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Die Online-Lösung von lexoffice bietet zahlreiche praktische Funktionen und erleichtert damit Unternehmern, Freelancern, Freiberuflern oder Gründern, die Übersicht über ihre Finanzdaten zu behalten. Dem Steuerberater zur Prüfung einen eigenen Zugang zu den Daten zur Verfügung stellen und viele Pflichtangaben gegenüber dem Finanzamt deutlich schneller erledigen – mit diesem Programm alles kein Problem.
lexoffice ist die Software-as-a-Service-Variante des seit Jahren etablierten Rechnungs- und Buchhaltungssoftware-Anbieters Lexware. Das Online-Tool hat seine Schwerpunkte in den Bereichen Rechnungserstellung, Online-Banking mit Zahlungsabgleich, Buchführungsfunktionen wie Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) sowie Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), zudem eine Schnittstelle für Steuerberater und die Möglichkeit, die gesammelten Daten via ELSTER an das Finanzamt zu senden. In unserem Test nutzten wir das Paket lexoffice Buchhaltung & Berichte.
Auf der Übersichtsseite, dem sogenannten Dashboard, werden Einnahmen und Ausgaben übersichtlich zusammengestellt. So behält der Nutzer stets die Übersicht über die Unternehmensfinanzen.
Die besten Rechnungsprogramme im Test & Vergleich
Generell ist die Buchhaltung vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen eine mühevolle und ungeliebte Arbeit, da für diese Aufgaben in der Regel kein eigener Buchhalter bereitsteht und sich daher Angestellte „nebenher“ um die Erledigung kümmern müssen. Dabei passieren oft Fehler, nicht immer ist der benötigte Beleg ohne Suchaufwand zur Hand. Eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice kann diese Pflichtaufgabe erleichtern. So bleibt mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben im Unternehmen. Vor allem die Belegerfassungsfunktion ist praktisch. Ist ein Beleg einmal digital und gut leserlich erfasst, kann sich der Benutzer von den Papierbelegen trennen. Ein unschätzbarer Vorteil, um Ordnung und Übersicht zu verbessern.
Kunden können zwischen drei verschiedenen Tarifen für lexoffice wählen. Der günstigste Tarif, Rechnung & Finanzen, bietet bereits Zugang für mehrere Nutzer einer Firma, dank Apps auch von unterwegs per Smartphone oder Tablet.
Die drei Tarife in der Funktionsübersicht:
Rechnung & Finanzen ist von einem Benutzer einer Firma nutzbar. Das Leistungsspektrum umfasst:
Der Tarif Buchhaltung & Finanzen umfasst dasselbe Leistungsspektrum wie Rechnung & Finanzen, mit folgenden Zusatzfunktionen:
Das größte Paket, Buchhaltung & Berichte, umfasst neben allen Vorteilen des Pakets Buchhaltung & Finanzen weitere betriebswirtschaftliche Werkzeuge:
Die Preise verstehen sich netto und es gibt keine Vertragsbindung – alle Pakete sind monatlich kündbar. Um alle buchhalterischen Funktionen vollständig nutzen zu können, buchen Anwender daher das größte Paket, ohne in eine Abo-Falle zu tappen.
Rechnungs- und Belegerfassung ist eine wichtige Funktion in lexoffice. Durch die automatische Texterkennung spart der Nutzer eine Menge lästiger Tipparbeit. Relativ einfach funktioniert das mit Rechnungen, die als PDF-Datei vorliegen. Diese lädt der Nutzer simpel über eine Eingabemaske hoch. lexoffice erkennt einige Angaben wie den Betrag, die Rechnungsnummer oder den Lieferanten und füllt automatisch die entsprechenden Felder in der
Belegverwaltung aus, fehlende Angaben trägt der Nutzer nach. Mit anderen Formaten, wie beispielsweise dem mit dem Smartphone abfotografierten Beleg, funktionierte die Texterkennung leider nicht sonderlich gut, es mussten fast alle Angaben nachgetragen werden.
Die Online-Banking-Funktion mit automatischem Zahlungsabgleich erkennt und verbucht bezahlte Rechnungen automatisch. Besonders praktisch: Überweisungen können direkt aus der Software heraus vorgenommen werden, ohne einen Umweg über das Online-Banking der Hausbank gehen zu müssen.
Diese Funktion soll dem Nutzer auch bei eingescannten Belegen zugutekommen. Wie gut, hängt allerdings stark von der Qualität der Vorlagen ab. In vielen Fällen kann die automatische Texterkennung mit Belegen nicht gut umgehen. Dazu lädt sich der Benutzer die von Lexware bereitgestellte Android- oder iOS-App herunter und meldet sich mit seinen Login-Daten an. Im Test hatten wir wenig Glück: Zwar archivierte das Programm lexoffice die zwei Belege schnell und zuverlässig, allerdings wurden keinerlei Daten erkannt. Diese mussten wir selbst nachtragen. Eine Anleitung warnt, falls ein Beleg oder eine Rechnung gespeichert werden sollen, bevor alle wichtigen Daten gesammelt oder nachgetragen sind.
lexoffice ist nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) testiert. Für den Anwender bedeutet das: Sobald er einen Beleg fotografiert hat, kann er ihn wegwerfen. Willkommen in der papierlosen Zukunft!
Ab der mittleren Tarifstufe, Buchhaltung & Finanzen, ist ein Kassenbuch in die Software-Lösung inkludiert. Ein Kassenbuch ist nötig, um die Kassenstände einer Bargeld-Kasse buchhalterisch zu erfassen. So ist es möglich, Bareinnahmen und -ausgaben schnell zu erfassen (zum Beispiel per Scan der Quittung), zu kategorisieren und im Bedarfsfall auch zu splitten – falls beispielsweise der Schokoriegel auf der Tankstellenquittung anders als der Kraftstoff als Privatausgabe deklariert werden soll.
Rechnungen werden mit allen Tarifen in lexoffice schnell und äußerst unkompliziert erstellt. Basisdaten des Rechnungslegers wie Anschrift und Bankverbindung entnimmt das Programm lexoffice den hinterlegten Daten. Auch für Kundendaten greift es auf die Datenbank zu. Der Anwender muss nur die Anfangsbuchstaben des Kunden eingeben und schon kann er aus einem Dropdown-Menü den Rechnungsempfänger auswählen. Layouts lassen sich nach eigenen Wünschen individuell anpassen.
Damit ist die Rechnung auch schon so gut wie fertig. Sollten (vor allem zu Beginn der Nutzung der Software lexoffice) noch wichtige Angaben fehlen, weist das Programm lexoffice darauf hin. Die Positionen sind schnell erstellt. lexoffice sieht Felder für den Namen des Produkts beziehungsweise der Dienstleistung, die Menge, die Einheit, den Preis einer Einheit sowie den Gesamtbetrag vor.
Neben der Möglichkeit, einfache Rechnungen zu erstellen, bietet lexware für wiederkehrende Rechnungen eine Funktion namens Serienrechnung. Hier gibt der Nutzer zusätzlich zur normalen Rechnung ein Wiederholungsintervall an. Das kleinste einstellbare Intervall ist wöchentlich, das größte jährlich.
Alle Rechnungen werden in einer übersichtlichen Liste dargestellt und nach ihrem Status geordnet:
Mithilfe der Suchfunktion findet der Nutzer beispielsweise einzelne Posten und Kundendaten schnell wieder.
Bereits im kleinsten Tarifpaket verschickt der Nutzer Rechnungen per E-Mail und kann diese speichern und selbst ausdrucken. Leider fehlt die Integration der lexware Poststelle, die Nutzer älterer Desktop-Versionen kennen. Daher lassen sich Briefe leider nicht automatisch drucken, kuvertieren, frankieren und verschicken.
Wie bei allen Online-Anwendungen versteht es sich von selbst, dass die Nutzererfahrung abhängig von der Geschwindigkeit der Internetverbindung ist. In unserem Test arbeitete die Software lexoffice sehr flüssig. Es kam auch bei der Nutzung zu verschiedensten Tageszeiten zu keiner nennenswerten Beeinträchtigung.
Im Sachen Konnektivität lässt lexoffice kaum etwas vermissen. Ein- und Ausgangsbeleglisten als .csv-Dateien, Ein- und Ausgangsbelege im .pdf-Format, Kontenbewegungen im .csv-Format und Daten für Betriebsprüfungen im .txt-Format – all dies beherrscht die Software lexoffice. Der DATEV-Export und die DATEVconnect-online-Schnittstelle vereinfachen die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erheblich.
In der oberen Menüzeile findet der Anwender einen Fragezeichen-Button. Klickt er diesen an, hat er die Möglichkeit, sich über den Punkt „Starthilfe“ erste Schritte in der Programmnutzung anzeigen zu lassen. Der Punkt „allgemeine Hilfe“ führt in eine Wissensdatenbank, in der verschiedene Programmfunktionen ausführlich erklärt werden. Über den Punkt „Support kontaktieren“ erreicht der Hilfesuchende einen persönlichen Experten, der bei der Beantwortung von Anwendungsfragen hilft.
Zu beachten ist, dass der Hersteller ausdrücklich darauf hinweist, dass über die kostenlose Hotline, die wochentags zwischen 8:00 und 22:00 Uhr und am Wochenende zwischen 10:00 und 20:00 Uhr zu erreichen ist, keine Anwendungsfragen beantwortet werden.
Daher empfiehlt sich hierfür der genannte Weg über den Hilfe-Button oder per E-Mail unter „[email protected]“. Des Weiteren steht auf der Unternehmenshomepage ein Kontaktformular zur Verfügung. Unsere Testanfrage, die wir abends per Mail gestellt hatten, wurde uns zügig und zufriedenstellend am nächsten Morgen beantwortet.
Generell ist das Tool von lexoffice für kleine Unternehmen, Freelancer, Freiberufler und Gründer geeignet. Das kleinste Tarifpaket (Rechnung & Finanzen) eignet sich für all diejenigen, die ausschließlich Angebote und Rechnungen schreiben und den Rest dem Steuerberater überlassen. Das mittlere Paket von lexoffice Buchhaltung & Finanzen empfiehlt sich für Anwender, die zusätzlich Mitarbeiter an der Dokumentation mitarbeiten lassen und alle Standard-Vorgänge aus dem Bereich der Steuerwelt verwalten wollen. Das größte Paket, Buchhaltung & Berichte ist für professionelle Anwender gedacht, die gern sämtliche Geldflüsse genauestens verfolgen möchten. Breitgefächerte Auswertungen helfen einem Firmenlenker, die richtigen Schlüsse zu ziehen. Der Steuerberater übernimmt am Jahresende die Bilanz.
