Teamleader

Andreas Kiener
Pro
  • Viele Management-Werkzeuge in einem
  • Sehr benutzerfreundlich
  • Für viele Arten von Unternehmen geeignet
  • Dokumentation und Schulungsmaterial sehr gelungen
  • Exzellenter Support
Kontra
  • Mit leichtem Fokus auf unternehmensnahe Dienstleister konzipiert
  • Vor allem sinnvoll für Nutzer, die ein All-in-one Tool wollen
Fazit Teamleader ist mehr als die Summe seiner Teile. Das Programm ist eine modulare All-in-one-Lösung für das Management kleiner bis mittelgroßer Unternehmen. Es kombiniert die klassischen Komponenten von Softwares für die Bereiche CRM, Projektmanagement und Rechnungserstellung mit einem Kalender und einer Zeiterfassung. Auch ein Ticketsystem, eine mobile App und eine VoIP-Lösung gehören zum Paket.
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Teamleader Test

Software & Konditionen

2,92 Pkt

Teamleader ist ein hochintegriertes Online-Tool zum Management kleiner und mittlerer Unternehmen. Für Firmen, die zwei bis etwa fünfzig Mitarbeiter beschäftigen, ist es eine interessante Alternative zur Nutzung von einzelnen Tools für unterschiedliche Aufgabenbereiche. Teamleader deckt drei Kernbereiche der Unternehmensführung ab:

  • Kunden
  • Projekte
  • Rechnungen

Darüber hinaus inkludiert die Software eine Zeiterfassung, einen Kalender, Support-Tickets, Telefonie per VoIP sowie eine App für mobile Endgeräte. Das Online-Tool von Teamleader ist sehr einfach zu bedienen – schließlich soll es das Unternehmen effizienter machen. Dem Anwender soll durch den Einsatz von Teamleader mehr Zeit für Produktivität bleiben.

Nahezu alle Arten von kleinen und mittelgroßen Unternehmen können Teamleader verwenden. Überall, wo es um Kunden, Projekte und Rechnungen geht, also in fast allen Bereichen des Wirtschaftslebens, erleichtert das Tool die Arbeit, indem es den Verwaltungsaufwand reduziert. Aufgrund seiner Fokussierung auf Deals ist Teamleader im Verkauf besonders nützlich.

Flexible Preisgestaltung

Die Kunden passen ihr Abo-Paket hinsichtlich der Benutzeranzahl und der integrierten Module genau an die eigenen Bedürfnisse an. Die Bezahlung erfolgt entweder quartalsweise oder jährlich, wobei die jährliche Zahlungsweise mit einer Kostenersparnis von 15 Prozent verbunden ist. Die günstigste Variante, das Basispaket, ist für zwei Benutzer konzipiert und kostet 25 Euro im Monat. Es beinhaltet folgende Module:

  • CRM und Angebote
  • Zeiterfassung
  • Leadmanagement
  • Kalenderverwaltung

Für jeden weiteren Benutzer erhöhen sich die Kosten um zehn Euro pro Monat. Zusätzlich können Kunden die Module „Rechnungsstellung“, „Projekte“ und „Support-Tickets“ wählen. Die Rechnungsstellung erhöht den monatlichen Grundpreis um 25 Euro, die anderen beiden Module kosten jeweils 50 Euro. Das Allroundpaket für zwei Benutzer beläuft sich dementsprechend auf 150 Euro im Monat beziehungsweise 1.800 Euro im Jahr. Sehr erfreulich: Die Kosten für einen neuen Nutzer betragen immer lediglich zehn Euro pro Monat – egal wie viele Module das gewählte Paket enthält.

Auf der Website von Teamleader steht ein sehr anwenderfreundliches Berechnungs-Tool zur Verfügung. Kunden wählen die Module sowie die Anzahl der Benutzer und berechnen mit ihm den Preis für das gewünschte Paket. Um die Eignung für ihr Unternehmen zu testen, können sie das Tool 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich nutzen, auch mit mehreren Kollegen. Die Eingabe von Kreditkartendaten ist dafür nicht erforderlich.

Aufgabenmanagement

3,08 Pkt

Im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Programmen ist Teamleader weniger dazu geeignet, große Projekte mit vielen einzelnen Aufgaben zu verwalten. Das liegt daran, dass die Aufgabenlisten relativ unflexibel sind. Sie erscheinen an zwei Stellen im Programm, in der Aufgabenliste im Kalendermodul und im Projektmodul. Die Tabelle im Kalendermodul lässt sich mit einem Klick auf die Spaltentitel sortieren. Filterfunktionen sind aber nicht vorgesehen. Die Liste zeigt somit immer sämtliche Aufgaben, unabhängig von Projekt und Mitarbeiter.

Teamleader Roadmaps
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Roadmaps gliedern sich in die Meilensteine eines Projekts. Auch den Budgetverbrauch und einen Burn-Down-Chart zeigt das Programm an.

Im Projektmodul können Anwender ihre Aufgaben immerhin zu Meilensteinen zusammenfassen. Das sind Phasen eines Projekts, die sie der Reihe nach abarbeiten. Mit dieser Meilenstein-Struktur ist Teamleader eher für traditionelles Projektmanagement geeignet als für agile Methoden wie Scrum oder Kanban.

Projektmanagement versteht Teamleader offenbar hauptsächlich als Festlegung des zeitlichen Ablaufs. Das funktioniert allerdings gut. Mit einem Klick auf „Aufgabe planen“ öffnet das Programm den Kalender, in den der Anwender den Zeitraum für die Aufgabe einfach mit dem Mauszeiger einträgt. An unterschiedlichen Farben im Kalender erkennt der Anwender, zu welchem Projekt eine Aufgabe gehört.

Ein Vorteil des Projektmanagements von Teamleader ist, dass es Budgetplanung, Zeiterfassung und Rechnungserstellung integriert. Ein Diagramm zeigt das verbrauchte Budget, ein Burndown-Chart visualisiert den Arbeitsfortschritt, und für die Rechnungserstellung lässt sich festlegen, wie die Arbeitsstunden abgerechnet werden: Nach Aufgabentyp, nach Benutzer oder als Festpreis pro Stunde. Im Menüpunkt „Planung“ verfügt Teamleader sogar über ein Tool für das Multiprojektmanagement, das alle Projekte in einer Zeitleiste (Gantt-Diagramm) darstellt.

Das Aufgabenmanagement von Teamleader zeigt also viel Licht, aber auch viel Schatten. Einerseits ist es vor allem durch die Integration mit den anderen Teilen des Software-Pakets sehr gut ausgestattet, andererseits fällt die Kernfunktion der Aufgabenverwaltung eher dürftig aus. Für kleinere Teams oder Firmen ist es gut geeignet, ab einer gewissen Anzahl von Aufgaben geht aber mit dieser Software die Übersicht verloren.

Zeitmanagement

4,00 Pkt

Das Zeiterfassungsmodul ist vollständig in das Projektmodul integriert, so dass einsehbar ist, wer wie lange an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Dabei unterscheidet Teamleader zwischen fakturierbarer und nicht fakturierbarer Zeit, es ist also klar, welche Arbeitszeiten dem Kunden in Rechnung gestellt werden und welche nicht.

Auf der Startseite von Teamleader befindet sich das Dashboard, das einen Überblick über das aktuell Relevante bietet. Aufgaben, Besprechungen und Telefontermine werden in Listen angezeigt, und zwar jeweils sortiert in „heute“, „morgen“, „überfällig“ und „vorbei“. Schon im Dashboard sind Details wie Uhrzeit, Priorität und Aufgabenart ersichtlich. Mit einem Klick auf das Listen-Symbol öffnet der Anwender jeweils die komplette Liste. Dort, aber auch direkt im Dashboard, ermöglicht ein Plus-Symbol das Hinzufügen von neuen Einträgen. Programmweit kann der Anwender neue Einträge über das Plus-Symbol in der Titelleiste hinzufügen.

Teamleader Dashboard
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Alles auf dem Schirm, was ansteht – dank des übersichtlichen Dashboards von Teamleader.

Teamfähiger Kalender

Der Kalender liefert zusätzlich zu den klassischen Ansichten für Tag, Woche und Monat auch eine Team-Ansicht. Diese zeigt die wöchentlichen Termine ausgewählter Mitarbeiter als Zeitstreifen untereinander an. So wird die schnelle Erfassung der Teamauslastung und verfügbarer Zeitblöcke möglich.

Auch die anderen Kalenderansichten zeigen nicht nur die eigenen Termine an: Mit einem Drop-down-Menü rechts oben wählt der Anwender den Benutzer, dessen Termine er sehen will. In den Kalender eines anderen Users kann er für diesen Aufgaben und Besprechungen hinzufügen (Kalendereinträge sind immer entweder das eine oder das andere). Die einzige Ausnahme bilden hier die grauen Zeitblöcke, die beim Synchronisieren mit einem externen Kalender entstehen.

Teamleader Kalender
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Die Team-Ansicht im Kalender von Teamleader zeigt die wöchentlichen Termine mehrerer Mitarbeiter.

Die grauen Blöcke zeigen die belegte Zeit an, ohne etwas über die geplante Tätigkeit zu verraten. Die Idee dahinter ist, dass Mitarbeiter private Termine mit einem anderen Kalender-Tool planen, das mit dem firmeneigenen verknüpfbar ist, aber die Privatsphäre schützt. Für die Kollegen ist nur wichtig, dass der jeweilige Mitarbeiter im entsprechenden Zeitraum nicht verfügbar ist.

Kommunikation & Zusammenarbeit

1,00 Pkt

Im CRM-Bereich stehen zwei Listen zur Verfügung: „Kontakte“ und „Firmen“. Die Kontakte und Firmen werden miteinander verknüpft, so dass das Tool beim Aufruf eines Unternehmens automatisch alle entsprechenden Kontakte anzeigt; umgekehrt erscheint zu jedem Kontakt die Firma, bei der dieser beschäftigt ist. Kontakte können Kunden und Händler gleichermaßen sein.

Im Gegensatz zum guten, alten Adressbuch speichert das CRM-Modul von Teamleader jedoch nicht nur die Kontaktdaten, sondern auch alle Interaktionen mit den Kontakten beziehungsweise Firmen. So sieht beispielsweise ein Teamleader-Nutzer aus der Marketingabteilung, dass die externe Person, die er anrufen möchte, bereits mit einem Kollegen vom Support gesprochen hat.

Der Deal im Fokus

Das Deals-Modul liefert einen Überblick über vorbereitete und abgeschlossene Deals. Die Übersichtsliste zeigt die Deals mit vielen zugehörigen Detailinfos wie Kunde, Zuständigkeit und Phase. Klickt der Anwender einen aus dieser Liste an, öffnet Teamleader ihn in der Einzelansicht. Teamleader zeigt bei den Datensätzen aus dem CRM-Modul verknüpfte Deals an und bei den Deals die jeweils verknüpften CRM-Daten.

Kundensupport mit System

Teamleader beinhaltet auch ein Ticketsystem für den Kundensupport, das sich ausgesprochen einfach konfigurieren lässt. Der Anwender muss nur die E-Mails, die ihn unter seiner Support-E-Mail-Adresse erreichen, an eine E-Mail-Adresse weiterleiten, die Teamleader zur Verfügung stellt, und schon erscheinen alle Supportanfragen im System. Er gibt hierbei eine oder mehrere E-Mail-Adressen an, die als Absender dienen.

Sobald das Ticketsystem konfiguriert ist, sind Support-Anfragen genauso wie der Rest der Kundenkommunikation ein Teil der Kundendaten. Auch die Support-Tickets lassen sich mit Aufgaben verknüpfen – die Zuordnung zu Projekten ist dabei möglich. Darüber hinaus hat jedes Ticket einen Status und kann einem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet werden.

Bedienkomfort

1,92 Pkt

Teamleader präsentiert sich sehr klar und aufgeräumt. Der Web-App gelingt es, dem Anwender eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung zu stellen, ohne überfrachtet und unübersichtlich zu wirken. Dafür ist zu einem guten Teil ein gut strukturiertes, in sich kongruentes Screen-Design verantwortlich. Auch die Tatsache, dass der Anwender mit einer vorgegebenen Struktur arbeitet, die er nur bedingt anpassen kann – beispielsweise kann er im CRM zwar Labels wie „Händler“ oder „Kunde“ anlegen, nicht jedoch Felder für die Datensätze definieren –, verleiht dem Programm trotz seines Funktionsumfanges eine gewisse Leichtigkeit.

Mit zahlreichen interaktiven Touren durch das Programm trägt der Anbieter zusätzlich dazu bei, dass sich neue Anwender schnell zurechtfinden und sich die Bedienung von Teamleader nahezu intuitiv erschließt.

Beim ersten Aufruf wird ein neuer Nutzer sofort mit den wichtigsten Bedienelementen vertraut gemacht. Über die Hilfe-Menüleiste im horizontalen Navigationsbalken am oberen Rand des Browserfensters kann er weitere Touren zu Modulen wie „Zeiterfassung“ oder zu praktischen Alltagsaufgaben wie „Angebot erstellen“ aufrufen. Diese geben dem Anwender die Möglichkeit, sich mit dem Funktionsspektrum des Programms vertraut zu machen.

Teamleader Interaktive Touren
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Mit interaktiven Touren gelingt der Einstieg in das Programm schnell und mühelos.

Diagramme für beinahe alles

Unter dem Menüpunkt „Statistik“ findet der Anwender Diagramme, die nahezu alle Teilbereiche des Programms abdecken.

  • „Pipeline“ stellt die Deals dar, die noch nicht abgeschlossen sind.
  • Deals“ zeigt ein Liniendiagramm der neuen, der gewonnenen und der verlorenen Deals an. Das Diagramm kann nach Anzahl, nach Umsatz und nach Mitarbeiter sortiert werden.
  • „Rechnungen“ stellt die Einnahmen über einen frei definierbaren Zeitraum dar.
  • Die Statistik der „Zeiterfassung“ zeigt, wieviel Zeit pro Tag, Woche, Monat oder Vierteljahr insgesamt und pro Kunde aufgewandt wurde.
  • „Anrufe“ im Statistikmenü veranschaulicht mit einem Kreisdiagramm die Anzahl der Anrufe und ihre Verteilung in einem gewählten Zeitraum.
  • „Tickets“ gibt Auskunft über neue, geschlossene und ungelöste Tickets.
  • „Ziele“ erlaubt die Definition von Zielen wie beispielsweise Umsatz pro Woche oder Anrufe pro Jahr.

Apps & Integration

2,50 Pkt

Das junge Online-Tool (Entwicklungsstart: Mitte 2012) mit belgischen Wurzeln, das seit einiger Zeit auch den deutschen Markt erobert, arbeitet mit einer großen Anzahl verschiedener Web-Apps zusammen. So erfüllt das Programm seinen Anspruch, zentrale Schaltstelle der Informationsinfrastruktur einer modernen Firma zu sein. Zu den integrierbaren Web-Apps gehören E-Mail-Dienste wie Office 365 Outlook und Gmail, die E-Mail-Marketing-Lösung MailChimp, der Cloud-Speicher Dropbox, Kalender wie Google Calendar und der iCloud Calendar von Apple sowie der Bezahlungsdienst Stripe. Aktuell umfasst die Liste insgesamt 79 verschiedene Dienste, Tendenz steigend.

Teamleader Integration
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Teamleader integriert eine mannigfaltige Auswahl an verschiedenen Web-Tools.

Hilfe & Support

2,86 Pkt

Teamleader ist eine ausgesprochen benutzerfreundliche Software. Ergänzt wird der Eindruck von hoher Anwenderorientiertheit durch einen sehr umfangreichen Hilfe-Bereich. Neben den bereits erwähnten interaktiven Touren gibt es auch mehrere lange Webinare auf Deutsch, eine ebenfalls deutschsprachige Wissensdatenbank mit Einträgen im FAQ- beziehungsweise How-to-Stil sowie ein „Product Training“ auf Englisch, das in vielen nur wenige Minuten langen Videos die grundlegenden Funktionen des Programms erklärt.

Großen Wert legt Teamleader auf den Support. Dieser wird grundsätzlich als Teil des Service verstanden und verursacht keinerlei Zusatzkosten. In unserem Test beantwortete der Kundendienst unsere E-Mail-Anfragen noch am selben Tag. Die Support-Mitarbeiter waren äußerst zuvorkommend und hilfsbereit. Der Kunde hat nie das Gefühl, dem Team mit seinen Fragen lästig zu sein. Im Gegenteil: Die Mitarbeiter wirken wie freundliche Assistenten, deren Job es ist, Probleme bei der Benutzung des Programms aus dem Weg zu räumen, so dass sich der Anwender auf seine eigentlichen Ziele konzentrieren kann. Wie wichtig das Konzept von Service und Support dem Anbieter ist, zeigt auch die Tatsache, dass für den Kunden ohne Zusatzkosten eine Rechnungsvorlage auf Basis seines eigenen Rechnungslayouts erstellt wird.

Zusammenfassung

3,31 Pkt

Aus Belgien kommt offenbar nicht nur starkes Bier in kleinen Flaschen, sondern auch allerfeinste Software. Teamleader deckt alle Bereiche ab, die für das Management kleinerer Unternehmen nötig sind. Ein Gewinn ist das Tool in jedem Fall für Firmen, die sich in Bereichen wie Rechnungslegung und Support und Projektmanagement auf Office-Programme verlassen – diese Aufgaben lassen sich mit Teamleader deutlich einfacher und effizienter erledigen; als Cloud-Service bietet das Tool zudem mehr Flexibilität. Auch für Unternehmen, die auf der Suche nach einer Lösung für das Management (kleiner) Projekte oder CRM sind, ist Teamleader mindestens eine Überlegung wert. Das Tool stellt alle relevanten Daten übersichtlich und schnell abrufbar bereit. Sollten die Projekte allerdings größer werden, ist meistens eine Stand-alone-Lösung für Projektmanagement wie Asana oder Wrike die bessere Wahl.

Der Anbieter ist sehr serviceorientiert, zudem ist das Programm ausgesprochen benutzerfreundlich. Die klar strukturierte Benutzeroberfläche macht es einfach, sich in dem Programm zurechtzufinden, interaktive Touren erleichtern den Einstieg, und Video-Tutorials helfen dabei, das Programm voll auszureizen. Sollten dennoch Fragen auftreten, können Anwender mit einer zügigen Antwort des freundlichen Supports rechnen.

Die Nutzung kostet nicht mehr als die der meisten spezialisierten Cloud-Lösungen. Da Teamleader mehrere Stand-Alone-Tools ersetzt, lässt sich sogar Geld sparen. Statt also mehrere Detaillösungen zu kombinieren, erhalten Nutzer von Teamleader ein vielfältiges Multi-Tool, das deutlich effizienter und übersichtlicher zu handhaben ist.

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