Zoho Projects

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BEWERTUNG
9.1 / 10
Pro
  • Fantastisches Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Chats und Foren zur Kommunikation im Team
  • Kostenlose Option verfügbar
Kontra
  • Für projektübergreifendes Arbeiten schlecht geeignet
  • Deutsche Übersetzung der Benutzeroberfläche etwas holprig
  • Schlechte Dokumentation
FAZIT

Zoho Projects ist eine funktionsreiche Projektmanagement-Software für wenig Geld. Sie ist teureren Programmen in vielen Bereichen ebenbürtig, die Benutzerführung ist allerdings nicht bis ins Letzte durchdacht.

Zoho Projects logo
Gesamt
Software & Konditionen
Aufgabenmanagement
Zeitmanagement
Kommunikation & Zusammenarbeit
Bedienkomfort
Apps & Integration
Hilfe & Support

Zoho Projects

Software & Konditionen6,7

Was macht die indische Software-Schmiede Zoho eigentlich nicht? Was irgendwann einmal als Online-Office-Suite begonnen hat, ist mittlerweile zu einem respektablen Programm-Portfolio angewachsen, das für so gut wie jede Software, die üblicherweise in Unternehmen genutzt wird, eine Alternative bereithält. Durch besondere Innovativität fallen Programme von Zoho allerdings nicht auf. Ihre Stärken bestehen vor allem darin, dass sie bewährte Konzepte sehr gründlich umsetzen. Es handelt sich im Allgemeinen um sauber gemachte Produkte, die relativ üppig mit Features ausgestattet sind.

Programme von Zoho erfüllen alle Anforderungen an ein Schnäppchen: Die Preise sind sehr moderat, und obwohl es meistens bekanntere und vielleicht auch bessere Software für den jeweiligen Zweck gibt, bekommt der Kunde bei Zoho für sein Geld viel geboten. Das gilt auch für die Projektmanagement-Software Zoho Projects.

Günstig bis kostenlos

Die Preise sind nur in US-Dollar angegeben, nicht in Euro. 20 Dollar pro Monat kostet der günstigste Tarif Standard, und zwar nicht pro Nutzer, sondern für insgesamt 15 Anwender. Eine Aufstockung der Benutzeranzahl ist mit diesem Tarif allerdings nicht möglich. Dafür wird mindestens der nächstgrößere Tarif Express benötigt. Für 40 Dollar im Monat können damit bis zu 25 Mitarbeiter die Software verwenden. Jeder weitere Benutzer kostet zwei Euro monatlich. Darüber hinaus sind die Tarife Premium und Enterprise verfügbar, die ebenfalls jeweils 25 Benutzeraccounts inkludieren, aber einen größeren Funktionsumfang bieten.

Wer sich nicht sicher ist, welchen Tarif er benötigt, kann mit dem Gratistarif starten, der auf fünf Benutzer limitiert ist und alle Grundfunktionen umfasst. Die Angabe von Zahlungsdaten (Kreditkartennummer, Bankverbindung, oder Ähnliches) ist für den Gratistest nicht erforderlich. Bei Bedarf ist jederzeit ein Upgrade auf eines der kostenpflichtigen Abonnements möglich.

Kunden haben die Wahl zwischen jährlicher und monatlicher Abrechnung. Wer jährlich bezahlt, hat einen kleinen Kostenvorteil. Unabhängig vom Zahlungsrhythmus gibt Zoho die Preise immer als Monatspreise an. So kostet der Standard-Tarif beispielsweise bei jährlicher Zahlung 20 Euro pro Monat und bei monatlicher 25 Euro pro Monat.

KonditionGratistarifStandardExpressPremiumEnterprise
Preis (jährliche Zahlung) - $20/Monat $40/Monat $85/Monat $125/Monat
Preis (monatliche Zahlung) - $25/Monat $50/Monat $100/Monat $150/Monat
Nutzer inkludiert 5 15 25 25 25
Zusätzlicher Nutzer - - $2/Monat $3/Monat $4/Monat
Projekte maximal 2 10 Unbegrenzt Unbegrenzt Unbegrenzt
Projektvorlagen - 5 10 20 30
Speicherplatz 10 MB 5 GB 20 GB 100 GB 120 GB
Funktionsumfang k. A. Unter anderem Zeiterfassung, Unteraufgaben und Aufgabenabhängigkeiten Alles aus Standard und weitere Funktionen wie Gantt-Diagramme, wiederkehrende Aufgaben und Projektbudget Alles aus Express und weitere Funktionen wie Integrationen, Automatisierung und ein Diagramm der Ressourcenauslastung Alles aus Premium und weitere Funktionen wie kundenspezifische Felder, eine benutzerdefinierte Domain und projektübergreifende Abhängigkeiten
Die wichtigsten Unterschiede zwischen den Tarifen.

Aufgabenmanagement9,2

Die Aufgabenverwaltung erfolgt in Zoho Projects strikt projektbezogen. Eine Gesamtansicht aller Aufgaben, unabhängig vom Projekt, existiert nicht. Allerdings kann der Anwender über das Dashboard alle ihm zugewiesenen Aufgaben einsehen. In einem gewissen Sinn ist Zoho Projects nicht multiprojektfähig: Zwar kann die Software unbegrenzt viele Projekte verwalten, aber sie hat abgesehen vom Dashboard keine Werkzeuge, um projektübergreifend zu arbeiten.

Um die Aufgaben innerhalb eines Projekts zu strukturieren, existieren „Aufgabenlisten“. Tatsächlich stehen alle Aufgaben eines Projekts immer auf einer einzigen Liste, bei den „Aufgabenlisten“ handelt es sich lediglich um Zwischenüberschriften, unter denen sich Aufgaben gruppieren. Dieses Element ist also etwas unglücklich benannt. Die „Aufgabenlisten“ wiederum können mit Meilensteinen verknüpft werden, welche die Etappen des Projekts markieren. Ein Meilenstein kann mehrere „Aufgabenlisten“ enthalten, eine „Aufgabenliste“ hingegen sinnvollerweise nur mit einem Meilenstein verknüpft werden.

Ansichtssachen

Für die Aufgabenverwaltung stehen drei verschiedene Ansichten zur Verfügung. Die „klassische Ansicht“ als Liste beziehungsweise Tabelle, eine „einfache Ansicht“, die ohne „Aufgabenlisten“ auskommt und sämtliche Aufgaben ungruppiert untereinander reiht, sowie die „Kanban-Ansicht“, die Aufgaben nach Bearbeitungsstatus in Spalten sortiert.

Sowohl die „Kanban-Ansicht“ als auch die „klassische Ansicht“ sind drag-and-drop-fähig. Der Nutzer ordnet die Aufgaben durch das Ziehen mit der Maus neu an. In der „einfachen Ansicht“ ist die Aufgabenreihenfolge fixiert. Was hingegen sowohl in der „einfachen Ansicht“ als auch in der „klassischen Ansicht“ funktioniert, nicht aber in der „Kanban-Ansicht“, ist das Ändern der Spaltenbreite durch Ziehen mit der Maus. Ganz nachvollziehbar ist nicht, warum die Spalten des Kanban-Boards eine fixe Breite haben. Änderungen der Inhalte gelten selbstverständlich immer für beide Ansichten.

Welche Informationen Zoho Projects in der Aufgabenansicht anzeigt, kann der User genau anpassen. Jedes einzelne Feld, beispielsweise „Anfangsdatum“, „Priorität“ oder „Besitzer“, lässt sich ein- beziehungsweise ausblenden. Die automatische Sortierung erfolgt immer innerhalb einer Aufgabenliste, jede Spalte kann für sie herangezogen werden. So ist es beispielsweise möglich, die erste „Aufgabenliste“ eines Projekts nach Priorität zu sortieren und die zweite „Aufgabenliste“ desselben Projekts anhand des zuständigen Nutzer.

Viele Details für jede Aufgabe

Mit einem Klick auf ihren Titel öffnet der Anwender die Detailansicht einer Aufgabe. Diese füllt bis auf einen schmalen Rand das gesamte Browserfenster und enthält eine Vielzahl von Daten. Der zentrale Abschnitt „Aufgabeninformationen“ enthält alle wichtigen Basisdaten:

  • Besitzer
  • Arbeitsstunden
  • Status
  • Anfangsdatum
  • Fälligkeitsdatum
  • Dauer
  • Priorität
  • Abschlussprozentsatz
  • Erinnerung
  • Wiederholung

Kunden im Enterprise-Tarif sind nicht auf diese vorgegebenen Felder angewiesen. Sie können selbst neue Felder definieren. Aber auch ihnen ist es nicht möglich, die vorgegebenen Standardfelder zu löschen oder auszublenden.

Unter den Aufgabeninformationen befinden sich Tabs mit Metadaten und Zusatzinformationen. Hier können Anwender Kommentare verfassen, Dokumente und Foren verknüpfen, Abhängigkeiten definieren, Unteraufgaben hinzufügen, Bugs tracken, das Log der Zeiterfassung einsehen sowie das Aktivitätsprotokoll der Aufgabe aufrufen.

Zeitmanagement10,0

Wie auch das Aufgabenmanagement ist auch das Zeitmanagement in Zoho Projects strikt projektbezogen. Sowohl der Kalender als auch die Gantt-Diagramme beziehen sich immer auf das momentan ausgewählte Projekt. Auch abgesehen davon ist der Kalender nicht besonders flexibel. Er zeigt immer eine Monatsansicht, eine alternative Wochen- oder Jahresansicht ist nicht vorgesehen. Mit Filtern hat der Anwender eine Möglichkeit einzugrenzen, welche Termine er zu Gesicht bekommt. Es stehen allerdings nur wenige Filteroptionen zur Verfügung. Neben dem Typ des Kalendereintrags („Fehler“, „Meilensteine“, „Ereignisse“ und „Aufgaben“) kann der Nutzer nur nach Besitzer („Nicht zugewiesen“, „Mich“) und Status („Alle offenen“, „Alle geschlossenen“) filtern.

Keine Gant-Diagramme und Zeiterfassung für die Holzklasse

Im Berichte-Modul findet der Anwender die Gantt-Diagramme. Für jedes Projekt stehen zwei unterschiedliche Varianten davon zur Verfügung: „Meilenstein-Gantt“ reiht die Aufgaben im Diagramm nach Meilensteinen, „Chronologie-Gantt“ reiht sie chronologisch anhand ihres Startdatums. Die Filteroptionen sind in den Gantt-Diagrammen leider ähnlich beschränkt wie im Kalender. Der Anwender kann Aufgaben per drag-and-drop verschieben und sogar verknüpfen, allerdings nur, wenn er den Express-, Premium- oder Enterprise-Tarif nutzt. Im kostenlosen Free- und im günstigen Standard-Tarif sind die Gantt-Diagramme nicht interaktiv.

Auch die Zeiterfassung ist keine Funktion, die allen Anwendern zur Verfügung steht. Nur wer mindestens den Express-Tarif gebucht hat, kann sie nutzen. Die Arbeitszeiten trägt der Anwender dabei manuell ein. Eine automatische Erfassung, die er durch das Betätigen einer virtuellen Stoppuhr am Beginn und am Ende einer Arbeitsspanne veranlassen könnte, existiert nicht. Wer Zoho Projects im Premium- oder Enterprise-Tarif nutzt, kann zudem einen Report über die geplante und tatsächlich benötigte Zeit eines Projekts erstellen.

Kommunikation & Zusammenarbeit6,0

Als einziges Projektmanagement-Programm in unserem Test ist Zoho Projects ein vollwertiges Werkzeug für die Kommunikation innerhalb von Projektteams. Zusätzliche Softwares für diesen Zweck wie Office-Messenger oder E-Mail-Programme sind nicht zwingend nötig. Das liegt daran, dass diese Projektmanagement-Software nicht nur über die übliche Kommentarfunktion verfügt, sondern auch einen Live-Chat und ein Forensystem beinhaltet.

Chat-Kontakte sind schnell über eine Leiste am unteren Bildschirmrand zu erreichen. Nutzer können sowohl Chats mit zwei als auch mit mehreren Teilnehmern führen. Alternativ zur Vollbildansicht können Chats auch als kleines, übergelagertes Fenster angezeigt werden, so dass der Anwender die Möglichkeit hat, parallel zum Gespräch im Chat mit Zoho Projects weiterzuarbeiten. Um den Nachrichten mehr Ausdruck zu verleihen, stehen Smileys sowie Unterstreichung, Kursiv- und Fettschrift zur Verfügung. Auch das Anhängen von Dokumenten und Screenshots ist möglich.

Ein Platz für Diskussionen

Das Forumsmodul ähnelt sehr den „Aufgaben“, bis auf den Umstand, dass der Anwender statt Aufgaben eben Foren erstellt. Was Zoho Projects „Forum“ nennt, gleicht allerdings mehr einem einzelnen Thread in üblichen Forensystemen. Einem klassischen Unterforum in anderen Forumssystemen entspricht eher die „Kategorie“, die der Anwender einem „Forum“ zuweist. Ein „Forum“ in Zoho Projects besteht aus einem Beitrag, auf den die anderen Nutzer antworten können. Für die Beiträge stehen noch reichhaltigere Formatierungsoptionen zur Verfügung als im Chat. Beispielsweise sind auch Hyperlinks und Einrückungen möglich.

„Foren“ lassen sich mit Aufgaben verknüpfen. Um ein „Forum“ permanent ganz oben in der Liste anzuzeigen, kann es angepinnt werden. Kategorien, zwischen denen der Anwender mit einer Seitenliste rechts im Browserfenster wechselt, sorgen dafür, dass der Forumsbereich trotz vieler Beiträge übersichtlich bleibt.

Bedienkomfort4,0

Angenehm an Zoho Projects ist, dass die Benutzeroberfläche sehr konsistent ist. Egal ob Aufgaben, Probleme für das Bug-Tracking oder Foren: In allen Programmbestandteilen verwendet Zoho dieselben User-Interface-Elemente. Das macht es prinzipiell einfach, sich zurechtzufinden. Andererseits trägt aber die Ähnlichkeit auch zu einer gewissen Verwirrung bei. Der Dialog für Filter sieht beispielsweise überall im Programm ähnlich aus, allerdings stehen nicht überall dieselben Filteroptionen zur Verfügung. So kann es beispielsweise vorkommen, dass der Anwender in der Liste mit Forumsbeiträgen vergeblich nach einem Filter sucht, der nur in der „klassischen Ansicht“ der Aufgaben verfügbar ist.

Unnötig kompliziert ist, dass das Hauptmenü in der linken Seitenleiste nur die Navigation innerhalb eines Projekts erlaubt. Das führt zum Beispiel dazu, dass der Anwender umständlich den Weg über das Dashboard gehen muss, um eine Liste aller seiner Aufgaben einzusehen. Klickt er stattdessen einfach nur auf „Aufgaben“, bekommt er ausschließlich die Aufgaben im aktuellen Projekt zu Gesicht.

Es wäre übertrieben, die Benutzeroberfläche von Zoho Projects überladen zu nennen. Dennoch zeigt sie eher zu viel als zu wenig. Zum Beispiel blendet das Programm permanent sowohl am oberen als auch am unteren Rand des Browserfensters eine Menüleiste ein. Meistens ist noch eine weitere Menüleiste am linken Fensterrand sichtbar, häufig auch eine vierte am rechten. Zoho Projects ist auch das einzige Projektmanagementprogramm, bei dem die Einzelansicht von Aufgaben nahezu bildschirmfüllend ist. Anderen Programmen reicht üblicherweise ein kleines Fenster dafür.

Es fehlt: der letzte Schliff

Die deutsche Übersetzung der Benutzeroberfläche ist nicht ganz gelungen. Dieser Eindruck entsteht beispielsweise dadurch, dass in der linken Menüleiste das lange Wort „Zeitnachweisblatt“ stehen sollte, es aber nach dem b abgeschnitten ist. Ein einfaches „Zeitnachweis“ hätte es auch getan. Oder durch das Verwenden der Bezeichnung „Forum“ für etwas, das im allgemeinen Verständnis eher einem „Beitrag“ entspricht. Auch wenn im Aufgabenfilter unter „Erstellt von“ die Option „Mich“ (statt „Mir“) angewählt werden kann, entsteht der Eindruck von mangelnder Sorgfalt. Die deutsche Übersetzung wirkt auf den Anwender ähnlich wie die Benutzerführung insgesamt: ganz brauchbar und ohne gravierende Fehler, aber auch nicht wie etwas, das sorgfältig geprüft und bis ins Letzte durchdacht wurde.

Apps & Integration8,6

Für die Nutzung auf Smartphones und Tablets sind Apps für Android und iOS verfügbar. Diese ermöglichen den Zugriff auf Zoho Projects mit einer Benutzeroberfläche, die an die kleinen Touchscreen-Geräte angepasst ist.

Angenehmerweise wirkt die Android-App im Gegensatz zur Web-Version sehr übersichtlich. Von Aufgaben wird eispielsweise in der Auflistung nur der Name und ein Feld zum Abhaken sichtbar. Mehr Information blendet die App ein, wenn der Anwender auf die Detailansicht geht. Allerdings stehen in der App auch nicht alle Funktionen der Web-Version zur Verfügung. Auf Kalenderansicht und Gantt-Diagramme beispielsweise müssen Nutzer auf dem Smartphone verzichten. Auch das Forum fehlt. Zwar existiert ein Menüpunkt für den Chat, in unserem Test erzeugte er allerdings nur eine Fehlermeldung: „Keine solche Anwendung gefunden.“

Aufgaben lassen sich in Zoho Projects sowohl im- als auch exportieren, und zwar jeweils in vier verschiedenen Formaten:

  • MPP/MPX: Microsoft Project
  • XLS: Microsoft Excel
  • JSON: Java Script
  • CSV: Comma Separated Value

Um mit eigenen Programmen auf Zoho Projects zuzugreifen, können Anwender die API (Programmierschnittstelle) nutzen. Sie ist nach REST-Prinzipien aufgebaut und lässt sich daher mit Programmen verwenden, die in ganz unterschiedlichen Programmiersprachen wie beispielsweise Python, PHP und Java geschrieben sind. Die Funktionen der API sind ausführlich dokumentiert.

Schlecht ausgerüstet ist Zoho Projects bei der Integration anderer Apps. Insgesamt stehen für nur zwölf unterschiedliche Web-Apps Integrationen zur Verfügung, fünf davon sind Produkte von Zoho selbst. Auf welche Integrationen der Anwender zugreifen kann, hängt auch von der Tarifstufe ab, die er gewählt hat. Mit Zoho Free und Zoho Standard stehen ihm nur drei Integrationen zur Verfügung, nämlich Zoho CRM, Zapier und Zoho Meeting. Bei Express kommen Zoho Invoice und Zoho Books hinzu, und ab Premium arbeitet Zoho Projects auch mit unternehmensfremden Web-Apps wie dem Cloud-Speicher Dropbox und der Software-Entwicklungsplattform GitHub zusammen.

Positiv ist, dass selbst Nutzer der kostenlosen Version Zapier nutzen können. Diese Online-Plattform fungiert als „Software-Adapter“ und verknüpft verschiedene Web-Apps miteinander. Über diesen Umweg lässt sich Zoho Projects mit rund 100 weiteren Web-Apps verknüpfen.

Hilfe & Support5,7

Auch wenn die Übersetzung wenig sorgfältig gemacht wirkt: Zoho Projects selbst ist auf Deutsch verfügbar. Das trifft auf den Support und die Hilfe-Dokumente nicht zu. Wer etwas über das Programm in Erfahrung bringen möchte, sollte also über hinreichende Englischkenntnisse verfügen.

Die Dokumentation von Zoho Projects besteht zu einem guten Teil aus einem thematisch sortierten Fragenkatalog. Er deckt viele Aspekte der Programmnutzung ab, die Antworten fallen allerdings äußerst knapp aus. Sie sind selten länger als ein oder zwei Sätze.

Ein zweiter großer Bereich der Dokumentation besteht aus animierten GIFs, die einzelne Arbeitsschritte in Zoho Projects illustrieren. Eine kurze Liste neben der Animation fasst sie in kurzen Sätzen zusammen. Dieses Konzept scheitert daran, dass die GIFs so klein sind, dass Text darin nicht zu lesen ist. Der interessierte Anwender erahnt mehr als er beobachtet, was in den GIFs vorgeführt wird. Auch die Liste nebenan ist zu wenig ausführlich, um sich als Schritt-für-Schritt-Anleitung lesen zu lassen.

Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass auch vier etwas längere (rund fünf Minuten) How-to-Videos verfügbar sind. Diese bestehen aus Screencasts mit gesprochenem Text. Sie sind deutlich besser nachvollziehbar als die kurzen GIFs, allerdings existieren zu wenige davon, um der insgesamt mager ausfallenden Dokumentation etwas Substantielles hinzuzufügen.

Wer auf der Suche nach der Lösung für ein konkretes Problem mit Zoho Projects ist, versucht es am besten im Community-Forum. Dieses ist relativ gut besucht. Neue Beiträge erscheinen eher im Stunden- als im Tagestakt. Nicht nur andere Community-Mitglieder, sondern auch Zoho-Mitarbeiter helfen bei Problemen. Somit dürfte es ein Nachfragen im Forum in vielen Fällen unnötig machen, sich an den Support zu wenden. Das ist selbstverständlich auch möglich, und zwar per Web-Formular. Direkt in Zoho Projects können Anwender zudem einen Live-Chat nutzen, um Kontakt mit dem Kundendienst aufzunehmen.

Zusammenfassung9,1

Zoho Projects beeindruckt durch seinen Funktionsumfang und seinen Preis. Die üppige Ausstattung führt allerdings auch dazu, dass die Verwaltung von Projekten damit etwas umständlicher ist als mit anderen Programmen. Wer wirklich den ganzen Funktionsumfang benötigt, wird das in Kauf nehmen. Wenn es aber vor allem um eine einfache Lösung für kleine bis mittelgroße Projekte geht, gibt es bessere Programme. Asana beeindruckt beispielsweise durch seine durchdachte Benutzerführung, bei Teamleader ist das Projektmanagement in eine Software-Suite eingebunden, Anwender profitieren von den Synergien zwischen den Programmbestandteilen.

Bei aller Funktionalität ist die Nützlichkeit von Zoho Projects dadurch eingeschränkt, dass es kaum Möglichkeiten für die projektübergreifende Organisation gibt. Auch die deutsche Übersetzung und die Hilfe-Dokumente lassen qualitativ zu wünschen übrig. Diese kleinen Mängel dürften manche Anwender gerne in Kauf nehmen, denn insgesamt ist Zoho Projects der klare Preis-Leistungs-Sieger. So viel Projektmanagement-Funktionalität für so wenig Geld gibt es nirgendwo sonst.