easySoft

Kai Sulkowski
Bereich:
Pro
  • Klarer modularer Aufbau
  • Umfassende Funktionen im Bereich Personalentwicklung
  • Optimale Produktpräsentation online
Kontra
  • Komplizierte Konditionen
  • Einige Schwächen im Recruiting-Bereich
  • Kein Employee-Self-Serivce
Fazit Da der Fokus von easySoft vorrangig auf Seminarorganisation und Personalentwicklung liegt, fehlt in der sehr ansprechend gestalteten und gut bedienbaren Software die ein oder andere Recruiting- und Personalverwaltungsfunktion. Hinsichtlich Weiterbildungs- und Seminarmanagement ist easySoft unschlagbar. Angesichts der Kosten und der undurchsichtigen Kostenstruktur sind jedoch bei einer Schwerpunktsetzung auf E-Recruiting und Personalverwaltung Alternativen lohnender.

easySoft Beschreibung

Funktionen

4,43 Pkt

Die seit mehr als 23 Jahren bestehende und mittlerweile 1.300 Kunden zählende easySoft. GmbH mit Standort im baden-württembergischen Metzingen entwickelt HR-Softwarelösungen für folgende Bereiche:

  • Ausbildungsverwaltung
  • Personalentwicklung
  • Seminarmanagement
  • Recruiting

Diese vier Lösungen setzen sich jeweils aus verschiedenen Produkten zusammen. Diese acht Produkte sind:

  • easySoft.Recruiting: Bewerbungsprozess individuell gestalten durch Festlegung von Phasen und Kriterien, Außendarstellung im Corporate Design, unternehmensinterne Vernetzung
  • easySoft. Education: Verwaltung der täglichen Arbeit im Bildungsmanagement (unter anderem Kontakteverwaltung, Planung, Abrechnung, Raum- und Ressourcenplanung, Nachweis- und Zertifikatserstellung)
  • easySoft. Seminar: Organisation von Kursen, Seminaren, Trainings, internen und externen Schulungen
  • easySoft. Competence: Förderung der individuellen Kompetenzen der Mitarbeiter, Personalentwicklung
  • easySoft. Publish: Informationssystem für Intranet, Internet und mobile Geräte, Bildungsangebote und Informationen im Intranet oder Internet zur Verfügung stellen
  • easySoft. Air: Online-Seminarplanung, IT-gestütztes Veranstaltungsmanagement, von mehreren Standorten aus planen und verwalten
  • easySoft. App Education: App für Schüler, Auszubildende und Menschen in Weiterbildung, Terminplaner und Veranstaltungsinformationen
  • easySoft.App Competence: Zugriff via App auf Mitarbeiter-Qualifikationen und anstehende Fortbildungstermine, Empfangen von Nachrichten
Recruiting

Die Recruitinglösung von easySoft besteht aus der Produktkombination easySoft. Recruiting und easySoft. Publish. Die Funktionen umfassen:

  • Freie Gestaltung der Bewerbungsauswertung durch individuelle Festlegung von Prozess-Phasen und Zwischenschritten
  • Neue Stellenausschreibungen formulieren und individuell im Corporate Design gestalten
  • Zeitversetzte Veröffentlichung intern und extern einstellbar
  • Freie Gestaltung des Bewerberportals
  • Online-Bewerbungs-Formular individuell gestalten
  • Lebenslauf-Upload mittels CV-Parsing auslesbar
  • Multiposting auf bis zu 200 Online-Stellenportalen
  • One-Click-Bewerbung über Xing und LinkedIn durch entsprechende Anbindung
  • Bewertung der Bewerber nach selbst festlegten Bewertungskriterien
  • Bewerber-Assessment / Fragebögen / Selbsteinschätzung optional hinzufügbar
  • Bewerberranking nach frei definierbaren Kriterien
  • Aktionsschaltflächen: schneller Zugriff auf die verschiedenen Bewerbungen und bequeme Kommunikation mit mehreren Bewerbern
  • HTML-E-Mail-Vorlagen
  • Veröffentlichung bestimmter Daten für spezifisch definierbare Fachbereiche zur Einsicht, Einschätzung und Kommentierung
  • Umfangreiche Statistiken, Berichte und Auswertungen zur Bewerberauswahl
  • Anzeige der wichtigsten Statusmeldungen und Berichte auf dem individuell bestückbaren Dashboard

Ziel ist die Modernisierung und Verschlankung des Auswahlprozesses und die Verbesserung der Candidate-Experience.

Personalentwicklung

Die Personalentwicklungslösung von easySoft setzt sich aus den Produkten easySoft. Competence, easySoft. App Competence und easySoft. Publish zusammen. Es handelt sich dabei um eine Verbindung der Bereiche Qualifikationsmanagement und Seminarorganisation. Die Lösung hilft, Antworten auf die Fragen zu finden, zu welchem Grad ein Mitarbeiter oder Bewerber für eine Stelle qualifiziert ist und welche Qualifikationen und Kompetenzen eines Mitarbeiters gefördert und verbessert werden müssen. Der Funktionsumfang inkludiert:

  • Stellenprofile formulieren und mit den Qualifikationen der Mitarbeiter und Bewerber abgleichen
  • Dokumentation von Kompetenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter und Bewerber durch Einbindung von Personalverantwortlichen, Führungskräften, Mitarbeitern, Fragebögen, Assessment-Center, Markierung im grafischen Ampelschema
  • Detektierung fehlender Kompetenzen
  • Vorausschauende, gezielte Qualifizierung zur Nachfolgeplanung oder Besetzung von Schlüsselpositionen
  • Aktives Einladen zu internen Maßnahmen oder Anmeldung zu externen Kursen
  • Definition der Bedingungen, Abhängigkeiten und Gültigkeiten von Qualifikationen
  • Bewertung der neu erworbenen Qualifikationen durch Führungspersonen oder andere Mitarbeiter nach frei definierbaren Zeitspannen
  • Genehmigungsworkflows, Management-Self-Service
  • Delegation von Verantwortlichkeiten für Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung
  • Zugang zu Plänen für Vorgesetzte und Mitarbeiter über das Programm
  • Auswertungen: Soll-Ist-Vergleich als Spinnennetzdiagramm, Mitarbeitervergleich, Abteilungsvergleich

Die Software wird mit diesem Funktionsumfang allen Anforderungen der aktiven Fortbildungsplanung und Personalentwicklung gerecht. Im Bereich des Bildungsmanagements ist der Funktionsumfang von easySoft einzigartig auf dem Markt. Auswertung, Planung und Controlling gehen Hand in Hand. easySoft ist somit ein sehr nützliches Werkzeug, mit dem ein Unternehmen systematisch und langfristig Mitarbeiter fördert und bindet.

Ausbildungsverwaltung

Die Ausbildungsverwaltungs-Anwendung besteht aus den Komponenten easySoft. Education, easySoft. Publish und easySoft. App Education. Mit ihr plant das Unternehmen jede Phase der Ausbildung von Auszubildenden, Trainees und Studenten, dokumentiert diese und erhält jeweils Informationen über den aktuellen Stand. Die Funktionen umfassen die Einsatzplanung, Leistungsbeurteilung, Dokumentation von Krankheits- und Urlaubstagen, Dokumentation von Fortschritten und Trainings und einen Berichtsgenerator zur Erstellung individueller Berichte und Auswertungen.

Mit diesem Funktionsbereich empfiehlt sich easySoft auch für Bildungseinrichtungen.

Seminarmanagement

easySoft. Seminar, easySoft. Publish und easySoft. App Education bilden gemeinsam die Seminarmanagement-Lösung. Kongresse, Workshops, Seminare oder Arbeitsunterweisungen werden mit dieser Anwendung zentral geplant und verwaltet. Sie umfasst:

  • Adressen und Korrespondenzen
  • Anmeldungsmanagement
  • Programmerstellung und -planung
  • Publikation im Internet und Intranet

Nach Veranstaltungen lassen sich Berichte und Auswertungen zu Kursauslastung und Bildungshistorie ausgeben.

Benutzerfreundlichkeit

3,89 Pkt

Das Design und User-Interface von easySoft zu bewerten ist nicht einfach, da es sich um acht verschiedene Produkte handelt. Die Benutzeroberfläche von easySoft. Publish beispielsweise glänzt mit modernem, schlichtem, aufgeräumtem, übersichtlichem und alles in allem ansprechendem Design; es zeichnet sich durch eine einfache, intuitive Bedienbarkeit, die aufgrund der klaren Benennung der Menübereiche sowie der logischen Strukturierung der Menüführung keinerlei Mühe bereitet. Nichts wirkt überladen, alles ist übersichtlich. easySoft Competence ist zwar ebenfalls übersichtlich und logisch aufgebaut, sein Design wirkt jedoch etwas altbacken. Alle Programme sind auch von Einsteigern einfach bedienbar.

Das Programm bietet viele Freiheiten, darunter:

  • Freie Definition von Feldern, Checkboxen und Auswahllisten
  • Aufgabenvorlagen selbst erstellen
  • Bewertungsvorlagen beispielsweise für Mitarbeitergespräche abänderbar, eigene Vorlagen erstellbar
  • Bewerberformulare und Anmeldeformulare frei definierbar
  • Startseite im Front-End frei gestaltbar durch Hinzufügen oder Entfernen von Menüpunkten

Der Nutzer spart viel Zeit durch das CV-Parsing und Multiposting, aber auch durch die automatischen Qualifikationsabgleiche und Bewerberrankings, die automatisierte Verwaltung von Stellenausschreibungen und die Vorlagen und Aktionsschaltflächen zur Versendung von Gruppen- und Serienmails.

Kollaboratives Arbeiten ist bei easySoft in mehrfacher Hinsicht möglich. Über die Management-Self-Service-Funktion können bestimmte Daten für spezifisch definierbare Fachbereiche zur Einsicht, Einschätzung und Kommentierung veröffentlicht werden. Freigeschaltete Personen oder Fachbereiche können auf Bewerber- und Personaldaten zugreifen und softwareintern mit der HR-Abteilung kommunizieren. Insofern sind einige Elemente einer klassischen Employee-Self-Service-Funktion vorhanden.

Viele Schnittstellen zu anderen Programmen erleichtern den Austausch von Daten, indem sie beispielsweise Mehrfacheingaben überflüssig machen. easySoft verfügt über Schnittstellen zu den Lernplattformen Moodle und Ilias sowie zu bekannten Programmen wie DATEV, Lexware oder SAP.

Das Back-End ist derzeit in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Das Front-End ist hingegen in mehreren Sprachen darstellbar.

Die integrierte Suchfunktion erleichtert das Auffinden von Informationen in der Datenbank.

Sicherheit und Aktualität

5,00 Pkt

easySoft empfiehlt ausdrücklich die Installation der Software auf den Servern des Kundenunternehmens. Wer allerdings nicht über eine entsprechende IT-Infrastruktur verfügt oder seine Kapazitäten nicht mit dem lokalen Hosting der Datenmenge überlasten möchte, dem bietet easySoft auch die Möglichkeit, die Software als SaaS-Lösung zu mieten.

Im Falle der SaaS-Lösung erfolgt der Zugang ausschließlich via SSL-verschlüsselter Netzverbindung. Der Serverstandort befindet sich in Freiburg, somit bleibt der Traffic vollständig in Deutschland. Die Server sind nach der Prüfungsnorm ISO/IEC 27001:2013 zertifiziert und entsprechen damit dem höchstmöglichen Sicherheitsstandard. Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten erhalten nur mit entsprechenden Rechten versehene Mitarbeiter.

Der Hersteller steht im ständigen Austausch mit dem Kunden. Jährlich gibt es eine Anwenderkonferenz mit Vorträgen und Workshops, zudem finden in regelmäßigen Abständen Anwender-Arbeitsgruppen statt. Die Kunden können hier Ideen, Kritik und Wünsche für neue Funktionen einbringen. Von umgesetzten Änderungen profitieren Nutzer der SaaS-Lösung unmittelbar. Eine neue Version steht jeweils im Turnus von drei bis vier Wochen zur Verfügung. Dem Kunden der On-Prem-Version steht es jederzeit frei, zur aktuellen Version zu wechseln. Es besteht jedoch kein Update-Zwang.

Preismodell und Service

3,56 Pkt

Vertragsbedingungen und Konditionen

easySoft-Produkte sind grundsätzlich sowohl als SaaS- als auch als On-Premise-Lösung zur Installation auf eigenen Servern erhältlich. Grundsätzlich legt der Anbieter nahe, sich für die On-Premise-Lösung, also den einmaligen Lizenzkauf, zu entscheiden.

Die Website der easySoft bietet leider keinerlei Informationen zur Kostenstruktur. Auf Anfrage erhält der Interessent jedoch umfangreiche Listen und Tabellen per Post.

Im Back-End unterscheidet der Anbieter zwischen der Erteilung von Arbeitsplatzlizenzen (APL), die an einen Rechner gekoppelt sind, und Concurrent-User-Lizenzen (CCU), die auf beliebig vielen Endgeräten installierbar sind.

Bei der On-Premise-Variante beruht das Preismodell auf einer additiven Struktur. Der Grundpreis für easySoft. Base beträgt 3.600 Euro; hinzuerwerben kann der Kunde Arbeitsplatz- und Concurrent-User-Lizenzen für eine oder mehre Lösungen zu folgenden Preisen:

LizenzeasySoft. Recruiting+ easySoft. Education+ easySoft. Seminar+ easySoft. Competence
Arbeitsplatzlizenz1.000 Euro1.200 Euro2.000 Euro2.800 Euro
Concurrent-User-Lizenz2.000 Euro2.000 Euro4.000 Euro5.600 Euro
Die Lizenzstruktur für die Arbeitsplatz- und CCU-Lizenzen baut für die verschiedenen easySoft-Lösungen additiv aufeinander auf.

Hinzu kommt das Web-Front-End für die Mitarbeiterzugänge: Dieses wird in 100er-Staffeln lizenziert. Hier eine Beispielstaffelung für das Produkt easySoft. Publish Competence, welches eine Komplettlösung für Bildungsmanagement und Personalentwicklung darstellt:

Anzahl MitarbeiterPreis pro Monat in Euro
100500
200550
300600
400650
500700
600750
700800
800850
900900
1.000950
2.0001.050
3.0001.150
5.0001.350
7.0001.550
10.0001.850
30.0002.850
50.0003.850
60.0004.350
Auszug aus der Preisstaffelung nach Mitarbeiteranzahl für die Monatsnutzung von easySoft. Publish Competence.

In der SaaS-Variante fallen zwischen vier und sieben Prozent des Lizenzpreises pro Monat als Mietgebühr an. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 24 Monate. Wird der Vertrag nicht bis spätestens 3 Monate vor Vertragsende gekündigt, verlängert sich die Laufzeit stillschweigend um weitere 12 Monate. Für die Installation und Einrichtung der Software berechnet der Anbieter eine Tagespauschale von 1.200 Euro. Die Einrichtungsdauer beträgt drei bis fünf Tage, wobei eine Einführung und Schulung inkludiert ist.

Folgende Zusatzleistungen erhält der Nutzer gegen einen Preisaufschlag:

LeistungPreis
Add-on zur Dublettenbereinigung980 Euro einmalig
Schnittstelle XML oder TXT für Buchhaltungsdatenexport3.000 Euro einmalig
Anpassung der Schnittstelle an individuelle Anforderungen3.600 Euro einmalig
easySoft. Cloud-Speicherplatz für einen User10 Euro pro Monat (inklusive 5 Gigabyte)
Jedes Weitere Gigabyte Speicher1 Euro pro Monat
Ausgewählte Zusatzleistungen von easySoft, für die jeweils ein Aufpreis fällig wird.

Angesichts dieser komplizierten Konditionsstruktur ist es kaum verwunderlich, dass der Anbieter es vorzieht, keine Preisangaben auf der Webseite zu veröffentlichen und stattdessen eine maßgeschneiderte Lösung auf Anfrage anzubieten, die den konkreten Bedürfnissen des Kundenunternehmens angepasst ist. Leider ist dies jedoch wenig transparent.

Service und Support

Nach dem Kauf und der Ersteinrichtung bietet der Hersteller Vor-Ort-Workshops und Projektbetreuung an. Das produktive Arbeiten mit der Software ist bereits wenige Wochen nach der Buchung möglich.

Auch Online-Tutorials werden dem Kunden geboten. Softwarepflege und Support ist in der Mietversion bereits enthalten, On-Premise-Kunden müssen für den Support hingegen zusätzlich 1,4 bis 1,8 Prozent des Lizenzlistenpreises pro Monat als Aufpreis bezahlen.

Für Kunden und Interessenten gibt es eine Support-E-Mail-Adresse sowie je eine Hotline für allgemeine Anfragen und für technische Unterstützung. Die Hotlines sind werktags von 8:30 bis 17:00 Uhr geschaltet. Bei technischen Problemen besteht die Möglichkeit, Spezialisten des Anbieters per TeamViewer zuzuschalten.

Wer sich auf der ausgesprochen übersichtlichen und informativen Website des Anbieters vorab informieren möchte, findet einen kurzen FAQ-Bereich sowie ansprechende, reich bebilderte Broschüren mit dem Produktportfolio; zu jedem Einzelprodukt gibt es eine PDF-Datei. Die jeweiligen Funktionen und Programmbereiche der einzelnen Anwendungen sind ausführlich erklärt. Ein Testzugang kann vom Support-Team erbeten und individuell eingerichtet werden.

Zusammenfassung

4,22 Pkt

Die easySoft. GmbH bietet insgesamt acht Produkte, aus denen sich vier Programmpakete für die Bereiche Seminarorganisation, Personalentwicklung, Ausbildungsverwaltung und Recruiting zusammensetzen. Die Anwendungen für Personalentwicklung, Seminarmanagement und Ausbildungsverwaltung stehen ganz im Zeichen der Weiterbildung. Der Funktionsumfang im Bereich allgemeine Personalverwaltung wird stetig erweitert, allerdings gibt es derzeit keine Funktion zur Lohnabrechnung. Im Bereich Recruiting ist eine Multiposting-Funktion integriert, inzwischen erweitert um eine Analyse- oder Evaluierungstool, mit welcher der Erfolg von Veröffentlichungskanälen genau ermittelt und beurteilt wird.

Ein großes Manko ist die Kostenstruktur. Diese ist äußerst unübersichtlich und kleinteilig gestaltet.

Insgesamt ist die Software jedoch eine hervorragende Komplettlösung für Unternehmen, die starken Wert auf die Förderung des vorhandenen Personals und die Personalentwicklung mit betriebsinternem Weiterbildungsmanagement legen. Dies ist ein wahres Alleinstellungsmerkmal und die zentrale Expertise von easySoft.