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Was ist Fax-Software?

Vorbei sind nun offenbar die Zeiten, in denen riesige Faxgeräte viel Platz in Anspruch nahmen, der viel besser mit schmutzigem Geschirr genutzt werden kann. Obwohl das Internet viele Funktionen übernimmt, hat sich nämlich auch in Sachen „Faxen" eine ganze Menge getan – zum Vorteil anspruchsvoller Nutzer.

Sicherlich könnte man der Sinnhaftigkeit des Faxens entgegensetzen, dass doch der E-Mail-Verkehr längst Einzug erhalten hat und im Big Business sowie auch auf privater Ebene unverzichtbar geworden ist. In der Konsequenz scheint also das Faxen überflüssig geworden zu sein, da es in der Schnelligkeit, den Kosten und Bedienerfreundlichkeit von E-Mails geschlagen wird. Jedoch nur auf den ersten Blick, denn die Realität sieht auch heute noch, im modernen Internetzeitalter, etwas anders aus. Denn wenn es um bestimmte Informationen, Dokumente oder Unterlagen geht, zum Beispiel mit Blick auf rechtliche Angelegenheiten, dann ist die Beweiskraft unterschriebener Fax-Dokumente nach wie vor höher als es bei E-Mails der Fall ist. Altmodisch oder antik ist das „gute, alte" Fax folglich nach wie vor nicht. Da Unternehmen weiterhin auf die bewährte Technik setzen, verwundert es nicht, dass sich moderne Fax-Software-Lösungen einer wachsenden Beliebtheit erfreuen.

Zuverlässigkeit und Sicherheit werden großgeschrieben

Die meisten Fax-Software-Lösungen lassen sich sehr leicht installieren und sind somit innerhalb kurzer Zeit für das Versenden und Empfangen von Faxen gewappnet. Grundsätzlich profitiert der Anwender bei der Nutzung von Fax Software davon, dass die Bedienbarkeit ungemein einfach ist und somit ein Maximum an Zuverlässigkeit gegeben wird, was die Übertragungsqualität anbetrifft. Ganz gleich, ob im kleinen Home-Office oder in größeren Unternehmen: Eine Steuerung der Fax Software ist denkbar einfach, und kann sowohl durch die jeweiligen IT-Abteilungen, als auch durch den Endnutzer durchgeführt werden. Natürlich sind - und auch das zeichnet moderne Fax Software aus - keinerlei Faxverluste zu verzeichnen und eine optimale Nachvollziehbarkeit ist stets gewährleistet. Nach Bedarf können eingegangene oder gesendete Faxe einfach nachverfolgt oder auch wiederhergestellt werden.

Vergleicht man einmal die Handhabung klassischer Faxgeräte mit dem Leistungsportfolio moderner Fax Softwares, so fällt in erster Linie die erheblich einfachere Bedienbarkeit auf. Manuelle Vorgänge entfallen gänzlich, sodass der Anwender mit jedem Faxempfang oder -versand Zeit sparen kann. Dass überdies - je nach Software-Anbieter - eine einfache Integration mit lokalen Anwendungen gewährleistet ist, wie zum Beispiel mit SAP, Exchange etc., versteht sich von selbst. Die digitale Lösung am Computer bietet alle Vorteile des klassischen analogen Faxgeräts, nämlich Rechtssicherheit und Nachweisbarkeit.

Beachtenswertes beim Kauf von Fax Software

Im Rahmen der Entscheidungsfindung für eine passende Fax-Softwarelösung ist es wichtig, einige grundlegende Aspekte zu berücksichtigen. Nicht jedes Produkt ist für jeden PC gleichermaßen geeignet. Deshalb ist zunächst darauf zu achten, inwiefern eine Kompatibilität mit den jeweils zur Verfügung stehenden Anwendungen gewährleistet ist. Darüber hinaus ist unbedingt auch ein Blick auf die Funktionalität bzw. die Features zu werfen. Werden neben Faxversand und -empfang weitere Features gewünscht, wie zum Beispiel das Importieren von Dokumenten aus Word oder Excel mit Blick auf einen schnelleren und effizienteren Faxversand, dann muss man mitunter tiefer in die Tasche greifen. Jedoch hängt dies stets auch vom jeweiligen Anbieter der Software-Lösungen ab. Bei einer Vielzahl bekannter Fax-Software-Produkte ist es außerdem möglich, importierte Dokumente - gleich, welcher Art - innerhalb des jeweils geöffneten Programms einzuscannen, woraus sich eine zusätzliche Zeitersparnis ergibt.

Die Angebotsvielfalt mit Blick auf Fax-Software-Produkte ist mittlerweile auch angesichts der steigenden Nachfrage überaus groß. Entsprechend stark variieren jedoch auch die Anschaffungskosten. Während es zum Beispiel von Anbieter A sogar Gratis-Software-Angebote gibt, hält Unternehmen B Fax Software ab etwa 50 oder gar 150 Euro bereit. Ein Vergleich der Produkte lohnt sich in jedem Fall, wenngleich es andererseits nicht wirklich sinnvoll ist, am falschen Ende zu sparen und im Zuge dessen auf relevante Funktionen zu verzichten. Wenn es um das zuverlässige Versenden und Empfangen rechtssicherer Dokumente geht, sollte möglichst nichts dem Zufall überlassen sein.

Technische Raffinessen, wie beispielsweise das Kreieren eigener Deckblätter ist mittlerweile bei immer mehr Fax Software-Programmen einfach zu bewerkstelligen. Mit nur wenigen Handgriffen sind diese erstellt. Des Weiteren besteht bei den meisten Produkten die Option, eingehende Faxe direkt an eine zuvor beliebig wählbare Email-Adresse zu transferieren. Auf diese Weise können die empfangenen Dokumente nach Belieben am Bildschirm aufgerufen und eingesehen werden. Oft lassen sich auf diese Weise zusätzlich Papier- und Tonerkosten sparen.

Relevante Kriterien zur Fax Software

Nicht jede Fax-Software-Lösung ist für jedes Betriebssystem gleichermaßen geeignet. Entsprechend wichtig ist es daher, vor dem Kauf zu prüfen, inwiefern das Programm mit den vorhandenen Gegebenheiten kompatibel ist. Wissenswert ist darüber hinaus, dass viele Produkte dieser Kategorie ausschließlich in englischer und nicht in deutscher Sprache zu haben sind. International agierende Unternehmen können bei ihren Angestellten die erforderlichen Sprachkenntnisse voraussetzen, in vielen Fällen stellt eine nicht verfügbare deutsche Sprachausgabe aber eine unnötige Schwierigkeit dar. Auch kann es - je nach Produkt - vorkommen, dass die Bedienbarkeit bzw. die Handhabung der Software an der einen oder anderen Stelle zu wünschen übrig lässt. Nicht zuletzt stellt sich immer wieder heraus, dass Gratis-Lösungen zwar auf den ersten Blick eine Menge zu bieten haben, geht es jedoch letztlich darum, alle wesentlichen Funktionen zu nutzen, so ist es erforderlich, teure Zusatzfeatures zur Software zu kaufen. Aber nicht nur das: Ebenfalls zu berücksichtigen ist, dass auch die Menüführung bzw. die Übersichtlichkeit der Software Probleme bereitet. Wichtige Funktionen findet man daher unter Umständen erst nach längerem Suchen, was mit einem nicht unerheblichen Zeitaufwand einhergehen kann.

Idealerweise ist sich der interessierte Verbraucher im Vorfeld der Entscheidungsfindung darüber im Klaren, welche Anforderungen an die neue Fax Software gestellt werden bzw. welche Features im Unternehmen unbedingt erforderlich sind. Anhand dieser Kriterien kann sodann die passende Software ausgewählt werden.

Die beste Fax-Software

Mit den folgenden Programmen senden Sie einfach und Schnell Faxe von Ihrem Computer:

PamFax

Der Online-Fax-Service von PamFax setzt auf ein übersichtliches und verständliches Layout. Das Erstellen eines Benutzerkontos dauert nicht lange und ist sehr simpel. Ein Vorteil des Programms ist, dass es auf verschiedenen Betriebssystemen funktioniert. Für den Computer sind dies Windows und Mac OS X, bei den Smartphones und Tablets Android, Apple, Windows Phone und Blackberry. Der Kunde erhält nach der Anmeldung eine individuelle Faxnummer, mit der er sein Konto verwalten und Aufträge erteilen kann. Ein großer Vorteil von PamFax ist der direkte Zugriff auf Dokumente aus der eigenen Dropbox, Google Drive oder OneDrive. Insgesamt unterstützt das Programm mehr als 100 Dateiformate, welche der Nutzer als Fax empfängt oder versendet.

Anders als Konkurrenzprodukte wie MyFax bietet PamFax keinen Fixpreis an, sondern verwendet das Pay-per-use-System. Demnach bezahlt der Kunde nur pro Seite und nicht pro Monat oder pro Woche einen gewissen Betrag. Elf Cent kostet das Versenden einer einzelnen Seite. Für Nutzer mit einer geringen Anzahl zu transferierender Dokumente ist PamFax die ideale Fax-Software. Eine Testversion gibt es zwar nicht, doch die Anmeldung ist kostenlos. Aufgrund dessen, dass es keinen monatlich zu zahlenden Fixbetrag gibt, ist die Pflege eines Accounts nicht mit Gebühren verbunden.

GFI FaxMaker

Flexibilität und Skalierbarkeit sind die Kernpunkte der Fax-Software von GFI. Jeder Kunde soll einen idealen Tarif erhalten. Daher gibt es nicht einen einzigen festgelegten Faxdienst, sondern verschiedene Angebote. Der Verbraucher kann sich zwischen 150, 300, 500 und 1000 Seiten monatlich und der jeweiligen jährlichen Anzahl entscheiden. Für noch größere Anzahlen an zu transferierenden Dokumenten kann auch ein Abo für Massenfaxversand angefragt werden.

GFI FaxMaker Online funktioniert standortunabhängig, es ist lediglich ein Internetzugang von Nöten. Ein weiterer Vorteil ist die hohe Skalierbarkeit des eigenen Accounts. Sollte der eigene Betrieb wachsen, kann die Anzahl der zusätzlichen Nutzer ohne weitere Kosten erhöht werden. Die Software funktioniert auf den Betriebssystemen Mac OS, Windows, Linux und Android für PC, Smartphone und Tablet. Die Aktivierung des eigenen Benutzerkontos kostet einmalig 100 Euro und beinhaltet unter anderem die Faxnummer. Der technische Support von GFI steht dem Kunden für Rückfragen und Probleme und ist per Mail oder Telefon erreichbar.

RingCentral

Wie viele Anbieter sind die Produkte von RingCentral auch für die Betriebssysteme von Windows bestens geeignet. Dazu kann der Kunde diesen Service auch noch mobil nutzen, denn mit der praktischen App sind Smartphone und iPad abgedeckt. Der besondere Vorteil dieser Fax-Software ist die Cloud, sodass auch große Mengen eingegangener Faxe hier bestens gespeichert werden können. Dazu können in der Cloud Video Meeting in HD Qualität und VoiceMails sowie Business SMS verschickt werden. Für den Anfänger kann ein Free Trial zur kostenlosen Probezeit werden, damit man die persönlichen Vorteile bei diesem Anbieter erst einmal ausloten kann.

Mehr als nur eine Fax Software: Der Hersteller bietet diesen Service für alle seine insgesamt vier Faxpakete an, sodass man hier für 30 Tage den Service ohne Kosten nutzen kann. Voraussetzung für diesen kostenlosen Service ist aber, dass der neue Kunde nicht alleine den Service nutzt, sondern er muss mindestens zwei weitere Mitnutzer mitbringen. Als zusätzlichen Service gibt es einen amerikanischen Support, der an jedem Tag 24 Stunden zu erreichen ist. Für die Nutzung muss der Kunde aber zahlreiche Voraussetzung erfüllen. Mit Entry, Standard, Premium und Enterprise kann der Kunde sein optimales Faxpaket finden und wer zum Beispiel sich für Enterprise entschieden hat, der kann als besonderes Angebot mit 50 anderen Menschen eine Videokonferenz abhalten. Ein Anbieter, bei dem der Kunde in den USA viele Vorteile hat, der deutsche Kunde allerdings sollte sich dieses Angebot erst einmal genauer anschauen.

eFax

Sieht man sich die Internetseite von efax.de genauer an, dann kann sich der Kunde hier schnell mit wenigen Eingaben anmelden und wird dazu noch mit einer kostenlosen Faxphase von 30 Tagen belohnt. Das alte Faxgerät wäre somit schnell tabu. Dafür sucht sich der Kunde eine kostenlose Faxnummer bei eFax aus, der kann aber auch weiterhin seine gewohnte Faxnummer für die Nutzung beibehalten. Die Faxnummer wird nun mit dem eigenen Postfach verbunden und so kann das einfache Faxen beginnen. Selbst wenn ein Unternehmen seinen Standort wechselt, wird seine Nummer für den Kunden erhalten bleiben. Alle erhaltenen Faxe werden von der Fax-Software im Online-Nachrichtenzentrum gespeichert.

Einfache Bedienung: Will der Kunde seine Faxe lesen, dann muss er nur den Anhang seiner Email zweimal anklicken und schon wird das Fax geöffnet und der Inhalt kann eingesehen werden. Fürs Senden muss nur eine Email erstellt werden. Möchte man ein Foto, einen Text oder ein Dokument faxen, so kann es einfach als Anhang mit versendet werden. Bei der Angabe der Empfängernummer muss allerdings beachtet werden, dass zuerst die Faxnummer des Empfängers angegeben werden muss und dann @efaxsend.com. Damit der Kunde immer nachweisen kann, dass diese Email angekommen ist, erhält er eine Empfangsemail als Bescheinigung. Viel leichter kann Faxen nicht mehr werden.

Fax.de

Wer sich für den virtuellen Faxserver von Fax.de entschieden hat, der muss für das Business-Fax-Paket monatlich 69 Euro zahlen. Als besonderen Vorteil kann man diese Version sogar in den ersten 30 Tagen kostenlos nutzen. Mit einem Guthaben für 1000 Seiten, das für maximal 25 User ausgelegt ist. Jetzt können sich für den Empfang von Faxen die verschiedensten Möglichkeiten eröffnen. XML-Schnittstelle, iPad, Apple iPhone, Druckertreiber oder Email - bei Business-Fax kann der Kunde sich für das für ihn beste System entscheiden. Mit der Fax-Software können nun die Mitarbeiter alle Faxe direkt in ihrem Postfach erhalten und hier nachlesen. Hat man schon vor der Nutzung eine oder mehrere Faxnummern genutzt, dann können diese weiterhin genutzt werden. Durch das Hamburger Rechenzentrum von Fax.de werden die Nummern einfach umgeleitet und dann durch den Administrator an die gewünschten Mitarbeiter weitergeleitet. Auch in dieser Version können Faxe wie ein Text, ein Foto oder ein Dokument verschickt werden.

Auch Massensendungen sind möglich: Der einzelne Mitarbeiter wird weiterhin seine gewohnte Textverarbeitung für das Versenden der Faxe nutzen. Hier hilft Easy Office Desktop, die kostenloser Bestandteil der Businessversion ist. Einfach die erstellte Faxvorlage durch den Befehl Drucken versenden und über das Rechenzentrum Hamburg werden alle Faxe schnell und bequem an den richten Empfänger verschickt. Damit der Erhalt eines Faxes auch sicher ist, wird dem Mitarbeiter eine E-Mail geschickt und er hat somit stets eine Empfangsbescheinigung, die er im Notfall vorweisen kann. Natürlich können jetzt ganz viele einzelne Faxe an die Empfänger verschickt werden, aber genauso ist es möglich, dass man an alle Kunden eine Massensendung an Faxen vornimmt. Wer als Unternehmen guten Service schätzt, der wird die Business-Fax-Version gerne nutzen.

MyFax

MyFax ist ein Fax-Software-Anbieter aus Kanada, der für monatlich sieben Euro dem Kunden zur Verfügung steht. Mit dem Programm lassen sich Dokumente einfach und unkompliziert mit dem Handy, Tablet oder Laptop verschicken. Der Kunde kann die Software auch erstmal 30 Tage lang testen, um herauszufinden, ob sie den eigenen Ansprüchen gerecht wird. Eine Installation weiterer Programme oder die Anschaffung von zugehöriger Hardware ist bei MyFax nicht nötig. Der Kunde erhält eine eigene Faxnummer, die das Versenden der Dokumente privat und sicher macht. Die MyFax-App ermöglicht dem Verbraucher eine mobile und vereinfachte Datenübertragung per Smartphone oder Tablet.

Über ein Benutzerkonto können fünf E-Mail-Adressen angemeldet sein, welche den Account gemeinsam benutzen. Monatlich kann der Nutzer 100 Dokumente versenden und 200 erhalten. Der Kundenservice ist rund um die Uhr via Telefon oder E-Mail erreichbar. Jedoch gibt es keine Hilfe auf Deutsch, sondern lediglich auf Englisch.

Snappy Fax

Will man sich die Vollversion von Snappy Fax auf den Computer herunterladen, dann muss als Betriebssystem Windows XP, Windows Vista oder Windows 7 oder 8 auf dem Computer vorhanden sein. Als besonderen Vorteil kann der Kunde sich erst einmal mit der kostenlosen Testversion von 30 Tagen die Möglichkeit schaffen, zu schauen, ob dies wirklich die optimale Art der Faxversendung ist. Nutzer der Fax-Software schätzen die Einfachheit des Versendens, denn hier kann mit beliebigen Windows-Anwendungen ein Fax erstellt werden. Ob Foto, Dokument oder Text, der Computer wird zum Faxgerät und der Kauf eines Faxgerätes wird vollkommen unnötig.

Leicht verständliche Bedienung: Natürlich können jetzt auch ganz einfach Faxe empfangen werden, wobei diese aber nicht als Schreiben auf Papier, sondern als Email ganz papierlos ankommen werden. Snappy Fax überzeugt durch seine vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten und zu diesem großartigen Paket mit vielen Funktionen gehört auch ein Adressbuch. Hier kann der Nutzer seine Adressen verwalten und dazu hat er stets die Möglichkeit, eine Liste mit Faxnummern einsehen zu können. Die Benutzeroberfläche ist Übersichtlich und mit wenigen Klicks kann der Nutzer sehr einfach und schnell seine Faxe verschicken. Für die Erstellung von Briefen kann jede normale Textverarbeitung genutzt werden und dann mit Snappy Fax zu einem Fax verarbeitet werden. Mit englischer Sprache versehen und trotzdem ganz einfach in der Anwendung - mit diesem Faxprogramm können Faxe ganz schnell verschickt werden.