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DOCHOUSE 4 ist eine CRM-Software mit großem Funktionsumfang, der auch Funktionen für Vertrieb und Projektverwaltung umfasst. Die detaillierte und rechtskonforme Erfassung von Personen- und Firmendaten und die flexibel einsetzbaren Module machen DOCHOUSE 4 zu einer Empfehlung für kleine und große Firmen.
Bei der Entwicklung der CRM-Software DOCHOUSE 4 schöpft der Softwarehersteller DOCHOUSE aus Praxiserfahrung und langjähriger Kompetenz.
Die Software funktioniert als Baustein-System. Die Basis bildet das Programm mit den CRM-Grundfunktionen. Dieses kann der Nutzer um Module für die Bereiche Vertrieb, Projektmanagement und Verträge ergänzen.
Beim Customer Relation Management (CRM) geht es um die Verwaltung der Kundendaten innerhalb eines Unternehmens. Einerseits sollen alle erfassten Daten aktuell sein, andererseits sollen die Mitarbeiter einen schnellen Überblick über alle Interaktionen mit dem Kunden und die daraus folgenden Termine und Aufgaben erhalten.
Diese Anforderungen deckt die Grundversion von DOCHOUSE 4 genau ab. Die Nutzer können von jedem internetfähigen Gerät aus auf die Kontaktdaten zugreifen und diese bearbeiten. Die Kontaktverwaltung von DOCHOUSE 4 erlaubt die Sortierung nach Kategorien sowie die Erstellung von Verteilerlisten und Unternehmenshierarchien. Weiterhin kann jeder User Zugriffsrechte und Bearbeitungsrechte verwalten.
Die Software zeigt alle anstehenden Aufgaben an, übersichtlich geordnet nach Dringlichkeit, Wiedervorlage oder Fälligkeitsdatum.
Außerdem erhält der Nutzer einen Überblick über die letzten Kommunikationen. Das können E-Mails sein, aber auch Anrufe, Briefe und Gesprächsnotizen. Wie genau und hilfreich diese Zusammenfassung ist, hängt davon ab, wie gut der User die Vorfälle zuvor dokumentiert hat.
Die besten CRM-Systeme im Vergleich
Folgende Zusatzfunktionen unterstützen das Unternehmen bei Belangen rund um Vertrieb, Projektdurchführung und Vertragsverwaltung:
Vertrieb
Projekte
Verträge
Ergänzt wird das Funktionspaket mit Features, die die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern optimieren. Dazu zählen zum Beispiel interne Notizen, in denen der User Zusatzinfos zu den Dokumenten festhalten kann, verschiedene Text- und Formularvorlagen sowie Tags zur Verschlagwortung von Kontakten, Aufgaben oder Dokumenten. Wiedervorlage-Funktionen erinnern zum passenden Zeitpunkt an die Fortsetzung eines laufenden Prozesses. Vorlagen für Briefe, E-Mails, Telefonnotizen und Produktinformationen sorgen dafür, dass alle Kommunikationsunterlagen vom Design und auch vom Wording einheitlich sind. Abgerundet wird das Leistungspaket von Funktionen zur Projektplanung und Zeiterfassung. Externe Tools zum Projektmanagement lassen sich jedoch nicht einbinden.
Reportings findet der User auf dem Dashboard. Aus den einzelnen Übersichten innerhalb des Programmes lässt sich keine Grafik erstellen und als Report herunterladen.
Spezielle Prognose- und Analyse-Tools für Verkauf und Marketing, zum Beispiel eine Umsatzprognose oder ein Kampagnentracker, gehören nicht zum Funktionsumfang dazu.
Insgesamt hat DOCHOUSE ein solides CRM-Paket geschnürt. Der Fokus liegt eindeutig auf Kontaktverwaltung, Kommunikation und der Dokumentenverwaltung. Die Basics der Kundendatenverwaltung sind vorhanden ebenso wie Tools für die Optimierung einer einheitlichen Kommunikation und der effizienten Aufgabenverteilung im Unternehmen. Auch Vertriebsprozesse und Projektplanungen können User mithilfe von DOCHOUSE 4 an einem Stück erledigen.
Durch den modularen Aufbau lässt sich die CRM-Software genau an den Bedarf des Unternehmens anpassen. Was die Anzahl der Benutzeraccounts und die Anzahl der Kontakte betrifft, gibt es keine Einschränkungen. Gleiches gilt auch für den Speicherplatz.
Über das integrierte Mitarbeiterverzeichnis hat jeder Nutzer die Kontaktdaten der Kollegen übersichtlich auf dem Schirm. Auch die Arbeit im Team und vor allem eine einheitliche Ablage der Dokumente ist mithilfe von DOCHOUSE 4 möglich. Für die Zusammenarbeit mit Klienten ist die Software hingegen nicht vorgesehen.
Um den Bedienkomfort zu testen, haben wir die Demo-Version genutzt. DOCHOUSE 4 hat diese dankenswerterweise mit Beispieldaten gefüllt, was das Testen erheblich erleichtert.
Nach der Anmeldung landet der User direkt im Dashboard. Dieses bietet eine Übersicht über anstehende Aufgaben, die letzten Kommunikationen, verschiedene Reports über Vertriebsprozesse sowie die zuletzt bearbeiteten Kontaktdatensätze.
Die Liste der offenen Aufgaben zeigt alle relevanten Informationen (Was? Bis wann? An wen? Welches Dokument?) übersichtlich an. Der User braucht also keine weiteren Seiten öffnen, scrollen oder ähnliches.
Praktisch: In der Kundenakte kann der User eine persönliche Anrede für den Kontakt anlegen. Wer also mit einer Person einen freundschaftlichen Kontakt pflegt und diese daher lieber mit „Hallo“ und „Du“ ansprechen möchte, kann dies in der Software hinterlegen. Bei anderen DOUCHOUSE-Benutzern wird nach wie vor die übliche formelle Anrede in der Kommunikation eingesetzt.
Die Kundenakten sind gewissermaßen das Herzstück der CRM-Software. Im Kontaktebereich erfasst der Benutzer alle Informationen zu Unternehmen und Personen. Die Formulare sind sehr umfangreich und erfassen viele Details, die für Vertrieb, Verkauf, Vertragsverwaltung und ähnliche Geschäftsvorfälle erforderlich sind. Firmenkontakte kann der Nutzer kategorisieren, zum Beispiel nach:
Praktisch ist, dass der User in den Formularen Pflichtfelder definieren kann. Jeder Eintrag enthält damit die erforderlichen Grunddaten. Dies minimiert das Risiko, dass die Datenbank viel zu viele überflüssige Datensätze enthält. Apropos überflüssig: Eine Dublettenprüfung ist selbstverständlich im Programm vorhanden.
Positiv fiel uns auf, dass Personen-Kundenakten ein Feld enthalten, in denen erfasst wird, dass sie gemäß Artikel 7 DSGVO zur Verarbeitung der Daten ihre Einwilligung gegeben haben.
Hier überzeugt DOCHOUSE 4 als Tool für die Verwaltung der Kundenbeziehungen, weil der Nutzer zahlreiche Daten erfassen und überblicken kann und die Umsetzung der aktuellen Rechtslage entspricht.
Bei der Aufgabenverteilung kann der Nutzer einzelne Mitarbeiter als Verantwortliche einsetzen, aber auch Mitarbeiterrollen auswählen, also ganze Personengruppen. Der Vorteil: Falls der Projektmitarbeiter, der für die Aufgabe verantwortlich ist, unerwartet ausfällt, kann eine andere Person aus dem gleichen Aufgabenbereich die Tätigkeit übernehmen.
Auf der linken Bildschirmseite sind alle Arbeitsbereiche als Piktogramme übersichtlich aufgeschlüsselt. Darauf kann der User immer zugreifen, egal, auf welcher Seite er sich im Programm befindet. Das Webdesign ist responsiv und passt sich der Display-Größe an. So kann der User die Kontaktdatenbank auch auf kleinen Displays gut bedienen.
Es braucht etwas Einarbeitungszeit, eher der User souverän zwischen den verschiedenen Datenbanken hin- und herschalten kann und alle Einstellungen beherrscht. Im Test sahen wir im Menü zwar, dass es möglich ist, einen Datensatz mit Tags und Schlagworten zu versehen. Wie der User dies zu tun hat, erschloss sich hingegen nicht auf Anhieb.
CRM-Software ist selbstverständlich ausschließlich für Unternehmen relevant. Mindestens fünf Lizenzen sollte der Kunde nutzen. DOCHOUSE 4 ist damit für kleine Teams ebenso geeignet wie für kleine mittelständische Unternehmen und große Firmen. Die Software ist auf Deutsch und Englisch erhältlich und kann als Dienstleistung in weitere Sprachen übersetzt werden.
In der Regel sind Programme zum Kundendatenmanagement als cloudbasiertes System erhältlich. Eine lokale Installation ist nicht nötig. Damit ist die Anwendung unabhängig von Endgerät, Betriebssystemen und anderen technischen Voraussetzungen. Auch DOCHOUSE 4 ist als Software on Demand (auf Abruf aus dem Web) über das eigene Rechenzentrum des Anbieters verfügbar. Auf Wunsch können Unternehmen die Anwendung auch in ihrem eigenen Rechenzentrum betreiben.
Besondere Apps für Android oder iOS gibt es nicht. Der Zugriff von mobilen Geräten erfolgt jeweils über den Webbrowser. Damit halten sich auch die Update-Frequenzen in Grenzen, die bei separaten Programmen erforderlich wären.
Wer sich für ein Hosting bei DOCHOUSE entscheidet, profitiert von mehreren Sicherheitsleistungen. Regelmäßige Backups gehören zur Routine dazu. Die Verbindung zwischen Webbrowser und CRM-System ist durch ein SSL/TLS-Zertifikat vom COMODO gesichert. Für das Hosting arbeitet DOCHOUSE mit der Keyweb AG zusammen. Diese betreibt mehrere TÜV-geprüfte Rechenzentren an Standorten in Thüringen, Frankfurt und Berlin.
Admin-Funktionen zur Vergabe von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten tragen ebenfalls dazu bei, dass sensible Daten geschützt bleiben.
Fertige Leistungspakete bietet DOCHOUSE nicht an; zumindest werden auf der Webseite keine Tarife oder ähnliches vorgestellt. Aufgrund des modularen Aufbaus kann der (Haupt-)Nutzer die Zusatzbausteine für Vertrieb, Projektarbeit und Verträge flexibel für jeden Benutzeraccount auswählen. Dadurch kann DOCHOUSE den Leistungsumfang der CRM-Software genau an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Entsprechend werden auch die Preise für die erforderlichen Leistungen vereinbart.
Eine kostenfreie Testversion oder eine Free-Version stehen nicht zur Verfügung. Stattdessen gibt es eine Demo-Version, die mit Beispieldaten gefüllt ist. Das hilft Interessenten, die sich schnell einen ersten Eindruck von den Funktionen und der Bedienung verschaffen wollen.
DOCHOUSE 4 spricht mit seinen Leistungen ausschließlich Unternehmen an. Daher ist es kein Wunder, dass der Anbieter einen umfassenden Kundenservice mit persönlicher Betreuung offeriert. Etwas anderes als Full-Service wäre bei einer solchen Zielgruppe undenkbar.
Auf der Webseite findet der User eine Sammlung der häufigsten Fragen (FAQs) sowie ein Online-Handbuch in Wiki-Form. Weiterhin können sich die User per E-Mail oder telefonisch an das Service-Team wenden. Aktuelle Informationen und Tipps rund um CRM und DOCHOUSE 4 veröffentlicht der Anbieter auf dem eigenen Blog und im Ratgeberbereich auf der Webseite.
Beratung, Hilfe bei der Implementierung und Schulungen gehören selbstverständlich zum individuellen Service dazu und werden auf Anfrage zur Verfügung gestellt.
Im breiten Vergleich mit anderen Anbietern fehlen nur ein Live-Chat-Support und ein Lernprogramm. Wer einen persönlichen Ansprechpartner hat, wird kaum einen Live-Chat nutzen. Dieser wäre nur eine Hilfe für Interessenten, die vor einem verbindlichen Vertrag noch Fragen haben. Doch auch in diesen Fällen greift man in der Business-Welt eher zum Telefon. Auch ein Lernprogramm ist eher im Consumer-Bereich zu finden. Firmen setzen hingegen eher auf Schulungen vom Anbieter.
DOCHOUSE 4 ist eine cloudbasierte CRM-Software. Neben den Grundfunktionen zum Kundendatenmanagement enthält sie auch Module für Vertrieb, Projekte und Verträge. Im Test konnte die Anwendung mit einer detaillierten Kontaktdatenbank und einem informativen Dashboard viele Punkte sammeln. Damit bietet DOCHOUSE aktuelle Kundendaten und alle relevanten Informationen zum Stand der letzten Kommunikationen in den Datensätzen. Features wie Mitarbeiterliste, Dokumentvorlagen und gemeinsame Ordnerstruktur unterstützen die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in einer Firma.
Kunden können DOCHOUSE 4 als Software on Demand vom Anbieter erhalten oder in einem eigenen Rechenzentrum betreiben. Die anbietereigenen Server sind TÜV-geprüft und abgesichert.
Beim Support bietet der Softwareentwickler Full-Service und persönliche Beratung an. Damit wird DOCHOUSE den hohen Ansprüchen seiner Zielgruppe gerecht.
Insgesamt ist DOCHOUSE 4 eine Empfehlung für Unternehmen, bei denen Kundenkontakte zum täglichen Geschäft gehören. Die Software unterstützt die übersichtliche und einheitliche Kommunikation innerhalb der Firma und nach außen hin mit Geschäftskunden.
