Billomat

Andreas Kiener
Pro
  • Mehrsprachigkeit
  • Dokument-Vorlagen mit Word
  • Gute Texterkennung
  • Apps für mobile Geräte
  • Internationale Rechnungen
Kontra Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa) noch nicht verfügbar
Fazit Billomat macht vieles gut und richtig. Zu den Highlights zählen eine automatische Texterkennung, Unterstützung von fremden Sprachen und Währungen sowie eigene Smartphone-Apps.
Billomat Zum Anbieter

Billomat Test

Konzept und Bedienung

3,20 Pkt

Billomat ist eine Web-App, die Freiberuflern, Selbständigen und Kleinunternehmen die Rechnungserstellung und Buchführung vereinfacht. Ahnung von Buchhaltung müssen User dafür nicht unbedingt haben. Die Buchhaltungssoftware operiert mit einfachen, allgemeinverständlichen Begriffen.

Im Zentrum des Programms steht das Rechnungswesen. Mit der Verwaltung von Kunden und Lieferanten integriert Billomat zudem die grundlegenden Funktionen einer Software für Customer-Relationship-Management (CRM). Auch die  Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa) kann mit Billomat erstellt werden, diese Funktion ist aktuell (Januar 2019) jedoch noch in der Beta-Phase und scheinbar nicht für alle Anwender verfügbar. Ebenfalls neu ist die Funktion zum Erstellen einer Einnnahmenüberschussrechnung (EÜR), die schon der Beta-Phase entwachsen und voll nutzbar ist. Zeiterfassung und Projektmanagement, die in ähnlichen Rechnungssoftwares wie beispielsweise Papierkram vorhanden sind, sind kein nativer Teil der App, können aber mit Add-Ons nachgerüstet werden. In unserem Test nutzen wir das Paket Billomat Solo.

Zwei Monate lang gratis testen

Interressierte können, wie bei Web-Apps üblich, Billomat kostenlos testen, bevor sie sich für einen Kauf entscheiden. Sie haben besonders viel Zeit, die Software unverbindlich auszuprobieren, nämlich volle 60 Tage. Üblich sind 14 bis 30 Tage. Der Test ist ohne Angabe einer Bankverbindung möglich, und der Test-Account wird nach Ablauf der 60 Tage nur dann in ein kostenpflichtiges Abonnement umgewandelt, wenn der Kunde dies ausdrücklich wünscht.

Ein maßgeschneiderter Tarif und zwei von der Stange

Billomat ist in drei verschiedenen Tarifen erhältlich. Wer sich für zwölf Monate bindet, statt es bei der standardmäßigen Mindestvertragslaufzeit von einem Monat zu belassen, zahlt bis zu einem Drittel weniger. Der günstigste Tarif Solo kostet dann zum Beispiel nur 6,00 Euro statt 8,99 Euro pro Monat.

Die beiden Tarife Solo und Business unterscheiden sich vor allem hinsichtlich ihrer Features. Währen Solo hauptsächlich dafür gedacht ist, die Rechnungserstellung und den Zahlungsverkehr zu vereinfachen, enthält Business erweiterte Funktionen für die Buchhaltung wie eine Belegerfassung, die Möglichkeit zum DATEV-Export der Daten und eine Funktion zum erstellen von Einnahmenüberschussrechnungen. Zudem ist die Zahl der Kunden, die das Programm verwaltet, nicht mehr auf 60 beschränkt und es gibt auch kein monatliches Limit dafür, wie viele Dokumente angelegt werden können.

Der Tarif Customized enthält das gesamte Leistugnsspektrum von Business, kann darüber hinau jedoch mit diversen Optionen angepasst werden. Mehr Speicherplatz, mehr User-Accounts und mehr API-Calls sind möglich. Auch Serviceleistungen wie ein persönliches Onboarding und VIP-Support sind verfügbar . Der Preis für Customized richtet sich nach den gebuchten Optionen und muss von Fall zu Fall erfragt werden.

SoloBusinessCustomized
Preis (monatlich, netto)8,99 €29,99 €Auf Anfrage
Preis im Jahresabo6,00 €24,00 €Auf Anfrage
Benutzer15Individuell
Dokumente/Monat30UnbegrenztUnbegrenzt
Kunden60UnbegrenztUnbegrenzt
API-Zugriff
Mahnwesen
Belegerfassung
Bankverknüpfung
Zahlungen empfangen
DATEV-Export
EÜR
UStVA
VIP-SupportMöglich
SonstigesIndividuell anpassbare Optionen
Prêt-à-porter oder Haute Couture? Kunden mit besonders hohen Ansprüchen nutzen den individuellen Customized-Tarif von Billomat.

Widgets für die Schaltzentrale

Die Benutzeroberfläche von Billomat ist teilweise konfigurierbar. Ein Dashboard, das hier Schaltzentrale genannt wird, versammelt eine Reihe von Widgets, die dem Anwender helfen, die wichtigsten Daten stets im Blick zu behalten.

Widgets lassen sich per Drag-and-Drop verschieben, sie haben allerdings eine fixe Größe. Mit einem Drop-Down-Menü kann der Nutzer der Schaltzentrale neue hinzufügen, und ist ein Widget unerwünscht, lässt es sich wie ein Fenster im Betriebssystem mit einem Klick auf das Kreuzchen in der rechten oberen Ecke entfernen.

Billomat Widgets
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Mit Widgets und Favoriten passen Nutzer die Benutzeroberfläche an ihre eigenen Wünsche an.

Das Menü befindet sich in einer Leiste am linken Bildschirmrand. Hier kann der Anwender aus allen Menüpunkten seine Favoriten wählen, die anschließend ganz oben im Menü stehen. In der Menüleiste befinden sich gleich zwei Suchfelder. Das Suchfeld ganz oben durchsucht Kunden und Rechnungen, das zweite Suchfeld ganz unten die Hilfe-Dokumente. Zusätzlich steht in jeder Übersichtsliste eine Suchfunktion für die einzelnen Dokumenttypen zur Verfügung. Der Nutzer sucht also nie lange. Mit FastBill gestaltet sich die Suche allerdings noch einfacher: Ein und dasselbe Suchfeld deckt sowohl Menüpunkte als auch sämtliche Datensätze ab.

Billomat schafft einen guten Kompromiss aus Übersichtlichkeit und Funktionsumfang. Fachbegriffe, die nur Buchhaltern etwas sagen, werden weitgehend vermieden, so dass das Rechnungsprogramm allgemeinverständlich bleibt.

Funktionen Buchhaltung

1,92 Pkt

Schon der Name deutet darauf hin: Billomat ist hauptsächlich ein Online-Tool zur Rechnungserstellung. Im Tarif Solo, der sich vornehmlich an Klein- und Kleinstunternehmer richtet, gibt es nur wenige Funktionen im Buchhaltungsbereich. Besser sieht es in den Tarifen Business- und Customized aus: Diese Tarife eignen sich als Alleinlösung für die Buchhaltung und sind auch für größere Unternehmen sinnvoll.

Für den Abgleich mit Bankkonten und dem Rechnungsversand macht Billomat von Add-Ons Gebrauch. Damit wird eine Schnittstelle zum Online-Banking bereitgestellt. Der externe Service, den Billomat nutzt, heißt figo. Um den Bankkonten-Abgleich zu nutzen, müssen Billomat-Kunden einen kostenlosen figo-Account einrichten.

Belege erfassen wie von Zauberhand

Mit der Erfassung von Eingangsrechnungen sorgt Billomat dafür, dass auch diese Seite der Transaktionen abgebildet wird. Das funktioniert dank Texterkennung (OCR) und automatischer Felderkennung ausgesprochen komfortabel.

Bei eingescannten Belegen erkennt das Rechnungsprogramm die einzelnen Felder wie etwa „Lieferant“ oder „Rechnungssumme“ automatisch. Der Anwender muss nichts eintippen, sondern nur noch die von der Software automatisch erkannten Werte übernehmen.

Billomat OCR
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Texterkennung macht dem Nutzer beim Erfassen von Eingangsrechnungen das Leben leichter.

Wer es sich besonders einfach machen möchte, nutzt für die Belegerfassung einfach die Smartphone-App. Mit dieser kann er Belege per Handy-Kamera erfassen. In Kombination mit der automatischen Texterkennung wird so die Erfassung von Eingangsrechnungen zum Kinderspiel.

Der Prozess läuft so angenehm und reibungslos ab wie mit keinem anderen der getesteten Programme. Die meisten Mitbewerber haben keine oder zumindest keine verlässliche Texterkennung, so dass das automatische Ausfüllen nur mit PDF-Dateien, nicht jedoch mit Scans oder Bilddateien funktioniert. Hier hat Billomat die Nase ganz weit vorne!

Wer braucht schon Auswertungen?

Relativ mau sieht es hingegen im Bereich der Auswertungen aus. Nahezu jedes vergleichbare Programm hat mindestens ein einfaches Diagramm, das Einnahmen und Ausgaben zeigt. Ein solches hat Billomat zwar auch, allerdings nur als Widget mit dem Titel „Kostenentwicklung“, und nicht als eigenständiger Menüpunkt.

Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erstellen ist möglich. Diese Funktion ist teilweise konfigurierbar: Der Anwender kann zwischen Soll-Besteuerung und Ist-Besteuerung wählen sowie entscheiden, ob er von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht und auf die Angabe einer Umsatzsteuer verzichtet. Im Reiter neben der EÜR befindet sich eine Funktion für die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa). Diese befindet sich jedoch noch in der Beta-Phase und ist offenbar bis jetzt nicht für alle Benutzer verfügbar. Wir erhielten Anfang Januar 2019 beim Aufruf des Menüpunktes nur folgenden Hinweis: „Diese Funktion wird dir im vierten Quartal 2018 zur Verfügung stehen.“

Funktionen Rechnung

5,00 Pkt

Rechnungen und andere Dokumente des betrieblichen Briefverkehrs sind das hauptsächliche Anwendungsgebiet von Billomat. Im Prinzip kann der gesamte schriftliche Kundenkontakt über das Programm erfolgen – es fungiert also auch als einfaches CRM-System. Folgende Dokumenttypen stehen zur Auswahl:

  • Rechnungen
  • Abo-Rechnungen
  • Angebote
  • Mahnungen
  • Eingangsrechnungen
  • Gutschriften
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Briefe

Die Rechnungserstellung erfolgt einfach und intuitiv. Der Anwender wählt zuerst den Empfänger aus. Dieser muss bereits im Adressbuch vorhanden sein, denn der Nutzer hat nicht die Möglichkeit, eine beliebige Adresse einzugeben. Wer eine Rechnung an einen neuen Kunden schreiben möchte, der muss diesen also zunächst einmal eintragen.

Steht der Rechnungsempfänger fest, fügt der Nutzer die Rechnungspositionen hinzu. Zu diesem Zweck kann er entweder bereits vorhandene Textvorlagen wählen oder einen neuen Text eingeben. Anschließend legt der User Details wie Währung, Fälligkeit und Zahlungsart fest – und schon ist die Rechnung versandbereit. Die Erstellung von Angeboten funktioniert nahezu identisch.

Die Dokumentarten lassen sich bei Bedarf sehr leicht umwandeln: Aus gewonnenen Angeboten kann der Anwender beispielsweise ganz einfach neue Rechnungen generieren, aus überfälligen Rechnungen kann er Mahnungen erzeugen.

Kooperation mit PixelLetter für den Versand

Für den Versand bietet Billomat die Optionen E-Mail, Brief und Fax an. Die Konfiguration eines SMTP-Zugangs ist empfohlen, um einen ordnungsgemäßen Versand zu gewährleisten. Ohne diesen verschickt nämlich der Server von Billomat die E-Mails mit der E-Mail-Adresse des Anwenders im Absender-Feld. Damit landen die E-Mails bei vielen Providern automatisch im Spam-Ordner.

Bei Faxzustellungen und Postversand arbeitet Billomat mit dem Anbieter PixelLetter zusammen. Der Nutzer muss sich also bei PixelLetter registrieren, dort Guthaben aufladen und seine Zugangsdaten in Billomat eintragen.

Billomat Preise
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Die Preisgestaltung des Versandpartners PixelLetter ist unnötig kompliziert.

Die Preisgestaltung von PixelLetter könnte einfacher sein. Die Kosten für jeden einzelnen Brief setzen sich aus einer Pauschale für den Brief, eventuellen Seitengebühren (fällig ab der vierten Seite) und einem Porto zusammen. Dabei variiert die Briefpauschale in Abhängigkeit von der Menge der insgesamt versandten Briefe pro Monat. Für einen einseitigen Brief eines Nutzers, der weniger als zehn Briefe pro Monat verschickt, wären beispielsweise 0,84 Euro Pauschale und 0,70 Euro Porto zu bezahlen, insgesamt also 1,54 Euro. Ein Fax kostet 0,25 Euro pro Seite.

Dokumentvorlagen mit Word erstellen

Bei Dokumentvorlagen gehen Online-Buchhaltungsprogramme normalerweise zwei verschiedene Wege: Entweder der Anwender kann die Vorlagen über die Web-Benutzeroberfläche einfach ändern, hat dafür allerdings nur wenige Optionen für die individuelle Gestaltung von Rechnungen und anderen Dokumenten. Oder die Vorlagen basieren auf HTML und CSS. Dann sind die Gestaltungsmöglichkeiten nahezu unbegrenzt, vorausgesetzt der User hat ausreichende Kenntnisse im Bereich Webdesign.

Billomat geht einen dritten Weg, der viel Spielraum bei der Gestaltung lässt und zugleich nicht übermäßig kompliziert ist: Die Dokumentvorlagen sind hier Word-Dateien, in denen Variablen mit sogenannten Platzhaltern eingefügt werden. Durch die Platzhalter sieht so eine Word-Datei ein wenig aus wie Programmcode, dennoch ist die Erstellung von Vorlagen mit Word für jeden halbwegs computeraffinen Anwender leicht zu erlernen. Die Online-Hilfe von Billomat erklärt, wie es funktioniert.

Internationale Rechnungen

Eine Besonderheit von Billomat ist die Möglichkeit, Rechnungen und andere Dokumente in verschiedenen Sprachen zu erstellen. Hierfür stehen Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch und Portugiesisch zur Verfügung. Diese Sprachen kann der Nutzer übrigens auch für die Benutzeroberfläche auswählen. Zudem hat der Anwender die Möglichkeit, zwischen unterschiedlichen Währungen zu wählen, und kann darüber hinaus auch die Formatierungen, beispielsweise das Datumsformat, an lokale Stile anpassen. Diese Vielfalt unterscheidet Billomat vom Gros der anderen Online-Buchhaltungstools, die meistens auf Deutschland beschränkt sind und – wenn überhaupt – nur Englisch als Fremdsache unterstützen.

Performance und Schnittstellen

3,30 Pkt

Billomat ist schnell, richtig schnell! Die Seitenladezeit beträgt meistens weniger als eine halbe Sekunde. Zum Vergleich: Bei den anderen Programmen in unserem Test lag sie häufig zwischen einer und zwei Sekunden.

Ein dicker Pluspunkt für Billomat sind zudem die Apps für mobile Geräte. Andere Hersteller werben zwar auch mit Smartphone-Apps, bei näherer Betrachtung stellt sich allerdings oft heraus, dass damit lediglich gemeint ist, dass das Rechnungsprogramm für die Belegerkennung mit der Scan-Funktion von Apps wie Evernote zusammenarbeitet. Billomat verfügt hingegen tatsächlich über eine eigene App, für iPhone und Smartphones mit Android-Betriebssystem. Mit diesen Apps lässt sich der Großteil der Funktionen nutzen; so ist auch das Erstellen und Versenden von Rechnungen unterwegs kein Problem mehr.

Die Import- und Exportfunktionen sind exzellent. Buchungen exportiert Billomat nicht nur im DATEV-, sondern auch im Agenda-Format. Darüber hinaus werden Lastschriften im SEPA-XML-Standard exportiert.

Für Daten wie beispielsweise Rechnungen und Kundendaten steht immer die Export-Möglichkeit als CSV-, CML- oder JSON-Datei zur Verfügung. Zusätzlich gibt es Exportformate, die für das jeweilige Datenformat sinnvoll sind, etwa vCard für Kontaktdaten von Kunden und Lieferanten oder zusammengefasste PDF-Dateien, die alle Belege eines bestimmten Zeitraums enthalten.

Beim Import unterstützt Billomat nicht nur CSV und vCard, sondern geht noch einen Schritt weiter und ermöglicht den Import aus den CRM-Programmen Salesfore, Basecamp und Highrise.

Dokumentation und Support

4,71 Pkt

Obwohl Billomat ein recht benutzerfreundliches Programm ist, kommt es natürlich vor, dass der Anwender nicht sofort weiß, wie etwas funktioniert. Für diesen Fall steht ein relativ ausführliches Online-Handbuch zur Verfügung. Anfänger können zunächst einmal den dreiteiligen Starter-Guide lesen. Schon der erste Teil, „Grundlagen für Einsteiger“, versetzt sie in die Lage, den Großteil ihres Rechnungs- und Buchhaltungsalltags mit Billomat zu bewältigen. Wer auch den zweiten und dritten Teil liest, erhält darüber hinaus ein gutes Verständnis von selten verwendeten Funktionen.

Ein Handbuch ist natürlich nicht dazu gedacht, alle eventuellen Fragen zu beantworten. Hierfür gibt es einen ausführlichen FAQ-Bereich. Darüber hinaus unterhält Billomat als einer der wenigen Anbieter eines Online-Buchhaltungsprogramms auch ein Forum. Hier können die Nutzer Fragen stellen, die von anderen Anwendern, aber auch von Support-Mitarbeitern beantwortet werden. Zusätzlich zu dieser ohnehin schon sehr großen Auswahl an Hilfestellungen bietet Billomat ein besonderes Goodie an: Regelmäßig finden Einsteiger-Webinare statt, an an denen Nutzer kostenlos teilnehmen können.

Selbstverständlich können sich Kunden auch an den Support wenden, der Fragen – außer am Wochenende – innerhalb von 24 Stunden beantwortet. Eine direkte Kontaktaufnahme ist auch per E-Mail sowie per Telefon (Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr) möglich. Ein Online-Forum steht ebenfalls zur Verfügung.

Zusammenfassung

3,63 Pkt

Billomat hat viel zu bieten: Vielfältige Export- und Import-Funktionen, Apps für Android und iPhone sowie eine ausgezeichnete Texterkennung für Belege. Demgegenüber stehen die zumindest im Tarif Solo eher magere Möglichkeiten im Bereich der Buchhaltung. In den höheren Preisklassen schlägt sich das Programm dabei deutlich besser, und spätestens, wenn die Umsatzsteuervoranmeldungs-Funktion verfügbar ist, die gerade entwickelt wird, dürften die meisten Anwender nichts Wesentliches mehr vermissen.

Der günstige Tarif Billomat Solo eignet sich vornehmlich für User, die eine überschaubare Anzahl von Kunden und Rechnungen haben und für ihre Steuerbuchhaltung mit einem Steuerberater zusammenarbeiten. Nicht zuletzt diejenigen Kleinunternehmer, die oft Rechnungen ins fremdsprachige Ausland verschicken und mit verschiedenen Währungen arbeiten, werden diese Rechnungssoftware zu schätzen wissen. Mit den Tarifen Business und Customized funktioniert Billomat auch als Buchhaltungslösung für größere und sehr große Firmen.