Bynder

Lena Groeben
Bereich:
Pro
  • Übersichtliche Nutzeroberfläche
  • Sehr einsteigerfreundlich
  • 30 Tage kostenlos testen
  • Viele Support-Optionen
Kontra
  • Kaum Funktionen zur Textbearbeitung
  • Keine Preisübersicht
Fazit Bynder empfiehlt sich vor allem für die Organisation und Verwaltung von Mediendateien. Das Tool punktet mit seiner einfachen Bedienung und der hohen Individualisierbarkeit.
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Bynder Test

Funktionen

2,97 Pkt
Bynder als DAM

In diesem Testbericht konzentrieren wir uns auf die Verwendung von Bynder als Dokumentenmanagementsystem. Wer sich mehr für die DAM-Aspekte der Anwendung interessiert, kann sich hier informieren.

Bei dem Produkt von Bynder steht zwar mehr das Digital-Asset-Management, kurz DAM, im Fokus als das Dokumentenmanagement. Das cloudbasierte, modular aufgebaute System bringt aber auch einige sehr nützliche Funktionen zur Organisation und Verwaltung von Dokumenten mit. Mit ihnen können Unternehmen Arbeitsprozesse automatisieren.

Sortieren, organisieren und suchen

Bynder enthält eine ganze Reihe praktischer Funktionen zum Verwalten, Organisieren und Finden von Dateien. Zur besseren Übersicht gruppieren Anwender ihre Medien in Kollektionen. Zusätzlich vereinfachen Metadaten und Tags sowie diverse Filter- und Sortieroptionen das Wiederfinden von Dateien. Beispielsweise filtern Bynder-Nutzer ihre Mediathek nach Datei-Art, wie Dokument, Bild oder Video sowie Sprache, Branche, Verwendungszweck oder mithilfe der erweiterten Filteroptionen nach Autor, Copyright oder geografischem Standort.

Bynder Suchfunktion
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Nutzer sortieren ihre Assets unter anderem nach Art der Datei, Verwendungszweck und Nutzerrechten.

Das Programm erkennt identische Dateien, markiert sie automatisch als Duplikate und schlägt sie zur Löschung vor. So bleibt die Medienbibliothek immer aufgeräumt und übersichtlich. Ebenfalls ermöglicht es Bynder Medieninhalte, etwa Produktbilder und die zugehörigen Produktinformationen, logisch miteinander zu verknüpfen, sodass Nutzer direkt auf weitere relevante Dateien zugreifen können. Für die Zusammenarbeit an Dateien ist die Versionskontrolle sehr praktisch. Damit haben Nutzer mit beschränkten Rechten immer nur Zugriff auf die aktuelle Version einer Datei, während Administratoren zwischen verschiedenen Versionen wechseln können. Die verfügbaren Versionen nummeriert Bynder automatisch, sodass Admins sie zum Vergleich gegenüberstellen können.

Teilen, Freigeben und Automatisieren

Mit dem DAM-Modul von Bynder teilen Nutzer sowohl einzelne Dateien als auch Kollektionen per Link. Zudem generiert Bynder automatisch Codes, mit denen sich Kollektionen einfach und direkt auf Webseiten einbinden lassen. Dabei behalten Nutzer immer die Kontrolle über ihre Dateien: Sie können die Gültigkeitsdauer der geteilten Inhalte begrenzen und jederzeit mit nur einem Klick die Zugriffsrechte widerrufen.

Das Workflow-Modul beinhaltet zudem praktische Features, die die Zusammenarbeit vereinfachen. Dazu zählt etwa ein individuelles Dashboard, auf dem alle aktuellen Projekte und Aufgaben sowie die dafür Verantwortlichen und die jeweiligen Deadlines vermerkt sind. Die Sichtung von Entwürfen vereinfacht und beschleunigt Bynder mit der Möglichkeit, Anmerkungen direkt auf den Entwürfen zu platzieren, ohne die Datei außerhalb von Bynder öffnen zu müssen.

Bynder Kollektion
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Nutzer gruppieren, teilen und veröffentlichen ihre Assets in Kollektionen.

Darüber hinaus helfen folgende Features, Arbeits- und Geschäftsprozesse zu automatisieren:

  • Produktinformationen beim Einfügen von Produktbildern automatisch integrieren
  • Eingabefelder wie Name und Adresse auf Visitenkarten automatisch ausfüllen
  • Automatisches Formatieren von Bildern und Videos
  • Metadaten automatisch auslesen
  • Automatisierte Archivierung von Inhalten

Was fehlt im Vergleich mit einem typischen DMS?

Dass Bynder eher eine DAM- als eine DMS-Software ist, merken Nutzer daran, dass dem Tool einige typische Dokumentmanagement-Funktionen fehlen. So gibt es etwa keine automatische Erfassung von E-Mails und Anhängen, keine Scan-Funktion zum Digitalisieren von Akten und keine automatische Texterkennung (OCR).

Dafür bringt Bynder einige praktische Zusatz-Features aus dem Digital-Asset-Management mit, etwa das Zuschneiden von Bildern und Videos direkt im Browser oder Zahlungsmodule und eine Warenkorbfunktion für Nutzer, die ihre eigene Stock-Bilddatenbank betreiben möchten.

Benutzerfreundlichkeit

4,50 Pkt

In unserem DMS-Test punktet Bynder vor allem mit seiner hohen Benutzerfreundlichkeit. Die Nutzeroberfläche ist übersichtlich, schlicht und an keiner Stelle überladen. Nutzer wechseln beliebig zwischen folgenden drei Ansichten:

  • Rasteransicht
  • Einzelansicht
  • Listenansicht

Zumindest alle in der Testversion vorhandenen Funktionen sind intuitiv auffind- und nutzbar, sodass sich auch Einsteiger problemlos zurechtfinden.

Komfortabel und individuell anpassbar

Zudem überzeugt Bynder mit diversen Komfort-Features wie dem Import von Dateien per Drag-and-drop, der gleichzeitigen Bearbeitung unbegrenzt vieler Dateien und einer Schnellsuchfunktion.

Praktisch: Während sie darauf warten, dass die ausgewählten Dateien importiert werden, können Nutzer ihre Dateien schon mit Metadaten anreichern. Und genauso wie Unternehmen individuell zugeschnittene Funktionen hinzubuchen können, können sie ihr DAM-Tool, etwa die Nutzeroberfläche und die Taxonomie, flexibel an ihre Wünsche und für ihre Zwecke anpassen. Das Tool lässt sich in hohem Maße personalisieren und erscheint im Corporate-Design des Unternehmens mit ausgewählten Ordnerkategorien und Filtern.

Bynder Upload
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Praktisch: Während die Dateien noch hochgeladen werden, können Nutzer sie bereits bearbeiten.

Eine integrierte Chatfunktion bringt Bynder zwar nicht mit, dafür können Anwender über Kommentare zu spezifischen Dateien miteinander kommunizieren. Zudem besteht die Option, eine Slack-Integration zu installieren.

System, Module und Schnittstellen

3,06 Pkt

Bei der DMS-Lösung von Bynder handelt es sich um ein cloudbasiertes SaaS-Modell, das modular aufgebaut ist. Kunden wählen zwischen verschiedenen Funktionspaketen, die sie auch kombinieren können:

  • Dem DAM-Modul zum Speichern, Verwalten und Organisieren von Dateien
  • Dem Modul Analytics mit einer Übersicht über den Traffic auf dem Portal und das Nutzerverhalten
  • Dem Workflow-Modul, das die Zusammenarbeit und Kommunikation sowohl mit Mitarbeitern als auch externen Partnern vereinfacht
  • Dem Modul Brand Templates zur Organisation von Dateien, die gedruckt werden sollen
  • Dem Guidelines-Modul mit einem interaktiven Styleguide zur gemeinsamen Bearbeitung

Bynder verfügt über eine offene API, sodass Nutzer ihr DAM-System in andere Software-Lösungen, etwa Content-Management-Systeme wie Drupal und Wordpress oder in die Adobe Creative Cloud, integrieren können. Außerdem gibt es eine App für iOS- und Android-Geräte, mit der Nutzer von unterwegs aus bequem auf ihre Medienbibliothek zugreifen, sie durchsuchen und Dateien teilen.

Zielgruppen und Datensicherheit

4,14 Pkt

Bynder ist in den vier Sprachen Englisch, Deutsch, Französisch und Niederländisch verfügbar. Das Angebot richtet sich an Unternehmen jeder Größenordnung. Je nach Nutzeranzahl passt Bynder die Plattform an. Ebenso anpassbar ist die Speicherkapazität des DAM-Systems. Damit eignet sich die Software sowohl für große Unternehmen, die ihre Pressearbeit und Kundenpräsentationen bequem managen möchten, als auch für kleine Start-Ups, die damit die auf ihrer Homepage verwendeten Medien strukturierter verwalten möchten.

Bynder Testversion
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Die Testversion von Bynder: Liebevoll aufbereitet und macht Spaß.

Was tut Bynder für die Datensicherheit?

Um seinen Kunden eine sichere Plattform zum Speichern und Verwalten ihrer Dateien zu bieten, achtet Bynder genau darauf, dass ihr System die aktuellen, anerkannten Sicherheitsstandards wie ISO27001:2013 und 95/46/EC erfüllt. Zudem erstellt Bynder seine Produktionsserver mehrmals täglich neu, um möglicherweise vorhandene Malware automatisch zu entfernen. Um seine Kunden vor Datenverlusten zu schützen, führt Bynder regelmäßige Backups der Dateien durch. Diese werden mit dem Kryptographiesystem GPG sicher verschlüsselt.

Der Administrator stellt die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte individuell für jeden Mitarbeiter und jedes Dokument ein. So kann er beispielsweise die Rechte für externe User wie Kunden und Agenturen einschränken. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder Lizenzen löscht Bynder die entsprechenden Dateien selbstständig.

Konditionen und Service

4,24 Pkt

Der Preis für das DAM-System richtet sich bei Bynder nach dem Funktionsumfang, der Speicherkapazität und der Nutzeranzahl. Eine Preisübersicht steht auf der Homepage nicht bereit, stattdessen erfragen Interessenten den Preis für ihre DAM-Lösung individuell über ein Kontaktformular oder telefonisch. Ebenso individuell wie der Preis sind die Konditionen. Das ist zwar einerseits vorteilhaft, weil sie sich so an die Bedürfnisse einzelner Unternehmen anpassen lassen, andrerseits suchen Nutzer, die Konditionen und Preise verschiedener Anbieter vergleichen möchten und sich dafür einen schnellen Überblick wünschen, hier vergebens. Wer sich aber einen Eindruck von dem Tool und der Nutzeroberfläche verschaffen möchte, kann eine abgespeckte Version von Bynder 30 Tage lang kostenlos testen.

Viele Informationen und Support rund um die Uhr

Die Homepage von Bynder ist in schlichtem Blau-Weiß gehalten und macht einen angenehmen und aufgeräumten Eindruck. Oben in der Menüleiste finden Besucher unter dem Reiter „Produkt“ eine Übersicht über alle Module und die wichtigsten Features.

Zusätzlich steht eine Funktionsübersicht als PDF zum Download bereit. In der Knowledge Base finden Nutzer zahlreiche Artikel zu den wichtigsten Themen; leider ist diese aktuell ausschließlich in englischer Sprache verfügbar. Gleiches gilt für die in der Testversion enthaltenen Tutorials, die den Nutzer anschaulich durch die wichtigsten Funktionen führen. Das lässt sich in der eigenen Bynder-Version aber vermutlich anpassen.

Bynder Tutorials
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Tutorials helfen Einsteigern dabei, sich auf der Plattform zurechtzufinden.

Sowohl auf der Webseite als auch in der Testversion ploppt unten rechts stets der Chatroboter Byndie Bot auf und fragt, ob er behilflich sein kann. Grundsätzlich stellt dieser eine gute Möglichkeit dar, allgemeine Informationen zu erfragen oder Hilfe anzufordern, stellenweise kann er allerdings doch etwas lästig sein und mit seinen Fragen nach der E-Mail-Adresse oder dem Unternehmen den Eindruck erwecken, er würde nur Daten sammeln wollen.

Wer keine Lust auf den Byndie Bot hat oder anderweitig Hilfe benötigt, kann sich per E-Mail, Kontaktformular oder Telefon an den Support von Bynder wenden. Im Falle einer Preisanfrage können Nutzer außerdem über den Byndie Bot einen Telefontermin zur Beratung vereinbaren. Wir telefonierten mit einer sehr freundlichen, kompetenten Dame, die uns all unsere Fragen zu den Konditionen und zur Testversion zufriedenstellend auf Deutsch beantwortete. Bynder-Kunden erhalten immer einen 24-7-Support, sodass im Falle von Problemen zu jeder Zeit ein Bynder-Mitarbeiter für Sie erreichbar ist.

Zusammenfassung

3,77 Pkt

Der Fokus von Bynder liegt klar auf dem Digital-Asset-Management. Das merken Nutzer der Plattform vor allem daran, dass einige Funktionen zur Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten fehlen. Für Unternehmen, die sich von einem DMS hauptsächlich Funktionen zum Organisieren, Sortieren und Teilen von Dateien aller Art wünschen, ist Bynder aber eine gute Lösung. Besonders gut gefielen uns im Test die nutzerfreundliche Oberfläche des Tools und die intuitive Bedienung.