Data Dialog

Kai Sulkowski
Bereich:
Pro
  • Grundfunktionen der Bewerberakquise vorhanden
  • Spezialisierte Funktionen für Personalvermittler und Zeitarbeitsfirmen
Kontra
  • Spezialisiert auf die Branchen Personalvermittlung und Zeitarbeit
  • Grafisch wenig ansprechend
  • Komplizierte Konditionen
Fazit Das Produktportfolio von Data Dialog umfasst weniger eine HR-Software im eigentlichen Sinne als vielmehr Programme für Personaldienstleister und eine umfassende spartenspezifische Lösung für Unternehmen im Personalvermittlungssektor. Für Unternehmen abseits des Personalvermittlungs- oder Zeitarbeitsgewerbes stellt sie definitiv keine sinnvolle Investition dar.

Data Dialog Beschreibung

Funktionen

2,11 Pkt

Auf über 20 Jahre Erfahrung blickt das sächsische Unternehmen Data Dialog EDV-Systeme GmbH zurück. Zentrale Produkte im Portfolio sind Softwarelösungen für Zeit- und Leiharbeit. Dementsprechend richtet sich das Angebot des Softwareentwicklers voranging an Personaldienstleistungsunternehmen. Doch auch eine Bewerbermanagement-Software bietet Data Dialog an – Bewerber-Online. Diese ergänzt die Software Personal-Dialog, welche sich wiederum vorrangig an den Bedürfnissen von Personalvermittlungsunternehmen orientiert und neben Personal- und Bewerbermanagementfunktionen auch Funktionen zur Unternehmungsführung und Unterhaltung von Kundenbeziehungen umfasst.

Bewerber-Online

Mit dieser Softwarekomponente ist es dem Anwender möglich, ein Bewerberportal im Corporate Design zu entwerfen und dieses in die Unternehmenswebsite zu integrieren. Standortübergreifend können so Mitarbeiter mit entsprechender Zugriffsberechtigung Bewerbungen einsehen, bewerten und verwalten. Der Funktionsumfang umfasst folgende Elemente:

  • Erstellung und Verwaltung von Stellenausschreibungen
  • Erstellung und Konfigurierung von Bewerbungsformularen
  • Kategorisierung und Verwaltung von Bewerbern im Bewerber-Pool
  • Persönliche Vormerk-Listen für jeden Bearbeiter
  • Archivierungsoption für Bewerber
  • Einsetzbar für mehrere Standorte
  • Schnittstellen fürs Multiposting von Stellenausschreibungen
  • Schnittstellen zu Bundesagentur für Arbeit und personalorder.de
  • Benachrichtigungsfunktion bei Bewerbungseingang
  • Transfer von Bewerbern in die Software Personal-Dialog

Zur Gestaltung der Stellenausschreibungen verfügt das Programm über einen Texteditor. Die Software ist mit einer Multiposting-Funktion ausgestattet, mit der Stellenausschreibungen über mehrere Kanäle gleichzeitig auf verschiedenen Internet-Plattformen publiziert werden können. Dazu zählen große Jobbörsen wie Indeed, Stepstone oder Monster sowie Social-Media-Kanäle wie Facebook oder Xing. Zur Übertragung von Stelleninseraten an die Agentur für Arbeit besitzt die Software eine eigens eingerichtete Schnittstelle, über die der Anwender die Stellenausschreibungen automatisch übertragen lassen kann. Allerdings muss er zuvor eigenständig einen Kooperationsvertrag mit der Bundesagentur eingehen. Eine weitere Schnittstelle besteht zum Zeitarbeitsportal personalorder.de, was die Branchenorientierung des Herstellers durchscheinen lässt.

Eingehende Bewerbungen liest das Programm automatisch mittels intelligenter Texterkennung aus. Das Parsing-Tool extrahiert relevante Daten aus Lebenslauf-Dokumenten der gängigen Dateiformate und pflegt diese in die Datenbank ein. Dies erleichtert dem Kandidaten den Bewerbungsprozess und erspart dem Personalverantwortlichen die händische Übertragung von Bewerberinformationen. Dieses Feature ist allerdings limitiert auf ein Jahreskontingent von 2.000 Vorgängen.

Bewerber-Online ist mit einer Schnittstelle zur Software Personal-Dialog ausgestattet, sodass digitale Bewerberakten unkompliziert überführt werden können.

Personal-Dialog

Personal-Dialog ist das Kernprodukt der Data Dialog EDV-Systeme GmbH. Es ist vorrangig für Personalvermittlungsagenturen und Zeitarbeitsfirmen konzipiert und bietet einen reichhaltigen Funktionsumfang. Hierzu zählen unter anderem:

  • Stammdatenverwaltung von Bewerbern, Mitarbeitern, Interessenten, Kunden und interner Stammdaten (inklusive Urlaubskonfiguration)
  • Personalcontrolling
  • Flexible Benutzerzugangs- und Filialverwaltung mit individueller Rechtevergabe
  • Datenbank mit digitalen Personalakten von Bewerbern und Mitarbeitern
  • Dokumentenverwaltung
  • Interessenten- und Kundendatei
  • Angebots- und Auftragserstellung, Planung und Disposition
  • Verwaltung von Fristen und Terminen
  • Vorlagen und Serienbriefversandoption
  • Zentralisierung der Unternehmenskommunikation
  • Erfassung von Tätigkeitsnachweisen inklusive Datenübergabe zur Lohnabrechnung
  • Finanzbuchhaltung, Rechnungserstellung
  • Mahnwesen
  • Schnittstellen zu weiterverarbeitenden Lohn- und FIBU-Programmen

Zu den internen Personalverwaltungstools tritt hier also der gesamte Funktionsbereich der Kundenakquise, Angebotserstellung und -abwicklung, Kundenbetreuung und Vermittlung. Kurzum: Die Branchenlösung steuert sämtliche Geschäftsabläufe, die in der Branche von Relevanz sind, von der Akquise bis zum Mahnwesen und von der Stellenausschreibung bis zur Stundenabrechnung. Der Anspruch an eine Software dieser Branche ist selbstverständlich ein anderer als jener, den ein herkömmliches Unternehmen an eine Personalmanagement-Software stellt. Daher ist eine Vergleichbarkeit nur im Bereich der Bewerbermanagementfunktionen gegeben.

Als Ergänzung zu Personal-Dialog kann der geneigte Anwender das Online-Paket Dialog-Online buchen– als App oder Webportal, im Gesamtpaket oder einzeln. Dieses Zusatzmodul ist eine internetbasierte Lösung zum Informationsaustausch zwischen Personaldienstleistern und Kunden, zwischen Interessenten und Mitarbeitern.

Benutzerfreundlichkeit

2,78 Pkt

Das Bewerberverwaltungstool verfügt über unzählige individuelle Einstellungs- und Konfigurationsoptionen. Zur Automatisierung administrativer Prozesse und flexiblen Anpassbarkeit des Programmes auf individuelle Bedürfnisse tragen zahlreiche Features des Programmes bei, wie beispielsweise:

  • CV-Parsing, automatisches Auslesen von Lebenslaufinformationen und Erstellung einer digitalen Bewerberakte
  • Individualisierbare Suchfunktion
  • Erstellung eigener Textvorlagen für die Kommunikation mit Bewerbern
  • Flexibles Rechte-Management für Zugriff und Bearbeitung
  • Integrierte Hilfefunktion in jedem Menüpunkt
  • Multiposting mit einem Klick
  • Benachrichtigungsfunktion bei Bewerbungseingang

Für die Bewerberseite bringt die Verwendung von Bewerber-Online ebenfalls einige Erleichterungen mit sich: Das Bewerbungsverfahren lässt sich mittels der automatisierten Informationserkennung völlig ohne manuelle Dateneingabe schnell abschließen. Eine Upload-Funktion für Bewerbungsdokumente ist implementiert. Nach Anlegen eines Bewerber-Accounts ist der Kandidat in der Lage, seine Bewerbungsunterlagen jederzeit zu aktualisieren sowie Kontakt zum Unternehmen aufzunehmen. Die Menüführung für Bewerber ist einfach gestaltet und mit einer Hilfefunktion für jeden Menüpunkt ausgestattet.

Grafisch und hinsichtlich des Designs gibt es allerdings einigen Nachholbedarf. Exemplarisch seien das Personal-Stammdaten-Blatt, die Monatstafel oder der Einsatzzeiten-Überblick angeführt. Diese Funktionsbereiche wirken völlig überladen und wenig ansprechend. Menüauswahlfenster erinnern an einen typischen Windows-Dateibaum mit unübersichtlicher Über- und Unterordnerstruktur. Sich als Einsteiger im Programm zurechtzufinden, dürfte einige Zeit und die angebotene Schulung erfordern.

Die Software ist mehrsprachenfähig, womit sie sich auch für den Einsatz in international aufgestellten Unternehmen mit Filialen im Ausland oder zur Akquise von fremdsprachigen Bewerbern eignet.

Sicherheit und Aktualität

4,17 Pkt

Das Hosting der Daten obliegt der Data Dialog Rechenzentrum GmbH. Diese stellt leistungsstarke Hardware inklusive der Server zur Verfügung und hostet die Kundendaten der Data Dialog EDV-Systeme GmbH. Sie garantiert Anwendern, stets die aktuelle Version der Software nutzen zu können. Kunden arbeiten über eine sichere, SSL-verschlüsselte Internetverbindung auf den Servern des Anbieters. Die Nutzung der Dienste ist auch über mobile Endgeräte, also Smartphone und Tablet, von jedem beliebigen Standort aus möglich. Der Anbieter legt auch Backups der Kundendaten an.

Insgesamt geizt der Anbieter jedoch mit Angaben zu den Datensicherheits- und IT-Sicherheitsstandards. Auch auf unsere Nachfrage kam dieses Thema nicht zur Sprache. Für die Nutzung der Dienste des Rechenzentrums erhebt der Anbieter zusätzliche Gebühren. Diese Aspekte schlagen sich negativ in unserer Bewertung nieder.

Wem die extern gehostete Variante des Programmes nicht zusagt, kann auch auf die On-Premise-Version der Software – allerdings nur der Personal-Online-Komponente zurückgreifen.

Benutzerrollen und Berechtigungen lassen sich klar individuell für jeden Nutzer festlegen. Bearbeiter, HR-Mitarbeiter verschiedenen Rangs, Vorgesetzte und Bewerber erhalten jeweils eigene Zugänge mit flexibel einstellbaren Zugriffs- und Bearbeitungsrechten. Damit ist sichergestellt, dass nur ausdrücklich befugte Personen Einsicht und Zugriff auf sensible Daten erhalten.

Preismodell und Service

3,11 Pkt
Vertragsbedingungen und Konditionen

Die Software Bewerber-Online ist separat und unabhängig von Personal-Dialog buchbar. Sie ist nicht als On-Prem-Variante erhältlich. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt zwölf Monate und verlängert sich hernach stillschweigend um weitere zwölf Monate, sollte der Mieter nicht sechs Wochen vor Ende der Vertragslaufzeit kündigen. Die Einrichtungspauschale für Bewerber-Online beträgt einmalig 480,00 Euro.

Die Listenpreise für die Software gestalten sich wie folgt:

FunktionsbereichMonatspauschale
Zentralfunktionen89,00 Euro
Schnittstelle Bundesagentur für Arbeit30,00 Euro
Intelligente Texterkennung (CV-Parsing) bis 2.000 Vorgänge pro Jahr59,00 Euro
Pro Einbindung zusätzlicher Niederlassung9,90 Euro
Listenpreise für Basis- und Zusatzfunktionen von Bewerber-Online.

Die Software Personal-Dialog ist sowohl mietbar als auch On-Premise erhältlich. Im Falle des Lizenzerwerbs gelten folgende, nach Nutzeranzahl gestaffelte Konditionen:

GegenstandPreis pro Nutzer einmalig
1 bis 4 Nutzerlizenzen1.980,00 Euro
Ab 5 Lizenzen1.760,00 Euro
Ab 10 Lizenzen1.520,00 Euro
Zuzüglich Software-Service-Paket für ein Jahr pro Nutzer29,00 Euro
Staffelung der Listenpreise für die On-Premise-Variante von Personal-Dialog.

Möchte der Nutzer die Software mieten, beträgt die Mindestvertragslaufzeit ganze 48 Monate. Wird der Vertrag nicht bis spätestens sechs Wochen vor Ablauf gekündigt, verlängert sich die Laufzeit um jeweils weitere zwölf Monate. Im Mietfall gelten folgende Konditionen:

GegenstandPreis pro Nutzer monatlich
1 bis 4 Nutzerlizenzen80,00 Euro
Ab 5 Lizenzen74,00 Euro
Ab 10 Lizenzen68,00 Euro
Inklusive Software-Service-Paket0,00 Euro
Nach Anzahl von Nutzerlizenzen gestaffelte Preise für die Miete von Personal-Dialog.

Für die Einrichtung von Personal-Dialog fällt zusätzlich ein Einrichtungspreis von einmalig 2.000 Euro an. Diese beinhaltet die Installation der Software vor Ort sowie die Berechtigung zur Teilnahme an einer zweitägigen Schulung im Hause des Anbieters.

Service und Support

Interessenten steht es offen, das Support-Team des Unternehmens werktags zwischen 8:00 und 18:00 Uhr über eine Hotline zum Festnetztarif, via E-Mail oder über ein Online-Formular zu kontaktieren. Preise, Vertragsbedingungen und genaue Funktionsbeschreibungen zu den einzelnen Softwareprodukten müssen Interessenten vorab über diese Kanäle anfordern, denn die Website bietet nur Kurzvorstellungen. Auch von uns angefordertes Informationsmaterial blieb spärlich und wenig informativ. Zusätzlich verwies man uns auf eine kostenlose Online-Präsentation von zwei Stunden Dauer, welche den Funktionsumfang der Programme vorstellt.

Für Kunden richtet der Hersteller zusätzlich eine erweiterte Notfallhotline ein und bietet Online-Support mittels Desktop-Sharing an. Zudem steht eine Online-FAQ-Datenbank zur Verfügung. Kunden können bei Bedarf darüber hinaus ein Angebot von Schulungen und Seminaren wahrnehmen.

Zusammenfassung

2,77 Pkt

Die Softwareprodukte der Data Dialog EDV-Systeme GmbH richten sich vorrangig an Personaldienstleister und Zeitarbeitsfirmen. Die Software muss dementsprechend die umfassende Bandbreite an Dienstleistungen für die Kunden ebenso abbilden wie Aspekte der Arbeitnehmerüberlassung, Personalmanagement- und Bewerbermanagementfunktionen.

Die Bewerbermanagement-Software Bewerber-Online ist hinsichtlich des Funktionsumfanges durchaus mit jenen der herkömmlichen HR-Software-Lösungen vergleichbar, doch finden sich hier deutlich umfangreichere, gleichzeitig günstigere und für Unternehmen abseits des Personaldienstleistungsgewerbes passendere Lösungen. Den Anforderungen eines mittelständischen Unternehmens hinsichtlich Personalverwaltung und vor allem Personalentwicklung genügen der Funktionsumfang und die Ausrichtung von Personal-Dialog nicht. Für Personalvermittler ist diese Software zweifelsohne ein umfassendes und mächtiges Instrument, für andere Unternehmen ist ein großer Teil der Funktionen jedoch nicht relevant. Erschwerend ist anzumerken, dass die Bedienbarkeit durchaus verbesserungsbedürftig ist, die Transparenz bezüglich der Sicherheitsstandards zu spärlich und die Vertragsbedingungen unnötig kompliziert erscheinen.