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Ist Online-Buchhaltung eine echte Alternative?

Jeder Freiberufler oder Unternehmer muss Rechnungen schreiben, um das verdiente Geld auch sauber verbuchen zu können. Da das Erstellen von Rechnungen jedoch sehr aufwendig sein kann und daher auch mitunter viel Zeit in Anspruch nimmt, gibt es Online-Rechnungsdienste, die diese spezielle Aufgabe gerne übernehmen und so ausreichend Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge im Bereich der Selbständigkeit schaffen.

Wofür benötige ich Online-Rechnungsdienste?

Buchhaltung

Online-Rechnungsdienste können die Arbeit im Büro deutlich erleichtern. Sie übernehmen das Erstellen der Rechnungen und das Verwalten der Kunden. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge, ohne dass die Qualität bei der Rechnungserstellung auf der Strecke bleibt. Fehler bei der Ausweisung der Umsatzsteuer können ebenso wenig passieren wie mangelhafte Angaben auf den Rechnungen, die dann im Anschluss mit viel Aufwand nachgebessert werden müssen. Kurz: Ein Online-Rechnungsdienst stellt die "gute Fee" im Büro dar, die alle unangenehmen Aufgaben übernimmt und diese gewissenhaft ausführt. Und dies immer dann, wenn die Aufgaben erledigt werden müssen und nicht erst dann, wenn Umsatzverluste erwartet werden oder das Finanzamt mit einer Strafe droht.

Worauf muss ich achten?

Büro Online

Ein guter Online-Rechnungsdienst muss mehrere Kriterien erfüllen und zudem einiges anbieten. So muss er leicht verständlich sein und auch einfach bedient werden können. Zudem sollten alle wichtigen Funktionen, die für das Schreiben der Rechnungen, die Ablage sowie die Verwaltung der Kunden wichtig sind, enthalten sein.

Welche Funktionen dies sind, ist immer abhängig von dem jeweiligen Unternehmen, da jede Firma andere Ansprüche und auch andere Vorgaben bei der Rechnungserstellung hat. Nutzen mehrere Mitarbeiter den Dienst, dann sollte dieser auch mehrere Zugänge mit eigenen Verwaltungseinheiten anbieten.

Dies zeichnet einen guten Online-Rechnungsdienst aus

Hilfe bei Fragen

Ob ein Online-Rechnungsdienst gut ist oder nicht, muss jeder Unternehmer oder Freiberufler selbst entscheiden. Denn dies hängt von den unterschiedlichsten Kriterien ab. Jedoch gibt es auch einige Rahmenbedingungen, die bei jedem Dienst – egal, welches Unternehmen diesen nutzen möchte – unbedingt gegeben sein sollten. Die Netzsieger-Redaktion hat die wichtigsten Kategorien, die der Käufer bei der Wahl des passenden Online-Rechnungsdienstes beachten sollte, im Folgenden zusammengefasst und näher erläutert.

Support und Kundenservice

Eine gute Erreichbarkeit ist die Grundvoraussetzung für eine gute Zusammenarbeit. Bei einem Online-Rechnungsdienst sollte daher darauf geachtet werden, dass der Support per Telefon, E-Mail sowie Fax und auf dem Postweg erreichbar ist. Sehr gut ist es zudem, wenn eine Konversation via Chat möglich wäre. So können Fragen direkt beantwortet werden und mögliche Probleme entstehen erst gar nicht.

Besonders in der Phase der Einarbeitung ist eine gute Erreichbarkeit und somit ein guter Kundenservice elementar. Hilfreich sind außerdem ein FAQ-Bereich, in dem der Nutzer Antworten zu häufigen Fragen findet, und ein Forum, in dem sich User untereniander austauschen und beraten können.

Das Angebot

Das Angebot eines Online-Rechnungsdienstes sollte so breit gefächert sein, dass sich jeder Kunde darin wiederfindet und genau die Dienste abrufen kann, die für ihn wichtig sind. Verschiedene Rechnungsprüfer sowie Möglichkeiten für den Versand und das Nachfassen sollten daher angeboten werden.

Zudem müssen gute Sortier- wie auch Speichermöglichkeiten angeboten werden, damit eine spätere Abfrage der bereits erstellen Rechnungen und ein sauberes Ablegen zu jeder Zeit möglich ist.

Die Anschaffungskosten

Selbstverständlich sind die Kosten für die Anschaffung eines Online-Rechnungsdienstes ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl. Sie sollten nicht zu hoch sein und dem Angebot, welches der Dienst bereithält, auch gerecht werden.

Einige Anbieter verlangen einen Komplettpreis beim Kauf. Andere rechnen monatlich ab. Hier muss daher geschaut werden, welche Variante bevorzugt und gewünscht wird.

Aufwand bei der Installation und Handhabung

Ein guter Online-Rechnungsdienst sollte sich einfach installieren lassen und leicht in der Handhabung sein. Dafür ist es wichtig, dass die Bedienfläche sehr übersichtlich ist und nur die Dienste aufzeigt, die wirklich benötigt werden. Zusätzliche Dienste sollten bei Bedarf hinzugefügt werden können oder im Hintergrund bleiben. Je nachdem, wie gearbeitet werden soll und was benötigt wird.

Zudem sollte sichergestellt werden, dass wichtige Aktualisierungen schnell zur Verfügung stehen und möglichst ohne großen finanziellen Aufwand genutzt werden können.

Online-Buchhaltung

Mit den folgenden Anbietern können Sie Ihre Buchhaltung einfach Online vornehmen:

easybill

Die Online Buchhaltung über easybill ermöglicht eine einfache Rechnungsführung. Die Basic Version kostet neun Euro im Monat und eignet sich für kleinere Unternehmen, da mit ihr nur bis zu 20 Kunden verwaltet werden können. Wichtige Unterschiede zu den teureren Versionen sind die höheren Kosten beim Dokumentenversand und das E-Mail-Branding. Die Rechnungserstellung ist mit diesem Programm kein Problem, es müssen einfach nur das passende Dokument gesucht und der richtige Kunde ausgewählt werden. Der Anwender braucht die Rechnungsposten nicht bei jeder Rechnung neu erstellen, sondern kann diese einfach in die neue Rechnung übernehmen. Die Anwendung baut jeden Beleg gemäß den gesetzlichen Vorschriften auf. Der Unternehmer legt für jeden Kunden individuell Daten wie Fälligkeiten, Skonto oder Rabatt fest und braucht diese nicht mehr separat eintippen. Letzteres ist natürlich bei bestimmten Kunden nach wie vor möglich.

Das Produkt kann unbegrenzt kostenlos getestet werden, denn für bis zu drei Kunden ist es kostenlos. Nach der Aktivierung der Basis-Version bietet easybill eine Geldrückgabegarantie innerhalb der ersten 30 Tage an. Eine spätere Kündigung ist ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist möglich. Wenn der Nutzer ins Free-Paket wechselt, bleiben ihm die Daten selbstverständlich erhalten. Der Support ist leider nur wochentags von 8 bis 20 Uhr per E-Mail oder mit einer normalen Telefonnummer zu erreichen. Für Unternehmer ist das zu wenig, weil viele während des Tages ihrem Geschäft nachgehen und erst nach Feierabend ihre Rechnungen schreiben. Positiv ist jedoch der Rückrufservice, da der Unternehmer so wenig Zeit in der Warteschlange verbringen muss. Der Zugang zur Hilfe besteht auch über die Anwendung, so dass der Nutzer nicht erst umständlich eine neue Seite öffnen muss.

Billomat

Der Online Rechnung Dienst von Billomat vereinfacht das Schreiben von Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften, Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen erheblich. Sehr praktisch sind die Funktionen bei wiederkehrenden Rechnungen. Wer also viele Hosting-Verträge oder Abonnements verwalten muss, der sollte sich einen Zugang zu dieser App kaufen. Der Service ist in verschiedenen Paketen erhältlich: Der günstigste Tarif S kostet im Monat acht Euro, zudem verspricht der Anbieter sehr vorteilhafte Rabatte für Kunden, die sich für ein oder zwei Jahre mit dem Service von Billomat verbinden. Im Vergleich zu anderen Formaten sind die Funktionen in der S-Version etwas eingeschränkt. So kann der Nutzer mit diesem Format nur 25 Dokumente im Monat erstellen und nicht mehr als 25 Kunden verwalten. Zudem beträgt der nutzbare Speicherplatz hier ein Gigabyte, während dieser in anderen Tarifen unbegrenzt ist. Bei der Anforderung des gewünschten Tarifes erhält der Kunde die Möglichkeit, den Online-Dienst für zwei Monate kostenlos zu testen. Am Ende dieser Zeit verlängert sich der Vertrag automatisch. Kunden, die mit dem Service von Billomat unzufrieden sind, können ihr Abonnement mit einer Frist von einem Tag kündigen.

App bietet den Nutzern eine einfache Kundenverwaltung, in der sogar ein Customer-Relationship-Management integriert ist. Das Programm funktioniert nicht nur mit Euro, sondern ermöglicht eine Rechnungsstellung in allen Währungen. Aus der Anwendung heraus lassen sich unbegrenzt Dokumente per E-Mail, Fax und Brief versenden. Der Unternehmer kann nicht nur ausgehenden Rechnungen, sondern auch eingehende Dokumente bearbeiten.

Die Anwendung bietet eine Integration der Dokumente über Dropbox. In der neuen Version des Online-Dienstes sind auch interessante Verbesserungen im Support zu vermerken: Unter der Schaltfläche „Hilfe“ befindet sich eine umfangreiche Dokumentation über das Programm sowie ein FAQ-Bereich, der dem unerfahrenen User umfangreiche Unterstützung bietet. Für spezielle Fragen kann der Kunde das Support-Team von Billomat heute nicht nur per E-Mail, sondern auch per Telefon kontaktieren.

FastBill

Mit dem Online Rechnung Dienst FastBill schreibt der Anwender Rechnungen und verwaltet Belege. Für fünf Euro im Monat können die Nutzer unbegrenzt Rechnungen schreiben und Belege ohne Limit hinzufügen. Es gibt eine kostenlose Version, die allerdings nur drei Rechnungen im Monat erlauben. Integriert ist eine Finanzverwaltung, mit welcher der User die wichtigen Daten seiner Kunden und seines Unternehmens im Blick behält, zeitnah Probleme erkennt und dagegen einschreiten kann. Für die schnelle Erfassung von Belegen gibt es eine App, um diese einzuscannen. Der Umfang des Programms ist nicht sehr groß, viele der auf der Startseite beschriebenen Anwendungen lassen sich mit der günstigen Version nicht nutzen.

Ob diese Version ausreichend ist, stellt der Interessent am besten durch den kostenlosen Probemonat fest. Während dieser Zeit kann der User die Anwendung in vollem Umfang testen. Hinterher entscheidet er, welche Version für ihn geeignet ist. Der Support besteht aus einem Live-Chat und vielen FAQ. Wann der Live-Chat besetzt ist, geht aus der Internetseite nicht hervor. Sollte kein Mitarbeiter anwesend sein, erscheint ein E-Mail-Formular mit dem Hinweis, dass sich der Kundendienst so schnell wie möglich melden wird. Außerdem gibt es die sogenannte FastBillAcademie. Diese bietet über YouTube Zugriff auf Videos, welche die Funktionen genau erklären.

Collmex Buchhaltung

Den Online Rechnung Dienst Collmex gibt es in drei Varianten: Free, Basic und Plus. Die Software ist online Verfügbar, der Kunde muss sie also nicht installieren das erleichtert die Arbeit erheblich. Die Basic- und Plus-Variante können kostenlos einen Monat lang getestet werden. Hinterher kostet die Anwendung knapp sechs Euro im Monat. Allerdings ist dazu nicht nur die Eingabe der E-Mail-Adresse, sondern der kompletten Rechnungsanschrift erforderlich. Mit Collmex rechnung basic erstellt der Kunde Angebote und Rechnungen, die er als PDF-Datei per E-Mail oder ausgedruckt mit der Post verschicken kann. Sollten Produkt- und Kundendaten hinterlegt sein, greift die Software darauf zu. Somit erspart sich der Unternehmer viele Arbeitsschritte und ist mit seiner Arbeit bald fertig. Die Dokumente lassen sich zum größten Teil nach den eigenen Vorstellungen gestalten. Rechnungen können nicht nur auf Deutsch, sondern auch auf Englisch erstellt werden.

Die Software ermöglicht dem Anwender einen schnellen Überblick über die offenen Posten und eine einfache Verwaltung der Zahlungseingänge. Aufgrund der offenen Posten erstellt die Software mit nur einem Knopfdruck Mahnungen. Der Unternehmer erstellt Rechnungen nicht nur in Euro, sondern in allen Währungen. Ein wichtiges Feature ist die Projektverwaltung, die auch in der Basic-Version enthalten ist (mit Ausnahme der Verbrauchserfassung). Bei den Projekten verwaltet der Unternehmer die Arbeitsstunden und übernimmt diese sofort in die Rechnung. Außerdem erfasst der Unternehmer mit der Software die Arbeitsstunden in Form einer Tabelle. Zur Unterstützung gibt es ein umfangreiches Handbuch, einen FAQ-Bereich und einen E-Mail-Support. Einen Telefonsupport gibt es für diese Anwendung leider nicht.

Debitoor

Der Online-Rechnungsdienst Debitoor ist mittlerweile in verschiedenen Versionen erhältlich.

Im kleinsten Format – der XS-Version – kostet die Software 6 Euro pro Monat. Mit dem Abschluss eines Jahresabonnements sichert sich der User das Buchhaltungsprogramm für nur 4 Euro monatlich. Bereits mit diesem Format erhält der Kunde interessante Tools für das Schreiben von Mahnungen und von Gutschriften. Im Vergleich zu den höheren Paketen bietet Debitoor XS eine etwas beschränkte Auswahl an Funktionen für die Rechnungsstellung. Unter anderem kann der User lediglich 100 Rechnungen im Jahr schreiben, was in der Regel nur für sehr kleine Unternehmen ausreicht. Außerdem ist die Erstellung von Angeboten und Lieferscheinen hier nicht möglich. Wie die anderen Formate kann auch Debitoor XS sieben Tage kostenlos getestet werden.

Was die Bedienung der Software angeht, bietet Debitoor interessante Vorteile. Dank der gesetzeskonformen Vorlagen ist eine Rechnung sehr einfach zu erstellen: Das Programm stellt verschiedene Layouts zu Verfügung, welche an die Wünsche des Anwenders angepasst werden können. Mit einem Klick erhält der Anwender einen Überblick, welche Rechnungen und Mahnungen er in letzter Zeit ausgestellt hat. Die Software stellt eine Verbindung mit den Banken des Unternehmers her, so dass er auf diese Weise auch einfach und schnell Zahlungen ausführen und speichern kann. Bei den Berichten sind lediglich die Ein- und Ausgabe mit der jeweiligen Umsatzsteuer aktiv.

Auf der Homepage bietet Debitoor einen sehr umfangreichen Support. Neben einer FAQ-Schaltfläche, welche umfangreiche Informationen über die Features des Programmes enthält, stellt der Anbieter auch einen Chat zur Verfügung. Über diese Plattform kann der User mit einem Mitarbeiter von Debitoor in Kontakt treten. Mittlerweile gibt es außerdem eine telefonische Hilfestellung, welche täglich zwischen 10:00 und 12:00 Uhr aktiv ist.

Weitere und tiefergehend begutachtete Produkte sind BuchhaltungsButler, Papierkram und Lexoffice.