HR4YOU

Kai Sulkowski
Bereich:
Pro
  • Übersichtliche Gestaltung mit anpassbarem Design
  • Hoher Funktionsumfang mit Active-Sourcing
  • Hohe Automatisierung mit CV-Parsing
  • Maximale Datensicherheit
Kontra
  • Intransparente Vertragsbedingungen
  • Unnötig kompliziertes Modul-Modell
Fazit Höchste Sicherheit, Flexibilität und mehr als nur Standardfunktionen garantiert die HR-Software HR4YOU in ihren Komponenten TRM und HCM für Bewerber- und Personalmanagement gleichermaßen. Über Active-Sourcing unterstützt die Software auch die aktive Bewerbersuche. Allein das Preis-Leistungs-Modell wirkt undurchsichtig.

HR4YOU Beschreibung

Funktionen

4,62 Pkt

Das Basisprodukt des im Jahr 2000 gegründeten IT-Unternehmens HR4YOU AG ist eine Software, die auf die Bedürfnisse von Personalabteilungen in den Bereichen Recruiting und Bewerbermanagement abhebt. Das Angebot richtet sich dabei gleichermaßen an Unternehmen jeder Größe, öffentliche Einrichtungen und Verwaltungen.

Die Basis: E-Recruiting-Software HR4YOU-TRM

In diesem Segment des Recruiting bietet das Basis-Softwareprodukt, die Bewerbermanagement-Software HR4YOU-TRM (Talent-Relationship-Management), folgenden Funktionsumfang:

  • Bewerberverwaltung
  • Stellenausschreibungen
  • Lebenslauferkennung
  • Volltextrecherche
  • Kommunikationsmanagement
  • Dokumentenmanagement
  • Multichanneling (optional zubuchbar)
  • Unbegrenzte Anzahl an Bewerbern und Ausschreibungen

Stellenausschreibungen kann der Nutzer im Sinne der eigenen Corporate Identity in HR4YOU-TRM mit dem integrierten Editor designen. Auch das Anlegen einer eigenen Karriereseite ist mit der Software ohne weiteres möglich.

Das Modul „Multichanneling“ muss separat zugebucht werden. Es ermöglicht die Streuung der Stellenausschreibung aus dem Programm heraus. Der Personalverantwortliche kann eine offene Stelle über HR4YOU nicht nur auf der eigenen Karriereseite, sondern auch auf über 50 kostenfreien großen und kleinen, regionalen und überregionalen Jobportalen, Metasuchmaschinen und bei Radiosendern veröffentlichen. Für Schaltungen auf großen kostenpflichtigen Portalen wie Stepstone und Monster, einem breitgefächerten Spektrum spezialisierter Spartenportale und Social-Media-Diensten kollaboriert der Softwarehersteller mit der Agentur Job Ad Partner. Die Schnittstelle zu Job Ad Partner ist in die Software integriert und erlaubt die Schaltung auf etwa 1.800 Jobbörsen in 160 Ländern sowie in Printmedien. Nutzer der Software profitieren so von Preisvorteilen bei der Publikation und beim Multiposting der Stellenausschreibungen auf kostenpflichtigen Portalen.

Der Nutzer kann Formulare für stellenspezifische oder initiative Online-Bewerbungen erstellen. Eingehende Bewerbungen via Print- und E-Mail werden mittels integriertem CV-Parsing-Tool ausgelesen und wichtige Daten ebenso wie Bewerberdaten aus Online-Bewerbungen über die unternehmenseigene Karriereseite in einem Talent-Pool gespeichert. Vollautomatisch gleicht die Software die Anforderungsprofile in den Stellenausschreibungen mit den Qualifikationen der Kandidaten ab und empfiehlt passende Personen.

Die Kommunikation mit den Bewerbern ist für Anwender der Software nahezu vollständig automatisierbar. Bewerber erhalten die Möglichkeit, über den Bewerberzugang einen Account anzulegen, in dem sie den Bearbeitungsprozess verfolgen und sich via Jobletter über neue Vakanzen des Unternehmens informieren lassen können. Die Möglichkeit zur One-Click-Bewerbung über soziale Karrierenetzwerke ist ebenfalls implementiert.

Sehr positiv bewerten wir das integrierte Active-Sourcing-Tool, das nur wenige Konkurrenten auf dem Markt bieten. HR4YOU-TRM ist direkt mit den großen Karrierenetzwerken Xing und LinkedIn verknüpfbar. Die Software ist somit in der Lage, selbstständig geeignete Kandidaten für eine Vakanz zu detektieren und dem Recruiter vorzuschlagen. Dynamische Schnittstellen zu sozialen Netzwerken wie Facebook oder Twitter sind ebenfalls im Funktionsumfang eingeschlossen.

Das Programm speichert die gesamte Historie der internen und externen Kommunikation von Personal- und Fachabteilung sowie der Bewerber per Brief, E-Mail oder SMS. Die Kommunikation wird durch eine große Auswahl an Vorlagen erleichtert. Zusätzlich unterstützt die Software die Kommunikation per Skype, was für Telefoninterviews ein äußerst hilfreiches Feature darstellt.

Sämtliche Bewerberdaten speichert HR4YOU in einer zentralen Bewerberdatenbank, in die sämtliche am Entscheidungsprozess beteiligte Mitarbeiter Einsicht erhalten. Bewerber können hier nach frei definierbaren Kriterien gerankt und mit dem Anforderungsprofil der Stellenausschreibung abgeglichen werden.

Zusatzmodul Personalmanagement-Software HR4YOU-HCM

Zusätzlich zu HR4YOU-TRM sowie separat einzeln buchbar ist die HR-Softwarelösung für das Personalmanagement, HR4YOU-HCM (Human-Capital-Management). Einzelfunktionen sind als Module zu HR4YOU-TRM zubuchbar. Diese Software ermöglicht eine übersichtliche, strukturierte Verarbeitung und Verwaltung von Personaldaten aller Mitarbeiter eines Unternehmens. Dazu zählen unter anderem:

  • Führen einer digitalen Personalakte zur Mitarbeiter- und Dokumentenverwaltung
  • Skill-/Talent-/Kompetenzmanagement
  • Seminar- und Weiterbildungsmanagement
  • Urlaubsplanung
  • Stellen- und Nachfolgeplanung
  • Mitarbeiterfeedback
  • Mitarbeitergespräche

In der digitalen Personalakte sind in strukturierter Art und Weise jegliche wichtigen Informationen zu jedem Mitarbeiter des Unternehmens hinterlegbar:

  • Stammdaten/Kontaktdaten
  • Gehaltsdaten
  • Angaben zu Ausbildung/Weiterbildung
  • Zeugnisse, Beurteilungen
  • Vertragsdokumente

Mittels dedizierter Zugriffsrechte ist es beispielsweise dem Abteilungsleiter und beliebig vielen anderen Akteuren möglich, jeden Mitarbeiter seines Teams im Jahresverlauf regelmäßig zu bewerten und diese Information dem Vorgesetzten zum Führen eines Jahresgesprächs einsehbar zu machen. Organigramme und Reporting-Tools geben jederzeit Einblick in den aktuellen Personalstand, wodurch auch Personalbedarfs- und Personaleinsatzplanung leicht durchführbar sind.

Im Talent-Pool listen Anwender Kompetenzen und Skills aller Mitarbeiter nach selbst definierten Kategorien auf und bewerten sie im bewährten Ampel-System. Die so gesammelten Daten kann sich der Nutzer als Skill-Diagramm ausgeben lassen oder vom Programm automatisch mit aktuellen Stellenausschreibungen abgleichen, um eventuell Führungspositionen intern mit dem passenden Mitarbeiter besetzen zu können. Aufgrund von Leistungsbeurteilungen und Potenzialanalysen stuft HR4YOU die Mitarbeiter ein und erlaubt somit leicht das Erkennen von Weiterbildungsbedarf oder Aufstiegspotenzial.

Mitarbeitergespräche und schriftliche Kommunikation mit jedem einzelnen Mitarbeiter speichert das Programm zentral, um sie bei Bedarf in lückenloser Dokumentation auszugeben.

Der Mitarbeiter selbst erhält nach entsprechender Autorisierung über den Mitarbeiterzugang und den umfangreichen Employee-Self-Service selbst Einsicht in seine Personalakte beziehungsweise definierbare Bereiche der Personalakte und ist beispielsweise in der Lage, Adress- oder Bankverbindungsänderungen vorzunehmen oder Urlaubsanträge einzureichen. Auch individuelle Zielvereinbarungen oder Entwicklungspläne kann er einsehen.

Zusatzmodul Tracking

Tatsächlich nicht fest im Funktionsumfang enthalten, sondern lediglich zusätzlich buchbar, ist die Tracking-Funktion zur Erfolgsanalyse von Stellenausschreibungen. Dieses Tool ermöglicht dem Nutzer, den Erfolg vorheriger Stellenausschreibungen über alle angebotenen Publikationskanäle zu evaluieren. Es gibt Aufschluss darüber, wie viele Bewerber sich die Stellenausschreibung ansahen, wie lange sie auf der Ausschreibung verweilten, wie oft sie sie erneut aufriefen, und errechnet schließlich die Konversionsrate anhand der letztendlich eingegangenen Bewerbungen. Somit kann der Personaler ermitteln, wie erfolgreich seine Publikationskanäle waren.

Dass dieses Tool wie bei anderen HR-Software-Anbietern nicht bereits in den Funktionsumfang des HR4YOU-TRM integriert ist, verwundert doch sehr. Gleiches gilt für das Multiposting-Tool, woraus insgesamt kleine Abstriche in der Bewertung des Funktionsumfanges dieser Software resultieren.

Weitere HR-Software-Produkte

Neben den zahlreichen Zusatzmodulen bietet die HR4YOU AG zahlreiche weitere Insellösungen für verschiedenste Anforderungen im HR-Bereich für Unternehmen und Personaldienstleister. Dazu zählen folgende, jeweils einzeln erwerbbare Softwareprodukte:

  • eSearcher: eine Personalberatungssoftware für die Aufgabenbereiche Kunden-, Auftrags- und Bewerberverwaltung,
  • eTemp: eine Zeitarbeitssoftware, die Nutzern bei der Planung und Abwicklung von Aufträgen in der Arbeitnehmerüberlassung behilflich ist,
  • VMS: ein Vendor-Management-System zur Optimierung des Lieferantenmanagements für die Personalressource und als Managed-Service-Provider für die Personallogistik,
  • eTransfer: im Bereich des Personalüberhangs hilft diese Software Outplacement-Beratungen, Transferagenturen und -gesellschaften,
  • RPO: deckt alle Aufgaben des Recruitment-Process-Outsourcings für Unternehmen, Personaldienstleister und RPO-Dienstleister ab,
  • APPS: auf Bedürfnisse von Bewerbern und Mitarbeitern zugeschnittene kundenspezifische Apps.

Benutzerfreundlichkeit

4,28 Pkt

Die Menüführung und Navigation ist in HR4YOU übersichtlich strukturiert. Vom Dashboard, welches eine Kurzübersicht für alle wichtigen Funktionsbereiche bietet, lassen sich die einzelnen Programmbereiche direkt ansteuern. Für die meistgenutzten Funktionen sieht das Menü zudem einen Schnellzugriff vor. Flexibilität wird bei HR4YOU großgeschrieben. Standardfunktionen, Design und Kurzübersicht sind für jeden Kunden individualisierbar. Insgesamt präsentiert sich das User-Interface der Software als ein durchaus gelungener Kompromiss aus Modernität, Funktionalität und Seriosität.

Die Einbindung verschiedener Abteilungen und Ansprechpartner in kollaborative Prozesse funktioniert reibungslos und Zugriffsregeln sind einfach, wenn auch nicht vollständig individuell definierbar. Zahlreiche, farblich ansprechende grafische Darstellungen und Diagramme lockern die Software auf und veranschaulichen trockene Daten in unaufdringlicher Weise.

Ein hoher Grad an Automatisierung vereinfacht den Arbeitsalltag des Personalangestellten erheblich. HR4YOU wartet diesbezüglich mit einer Fülle von Voreinstellungen und Vorlagen auf. Das Programm verleiht automatisch Personalnummern, erstellt Urlaubspläne mit Genehmigungsverfahren, gibt zu relevanten Funktionsbereichen Statistiken, tabellarische und grafische Auswertungen aus und errechnet Urlaubs- und Fehltage.

Die Software ist laut Hersteller in mehreren Sprachen verfügbar und daher auch für die Anwendung in international aufgestellten Unternehmen geeignet. Leider gibt der Hersteller nicht an, um wie viele und welche Sprachen es sich dabei konkret handelt.

Auch der Mitarbeiterzugang weiß hinsichtlich der einfach zu bedienenden Employee-Self-Service-Funktionen zu gefallen. Alle wichtigen administrativen Prozesse sind einfach über die Software in die Wege zu leiten.

Nützlich ist die integrierte Suchfunktion, mit der sich Bewerber- und Personalakten leicht gezielt nach gewünschten Informationen durchsuchen lassen.

Sicherheit und Aktualität

4,17 Pkt

Sämtliche Softwareprodukte der HR4YOU AG sind als SaaS-Lösungen konzipiert, das heißt vollständig internetbasiert. Somit fallen keine hohen einmaligen Kaufgebühren, zeit- und speicherintensive Installationsprozesse und regelmäßige Aktualisierungen an. Der Hersteller garantiert stets die Nutzung der aktuellen Programmversion und stetige Aktualisierungen gegen eine monatliche Nutzungsgebühr.

Die HR-Softwareprodukte HR4YOU erfüllen nach Angaben des Herstellers alle erforderlichen Sicherheitsstandards bezüglich Datenschutz und IT-Sicherheit. Das eigene Information-Security-Management-System der HR4YOU AG ist nach der internationalen Norm ISO/IEC 27001 zertifiziert und genügt damit in der Tat den aktuell höchsten Datenschutzstandards. Die Daten verbleiben auf herstellereigenen Servern in Deutschland. Alle Daten werden vierfach an mehreren Rechenzentren mit Standorten in Berlin und Frankfurt gesichert. Der Hersteller selbst ist Mitglied der GDD, der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e.V. Die Schnittstellen zur DATEV-Software sind seitens der DATEV nach vordefinierten Kriterien geprüft und zertifiziert.

Zugriffs- und Bearbeitungsrechte können nur nach Mitarbeitergruppen, nicht individuell auf einzelne Mitarbeiter zugeschnitten, vergeben werden. Dies ist ein kleines Manko, doch erlaubt auch diese Variante, nur jeweils befugten Personen Einblick in sensible Daten zu gewähren.

Preismodell und Service

3,44 Pkt
Vertragsbedingungen und Konditionen

Weder der genaue Leistungsumfang noch die Produkt- und Preisstruktur sind vollumfänglich direkt auf der Webpräsenz des Herstellers einsehbar. Lediglich von einer „monatlichen Nutzungsgebühr“ ist die Rede, und für die TRM-Komponente sind immerhin Mindestpreise aufgeführt. Nähere Informationen müssen Interessenten per Online-Anfrage unter Angabe ihrer Kontaktdaten anfordern. Dies zeugt nicht gerade von Transparenz.

Auf unsere Anfrage hin erhielten wir eine Einsicht in das grundlegende Preis-Leistungs-Modell für die HR4YOU-HRM-Softwarekomponente zu einem monatlichen Mietpreis von 665,00 Euro mit folgenden Spezifikationen:

  • Breitstellung und Einrichtung des Systems mit kundenspezifischen Anpassungen
  • Digitale Personalakte als Modul inklusive
  • Maximal 10 User-Accounts
  • Systemschulung
  • Vollumfänglicher Support
  • Hosting und Sicherung der Anwendung
  • Mindestvertragslaufzeit: 36 Monate
  • Aufpreis für das Modul Bewerbermanagement: 192,50 Euro pro Monat
  • Aufpreis für das Modul Personalentwicklung: 192,50 Euro pro Monat

Die Preis- und Leistungs-Struktur der HR4YOU-TRM-Software beruht auf der Einteilung in zwei Pakete „Entry“ und „Professional“. Die Pakete unterscheiden sich neben dem Leistungsumfang nach der Nutzeranzahl. Das „Entry“-Paket erlaubt nur einem oder maximal zwei Usern einen Zugang zur Software. Voller Funktionsumfang, beziehungsweise die Möglichkeit zur Erweiterung und Anpassung der Software auf individuelle Bedürfnisse, ist nur in der „Professional“-Variante möglich:

KriteriumEntryProfessional
Anzahl User1 (auf 2 erweiterbar)Unbegrenzt
ZielgruppeKleine UnternehmenAlle Unternehmensgrößen
SchulungOnline-SchulungPersönliche Schulung und Meeting
Kollaboratives Arbeiten1 Abteilung per Mail/LinkUnbegrenzt
ErweiterbarNeinJa
VerfügbarkeitSofort, da standardisiertWird individuell angepasst
Preis pro MonatAb 199,50 EuroAb 525,00 Euro
Die Tabelle gibt Aufschluss über Mindestpreise und Leistungseckdaten der beiden Paketoptionen der HR4YOU-TRM-Software.

Der Service soll Unternehmen mit weniger als 10 bis über 1.000 potenziellen Anwendern ansprechen. Preislich ist die Software im gehobenen Segment zu verorten. Dass zahlreiche nützliche Funktionen zusätzlich als Modul zugebucht werden müssen, bestärkt den Eindruck, dass vorrangig größere Unternehmen und weniger Startups oder kleine Unternehmen die Zielgruppe sind.

Service und Support

Sehr positiv merken wir an, dass der Service des Herstellers beinhaltet, die Software bereits im Corporate Design des jeweiligen Kundenunternehmens eingerichtet zur Verfügung zu stellen. Dieser Service ist bei der Einrichtung inkludiert und muss somit nicht von den Personalverantwortlichen vorgenommen werden.

Telefonsupport von Montag bis Freitag zwischen 9:00 und 17:00 Uhr sowie E-Mail-Support via Online-Request-System stehen Kunden zur Verfügung. Mieter des Professional-Pakets erhalten kostenlose Schulungen zum Umgang mit dem Programm. Der Hersteller bietet außerdem in regelmäßigen Abständen kostenfreie Webinare mit Live Chat zur Nutzung der Software an. Auch vor dem Kauf stehen eine Hotline zum Festnetztarif sowie eine Support-E-Mail-Adresse zur Verfügung, um vorab drängende Fragen einer Klärung zuführen zu können.

Kaufinteressenten bietet der Hersteller die Möglichkeit, die Software im Rahmen einer Demoversion kostenfrei zu testen. Diese Demoversion ist allerdings erst nach Eingabe der Firmen- und Kontaktdaten zugänglich und verfügt nicht über den vollen Funktionsumfang.

Zusammenfassung

4,27 Pkt

Die HR4YOU AG hat sich als ein führender Softwareanbieter für Prozesse rund um Personalangebot und -nachfrage auf Anwendersoftware für Unternehmen spezialisiert und genießt bereits das Vertrauen von über 400 Unternehmen.

Die Softwareprodukte HR4YOU-TRM und HR4YOU-HCM befähigen jede HR-Abteilung, alle Aufgaben der Personalbeschaffung, -planung, -verwaltung und -entwicklung in einer Software zentral zu steuern und zu optimieren. Sämtliche Funktionen werden in der SaaS-basierten Software übersichtlich, sinnvoll und flexibel auf ein Unternehmen anpassbar umgesetzt. Dabei glänzt die Software durch Sonderfunktionen wie das CV-Parsing, einen hohen Integrationsgrad von Social-Media-Komponenten, den Talent-Pool und allem voran das Active-Sourcing-Modul. Der Datensicherheit trägt der Hersteller im höchsten Maße Rechnung.

Nachbessern sollte der Anbieter jedoch hinsichtlich der Transparenz der Vertragsbedingungen und des Preis-Leistungs-Modells. Die Möglichkeit, einzelne Funktionen als Module einzeln hinzubuchen zu können, verspricht zwar höchste Flexibilität für den Anwender, doch kommuniziert HR4YOU nicht klar, welche Leistungen der Kunde letztlich für welchen Preis erwarten kann. Wer für sein Unternehmen jedoch langfristig eine umfangreiche und passgenaue Lösung sucht und ohnehin auf ein individuelles Angebot aus ist, ist mit HR4YOU bestens beraten.