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Mit seiner Dateiversionierung, der Aufteilung in Projekträume und der einfachen Benutzer- und Zugriffsrechteverwaltung ist PROOM ein empfehlenswerter Cloud-Speicher für die Maschinen- und Anlagenbaubranche. Dank der anwenderfreundlichen Navigation lässt sich die Software schnell in den Workflow eines Unternehmens integrieren. Für die Bedienung und Verwaltung der Daten sind keine IT-Experten erforderlich. Ein umfangreicher Support für zahlende Kunden macht das Angebot komplett.
In technischen Unternehmen gehört der gemeinsame Austausch von Daten und Dokumenten zwischen Partnern, Lieferanten und Kunden zum Tagesgeschäft dazu. Unternehmen aus der Technik-Branche stellen jedoch besondere Anforderungen an den Datentransfer. Maschinen- und Anlagenbauunternehmen legen beispielsweise Wert darauf, dass sie hohe Datenmengen, wie 3D-Modelle, Simulationen oder Projektdokumentationen, sicher und zuverlässig übertragen beziehungsweise abrufen können. Der Weg über die E-Mail ist für große Dateien denkbar ungeeignet. Außerdem entspricht die Sicherheit der Datenübertragung nicht den Standards, die in der Industrie gelten.
Beim Transfer via FTP gehen beim Upload die alten Dateiversionen verloren. Zudem hat der Administrator keine Kontrolle über die Zugriffsrechte. Damit kann er auch nicht nachvollziehen, ob Dateien geändert wurden und wer dies getan haben könnte. Für die meisten Unternehmen kommt für den zuverlässigen Datenaustausch daher nur virtuelle Projekträume in Frage.
Mit PROOM hat der deutsche Anbieter PROCAD eine sichere Cloud-Lösung für den Business-Bereich auf den Markt gebracht. Als Nutzergruppe visiert PROCAD in erster Linie Unternehmen aus der Maschinen- und Anlagenbaubranche an. Sie sollen technische Dokumente mit Geschäftspartnern, Lieferanten, Dienstleistern oder Kunden sicher und kontrolliert austauschen können. Die Anforderungen, die diese Kunden an eine Cloud-Lösung stellen, kennen die Entwickler genau. Dementsprechend sind die Funktionen von PROOM darauf zugeschnitten.
Die Grundfunktionen einer Cloud-Lösung – das Speichern, Synchronisieren und Teilen über Freigabelinks – beherrscht die PROOM-Cloud selbstverständlich.
Die Organisation der Dokumente erfolgt in virtuellen, zugriffssicheren Projekträumen, die der Administrator für Benutzer freischalten kann. Innerhalb eines solchen Speicherbereiches erfolgen die Kommunikation und der Dokumentenaustausch in Echtzeit.
Als Cloud-Anbieter für technische Unternehmen zeichnet sich PROOM durch folgende Funktionen aus:
Aktivitätenprotokolle – Die Software zeichnet präzise auf, wer auf welche Datei zugegriffen und diese bearbeitet oder heruntergeladen hat. Dies ist wichtig für die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit des Arbeitsprozesses eines Projektes, aber auch für die Sicherheit der Daten.
Zugriffsrechteverwaltung – Aus Gründen der Datensicherheit ist es für Unternehmen wichtig, die Zugriffsberechtigungen der Benutzer zu steuern. PROOM ermöglicht eine Einschränkung auf Projektraum- und Ordnerebene. Damit können nur berechtigte Personen Änderungen in einem Dokument durchführen oder dieses ausdrucken. Auch unternehmenseigene Datenschutz-Richtlinien werden dank der Zugriffssteuerung eingehalten.
Versionsmanagement – Mit dem Upload einer aktuellen Dateiversion erkennt PROOM automatisch die passende Datei und legt ein Abbild der früheren Fassung an. Entwicklungsschritte werden damit genau dokumentiert. Außerdem haben User die Option, eine frühere Dateiversion noch einmal aufzurufen.
Synchronisation – Der Client PROOM Sync bringt die Projekträume und Dokumente auf Geräten und in der Cloud in Echtzeit auf den neuesten Stand, so dass jeder Benutzer mit der aktuellen Dateiversion arbeitet.
Insgesamt unterstützt PROOM mit diesen Voraussetzungen die Kommunikation innerhalb der Abteilungen eines Unternehmens und sichert den kontrollierten Datenaustausch mit Kunden und externen Partnern.
Auf Extras wie Web-Office-Funktionen mussten Nutzer bislang verzichten. Das Programmupdate vom September 2017 vervollständigt nun die virtuellen Projekträume von PROOM mit diesen Features.
Für technische Unternehmen empfiehlt sich außerdem die Kombination mit anderen Services von PROCAD. Diese vereinfachen die Prozesse zum Produkt-Lifecycle-Management, welches in der Maschinen- und Anlagenbaubranche von großer Bedeutung ist. Das screenshot PRO.FILE unterstützt technische Unternehmen beispielsweise bei der Verwaltung und Verbindung von Produktdaten und Dokumenten im gesamten Produktlebenzyklus. Die PDM-Lösung ist mit allen gängigen ERP-und CAD-Systemen kompatibel.
Vermisst haben wir jedoch eine Remote-Wipe-Funktion. Mit dieser Funktion veranlasst der Administrator, dass Daten per Fernsteuerung von mobilen Geräten gelöscht werden, wenn diese aus der Konfiguration der Cloud entfernt werden. Bei Cloud-Lösungen für den Business-Bereich ist eine solche Funktion hilfreich, um auch bei Personalwechsel die Datensicherheit zu garantieren.
PROCAD bietet PROOM in drei Service-Paketen an: Free, Professional und Enterprise. Die drei Leistungspakete unterscheiden sich in ihren Kapazitäten wie Speicherplatz, Anzahl der Projekträume und Anzahl der Benutzer-Accounts. Hinzu kommt die Option, PROOM in einer unternehmenseigenen Cloud beziehungsweise auf eigenen Servern zu installieren. PROCAD selbst nutzt für das Cloud-Angebot die nach IEC 27001 zertifizierte Cloud-Computing-Plattform Microsoft Azure mit den europäischen Serverräumen in Irland und den Niederlanden.
Die Übersicht unten zeigt die jeweiligen Basisleistungen der PROOM-Tarife für Deutschland im Vergleich:
| Paket | Free | Professional | Enterprise |
|---|---|---|---|
| Preis | Kostenfrei | 9,90 Euro/Monat (ab 10 Nutzern) | Preis auf Anfrage (Miete) |
| Mindestvertragslaufzeit | ✘ | 3 Monate | 3 Monate |
| Testversion | ✘ | 30 Tage kostenlos & unverbindlich | 30 Tage kostenlos & unverbindlich |
| Aktive Benutzer | 1 | Ab 10 | Ab 50 |
| Lesende Projektraum-User | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Anzahl der Projekträume | 3 | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Speicherplatz | 5 GB | 100 GB | 200 GB |
| Speicherplatz erweitern | ✘ | ✔ | ✔ |
| Benutzeranzahl erweitern | ✘ | ✔ | ✔ |
| Software-Updates | ✔ | ✔ | ✔ |
| Wartung & Hotline | ✘ | ✔ | ✔ |
Die Free-Version von PROOM beschränkt sich auf einen aktiven Nutzer und ist damit nur für das Verteilen von Informationen und Dokumenten oder für die private Nutzung ausgelegt, weniger auf den Datenaustausch. Das Enterprise-Paket erfüllt die Ansprüche großer Unternehmen. Die Funktionen und Rechte unterscheiden sich dabei nicht groß von den anderen Tarif-Paketen. Die Kapazität an möglichem Speicherplatz und die Anzahl der Benutzer sind aber höher. Wichtig ist vor allem die Mandantenfähigkeit von PROOM Enterprise. Das Unternehmen kann mit dem Software-System also die Benutzerkonten von mehreren Kunden verwalten, ohne dass diese einen Einblick in die Daten anderer User erhalten. Jeder Nutzer kann nur auf seine Daten zugreifen und diese bearbeiten. Nicht zuletzt kann das Unternehmen das Branding an die Corporate Identity anpassen.
Aus Zeitgründen können wir diese Funktionsoptionen in einem Test nicht ausreizen. Im Fokus unseres Tests steht deshalb die Professional-Version. Sie ermöglicht den Datenaustausch zwischen Unternehmen und externen Nutzern.
Preislich gesehen erscheint PROOM Professional für den Privatnutzer recht kostenintensiv. Für diese Zielgruppe empfiehlt sich der Free-Account.
Wie in Angeboten im Business-Bereich üblich, steht dem Nutzer nur die Rechnung als Bezahlart zur Auswahl. PROCAD bietet dabei drei Vertragslaufzeiten an und gewährt entsprechende Nachlässe:
Für die Datenübertragung im Web greift PROCAD auf das sichere HTTPS-Protokoll zurück. Dieses garantiert den Schutz vor unbefugten Zugriffen von außen.
Den Zugang zur Cloud schützt der User mit einem selbstgewählten Passwort. Diese Login-Daten werden mit Salted Hash verschlüsselt gespeichert. Das bedeutet: Die Zugangsdaten sind auch dem PROOM-Admin unbekannt. Der Benutzer ist vollumfänglich selbst für sein Passwort verantwortlich.
Eine besonders große Rolle spielt für Unternehmen die Verwaltung von Benutzer- und Bearbeitungsrechten. Einige Dateien sind so sensibel, dass sie nur bestimmten Mitarbeitern zugänglich sein dürfen. Über die Managementeinstellungen in der Cloud kann der Administrator die Zugriffsrechte gezielt für Projekträume und Ordner einstellen und einige Dokumente für bestimmte Nutzer gänzlich ausblenden.
Auch das Aktivitätenprotokoll gehört zu den Sicherheitsfunktionen, auf die Unternehmen bei der Cloud-Nutzung Wert legen. Es hilft den Projektverantwortlichen dabei nachzuvollziehen, wer wann auf welche Datei zugegriffen und Änderungen vorgenommen hat.
Eine besondere Zugriffsverwaltungsfunktion ist die Festlegung eines Gültigkeitszeitraumes. Diese Zugangseinschränkung bezieht sich nicht auf einen Freigabe-Link, sondern auf hochgeladene Dokumente oder Ordner.
Der User kann diesen einen Gültigkeitszeitraum zuweisen. Nach Ablauf der Frist ist die Datei oder der Ordner für die anderen Benutzer nicht mehr sichtbar. Nur der Projektleiter oder der User, der die Datei hochgeladen hat, verfügt noch über einen Zugriff.
PROCAD verwaltet die Daten, die die Kunden auf den Cloud-Server laden, in gespiegelter Form. Damit stehen die Dateien auch dann ohne Einschränkung zur Verfügung, wenn es technische Schwierigkeiten gibt.
Die Server von Microsoft Azure werden laut PROCAD in Rechenzentren betrieben, die sich in Irland und in den Niederlanden befinden.
Als cloudbasierte Anwendung stehen den Benutzern verschiedene Zugänge zu dem Online-Speicher und zum Administrations-Panel zur Auswahl.
Der einfachste Weg zur PROOM-Cloud ist der Webbrowser. Ein Passwort schützt den Nutzerbereich. Auch das Admin-Panel ist über diesen Online-Zugang erreichbar.
Zur Verbindung mit mobilen Geräten stellt PROCAD Apps für iOS und Android zum Download bereit. Diese Zugriffsmöglichkeit ist ideal, wenn beispielsweise Servicemitarbeiter über Smartphone und Tablet auf Konstruktionspläne oder andere technische Dokumente zugreifen müssen.
Schließlich besteht die Möglichkeit, den Client PROOM Sync zu installieren. Wie bei Cloud-Speichern üblich, integriert die Anwendung den Zugang zur Cloud auf dem PC.
In unserem Test konzentrieren wir uns auf die Webanwendung und den Client.
Bei der Installation des Clients wählt der User zunächst, in welcher Sprache der weitere Dialog erfolgen soll (Deutsch oder Englisch). Danach trägt er die URL seiner PROOM-Cloudlösung sowie die Login-Daten ein. Eine Anleitung zur Einrichtung des Synchro-Clients findet der Anwender auf der Webseite zum Produkt. Schließlich legt der Nutzer in den Settings fest, welche Projekträume auf den PC synchronisiert werden sollen. Die Ordnerstrukturen übernimmt das Programm automatisch. Der User kann die enthaltenen Dokumente bequem am PC bearbeiten und im Client-Ordner sichern.
Der Client PROOM Sync ist recht minimalistisch. Er integriert sich als Sync-Ordner nahtlos in das System des Rechners. Über das Symbol in der Taskleiste kann der User den Ordner (oder für administrative Einstellungen auch die Webseite) direkt öffnen.
Die Synchronisierung der Dateien mit dem Cloud-Ordner erfolgte im Test zügig und einwandfrei. Negativ fiel jedoch auf, dass eine Synchronisationsanzeige – ein grünes Häkchen oder Ähnliches – fehlte. Nur die Verlaufsanzeige aus dem Client listete die Aktionen auf. In Abbildungen ist dieses Feature aber zu sehen. Die „Fehlzeige“ ist auf Windows zurückzuführen. Das Betriebssystem unterstützt nur eine begrenzte Anzahl dieser Overlay-Icons, zu denen auch die grünen Häkchen zählen. Wenn andere Anwendungen diese Kapazität bereits ausnutzen, dann werden die Symbole bei manchen Programmen leider nicht mehr angezeigt. In den Einstellungen von Windows lässt sich die modifizieren.
Die Benutzeroberfläche im Web überzeugt im Bedienungstest mit ihrer Übersichtlichkeit. Sie ist in die drei Arbeitsbereiche "Projekträume", "Papierkorb" und "Administration" eingeteilt.
Am häufigsten wird sicher die Sektion der Projekträume genutzt, da sich hier die Dokumente für den Datenaustausch befinden. Funktionen wie "Herunterladen", "Vorschau" oder "Freigabe" werden durch Icons angezeigt. Zusätzliche Info-Texte, die sich per Mouseover einblenden, geben dem neuen User eine gute Orientierung. Dadurch finden sich auch Einsteiger schnell auf der Plattform zurecht. Ein Kontextmenü verzeichnet übersichtlich alle Bearbeitungsoptionen zu den Dateien. In der Listenansicht ist dies sehr hilfreich.
Eine Sidebar listet die wichtigsten Infos zu jeder Datei wie Ersteller, Datum der letzten Änderung, Gültigkeitszeitraum, Freigabe-Link sowie die Vorschau auf.
Ein besonderes Highlight ist die Dateiversionierung. Diese Funktion bieten auch andere Cloud-Speicher, doch PROOM übertrifft die Konkurrenz hinsichtlich der Übersichtlichkeit der gespeicherten Dateifassungen. Der User erkennt klar, dass die Datei im Projektraum aktualisiert wurde und mehrere Versionen vorhanden sind. Das Bearbeitungsmenü öffnet den Bereich zur Verwaltung der Versionen. Gelöschte Dokumente landen zunächst im Papierkorb und können bei Bedarf wiederhergestellt werden. Dies trifft auch auf die gespeicherten Dateiversionen zu.
Der Admin-Bereich steht den Benutzern mit Leitungsfunktion offen. Die Einstellungen der Nutzungs- und Zugangsrichtlinien für Projekträume und die Benutzer erfolgt nach dem gleichen Prinzip wie bei den Dokumenten. Durch den übersichtlichen Aufbau und die klare Navigation erschließt sich dieser Bereich dem User ebenfalls recht schnell.
Hilfreich für die Bedienung sind die Suchfunktionen, mit denen das Online-Interface und der Client ausgestattet sind. Bei großen Datenmengen helfen sie dem User, schnell den gewünschten Ordner, das richtige Dokument oder einen bestimmten Benutzernamen zu finden.
Nach der Anmeldung zur Testversion erforscht der User die Funktionen und Möglichkeiten des Cloud-Speichers weitgehend auf eigene Faust. Ein Klick auf das Hilfe-Icon führt zu einen gut ausgebauten FAQ-Bereich. Dieser beantwortet ausführlich die häufigsten Fragen zur Nutzung von PROOM allgemein sowie zu den Einstellungen im Admin-Bereich und zu den Funktionen der App.
Eine kurze Einführung oder ein integriertes Tutorial bietet PROCAD bei der kostenlosen Version nicht bzw. nur auf Anfrage. In den meisten Fällen benötigen die Nutzer keine Hilfestellungen. Nach etwa zehn Minuten können auch Einsteiger mit den virtuellen Projekträumen arbeiten. Die einfache Bedienung mit einer intuitiven Benutzeroberfläche gehört zur Produktphilosophie von PROCAD.
Professional- und Enterprise-Kunden erhalten selbstverständlich einen Wartungsservice und telefonischen Support.
Interessenten, die zunächst die Testversion benutzen, erreichen das Support-Team per Telefon und E-Mail beziehungsweise über das Kontaktformular auf der Website. Beim Test der Professional-Version sendeten wir eine Anfrage an die Service-E-Mail. Innerhalb von etwa 36 Stunden erhielten wir eine kompetente Antwort.
Ein Live-Chat, mit dem User kurze Fragen schnell mit den Service-Mitarbeitern klären könnten, ist leider nicht vorhanden.
Die Einrichtung von Projekträumen mit jeweils eigenen Benutzer- und Zugriffsrechten machen PROOM zu einer empfehlenswerten Cloud-Lösung im Business-Bereich. Die Speicherkapazität für die kostenpflichtigen Tarife startet bei 100 Gigabyte. Nach oben hin können Kunden den Umfang nach Bedarf und nach Budget anpassen. Gleiches gilt für die Anzahl der aktiven Benutzer-Accounts. Unbegrenzt ist die Anzahl der User, die ausschließlich Leserechte besitzen. Damit wird PROOM zur idealen Plattform für den unternehmensübergreifenden Dokumentenaustausch zwischen Dienstleistern und Kunden. Die Installation und die Bedienung sind einsteigerfreundlich. Besonders die übersichtliche Dateiversionierung von PROOM verdient ein Lob. Eine Dateiverschlüsselung erfolgt über das HTTPS-Protokoll. Zugang zu den Daten erhalten User nur über die PROOM-Funktionen, nicht direkt über das Internet. Weiterhin unterstütz die Die Cloud-Lösung eine Verschlüsselung nach AES-256.
Was die Anpassung an die Corporate Identity betrifft, erhalten Enterprise-Kunden mehr Gestaltungsmöglichkeiten. Darüber hinaus arbeiten die Benutzer mit einer mandantenfähigen Software, die Datensicherheit und komfortable Zugriffsverwaltung gleichermaßen garantiert. Durch die einfache Bedienung lässt sich die Cloud-Lösung schnell in den Workflow integrieren. Speziell ausgebildetes IT-Personal ist für das Management der Dokumente über PROOM nicht erforderlich. Die jeweiligen Fachabteilungen verwalten ihre Austauschprozesse selbst.
Technische Unternehmen profitieren neben dem zuverlässigen Dokumentenaustausch von den weiteren Dienstleistungen rund um das Product-Lifecycle-Management, die PROCAD zu bieten hat. Für diesen Kundenkreis ist die Business-Cloud-Lösung eine klare Empfehlung.
