Persis HR-Software

Kai Sulkowski
Bereich:
Pro
  • Als SaaS- oder On-Premise-Variante verfügbar
  • Variabler Aufbau aus sechs Modulen
  • Screening und Bewerbervorauswahl vollautomatisch
Kontra
  • Keine Preistransparenz
  • Kein Active-Sourcing
  • Keine Telefon-Interview-Implementierung
Fazit Vom Recruiting über Personalverwaltung und -entwicklung bis hin zum Weiterbildungsmanagement bietet Persis eine funktionsstarke und umfangreiche Komplettlösung aus sechs Modulen, die flexibel miteinander kombinierbar sind. Schade sind die fehlende Transparenz hinsichtlich der Konditionen sowie die stellenweise überholt wirkende Optik. Dennoch ist die Software gerade für große mittelständische sowie große Unternehmen mit mehreren Niederlassungen eine klare Empfehlung.

Persis Beschreibung

Funktionen

4,67 Pkt

Bereits seit 1987 entwickelt die baden-württembergische Firma Persis GmbH HR-Software und kann damit als „alter Hase“ im Geschäft auf jahrzehntelange fachliche Erfahrung aufbauen. Nichts anderes als Personalarbeit auf höchstem Niveau ist der eigene Anspruch an die Persis-Softwareprodukte. Ihre Nutzung soll administrativen Aufwand reduzieren, für mehr Transparenz sorgen, Effizienz und Professionalität steigern. Das Unternehmen bietet mit dem Produkt Persis HRM eine umfassende HR-Software an, die aus insgesamt sechs Modulen besteht. Jedes der Module kann auch einzeln genutzt oder frei mit anderen Modulen kombiniert werden. Diese Module sind:

  • Bewerbermanagement
  • Personalmanager
  • Digitale Personalakte
  • Personalentwicklung
  • Weiterbildung
  • Ausbildungsmanager
Bewerbermanagement

Die erste Phase des Talent Management beginnt mit der Anwerbung neuer Mitarbeiter. Das Modul „Bewerbermanagement“ bildet den gesamten Prozess vom Entwurf der Stellenausschreibung bis hin zum Onboarding der neuen Mitarbeiter ab.

Mit dem Stellenausschreibungs-Editor ist es dem Personalmitarbeiter möglich, problemlos eine ansprechende Stellenausschreibung im Corporate Design zu entwerfen. Entsprechende Layout-Vorlagen stehen bereit. Die Publikation der Stellenausschreibungen erfolgt auf der Unternehmenswebsite oder über das integrierte Multiposting-Tool sowohl auf Online-Stellenbörsen als auch in sozialen Karrierenetzwerken und in Printmedien.

Der Bewerberzugang ermöglicht die One-Click-Bewerbung über soziale Karrierenetzwerke. Dies ist bequem für die Bewerber, senkt die Absprungrate und verbessert die Candidate-Experience – ein wichtiger Eckpfeiler fürs Employer-Branding! Bewerber können sich über alle mobilen Endgeräte dank des Responsive Designs bewerben. Über den Bewerberzugang können Kandidaten Job-Newsletter abonnieren oder den Bewerbungsprozess verfolgen.

Automatisches CV-Parsing für nahezu jeden Dokumenttyp und anschließendes Screening sowie Matching der Bewerbungen sorgen dafür, dass automatisch zum Anforderungsprofil passende Bewerber herausgefiltert werden. Das System sortiert die Bewerbungen in einem auf dem Ampelsystem beruhenden Ranking vor – gleich ob E-Mail-, One-Click- oder Online-Portal-Bewerbungen. Frei definierbare K.o.-Kriterien sorgen für ein zuverlässiges vollautomatisches Aussortieren unpassender Bewerbungen, ohne diese überhaupt sichten zu müssen.

Für ausgeschriebene Stellen werden auch bereits angestellte Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter, für andere Stellen abgelehnte Bewerber und Initiativbewerber anhand ihrer Qualifikationen mit dem Stellenprofil abgeglichen. Deren Daten sind in einem internen Talent-Pool hinterlegt.

Zuvor festgelegte und mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen ausgestattete Mitarbeiter erhalten Einsicht und können Einschätzungen und Bewertungen zu den Kandidaten abgeben. Durch die im Programm zentralisierte Kommunikation schreibt der Personaler einen oder mehrere Kandidaten gleichzeitig mittels entsprechender Mailvorlagen an, um Einladungen fürs Vorstellungsgespräch oder Absagen zu versenden. Die gesamte Bewerberkommunikation speichert das Programm in der Bewerberakte.

Terminierungen von Vorstellungsgesprächen inklusive Erinnerungsfunktion direkt im Programm sind einfach realisierbar, personifizierte Aufgabenlisten und Assessment-Funktionen sind optional in den Bewerbungsprozess integrierbar. Templates und Vertragsvorlagen sind selbstverständlich vorhanden.

Für jede Stellenausschreibung erfolgt ein effektives Controlling, um die optimalen Kanäle für bestimmte Zielgruppen langfristig zu ermitteln. Detaillierte Erfolgskontrollen, Statistiken und Echtzeitstatus von Ausschreibungen sind inkludiert.

Die Bewerberakte wandert mit einem Klick vom Bewerbermanagement-Modul in den Persis Personalmanager und die Persis Personalentwicklung und ist ab diesem Zeitpunkt eine Personalakte.

Personalmanager

Der Personalmanager gilt als das eigentliche Herzstück der Software. Seine Aufgabe ist die Automatisierung administrativer Prozesse der Mitarbeiterverwaltung, so weit wie irgend möglich.

Der Zugang mit verschiedenen Benutzerrollen über alle erdenklichen Endgeräte ist möglich, das Design ist vollständig an das Corporate Design anpassbar. Stammdaten wie Kostenstellen, Klassifikation und Status sowie Ein- und Austrittsdatum mit Fristverfolgung bei Probezeit oder Befristung des Arbeitsverhältnisses, Steuerdaten, Rentendaten, Bankverbindungen sind hier hinterlegt, Lohn- und Gehaltskonto mit Lohnarten und Historie von hier aus zentral zu verwalten. Das Arbeitszeitmanagement mit Arbeitszeitmodell und Urlaubsanspruch wird ebenfalls im Personalmanager verwaltet. Der Urlaub der Vorjahre ist einsehbar, eine Urlaubsverwaltung mit jahresweiser Berechnung des Anspruches möglich.

Qualifikationen, Fähigkeiten und Eigenschaften jeden Mitarbeiters sind im Personalmanager zentral vermerkt, ebenso wie die Historie und Bewertung absolvierter Weiterbildungsmaßnahmen. Weitere Maßnahmen sind gezielt planbar, um eventuell vorhandene Defizite auszumerzen oder auf ein Entwicklungsziel hinzuarbeiten. Arbeitszeugnisse sind mithilfe entsprechender Vorlagen leicht ausstellbar. Über den Personalmanager lassen sich Statistiken jedweder Art schnell ausgeben, beispielsweise die Altersstruktur oder der Personalstand in verschiedenen Abteilungen.

Für Mitarbeiter bietet der Employee-Self-Service alle wichtigen Funktionen, etwa Einreichung von Urlaubsanträgen oder Krankschreibungen, Einsicht von Abwesenheiten, Urlaubskonto, Schichtplan und Telefonlisten.

Digitale Personalakte

Die digitale Bewerberakte soll die herkömmliche Papierversion ersetzen. Über die digitale Akte sind alle Unterlagen jederzeit von jedem Standort aus abrufbar.

  • Mitarbeiterstammdaten, Gehaltsdaten und Entwicklungsdaten zu jedem Mitarbeiter werden direkt ins System integriert.
  • Verschlagwortung und Suchmöglichkeiten ermöglichen das leichte, gezielte und filterbasierte Auffinden jeden Informationsgehalts.
Personalentwicklung

Das Tool für Karriereplanung, Mitarbeitergespräch und Potenzialanalyse von Persis vereinfacht die Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern und ermöglicht dadurch 360-Grad-Analysen. Das Erkennen von Potenzialen der Mitarbeiter und deren gezielte Förderung führen zum Erkennen klarer Karriereziele für Mitarbeiter, was wiederum zur Mitarbeiterzufriedenheit und einer längeren Verweildauer von High Potentials im Unternehmen führt. Fachkräfte zu binden, wird in Zeiten von Fachkräftemangel zusehends wichtiger. Die Software unterstützt diesen Prozess durch die Analyse von Stärken und Schwächen mittels Ist-Analyse und Soll-Kompetenzen, Auswertungen oder Generierung von Gesprächsbögen für Mitarbeitergespräche. Weiterbildungen lassen sich so zielgerichtet am Entwicklungsbedarf organisieren.

Hinsichtlich der Nachfolgeplanung von wichtigen Positionen ist es für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, über genaue Kenntnisse der Stärken, Schwächen und Entwicklungspotenziale seiner Mitarbeiter zu verfügen. Junge Talente profitieren von einer zielgerichteten Förderung, um später eine Führungsposition zu besetzen.

Grafische Unternehmenslandkarten ermöglichen frühzeitig das Erkennen von Personalüber- und -unterdeckungen und helfen aktiv, frühzeitig gegensteuernde Maßnahmen zu ergreifen zu.

Weiterbildung

Dieses Modul dient zur Organisation, Verwaltung und Kontrolle aller Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen. Aufbau, Durchführung und Nachbereitung aller internen und externen Maßnahmen lassen sich mit der Software bequem koordinieren. Kostenanalyse und Erfolgskontrolle sind ebenfalls integriert. Der Mitarbeiter erhält über seinen Zugang Informationen, welche Weiterbildungen er besuchen kann und sollte, um bestimmte Karriereziele zu erreichen. Die Anmeldung erfolgt ebenfalls direkt aus der Software heraus. Mitarbeiter sind außerdem dazu berechtigt, eigeninitiativ Vorschläge und Weiterbildungswünsche einzugeben.

Die Software überwacht hierbei selbstständig das Bildungsbudget und ist mit einem mehrstufigen Bildungscontrolling ausgestattet. Absolvierte Kurse gehen direkt in die Bildungshistorie eines Mitarbeiters ein.

Ausbildungsmanager

Diese Softwarekomponente widmet sich allein der Verwaltung von Auszubildenden-Stellen im Unternehmen von der ersten Erfassung und Vertragsgenerierung bis zur Datenübernahme nach dem Ende der Ausbildung. Das Programm hinterlegt Noten, Beurteilungen, Kommentare und Versetzungen. Persis optimiert Ausbildungspläne automatisch.

Benutzerfreundlichkeit

4,00 Pkt

Der Funktionsumfang ist überwältigend und lässt zugegebenermaßen kaum einen Wunsch offen – aber was die Optik des User-Interface in manchen Programmbereichen anbelangt, ist Persis inzwischen von der Konkurrenz überholt worden. Der Menübaum und die Darstellung von Balkendiagrammen erinnern teilweise an die Grafik von Windows 98, Tabellen und Listen wirken trocken, gequetscht, verpixelt, trist und lieblos. Die Darstellung in der App hingegen ist ausgesprochen klar in der Navigationsführung, schick, modern und mehr als gelungen. Gelingt es, dieses Design auch auf die Browservariante zu übertragen, wäre auch in dieser Kategorie alles drin für die funktionsstrotzende Software.

Denn hinsichtlich des Automatisierungsgrades im Bewerbermanagement ist Persis nun wahrlich nicht zu überbieten. Nach der Veröffentlichung der Stellenausschreibung braucht der Personalangestellte bis zum Versand der Einladungsschreiben für Vorstellungsgespräche an passende Bewerber rein gar nichts manuell vorzunehmen. Die Software liest eingehende Bewerbungen selbstständig aus, befüllt die digitalen Bewerberakten mit diesen Informationen, gleicht die Profile mit dem Anforderungsprofil ab, sortiert unpassende Bewerber aus und rankt die verbleibenden nach Übereinstimmungsgrad absteigend. Bequem, doch fast schon etwas gruselig, wird doch der Bewerber zu einer Verwaltungseinheit degradiert und seine mühevoll verfasste Bewerbung mitunter keines Blickes gewürdigt. Die Kriterien, nach welchen das Programm operieren soll, sind individuell für jede Stellenausschreibung festlegbar.

Die Benutzeroberfläche ist vollständig an das Corporate Design des Kundenunternehmens anpassbar, ebenso sind alle integrierten Formulare, Designelemente, Prozesse und der Workflow vom Administrator zu definieren.

Glanzlicht in puncto Navigation und benutzerfreundliches Design ist in der Tat der Mitarbeiterzugang. Die gebotene Fülle an Employee-Self-Service-Funktionen ist über den Mitarbeiterzugang ausgesprochen intuitiv und einfach zu handhaben. Flexibel wie gut gelungen ist zudem die Lösung der App Persis Mobile. Diese Anwendung ermöglicht es Mitarbeitern und Vorgesetzten, alle HR-Prozesse von überall über Smartphone oder Tablet anzusteuern und zu bearbeiten.

Nicht nur für Personaler ist die Nutzung von Persis ein Vergnügen, auch der Bewerber profitiert von den Vorteilen der gut durchdachten Software: Den Fortschritt des Bewerbungsprozesses kann er im Kandidaten-Center mitverfolgen, jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen oder bei Bedarf Modifizierungen vornehmen. Der komplette Bewerbungsprozess ist mobil optimiert, und auch Bewerbungen via One-Click-Verfahren sind problemlos möglich.

Die Software ist bislang nur in den Sprachen Deutsch und Englisch erhältlich.

Sicherheit und Aktualität

4,33 Pkt

Angaben zu IT- und Datensicherheit finden sich auf der Website des Anbieters lediglich in Form einer sehr knapp gehaltenen Datenschutzerklärung.

Entscheidet sich der Interessent für die Miete der Software in der SaaS-Variante, ist die Software über jeden Browser über eine SSL-verschlüsselte Verbindung zugänglich. Die Kundendaten hostet Persis nach eigenen Angaben auf unternehmenseigenen Servern. Dies beinhalte auch die regelmäßige Erstellung von Backups und die Betreuung durch Spezialisten. Wo sich diese Server jedoch befinden, welchen Sicherheitsbestimmungen sie unterliegen und in welchem Turnus Backups der Daten erstellt werden, bleibt unklar, wenngleich auch ein Serverstandort in Deutschland äußerst wahrscheinlich ist.

Persis treibt die Entwicklungsarbeit im engen Austausch mit Kunden stetig voran und erarbeitet kontinuierlich Erweiterungen. Entsprechende Updates erfolgen regelmäßig. Im Rahmen einer jährlichen Konferenz erhalten Nutzer die Möglichkeit, sich über die neuen Entwicklungen detailliert zu informieren. Im Falle der SaaS-Variante profitieren Mieter unmittelbar und direkt von diesen Neuerungen, Verbesserungen und Weiterentwicklungen. Daneben besteht jedoch auch die Möglichkeit, Persis als Lizenzkauf-Variante zu erwerben und hernach unabhängig als Inhouse-Lösung zu verwenden.

Selektive, differenzierte Zugriffsrechte und Benutzerrollen ermöglichen nur entsprechend berechtigten Personen, seien es Vorgesetzte, Fachbereichsleiter oder Mitarbeiter, den Zugriff auf sensible persönliche Daten. Sogar funktionsabhängige Vertreterregelungen sowie bedarfsgerechte Freigaben mit individuellen Beschränkungen sind möglich. Alle Unterlagen sind zu jeder Zeit und auch an mehreren Standorten gleichzeitig abrufbar. Dabei werden alle Datenschutzvorschriften vollständig eingehalten.

Preismodell und Service

3,00 Pkt

Informationen zu Preisen, Vertragskonditionen und Lizenzen sind nicht öffentlich einsehbar und offenbar nicht standardisiert. Das Angebot richtet sich an Unternehmen ab 150 Mitarbeitern, das heißt, die Zielgruppe sind eher mittlere bis große mittelständische Unternehmen bis hin zur Konzerngröße. Jedem Interessenten wird angeraten, Kontakt zu einem Vertriebsmitarbeiter aufzunehmen. Dieser werde bei der Auswahl der passenden Modulkombination behilflich sein beziehungsweise eine individuell auf die Bedürfnisse des Kundenunternehmens zugeschnittene Lösung anbieten. Das mag zwar flexibel sein, zeugt jedoch nicht gerade von Transparenz, da völlig unklar ist, welche Faktoren einer Preisbildung letztendlich zugrunde liegen. Ein Vertrauensvorschuss von Kundenseite wird also vorausgesetzt. Nach Angabe unserer Kontaktdaten und einer schriftlichen Anfrage erhielten wir keine Antworten auf unsere Fragen, sondern lediglich das Angebot zu einem telefonischen Beratungsgespräch sowie eine Hochglanzmappe mit Kundenreferenzen und allgemeinen Angaben zum Funktionsumfang des Produktes.

Persis ist in zwei Varianten erhältlich. Zum einen als Mietmodell in Form einer SaaS-Variante, zum anderen als On-Premise-Variante. Im Falle des Lizenzkaufs unterstützt der Anbieter den Kunden bei der Einrichtung der Software und bietet den Nutzern innerhalb des Unternehmens Schulungen an. Ein Anwendungsberater konfiguriert nach Vertragsabschluss die relevanten Features und passt die Benutzeroberfläche an das Corporate Design an. Über zu installierende Anpassungen und Erweiterungen informiert Persis regelmäßig.

Wer den Kontakt mit dem Anbieter sucht, kann über die Homepage eine digitale Rückrufnotiz hinterlassen, selbst die Service-Hotline zum Ortstarif konsultieren, eine E-Mail verfassen, einen Newsletter abonnieren oder eine Online-Anfrage mit einem Informationsgesuch und allen Kontakt- und Firmendaten hinterlassen. Die Homepage verfügt zudem über einen kurzen FAQ-Bereich sowie aktuelle News über das Unternehmen und seine Aktivitäten auf Messen und Konferenzen. Seinen Kunden bietet Persis die Möglichkeit, im Rahmen der Persis User Events die Bedienung des Programmes zu erlernen. Die Konferenzkultur scheint sehr lebendig, denn der Terminkalender ist reich bestückt. Dies zeugt davon, dass Persis durchaus am Austausch mit seinen Kunden und damit auch an seiner Weiterentwicklung gelegen ist.

Interessenten steht es offen, einen Testzugang für eine Demoversion des Programmes zu beantragen. Hierzu ist es jedoch erforderlich, zunächst aus Eigeninitiative den Kontakt zu einem Vertriebsmitarbeiter zu suchen und eine Live-Demo zu absolvieren. Erst dann wird ein Testzugang gewährt.

Zusammenfassung

4,17 Pkt

Persis bietet eine umfassende HR-Software-Komplettlösung aus sechs flexibel miteinander kombinierbaren Modulen. Abgedeckt werden nicht nur Bewerberakquise, Bewerberverwaltung und Personalmanagement, sondern auch Personalentwicklung, Weiterbildungsmanagement und Ausbildungsmanagement. Nach dem Designen der Stellenausschreibung mit dem integrierten Stellenausschreibungs-Editor und der Veröffentlichung via Multiposting erledigt die Software nahezu den gesamten Bewerbungsprozess vollautomatisch mit CV-Parsing, Screening, Matching und der Erstellung eines Bewerber-Rankings. Gemeinschaftlich erhalten Entscheidungsträger im kollaborativen Entscheidungsprozess Einsicht in die Bewerberakten. Bewerber- und Personaldokumente sind über die Mobile App und die Darstellung im Responsive Design auf allen Endgeräten einsehbar, Workflows flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar.

Mitarbeiter profitieren von den umfangreichen Employee-Self-Service-Funktionen, gezielt fördernden Weiterbildungsangeboten und der transparenten Offenlegung möglicher Karrierewege; Bewerber profitieren von frei auf Stellenausschreibungen zuschneidbaren Bewerbungsprozessen via Online-Formular, E-Mail- oder One-Click-Bewerbung über soziale Karrierenetzwerke.

Modernste Tools kontrastieren in Persis jedoch mit teilweise altbackener Optik. Die App hingegen lässt erahnen, dass Persis auch diesbezüglich auf einem guten Weg ist und bald in neuem Gewand erscheinen könnte. Sollte dies der Fall sein, ist die Software nahezu unschlagbar. Bereits über 500.000 Anwender in mehr als 500 Unternehmen arbeiten täglich mit den HR-Softwareprodukten von Persis. Warum jedoch einerseits der Wichtigkeit der Themen Daten- und IT-Sicherheit und andererseits der Transparenz einer klar kommunizierten Kosten- und Lizenzstruktur keine Rechnung getragen wird, bleibt schleierhaft.