umantis

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BEWERTUNG
8.8 / 10
Kai Sulkowski
Aktualisiert: 05/07/2018
Pro
  • Breite, flexibel kombinierbare Palette an Modulen
  • Video-Interview-Funktion integriert
  • Maximale Anpassbarkeit
  • Breitgefächerte interne Kommunikationsmöglichkeiten
Kontra
  • Kostenintransparenz
  • Kein direkter Zugang zur Testversion
FAZIT

Die SaaS-basierte Software besteht aus sechs Modulen, die gemeinsam alle Segmente der Personalarbeit abdecken. Der Funktionsumfang umfasst sogar Spezial-Funktionen wie die Möglichkeit zum Video-Interview. Eine hohe Individualisierbarkeit gemäß unternehmensspezifischen Bedürfnissen und unzählige Möglichkeiten zum kollaborativen Arbeiten sind Markenzeichen von umantis.

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Gesamt
Funktionen
Benutzerfreundlichkeit
Sicherheit und Aktualität
Preismodell und Service

umantis Beschreibung

Funktionen9,7

Die umantis Talent Management Software der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG ist eine umfassende SaaS-basierte HR-Softwarelösung mit modularem Aufbau. Die sechs Module sind einzeln buchbar, können aber auch flexibel nach dem jeweiligen Bedarf des Kundenunternehmens miteinander kombiniert werden. Die Module sind:

  • Bewerbermanagement
  • Personalentwicklung
  • Lernmanagement
  • Zielvereinbarung
  • Vergütung
  • Nachfolgeplanung
Bewerbermanagement

Unter diesem Modul ist der gesamte E-Recruiting-Prozess mit einem breiten Funktionsspektrum zusammengefasst.

Der integrierte Stellenausschreibungs-Editor macht einen hervorragenden Eindruck. Die Stellenausschreibungen lassen sich nicht nur im Sinne der Corporate Identity mit Header, Logo und Text, sondern auch mit einer Kurzvorstellung samt Fotos des zukünftigen Teams sowie einer Google-Maps-Darstellung des künftigen Arbeitsortes versehen.

Die Stellenausschreibungen veröffentlichen Anwender auf einer Karrierepage, die ebenfalls mit der Software im Corporate Design frei gestaltbar ist. Die Möglichkeiten sind hier äußerst vielfältig und der Kreativität kaum Grenzen gesetzt. Gleiches gilt für die freien Gestaltungsmöglichkeiten des Online-Bewerbungsformulars und die optionale Einbindung von Assessment-Fragen.

Zur Publikation der Stellenausschreibung erhält der Nutzer über umantis Zugriff auf das Angebot von Drittanbietern. Somit kann ein Multiposting von Stellenausschreibungen über das Angebot von Prospective Media, Solique, Broadbean und Publiconnect erfolgen.

Getreu der Philosophie des Anbieters steht erfolgreiches Bewerbermanagement in direktem Zusammenhang mit einem hohen Involvement der Teammitglieder. Kollaboratives Arbeiten durch Einbindung der Vorgesetzten und des Teams wird bei umantis also großgeschrieben. Des Weiteren setzt der Anbieter auf Geschwindigkeit: in nur 90 Sekunden soll der Bewerber den Online-Bewerbungsprozess abschließen, in nur zehn Minuten die Personalabteilung einen Kandidaten zum Vorstellungsgespräch laden können. Denn Geschwindigkeit sei beim „War for Talents“ das größte Pfund, mit dem ein Unternehmen wuchern könne. Geht eine Bewerbung ein, erhält der Bearbeiter eine Benachrichtigung und kann von überall mobil auf die Anwendung im Responsive Design zugreifen. Mit individualisierbaren E-Mail-Vorlagen und der Möglichkeit, Serienmails zu senden, sind weitgehend automatisierte Antwortschreiben an den Bewerber möglich.

Die durch den Erstbearbeiter als Top-Bewerber eingestuften Kandidaten erscheinen auf einen Blick übersichtlich mit Profilbild auf dem Dashboard, sodass der Entscheidungsbefugte direkt auf die Bewerberakten zugreifen kann. Bei jeder Statusänderung eines Bewerbers erhalten alle am Bewerbungsprozess Beteiligten eine Nachricht. Kandidaten bewerten die Sachbearbeiter nach einem Punktesystem und mit einer Prozentzahl. Hernach hinterlässt die HR-Abteilung eine Beurteilung und eine Bemerkung. All diese Informationen erscheinen in der Kurzansicht des Bewerbers. Mit dem Bewerbungsgesprächsterminierer sind alle anstehenden Gespräche auf der Hauptseite vermerkt.

Qualität der Bewerber, Effizienz der Ausschreibungskanäle und Bewerber-Quellen sind leicht mit dem zentralen Auswertungs-Tool zu analysieren, sodass der Prozess der eine langfristige Optimierung erfährt.

Da die viasto Inverview Suite an umantis angebunden ist, sind Videointerviews direkt aus der Software heraus zu führen. Die Fragen an den Bewerber formuliert der Personaler vorab, um sie im Programm bereitzustellen. Der Kandidat hat nun die Möglichkeit, flexibel zu einem passenden Zeitpunkt seine Antworten auf Video aufzunehmen und dieses in der Software zu hinterlegen. Alle am Entscheidungsprozess beteiligten Mitarbeiter im Unternehmen sehen daraufhin dieses Video ein und machen sich ein Bild von dem Kandidaten.

Über Schnittstellen zu Xing und LinkedIn ist die Möglichkeit zur bequemen One-Click-Bewerbung gewährleistet.

Personalentwicklung

Um Personalentwicklung zum Teil der täglichen Arbeit werden zu lassen, verfügt die Software über ein Modul zur Förderung von Mitarbeitern. Angemessen geförderte Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt, sind zufriedener und verbleiben mit höherer Wahrscheinlichkeit länger im Unternehmen. Die Software hilft dabei, den aktuellen Bedarf an Entwicklungs- und Bildungsmaßnahmen zu erkennen.

Da Mitarbeiter und direkte Vorgesetzte die geforderten und vorhandenen Fähigkeiten eines Mitarbeiters am ehesten einschätzen können, vereinbaren diese gemeinsam relevante Kompetenzen, die der Mitarbeiter für aktuelle Aufgaben und Ziele benötigt. Diese werden regelmäßig von allen Beteiligten beurteilt und gezielt entwickelt. Auch hier steht also wieder fachliche Zusammenarbeit zwischen Kollegen eines Bereichs im Mittelpunkt. Mit zwei Klicks erlaubt die Software die Erfassung neuer Kompetenzen und deren Beurteilung.

Wie in Xing oder LinkedIn pflegt jeder Mitarbeiter auch in umantis selbst seine Fähigkeiten und Erfahrungen in sein Mitarbeiterprofil ein und gibt eine erste Selbsteinschätzung ab. Bereits vorhandene Skills von Mitarbeitern spüren Personaler so auf und nutzen sie bei Bedarf.

Möglich ist ein Soll-Ist-Vergleich bei Personalentwicklungsmaßahmen in Form einer grafischen Auswertung. Diese verdeutlicht, wo vom Management vorgegebene Anforderungen noch nicht vollständig erfüllt sind und dementsprechender Handlungsbedarf besteht.

Allen Mitarbeitern steht es frei, einem unternehmensinternen Talent-Pool beizutreten. Stehen im Unternehmen Nach- oder Neubesetzungen von Führungspositionen an, dient der Talent-Pool zum Abgleich der Fähigkeiten der Mitarbeiter mit den im Stellenprofil benötigten. Weiterbildungs- und Schulungsbedarf ist somit ebenfalls leicht ablesbar und auch für die Mitarbeiter selbst erkennbar. Der Talent-Pool bindet Mitarbeiter also aktiv in die Personalentwicklungspläne ein.

Lernmanagement

umantis unterstützt die Verantwortlichen im Unternehmen bei der Planung Ausschreibung und Durchführung von Weiterbildungsveranstaltungen, ganz gleich ob Präsenzseminar oder Learning on the Job. Interne und externe Kursangebote integriert das Programm und ermöglicht Anmeldung, Information der Teilnehmer und Erfolgskontrolle. Über das Modul erhalten Mitarbeiter zu jeder Zeit Zugang zu digitalen Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Kollaboratives Arbeiten steht auch im Lernmanagement im Vordergrund: Die Mitarbeiter können sich selbst in Lern- und Arbeitsgruppen organisieren und Beiträge teilen, kommentieren und weiterbearbeiten.

Zielvereinbarung

Das Modul „Zielvereinbarung“ ermöglicht es, Mitarbeiter in die Zielvereinbarung zu involvieren. Jeder Mitarbeiter erhält einen transparenten Einblick in die Ziele des Unternehmens und seines Teams. Ziel ist es, den Mitarbeiter zu motivieren, selbst zu erkennen, wo und wie er sich selbst am besten zum Erreichen dieser Ziele einbringen kann. In der Software können jederzeit Ziele erfasst, akzeptiert und im Nachgang bewertet werden. Über grafische Analysen erhalten Vorgesetzte einen Überblick über die Zielerreichung aller Mitarbeiter. Gefährdete Ziele erkennen sie rechtzeitig, um gegensteuernde Maßnahmen einzuleiten.

Mitarbeitergespräche können genau zu dem Zeitpunkt angesetzt werden, wenn der Bedarf vorhanden ist und die Initiative vom Mitarbeiter ausgeht. Ziel ist es, so die Qualität der Gespräche zu optimieren und die Motivation aller Beteiligten zu erhöhen. Mit dem 360-Grad-Feedback ist es dem gesamten Team und nicht nur einem Vorgesetzten möglich, auf Wunsch einem einzelnen Mitarbeiter Feedback zu geben.

Vergütung

Dieses Modul ermöglicht eine klare Übersicht über Lohn- und Bonusverteilungen und eine vollständige Budgetkontrolle über alle Abteilungen und Mitarbeiter hinweg. Interaktive Berichte und grafische Analysen eröffnen eine transparente Gehaltsstruktur. Auswertungen zum Lohnniveau und Vergleiche bezüglich des Leistung-Gehalt-Verhältnisses sind ebenfalls inklusive.

Die Software unterstützt den Zuständigen bei der leistungsgerechten Vergütung der Mitarbeiter, indem sie eine einfache Kalibrierung von Lohn und Gehalt und eine effiziente Gestaltung von Lohn- und Bonusrunden ermöglicht. Enthalten ist auch ein intelligentes Berechnungsschema, welches automatisch Bonuszahlungen ermittelt.

Nachfolgeplanung

Zur Besetzung von wichtigen Positionen innerhalb eines Unternehmens ist die gezielte Nachfolge- und Laufbahnplanung von Mitarbeitern unverzichtbar. Mitarbeiter wiederum bekommen mögliche Karrierepfade aufgezeigt und erhalten so eine klare Perspektive und Entwicklungsziele. Alle Mitarbeiter sehen Nachfolgeplanstellen ein und bewerben sich gezielt über einen internen Stellenmarkt. Neben Personalern und Führungskräften nominieren sich Mitarbeiter auch selbst oder ihre Kollegen für Führungspositionen. Das schafft einen internen Talent-Pool und plant langfristig die Nachbesetzung von Schlüsselpositionen. Profile von Kandidaten für eine Nachbesetzung stellt der der Personaler per Drag-and-Drop gegenüber und vergleicht die wichtigsten Kennzahlen.

Benutzerfreundlichkeit8,7

Darstellung und Navigation

Die verschiedenen Module greifen hinsichtlich des Designs und der Menüführung nahtlos ineinander. Das User-Interface der Programmbereiche ist übersichtlich gestaltet und sinnvoll strukturiert. Die gesamte Darstellung des Programmes ist individuell an das Corporate Design des Kunden anpassbar. Administratoren gestalten diverse Bereiche darüber hinaus selbst und passen sie an die eigenen Bedürfnisse an. Das Dashboard ist völlig dynamisch und individuell mit Terminen, Bewerbungsbenachrichtigungen und Analysefunktionen bestückbar.

Statistiken und Diagramme wirken sauber, farbenfroh und modern. Sehr schön gelungen ist die Übersichtsdarstellung von Mitarbeiter- oder Bewerberakten, die jeweils mit dem Profilfoto der Person hinterlegt sind. Einige Kritikpunkte bleiben jedoch: Die Navigationsleiste wirkt insgesamt etwas lieblos und blass, Schriftgröße und -design erinnern an Wikipedia. Die Benennung der Menüpunkte ist teilweise etwas umständlich. Der gewaltigen Funktionsfülle und Masse an Einstellungsmöglichkeiten ist es auch geschuldet, dass nicht jeder Bereich direkt mit nur einem Klick anzusteuern ist. Insgesamt ist die Software dennoch benutzerfreundlich gestaltet und auch für unerfahrene Nutzer nach einiger Einarbeitungszeit leicht zu bedienen.

Die Einbindung aller Mitarbeiter nicht nur für die bloße Nutzung von Employee-Self-Service-Funktionen, sondern auch zur Beurteilung von Teammitgliedern oder zur eigenverantwortlichen Weiterbildung ist bei umanits ein Alleinstellungsmerkmal. Die Software forciert nicht nur die Mitarbeiterkommunikation und das kollaborative Arbeiten von Entscheidungsbefugten in Personalverwaltungs- und Bewerbungsprozessen erheblich, sondern trägt darüber hinaus dazu bei, dass unternehmensinterne Strukturen optimiert und Personalentwicklungsprozesse gefördert werden.

Die programminterne Suchfunktion erlaubt das gezielte Auffinden einzelner Bewerberdaten, Mitarbeiterdaten oder Datenkategorien.

Automatisierung und Individualisierung

Die Software automatisiert administrative Prozesse in erheblichem Maß. Ob beim Ausschreiben der Stellenvakanz, der Bewerberverwaltung, dem Onboarding, der Vertragserstellung, der unternehmensinternen sowie externen Kommunikation, der Lohnabrechnung oder beim Angebot von Weiterentwicklungsmöglichkeiten – zuvor zeitaufwändige Prozesse laufen weitgehend selbstständig ab. Großen Wert legt der Hersteller auf Geschwindigkeit und kurze Reaktionszeiten gegenüber Bewerbern. Benachrichtigungstools, die App Hiring Manager, E-Mail-Vorlagen und die Einbindung aller Entscheidungsbefugten vorab sind darauf ausgerichtet, Bewerbern ein promptes Feedback zu ermöglichen. Ein leistungsstarkes CV-Parsing-Tool und die Möglichkeit zur One-Click-Bewerbung erhöhen die Candidate-Experience und senken den Arbeitsaufwand für die Personalabteilung erheblich.

Die verschiedenen Module stehen in unterschiedlich vielen Sprachversionen zur Verfügung. Die meisten Optionen bestehen beim Bewerbermanagement-Modul, das in 29 Sprachen darstellbar ist. Somit ist die Software bestens gerüstet für den Einsatz in Unternehmen mit Niederlassungen rund um den Globus.

Sicherheit und Aktualität7,0

Angaben zu IT- und Datensicherheit finden sich auf der Website des Anbieters in Form der Datenschutzerklärung. Bei der Haufe umantis Talent Management Software handelt es sich um eine SaaS-basierte Softwarelösung. Der Hersteller garantiert Kunden, stets die aktuelle Version der Software zu nutzen und unmittelbar von Neuerungen und Verbesserungen zu profitieren. Die Weiterentwicklung der Software erfolgt fortlaufend.

Die Kundendaten hostet und verwaltet die Haufe Service Center GmbH auf ihren Servern. Das Unternehmen befindet sich zwar in Freiburg im Breisgau und damit in Deutschland, doch erklärt der Anbieter ausdrücklich, dass es im Rahmen des Datenaustausches mit den anderen Unternehmen der Haufe Gruppe zu einer Datenübermittlung ins europäische Ausland kommen kann. Dennoch versichert umantis explizit, ein angemessenes Datenschutzniveau nach dem Bundesdatenschutzgesetz aufrechtzuerhalten. Zum Schutz der personenbezogenen Kundendaten nutzt der Anbieter selbstverständlich ein sicheres Online-Übertragungsverfahren, die SSL-Übertragung.

Individuelle Zugriffsberechtigungen erhalten je nach konkreter Vertragsvereinbarung eine festgelegte Anzahl an Mitarbeitern des Kundenunternehmens. Zugriffs- und Bearbeitungsrechte definiert der Administrator dabei in äußerst flexibler Weise für jeden Mitarbeiter individuell. Diese Rechtevergabe kann sich auf Daten einzelner Mitarbeiter, Daten einer Abteilung, eines Standorts oder eines Geschäftsbereichs erstrecken. Damit ist sichergestellt, dass nur entsprechend befugte Mitarbeiter Zugriff auf persönliche Daten erhalten.

Preismodell und Service8,4

Informationen zu Preisen, Vertragskonditionen und Lizenzen sind nirgends einsehbar und offenbar nicht standardisiert. Jeder Interessent ist angehalten, den Kontakt zu einem Vertriebsmitarbeiter aufzunehmen, der eine individuell auf die Bedürfnisse des Kundenunternehmens zugeschnittene Lösung anbietet. Das mag zwar flexibel sein, zeugt jedoch nicht gerade von Transparenz, da völlig unklar ist, welche Faktoren einer Preisbildung letztendlich zugrunde liegen. Ein Vertrauensvorschuss von Kundenseite wird also vorausgesetzt.

Für Anfragen jedweder Art steht ein eigener „Service & Support“-Bereich zur Verfügung. Hier finden sich eine kostenfreie Service-Hotline, eine Support-E-Mail-Adresse und die Login-Möglichkeit zu einem Support-Portal zur Bearbeitung von Anfragen und Problemen. Sehr gut bewerten wir die Online-Hilfe mit über 1.200 Artikeln zu Funktionen und Bedienung des Programmes. Die Website gibt grobe Informationen zu den einzelnen Funktionsmodulen des Programmes, unterlegt mit kurzen Vorstellungsvideos.

Zwar wirbt umantis allerorten mit einem „Jetzt Testen“-Button, doch öffnet dieser nur ein Anfrageformular, in dem der Interessent nach Angabe von Kontakt- und Firmendaten einen Präsentationstermin vereinbaren, ein Angebot, einen Anruf, ein Angebot oder Unterlagen anfordern kann. Einen direkten Zugang zur Test-Version sucht der Interessent vergeblich. Kunden erhalten Zugang zu Video-Tutorials, Webinaren und einem eigenen Coach vor Ort.

Die Website bietet im Bereich „Ressourcen“ eine breite Auswahl an Webinaren, Studien zu HR-Themen aus dem Jahr 2013, Whitepapers zum Themenbereich Recruiting und Personalmanagement sowie einen Blog zu Themen, die mit dem Funktionsumfang der Softwaremodule in Verbindung stehen. Außerdem stehen vier Video-Interviews mit Experten aus den Bereichen HR und HR-Software zur Ansicht bereit.

Zusammenfassung8,8

Die SaaS-basierte HR-Software-Lösung umantis Talent Management setzt sich aus den sechs flexibel kombinierbaren Modulen Bewerbermanagement, Personalentwicklung, Lernmanagement, Zielvereinbarung, Vergütung und Nachfolgeplanung zusammen. Damit deckt sie nicht nur das gesamte Spektrum HR-typischer Aufgabenbereiche ab, sondern verfolgt simultan das erklärte Ziel, die unternehmensinterne Kommunikation zu fördern, die Motivation von Mitarbeitern durch klare Karriereperspektiven zu erhöhen und die gesamte unternehmensinterne Organisation zu optimieren. Wer zunächst vermutet, dies sei zu hoch gegriffen, wird sich von der schieren Breite an Funktionen jedes einzelnen Moduls überwältigt sehen. In allen Bereichen übertrifft umantis die Erwartungen und bietet neben dem herkömmlichen Umfang eine Vielzahl an Spezial-Features.

Auch wenn die Abstimmung der Konditionen individuell auf die Bedürfnisse eines jeden Kunden prinzipiell zu befürworten ist, ist es dennoch schlichtweg intransparent, keine feste Kostenstruktur als Anhalts- und Vergleichspunkt zu präsentieren. Wer bereit ist, umantis einen kleinen Vertrauensvorschuss zu gewährleisten, und sich nach persönlicher Beratung ein Angebot einholen möchte, findet in dieser Software ein enorm leistungsstarkes und flexibles Instrument, das sich für den Einsatz in Unternehmen jeglicher Größenordnung gleichermaßen eignet.