OrgOS

Kai Sulkowski
Bereich:
Pro
  • Kompakte, gut strukturierte Software
  • Funktionen für Personalverwaltung, Recruiting, Lohnbuchhaltung, Projektzeiterfassung und Arbeitszeiterfassung
  • Attraktive und transparente Konditionen
  • Anbindung an soziale Karrierenetzwerke
  • Kostenfreie Basisversion
Kontra
  • Bewerbermatching und One-Click-Bewerbungsverfahren fehlen
  • Für größere Unternehmen mit mehr als 500 Nutzern etwas unübersichtlich
  • Karriereseiten- und Stellenausschreibungs-Editor ausbaufähig
Fazit OrgOS ist eine umfassende HR-Softwarelösung für Personalverwaltung und Recruiting. Sie ist eine Empfehlung für KMU, die auf Spezialfeatures im Recruiting-Bereich wie One-Click-Bewerbung und Matching verzichten können, dafür aber Wert auf Benutzerfreundlichkeit und kurze Einarbeitungszeit legen.
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OrgOS Test

Funktionen

4,60 Pkt

Der Funktionsumfang von OrgOS deckt weite Teile des täglichen Aufgabenbereichs jeder HR-Abteilung ab. Das Programm versteht sich als Allroundlösung für das Personalwesen. Die Funktionen teilen sich in die Module HR-Management und Recruiting auf, die Kunden auch jeweils einzeln buchen können.

Personalverwaltung

Die Personalverwaltung umfassen folgende Bereiche:

  • Digitale Personalakte
  • Abwesenheitsmanagement
  • Onboarding
  • Workflows
  • Vorbereitende Lohnbuchhaltung
  • Mitarbeiterbefragung
  • Zeiterfassung und Absenzmanagement
  • Leistungsevaluation und Mitarbeiterbewertung
  • Projektzeiterfassung
Digitale Personalakte und Personalmanagement

Jeder Mitarbeiter erhält eine digitale Personalakte, die seine Stammdaten, Informationen zur Person und Position sowie ein Profilbild beinhaltet. In der Kurzübersicht lassen sich alle Mitarbeiter anhand einer Filterfunktion nach Standort, Zuständigkeitsbereich und Abteilung sortieren.

In der Gesamtansicht des Personalbestands erscheint jede Personalakte als kleine, übersichtliche Karteikarte mit Namen, Position und Foto. Die Firmenstruktur ist also durch die Organigramme der Mitarbeiter darstellbar. Bei einem großen Mitarbeiterbestand wirkt diese Darstellung allerdings leicht unübersichtlich.

OrgOS Mitarbeitersteckbrief
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Wirkt beinahe etwas verloren: ein Mitarbeitersteckbrief in der Gesamtansicht.

Über seinen Nutzerzugang erhält jeder Mitarbeiter Zugriff auf die Employee-Self-Service-Funktionen. Dort kann er Urlaub beantragen, sich seinen Krankenstand anzeigen lassen oder seine Daten aktualisieren.

Abwesenheitsmanagement

Die verschiedenen Abwesenheitsgründe wie etwa Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Mutterschutz, Dienstreise oder Home-Office stellt OrgOS übersichtlich in unterschiedlichen Farben dar. Die Abwesenheiten synchronisiert die Software mit dem Google Kalender oder Outlook. Die Genehmigungsprozesse sind an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar.

Mitarbeiterbefragung
OrgOS Kalender
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Abwesenheiten stellt OrgOS im Kalender dar.

Durch Mitarbeiterbefragungen verschafft sich das Management ein Bild von der Mitarbeiterzufriedenheit und erfährt die Meinungen, Wünsche und Ideen der Angestellten zu bestimmten Themen. OrgOS enthält einen Programmbereich, der die Erstellung und Auswertung solcher Befragungen erheblich erleichtert. Vorgesetzte ermitteln anhand der Daten beispielsweise den Net Promoter Score (eNPS), der anzeigt, wie geneigt Mitarbeiter sind, das eigene Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber weiterzuempfehlen. Sie erhalten anonymisiertes, aber direktes Feedback, das ihnen hilft, ihre Führungsqualitäten zu optimieren. Ein tolles Feature, das nicht jede HR-Software bietet!

Leistungsevaluation und Mitarbeiterbewertung

Hier ist vieles Handarbeit. Im Grunde genommen handelt es sich um eine Art Notizfunktion, mit der direkte Vorgesetzte eine Einschätzung ihrer Mitarbeiter vornehmen und ihre Leistungsfortschritte bewerten können. Die Software unterstützt dadurch, dass sie auf einen Blick erkennen lässt, wie zuverlässig ein Mitarbeiter seine individuellen Ziele erreicht.

Ganz wie Aufgaben lassen sich auch Zielvereinbarungen in OrgOS unkompliziert erstellen. Wie bei einer Projektmanagementsoftware gibt ein Fortschrittsbalken Aufschluss darüber, zu wie viel Prozent einer Aufgabe erledigt wurde. Eine Kopplung an die Benachrichtigungsfunktion sorgt für die rechtzeitige Erinnerung an Fristen und Deadlines. Die Gesamtübersicht aller Aufgaben weiß optisch zu überzeugen und ist gut strukturiert. Eine automatische Priorisierung ist allerdings nicht implementiert.

OrgOS Übersicht Ziele
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Die Zielübersicht zeigt auf einen Blick, wo Mitarbeiter im Soll sind und wo Handlungsbedarf besteht.

Recruiting-Funktionen

Das Modul für Recruiting deckt folgende Bereiche ab:

  • Karriereseite und Stellenangebote erstellen
  • Multiposting
  • Profilerfassung aus sozialen Karrierenetzwerken
  • Talentpools
  • Bewerbermanagement
  • Bewerberevaluation
  • Prozessanalyse

OrgOS ermöglicht es, die unternehmenseigene Karriereseite zu gestalten und mit Stellenangeboten zu bestücken. Viele individuelle und ausgefallenere Gestaltungsmöglichkeiten bietet der Editor allerdings nicht. Für jede Stellenausschreibung können die HR-Mitarbeiter das Bewerbungsformular positionsgerecht anpassen.

Stellenangebote veröffentlichen OrgOS-Nutzer dank der integrierten Multiposting-Schnittstelle in über 100 Jobportalen im In- und Ausland, und zwar zu rabattierten Konditionen. Die Software filtert dabei positions-, qualifikations- und standortgerecht die passenden Veröffentlichungskanäle aus und unterbreitet Vorschläge.

Stellenausschreibung entwerfen
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Der Karriereseiten-Editor erlaubt das Designen eines individuellen Karriereportals.

Über eine Schnittstelle zu LinkedIn, Xing und anderen sozialen Netzwerken ist eine gezielte Suche nach geeigneten Kandidaten möglich. Nutzer können potenzielle Bewerber direkt auf eine Vakanz aufmerksam machen oder sie in den Talentpool für spätere Stellenbesetzungen einladen.

Für die Bewerberverwaltung bietet OrgOS eine Pipeline mit individuell anpassbaren Recruiting-Phasen. Die digitalen Bewerberakten lassen sich per Drag-and-drop-Bedienung bequem in die nächste Phase verschieben. Diese Form der Bewerberverwaltung ist übersichtlich und optisch ansprechend, bei vielen Vakanzen und zahlreichen Bewerbungen geraten allerdings Bewerber schnell aus dem Blickfeld.

Um den Entscheidungsprozess zu erleichtern, erstellen Recruiter in OrgOS benutzerdefinierte Scorecards, in denen alle am Entscheidungsprozess beteiligte Personen die Fähigkeiten des Bewerbers und sein Auftreten beim Bewerbungsgespräch evaluieren. Auf dieser Basis ermittelt OrgOS den bestbewerteten Kandidaten.

OrgOS Bewerbungsprozess
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Für jede Stellenausschreibung durchläuft ein Bewerber verschiedene Recruitingphasen.

Vordefinierte Berichte ermöglichen eine Analyse und Optimierung des Recruiting-Prozesses. Die Software wertet dabei in Echtzeit Ablehnungsgründe oder Kennzahlen wie die Time-to-hire aus. Verantwortliche erkennen so leicht, an welchen Stellschrauben zu drehen ist, um die Erfolgsquote zu erhöhen.

Benutzerfreundlichkeit

4,00 Pkt

OrgOS begrüßt den Nutzer in einem klar strukturierten Home-Bereich, einem Dashboard, das die wichtigsten Funktionen aus allen Programmbereichen zusammenfasst. Die Zusammensetzung und Anordnung der präsentierten Informationsboxen kann der Nutzer nach eigenem Wunsch über die Widgetverwaltung modifizieren. Kritikwürdig ist nur, dass es keine direkte Verlinkung vom Dashboard auf den jeweiligen Funktionsbereich gibt. Praktisch wäre beispielsweise, wenn man mit einem Klick auf „Neue Bewerber“ in den Bereich „Recruiting“ kommen würde. Ein Klick auf einen neuen Bewerber, gelangt man allerdings direkt in die Akte des neuen Kandidaten.

OrgOS Dashboard
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Der Home-Bereich bietet eine Kurzübersicht über alle relevanten Programmbereiche und ist individualisierbar.

Die Software überzeugt in sämtlichen Programmbereichen mit schlichtem, modernem Design und klar strukturiertem, aufgeräumtem Interface. Verspielte Farben gibt es hier nicht, sachliche Grautöne dominieren. Die wohldosierten farblichen Akzente im Menübereich dienen vor allem der Übersichtlichkeit.

Navigation und Menüführung

Zwar haben wir uns nach einer kurzen Orientierungsphase schnell ein Bild von den wesentlichen Funktionen und Einstellungen machen können, doch erschweren drei Faktoren die Usability unnötig:

  • Die Menüoberpunkte zu den Hauptfunktionsbereichen in der Sidebar sind nur als kleine Piktogramme dargestellt und für Erstnutzer keinesfalls selbsterklärend.
  • Die erweiterten Menüpunkte in der Topbar sind so klein und unscheinbar dargestellt, dass wir sie zunächst gar nicht bemerkten.
  • Die Menüpunkte in der Topbar sind in einigen Bereichen (beispielsweise in „Einstellungen“) zu zahlreich, sodass ein umständliches Scrollen mittels winziger Pfeiltasten nötig ist.
OrgOS Einstellungen
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Zu viele Reiter machen umständliches Scrollen erforderlich.

Aller Kritik zum Trotz: Die Funktionsbereiche der Software erschließen sich spielerisch und zügig, die Arbeit mit der Software ist angenehm und die Klickpfade sind kurz. Die Macher von OrgOS haben hier vieles richtig gemacht.

Automatisierung

Zur Automatisierung wiederkehrender Arbeitsabläufe bietet OrgOS die Möglichkeit, Workflows zu generieren. Mit dieser Funktion ist es möglich, Prozesse für alle Mitarbeiter, einzelne Mitarbeiter oder definierten Gruppen zu erstellen und ihren Start an einen Auslösezeitpunkt oder einen Auslösegrund zu koppeln. An einem Workflow beteiligte Personen erhalten ihre entsprechenden Aufgaben direkt in der Software angezeigt.

An spezialisierten Komfortfeatures zur Automatisierung wiederkehrender Prozesse im Alltagsgeschäft eines HR-Mitarbeiter mangelt es allerdings weitgehend. Ein CV-Parsing-Tool, die Möglichkeit zur One-Click-Bewerbung, eine automatisierte Bewerbervorauswahl oder ein Bewerberranking sind nicht vorhanden. Der Anbieter teilte uns jedoch mit, dass die Einführung eines CV-Parsing-Tools in naher Zukunft geplant ist.

Bislang müssen Mitarbeiter allerdings die digitalen Bewerber- und Personalakten weitgehend händisch befüllen. Eine Beurteilung der Kandidaten erfolgt anhand einer Scorecard durch am Entscheidungsprozess beteiligte Mitarbeiter. Eine Bewerbervorauswahl können Nutzer auf Grundlage eines für jede Stelle definierbaren Einstellungstests treffen, den Bewerber während des Bewerbungsprozesses absolvieren.

Die Möglichkeiten zur Individualisierung verschiedener Programmbereiche gefallen uns gut. Die Stufen des Recruitingprozesses in der einfach per Drag-and-drop bedienbaren Pipeline beispielsweise können Nutzer je nach den Bedürfnissen ihres Unternehmens völlig unkompliziert selbst definieren und benennen. Personalisierte Berichte sind anhand von vor- und benutzerdefinierten Feldern erstellbar und auch exportierbar.

Kollaboration

Die Möglichkeit, sich in der Software zu Projekt- und Arbeitsgruppen zusammenzufinden, sind leider nur eingeschränkt vorhanden. Einen Teamchat gibt es ebenso wenig wie digitale Konferenzräume. Die Option, externe Personen in Projekte einzubinden, sowie ein Enterprise-File-Sync-&-Share-Tool zum zeitgleichen und gemeinschaftlichen Bearbeiten von Dateien fehlen ebenfalls. Ein Notizenbereich ermöglicht allerdings Diskussionsrunden, wenn es beispielsweise um die Auswahl eines Bewerbers geht.

Das Zuweisen und Delegieren von Aufgaben funktioniert über die Erstellung von Tasks. Mit einem Klick lassen sich Mitarbeiter zu erstellten Tasks hinzufügen. Benachrichtigungsfunktionen erinnern jeden Mitarbeiter an für ihn relevante Termine und Aufgaben. Dokumente und Vorlagen speichert der Nutzer in einer Dokumentenablage („Smart Docs“); er kann sie so auch für Kollegen zugänglich machen.

Für die Projektkoordination von Teams, die sich beispielsweise aus internen und externen Mitarbeitern zusammensetzen, sieht OrgOS ein gesondertes Feature vor: die Projektzeiterfassung. Als Single Source of Truth (SSOT) legt der Projektverwalter hier zentral Budget und Zeitkontingent fest, verfolgt Fortschritte in Echtzeit und erstellt detaillierte Auswertungen. Für Agenturen und Consulting-Firmen ist diese Lösung besonders sinnvoll.

OrgOS Smart Docs
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Mitarbeiter definieren, wer auf welches Dokument in den Smart Docs zugreifen darf.

Sicherheit und Aktualität

3,75 Pkt

OrgOS ist nicht als On-Premise-Variante, sondern ausschließlich als Web-App im SaaS-Modell buchbar. Ein entscheidender Vorteil dieser Serviceform ist, dass Nutzer stets sofort und unmittelbar von den ständigen Funktionserweiterungen und Neuerungen in der Software profitieren. Da sie ihre Daten jedoch einer Cloud anvertrauen, ist es für Kunden von entscheidender Bedeutung, dass die vertraulichen Mitarbeiter- und Unternehmensdaten auf modernen und sicheren Serveranlagen gehostet werden.

Die OrgOS GmbH mit Firmensitz in Berlin betreibt selbst kein Rechenzentrum, sondern lässt die Kundendaten in einem externen Rechenzentrum durch die Amazon Web Services hosten. Der Provider sichert Kunden allerdings zu, die Daten ausschließlich auf deutschen Servern innerhalb der Europäischen Union DSGVO-konform zu speichern und keine Daten in die USA zu übertragen. Im Falle eines Datenverlustes haftet OrgOS nicht.

Benutzerdefinierte Zugangsrechte sieht die Software vor, sodass Mitarbeiter nur auf bestimmte Bereiche Zugriff erhalten. Im Programmbereich der „Smart Docs“, der intelligenten 
Dokumentenverarbeitung, steuert jeder Mitarbeiter beispielsweise selbst, wer welches abgelegte Dokument einsehen darf.

OrgOS Zugriffsrechte
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Zugriffsrechte definieren Nutzer im Bereich „Profile und Berechtigungen“.

Preismodell und Service

4,89 Pkt

OrgOS ist als cloudbasierter Softwaredienst in zwei Grundvarianten gegen eine monatliche Gebühr buchbar. Das Gesamtrepertoire an Features teilt der Anbieter in die Versionen HR Plans und Recruiting Plans auf. Wer das volle Funktionsspektrum nutzen möchte, muss beide Grundvarianten buchen.

Konditionen, die überzeugen

Personalverwaltungs- und HR-Management-Funktionen, im HR Plans vorhanden, sind in den zwei Paketvarianten Basic und Pro verfügbar. Die Basic-Version ist kostenfrei, die Pro-Version ist mit nur fünf Euro pro aktiven Mitarbeiter und Monat sehr preiswert. Für inaktive Mitarbeiter fallen keine Kosten an.

Die Funktionen für das Bewerbermanagement sind in Recruiting Plans enthalten. Er ist in den drei Paketgrößen Basic, Pro und Enterprise erhältlich. Die Basic-Version ist kostenlos und enthält folgende Features:

  • Bewerbermanagement für maximal 3 Stellenausschreibungen
  • Einen Talentpool
  • Karriereseite
  • Multi-Posting-Option aus der Software heraus
  • E-Mail-Support

Der Preis für die beiden größeren Pakete richtet sich nicht nach der Mitarbeiteranzahl, sondern nach Anzahl und Umfang der enthaltenen Features. Die Pro-Variante kostet 69,00 Euro pro Monat, das Enterprise-Paket schlägt mit 149,00 Euro monatlich zu Buche.

FeatureBasicProEnterprise
Aktive Stellenausschreibungen36Unbegrenzt
Talentppols110Unbegrenzt
SupportMailMail und TelefonMail und Telefon
Headhunter-ZugangNeinJaJa
Chrome Erweiterung für Active-SourcingNeinJaJa
Die Pakete des Recruiting-Plans unterscheiden sich hinsichtlich der enthaltenen Features.

Die angegebenen Preise beziehen sich auf die Buchungszeit von einem Monat. Wer gleich ein ganzes Jahr buchen möchte, kann mit rabattierten Konditionen rechnen. „Je länger der Plan, desto günstiger der Preis“, verspricht der Anbieter auf seiner Website. Auch die Kündigungsfristen sind sehr fair: Entscheidet sich ein Kundenunternehmen für eine einmonatige Laufzeit, ist eine Kündigung bis sieben Tage vor dem Monatsende möglich, bei jährlicher Laufzeit bis zwei Monate vor Vertragsende.

Der Anbieter kommuniziert die Konditionen transparent und nachvollziehbar. Das Preiskonzept überzeugt uns auf ganzer Linie. Statt einer zeitlich begrenzten Testversion können Interessenten beide Pläne dauerhaft in der Basic-Version kostenfrei nutzen, ohne dass versteckte Service- oder Implementierungsgebühren lauern würden. Die Preisberechnung pro Mitarbeiter und Monat in HR Plans kommt vor allem kleineren Unternehmen zugute, und die Pauschalpreise für die Recruiting-Pakete sollten für Unternehmen jeder Größenordnung erschwinglich sein.

Informationen und Support

Interessenten können eine Chat-Funktion auf der Website des Anbieters nutzen, allerdings müssen sie, bevor sie dem Chatbot eine Frage stellen, ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse preisgeben. Ein Chat ist meist gar nicht erst nötig: Die übersichtliche Website bietet bereits alle Informationen, die es braucht, um sich ein erstes Bild von der Software und vom Service zu machen. Das Informationsangebot umfasst:

  • einen FAQ-Bereich
  • die Möglichkeit, eine Demo zu erhalten
  • offen einsehbare AGB
  • ein Hilfe-Center mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen in Deutsch, Englisch und Spanisch

Nutzer der Basic-Variante erhalten Hilfe durch den Support nur über eine E-Mail-Adresse. Der Telefonsupport steht ausschließlich zahlenden Kunden der umfangreicheren Pakete zur Verfügung.

Zusammenfassung

4,34 Pkt

OrgOS ist eine umfassende HR-Software, die neben Personalverwaltungs- und Recruitingfeatures auch Funktionen in den Bereichen Onboarding, vorbereitende Lohnbuchhaltung, Projektzeiterfassung und Zeiterfassung parat hält. Das schlichte und übersichtliche Design erlaubt eine schnelle Einarbeitung und eine einfache Orientierung.

Der Funktionsumfang ist vor allem im Bereich Bewerbermanagement sehr zufriedenstellend, im Recruiting fehlen jedoch zumindest bislang die sonst weit verbreiteten Spezialfunktionen wie CV-Parsing, One-Click-Bewerbung und Matching. Wer aber automatisierte Auswahlverfahren ohnehin kritisch sieht und die persönliche Beschäftigung mit eingehenden Bewerbungen schätzt, findet in OrgOS eine hervorragende, preiswerte und leicht zu nutzende Softwarelösung.

In vielen Bereichen akkumuliert die Software Daten und bereitet sie so auf, dass auf ihrer Grundlage fundierte Entscheidungen getroffen werden können. Nicht alles läuft bis zum letzten Schritt automatisch ab. Das gilt beispielsweise für die Bewerberbewertung und -evaluation sowie die datenbasierte Optimierung von Recruitingstrategien.

Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen ist OrgOS eine Empfehlung. Eine hohe Anzahl an Stellenausschreibungen, Bewerbern und Mitarbeitern würden in den betreffenden Programmbereichen unseres Erachtens Unübersichtlichkeit hervorrufen. Die Software besticht nicht zuletzt durch klare, transparente und kostengünstige Konditionen sowie ein gutes Informations- und Supportangebot.

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