von Bank- oder Kundenkonten, sondern dieser Menüpunkt führt zu einer Datenbank der Firmen, die es als Kunden zu gewinnen gilt.
Erklärtes Ziel von Freshsales ist es, dass Verkäufer immer alle nötigen Kundendaten im Blick haben. Damit sind nicht nur selbsteingetragenen Daten gemeint, denn die Software vervollständigt Kontakt- und Firmendaten automatisch.
Sobald der Anwender die Website einer Firma eingetragen hat, ergänzt Freshsales den Datensatz mit so vielen frei im Internet verfügbaren Informationen wie möglich, beispielsweise mit dem Firmenlogo, der Adresse, der Mitarbeiteranzahl und Telefonnummern sowie E-Mail-Adressen. Selbstverständlich ist es auch möglich, diese Informationen manuell zu ändern.
Bei Personen will das Programm die E-Mail-Adresse wissen, um aus öffentlich verfügbaren Social-Media-Profilen Details über den Kontakt in Erfahrung zu bringen. Wie erfolgreich die Software damit ist, hängt auch davon ab, wie viel die betreffende Person öffentlich im Internet von sich preisgibt. Im Falle des Autors fand Freshsales in unserem Test immerhin ein Foto und Links zu seinen Profilen auf Facebook, Twitter und LinkedIn.
Freshsales legt für jeden Lead beziehungsweise jeden Kunden eine ausführliche Timeline an. Diese erfasst nicht nur den E-Mail-Verkehr und Telefongespräche, sondern macht auch großzügig Gebrauch von Tracking. So wird beispielsweise sichtbar, ob ein Kunde eine erhaltene E-Mail geöffnet hat und ob er Links in der Nachricht angeklickt hat.
Sogar Interaktionen des Kunden mit der Unternehmens-Website werden erfasst, falls der Freshsales-Nutzer den entsprechenden Code in seine Website integriert hat. Der Kunde merkt normalerweise nichts von dem Tracking. Ob es gerechtfertigt ist, seine Kunden auszuspähen, muss jedes Unternehmen selbst entscheiden. Nicht nur moralische Überlegungen, sondern auch rechtliche Aspekte schränken die Erfassung von Kundendaten ein. Jedes Unternehmen muss dabei die geltenden Gesetze (Stichwort Datenschutz-Grundverordnung) beachten.
Verkäufer können sich anhand dieser Infos ein Bild vom Kunden machen und einen Eindruck davon bekommen, wie hoch seine Kaufbereitschaft ist und für welche Produkte er sich interessiert. Freshsales nutzt die Daten auch, um eine Lead-Bewertung zu errechnen. Jeder Lead erhält eine Bewertung mit Null bis Einhundert Punkten. Je besser das System seine Kaufbereitschaft einschätzt, desto höher ist diese Bewertung. Welche Informationen dafür herangezogen werden, hängt vom gewählten Tarifmodell ab. Nutzern der günstigsten Versionen stehen nur stark abgespeckte Varianten zur Verfügung.
Die automatischen Arbeitsabläufe nehmen Nutzern von Freshsales Routineaufgaben ab. Im Einstellungsbereich verwaltet der Benutzer die Arbeitsabläufe. Sie funktionieren ähnlich wie Posteingangsfilter in einem E-Mail-Programm mit Wenn-Dann-Regeln. So erreichen Anwender beispielsweise, dass ein Lead automatisch in der Sales-Pipeline verschoben wird, sobald er ihn kontaktiert hat.
Arbeitsabläufe können für Leads, Kontakte, Konten und Verträge erstellt werden. Mehrere Bedingungen (der Wenn-Teil eines Arbeitsablaufs) und Aktionen (der Dann-Teil) lassen sich aneinanderreihen. Zum Erstellen der Regeln wählt der Nutzer mittels Drop-Down-Menüs aus den verfügbaren Optionen, was den gesamten Prozess relativ einfach macht.
Zur Synchronisation mit bestehenden E-Mail-Accounts nutzt Freshsales das E-Mail-Protokoll IMAP. Das Programm beherrscht Zwei-Wege-Synchronisation: Mit Freshsales verschickte E-Mails sind auch im gewohnten E-Mail-Programm zu finden und umgekehrt.
Zur Einbindung von E-Mail-Konten bei den Anbietern Gmail, Office 365 und Zoho stehen Konfigurationsprofile zur Verfügung. Die Eingabe von E-Mail-Adresse und Passwort reicht aus, um auf die Nachrichten bei einem dieser Dienste zuzugreifen. Auch andere E-Mail-Adressen lassen sich problemlos einbinden, sofern sie IMAP unterstützen, was jedoch so gut wie immer der Fall sein sollte. Dafür ist allerdings die Angabe einiger technischer Details (Server-Namen und Port-Nummern) erforderlich.
Ein Software-Telefon, das mit VoIP-Technik (Voice over IP, Telefonie über das Internet) funktioniert, ist Bestandteil von Freshsales. Damit gehen viele Komfortfunktionen einher. Der Nutzer ruft Kontakte per Mausklick an, bei eingehenden Anrufen hat er schnell alle gespeicherten Daten des betreffenden Kontakts auf dem Bildschirm, und die Software vermerkt die Gespräche nicht nur in der Timeline, sondern fertigt auf Wunsch sogar mittels Spracherkennung ein Gesprächsprotokoll an.
Wer die Telefonfunktion nutzen will, muss allerdings eine Telefonnummer und Gesprächsminuten bei Freshworks kaufen. Die Verwendung mit VoIP-Angeboten von Drittanbietern ist nicht möglich. Vermutlich ist Freshsales auch deswegen so günstig, weil es gleichzeitig eine Plattform ist, mit der Freshworks seinen eigenen VoIP-Dienst vermarktet. Dieser ist nicht gerade günstig: sogar für eingehende Anrufe und verpasste Anrufe entstehen Kosten.
Auf der Website sind die Preise nur in US-Dollar angegeben. Alle Preisangaben beziehen sich auf den Zeitraum von einer Minute, interessanterweise auch die Preise für verpasste Anrufe:
| GErät | Browser | Hardware-Telefon |
|---|---|---|
| Eingehende Anrufe | 1,5 Cent | 2,88 Cent |
| Verpasste eingehende Anrufe | 1,25 Cent | 1,25 Cent |
| Voicemail | 1,25 Cent | 1,25 Cent |
| Ausgehende Anrufe | 2,88 Cent | 2,88 Cent |
| Verpasste ausgehende Anrufe | 0,5 Cent | 0,5 Cent |
Verbindet der Nutzer Freshsales mit dem hauseigenen Helpdesk-Programm von Freshworks, leitet die Anwendung Kundendaten automatisch an die Supportdatenbank weiter. Darüber hinaus unterstützt die Software die Zusammenarbeit mit 15 weiteren Web-Apps. Nennenswerte Beispiele sind die E-Mail-Marketing-Lösung Mailchimp, Facebook (Freshsales übernimmt Leads aus dem sozialen Netzwerk) und Zapier, eine Web-App zum Verbinden und Automatisieren anderer Web-Apps.
Einer der größten Vorteile von CRM-Software ist die Möglichkeit, dank der Erfassung aller Sales-Aktivitäten detaillierte Auswertungen zu erstellen, die eine Analyse und Optimierung der Verkaufsprozesse ermöglichen. Diese Funktion findet sich bei Freshsales im Menüpunkt „Berichte“. Das Nutzerinterface zum Erstellen von Berichten ähnelt dem für die Arbeitsabläufe. Auch hier baut sich der Anwender mittels Drop-Down-Menüs, beispielsweise für die Auswahl des Datensatzes oder der Diagrammform, eine maßgeschneiderte Lösung. Um mehrere relevante Berichte gleichzeitig im Auge zu behalten, gruppiert der Nutzer sie auf Dashboards.
Die Benutzeroberfläche von Freshsales wirkt hübsch und modern.Sie weist sie deutliche optische Parallelen zum Webshop-System Magento auf. Scheinbar haben sich die Entwickler davon inspirieren lassen.
Trotz der gefälligen Erscheinung ist Freshsales in vielen Bereichen nicht intuitiv bedienbar. Konzepte wie Leads, die nach der ersten Kontaktaufnahme in Kontakte, Konten und Verträge umgewandelt werden, sind erklärungsbedürftig. Dazu kommt, dass die Software Funktionen enthält, die von Natur aus relativ komplex sind. Zum Beispiel lassen sich Web-Tracking oder Workflows nur schwer so umsetzen, dass sie wirklich einfach sind.
In ihrem Bestreben, eine All-in-One-Software für den Verkauf zu bieten, haben die Entwickler ins Volle gegriffen und ein detailversessenes und dadurch etwas konzeptlos wirkendes Programm erzeugt. Beispielsweise hält das System für jeden Kontakt 26 Eingabefelder bereit, die der User ausfüllen kann. Dazu kommen 15 Felder mit Systeminformationen, in die Freshsales automatisch Werte einträgt. Wem das nicht genug ist, der kann über die Einstellungen noch zusätzliche Felder definieren. Dem Anwender kommt also die hohe Anpassbarkeit des Programmes entgegen. Die Kehrseite der Medaille ist, dass es relativ viel Mühe kostet, den Umgang mit dem Programm zu erlernen.
Für reine Nutzer, also Sales-Agents, hält sich die Komplexität des Programms in Grenzen. Es gibt zwar Alternativen, die angenehmer zu bedienen sind, aber nach einer kurzen Einführung sollte jeder in der Lage sein, Freshsales problemlos zu verwenden.
Anders verhält es sich bei Administratoren, die das Programm so konfigurieren müssen, dass es für die Arbeitsabläufe im eigenen Unternehmen brauchbar ist. Sie werden nicht umhinkommen, sich eingehender mit Freshsales auseinander zu setzen. Diese Aufgabe erleichtert ihnen das Programm jedoch dadurch, dass es in einer Sidebar am rechten Seitenrand die jeweilige Einstellungsseite kurz erklärt und zu einem passenden Video-Tutorial verlinkt.
Freshsales ist in vier verschiedenen Abonnements mit unterschiedlichem Leistungsumfang erhältlich. Dadurch eignet sich die Software für diverse Branchen und für Unternehmen jeder Größe. Ob es darum geht, wenige hochwertige Kunden intensiv zu betreuen oder den Überblick über eine große Anzahl von Leads und Kunden zu behalten: Freshsales passt sich problemlos diesen unterschiedlichen Anforderungen an.
Die Kernzielgruppe dürften Firmen sein, die bereits die Support-Lösung von Freshworks verwenden und ein Sales-Programm suchen, das nahtlos mit dieser zusammenarbeitet. Die Website nennt einige Arten von Unternehmen, für die sich die Software besonders gut eignet: Kleinunternehmen, SaaS-Unternehmen wie Freshworks selbst, Firmen aus der Immobilien-Branche, Gastronomiebetriebe und E-Commerce-Firmen.
Freshworks erklärt in einer umfangreichen Data Security Policy, wie das Unternehmen die Daten seiner Kunden schützt. Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehört unter anderem SSL-verschlüsselte Datenübertragung und die Verschlüsselung der gespeicherten Daten mit AES-256. Auch eine umfangreiche Dokumentation der Sicherheitsmaßnahmen und eine strenge Zugangskontrolle tragen zur Sicherheit bei.
Für die Datenspeicherung nutzt Freshsales Amazon Web Services und die Google Cloud Platform, zwei Anbieter, die penibelste Vorkehrungen gegen Datenverlust treffen. So speichert die Google Cloud Platform Daten mindestens in doppelter Redundanz an zwei geographisch voneinander getrennten Orten.
Kunden, die das teuerste Paket Forest buchen, steht eine spezielle Sicherheitsmaßnahme zur Verfügung, das sogenannte IP-Whitelisting. Diese Technik ermöglicht es, eine Whitelist mit erlaubten IP-Adressen anzulegen. Nutzer können sich nur mit Computern in das System einloggen, deren IP-Adresse auf dieser Liste steht. Das sorgt dafür, dass unbefugte Personen keinen Zugriff auf die bei Freshsales gespeicherten Daten des Unternehmens bekommen, selbst wenn es ihnen gelingen sollte, an die Zugangsdaten eines Mitarbeiters zu gelangen.
Bei Freshsales handelt es sich um SaaS (Software-as-a-Service). Die Software wird nicht lokal auf dem Rechner des Nutzers installiert, sondern läuft auf dem Server des Anbieters. Folglich ist es auch nicht möglich, das Programm zu kaufen. Stattdessen entrichtet der Kunde eine monatliche Abonnementgebühr, um den Dienst zu nutzen.
Freshsales bietet vier unterschiedliche Abonnements an, die blumig mit Blossom, Garden, Estate und Forest betitelt sind. Zudem ist das dauerhaft kostenlose Paket Sprout verfügbar, das sich für kleine Unternehmen mit niedrigen Ansprüchen eignet oder als Einstieg, um die Software vor dem Wechsel auf eines der bezahlten Abonnements gründlich zu testen.
Mit Sprout kann der Nutzer Kontakte verwalten und telefonieren, aber nicht viel mehr. Eine Verkaufs-Pipeline ist nicht vorhanden, und die Integration von E-Mails ist nicht möglich. Viele interessante Funktionen, wie etwa Workflows oder die automatische Bewertung der Lead-Qualität anhand der E-Mail-Aktivität, stehen nicht zur Verfügung.
Wer sich vor der Entscheidung für ein Abonnement ein Bild von der Software machen möchte und auch Funktionen kennen lernen will, die in Sprout nicht enthalten sind, kann sich für einen dreißigtägigen, kostenlosen Test anmelden. Die Übermittlung von Zahlungsdaten (beispielsweise einer Kreditkartennummer) ist dafür nicht nötig. Im Testzeitraum steht der Leistungsumfang des Estate-Abonnements und somit nahezu der volle Funktionsumfang zur Verfügung.
Der günstigste Tarif, Blossom, kostet im Jahresabo 10 EUR pro Benutzer und Monat (16 EUR im Monatsabo) und bietet alle grundlegenden Funktionen. Er erlaubt die Verwaltung von Leads, Kontakten, Konten und Abschlüssen und beinhaltet eine Sales-Pipeline. Jeder Nutzer kann maximal 250 E-Mails pro Tag versenden und zwei E-Mail-Kampagnen sowie zwei intelligente Workflows erstellen. Die Bewertung von Leads, grundlegende Statistiken und die Telefonfunktion sind freigeschaltet. Auch die Nutzung der Smartphone-Apps und die Verknüpfung mit Webdiensten von Drittanbietern ist möglich.
Garden bietet einen etwas höheren Leistungsumfang und kostet im Jahresabo 20 EUR pro Benutzer und Monat (29 EUR im Monatsabo). Nicht nur eine Sales-Pipline steht hier zur Verfügung, sondern gleich mehrere. Jeder Benutzer kann 500-E-Mails pro Tag versenden sowie fünf E-Mail-Kampagnen und zehn intelligente Workflows erstellen. Zudem stehen ihm sämtliche Statistiken zur Verfügung. Das CRM-Tool erlaubt mit Garden umfassende Anpassungen, und Leads beziehungsweise Gebiete lassen sich automatisch bestimmten Nutzern zuweisen.
Estate stellt die obere Mittelklasse dar. Die Kosten belaufen sich auf 40 EUR pro Benutzer und Monat im Jahresabo beziehungsweise 52 EUR im Monatsabo. Zusätzliche Funktionen in dieser Version sind die automatische Vervollständigung von Kontaktdaten, ein konfigurierbares Dashboard für Statistiken sowie die automatische Generierung von Leads mit einem Webformular und Aktivitätstracking für die Website. Die Anzahl der täglichen E-Mails pro Benutzer wird auf 1.000 erhöht. Insgesamt lassen sich 25 intelligente Workflows erstellen, und jeder Anwender kann bis zu zehn E-Mail-Kampagnen anlegen.
Der größte Tarif, Forest, kostet im Jahresabo 64 EUR pro Nutzer und Monat oder 80 EUR bei monatlicher Abrechnung. Er erhöht die Nutzerlimits für E-Mail-Kampagnen und täglich versendbare E-Mails weiter, nämlich auf 25 respektive 2.000. Zudem sind jetzt insgesamt bis zu 50 intelligente Workflows möglich. Darüber hinau bietet dieser Tarif ein EUC-Datenzentrum und ein IP-Whitelisting-Feature.
Auf der Support-Website finden Anwender mit Screenshots illustrierte Anleitungen und Videos. Diese Hilfestellungen sind allerdings nur auf Englisch verfügbar, eine deutsche Übersetzung existiert nicht. Das kann verwirrend sein, wenn der Anwender die deutsche Benutzeroberfläche eingestellt hat und raten muss, wie eine auf Englisch bezeichnete Funktion auf Deutsch heißt. Die Dokumentation ist äußerst umfangreich. Sie wird auch dringend benötigt, da es ohne Erklärung fast unmöglich ist, das Programm zu verstehen.
Die geschriebenen Anleitungen umfassen zwölf Abschnitte mit jeweils zehn und mehr Artikeln. Sinnvollerweise sind die Artikel oft mit einer Markierung versehen, die anzeigt, in welchen Tarifen die besprochenen Funktionen verfügbar sind.
Die Videos sind deutlich weniger. Die Sammlung besteht aus acht Abschnitten mit meistens nur ein oder zwei Videos. Im Gegensatz zur Dokumentation in Textform handelt es sich dabei selten um genaue Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Oft stellen die Videos nur einzelne Funktionen im Schnelldurchgang vor.
Auf dem YouTube-Channel des Unternehmens finden interessierte Nutzer zusätzliche Videos. Viele davon sind längere Aufzeichnungen von Webinaren, bei denen es nicht nur um das Produkt geht, sondern allgemein um Themen, die für Verkauf und Marketing relevant sind.
Eine deutsche Support-Hotline gibt es nicht. Wer telefonische Unterstützung bei der Verwendung des Programms benötigt, muss die amerikanische Support-Telefonnummer anrufen. Auch per E-Mail können Anwender mit dem Kundenservice Kontakt aufnehmen. Des Weiteren integriert die Website ein Kontaktformular und einen Support-Chat.
Als Ausnahme in der Produktkategorie CRM-Software kann Freshsales dauerhaft kostenlos genutzt werden. Unternehmen, die sich noch nicht sicher sind, ob sie Geld für eine Sales-Software ausgeben wollen, können so erst einmal ohne finanzielles Risiko ausprobieren, ob sich ein solches Tool lohnt, und bei Bedarf auf ein bezahltes Abonnement upgraden. Das einzige andere Gratis-Programm im Test ist HubSpot CRM. Die kostenlose Version von Freshsales stellt jedoch nur einen Bruchteil des beeindruckenden Funktionsumfangs bereit. Für Features wie intelligente Arbeitsabläufe, eine aussagekräftige Lead-Bewertung, Web-Tracking und die Integration von Drittanbieter-Apps müssen Kunden bezahlen.
Einen Vorteil hat die Gratis-Variante allerdings: Sie ist vergleichsweise benutzerfreundlich. Mit zunehmendem Funktionsumfang kommt nämlich auch zunehmende Komplexität. Ob Gratisnutzung oder Abonnement: Das integrierte Telefon kostet immer extra, und zwar relativ viel.
Eine Empfehlung ist Freshsales für alle, die eine kostengünstige und dennoch individuell anpassbare Software für ihr Sales-Team suchen und bereit sind, etwas mehr Zeitaufwand für die Konfiguration des Programms und die Schulung der Mitarbeiter aufzuwenden. Günstig ist das Programm allerdings nur, wenn die Telefonfunktion nicht oder nur selten genutzt wird.
