Billomat

Andreas Kiener
Pro
  • Mehrsprachigkeit
  • Dokument-Vorlagen mit Word
  • Gute Texterkennung
  • Apps für mobile Geräte
  • Internationale Rechnungen
Kontra
  • Nur grundlegende Buchhaltungsfunktionen
  • Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa) nicht verfügbar
Fazit Billomat macht vieles gut und richtig. Zu den Highlights zählen eine automatische Texterkennung, Unterstützung von fremden Sprachen und Währungen sowie eigene Smartphone-Apps.
Billomat Zum Anbieter

Billomat Test

Konzept und Bedienung

2,20 Pkt

Billomat ist eine Web-App, die Freiberuflern, Selbständigen und Kleinunternehmen die Rechnungserstellung und Buchführung vereinfacht. Ahnung von Buchhaltung müssen User dafür nicht unbedingt haben. Die Rechnungssoftware operiert mit einfachen, allgemeinverständlichen Begriffen.

Im Zentrum des Rechnungsprogramms steht das Rechnungswesen. Mit der Verwaltung von Kunden und Lieferanten integriert Billomat auch die grundlegenden Funktionen einer Software für Customer-Relationsip-Management (CRM). Buchhaltungsfunktionen, die über ein Basispaket hinausgehen, finden sich bei Billomat nicht. Die Option einer Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa) ist jedoch aktuell (August 2017) in Planung. Zeiterfassung und Projektmanagement, die in ähnlichen Rechnungssoftwares wie beispielsweise Papierkram vorhanden sind, fehlen ebenfalls. In unserem Test nutzen wir das Paket Billomat S.

Lange Testphase für ernsthaft interessierte Kunden

Potentielle Kunden können, wie bei Web-Apps üblich, Billomat kostenlos testen, bevor sie sich für einen Kauf entscheiden. Hier haben Interessierte besonders viel Zeit, die Software unverbindlich auszuprobieren, nämlich volle 60 Tage. Üblich sind 14-30 Tage.

Einen Haken hat die Sache allerdings: Für den kostenlosen Test wird die Hinterlegung einer Bankverbindung verlangt. Auf diese Weise reduziert der Anbieter die Anzahl der Anmeldungen von Anwendern, die kein ernsthaftes Interesse an dem Service haben. Storniert der Nutzer nicht, was in der Testphase jederzeit möglich ist, verwandelt sich sein kostenloser Testzugang automatisch in ein Abo für den vorab gewählten Tarif. Das Abo ist jedoch auf eine Mindestlaufzeit von nur einem Monat eingestellt, so dass der (unfreiwillige) Kunde schnell wieder kündigen kann.

Vier Tarife für fast jede Unternehmensgröße

Billomat ist in vier verschiedenen Tarifen erhältlich. Wer sich für zwölf Monate bindet, statt es bei der standardmäßigen Mindestvertragslaufzeit von einem Monat zu belassen, erhält mehr als 40 Prozent Rabatt.

Alle diese Tarife beinhalten den vollen Funktionsumfang, sie unterscheiden sich nur hinsichtlich der möglichen Bearbeitungsmenge. Der günstigste Tarif, Billomat S, ist auf die Erstellung von 25 Dokumenten (beispielsweise Rechnungen oder Angebote) und die Verwaltung von 25 Kunden sowie 50 Artikeln pro Monat beschränkt; zudem steht nur ein Benutzerlogin zur Verfügung. Für Selbständige, die sich am Anfang ihrer Karriere befinden, könnte dies durchaus ausreichend sein.

Mit 3.000 Dokumenten pro Monat und bis zu 5.000 Kunden bietet der größte Tarif XL deutlich mehr Spielraum. Auch dieser dürfte allerdings bei etwas größeren Händlern schnell ausgeschöpft sein. Für diese Zielgruppe sind andere Rechnungsprogramme besser geeignet. So ist beispielsweise Easybill in dieser Hinsicht nicht limitiert und kann darüber hinaus mit einfachen Import-Möglichkeiten für Online-Handelsplattformen wie Amazon und eBay glänzen.

SMLXL
Preis (monatlich, netto)8 €16 €32 €63 €
Benutzer13510
Dokumente/Monat251505003.000
Kunden255001.5005.000
Artikel501.0005.00020.000
Tarife wie T-Shirts: Für jede Größe das Passende — außer für XXL-Unternehmen.

Widgets für die Schaltzentrale

Die Benutzeroberfläche von Billomat ist bedingt konfigurierbar. Ein Dashboard, das hier Schaltzentrale genannt wird, versammelt eine Reihe von Widgets, die dem Anwender helfen, die wichtigsten Daten stets im Blick zu behalten.

Widgets lassen sich per Drag-and-Drop verschieben, sie haben allerdings eine fixe Größe. Mit einem Drop-Down-Menü kann der Nutzer der Schaltzentrale neue Widgets hinzufügen, und ist ein Widget unerwünscht, lässt es sich wie ein Fenster im Betriebssystem mit einem Klick auf das Kreuzchen in der rechten oberen Ecke entfernen.

Billomat Widgets
Mit Widgets und Favoriten passen Nutzer die Benutzeroberfläche an ihre eigenen Wünsche an.

Das Menü befindet sich in einer Leiste am linken Bildschirmrand. Hier kann der Anwender aus allen Menüpunkten seine Favoriten wählen, die anschließend ganz oben im Menü stehen. In der Menüleiste befinden sich gleich zwei Suchfelder. Das Suchfeld ganz oben durchsucht Kunden und Rechnungen, das zweite Suchfeld ganz unten die Hilfe-Dokumente. Zusätzlich steht in jeder Übersichtsliste eine Suchfunktion für die einzelnen Dokumenttypen zur Verfügung. Der Nutzer sucht also nie lange. Mit FastBill gestaltet sich die Suche allerdings noch einfacher: Ein und dasselbe Suchfeld deckt sowohl Menüpunkte als auch sämtliche Datensätze ab.

Billomat schafft einen guten Kompromiss aus Übersichtlichkeit und Funktionsumfang. Fachbegriffe, die nur Buchhaltern etwas sagen, werden weitgehend vermieden, so dass das Rechnungsprogramm allgemeinverständlich bleibt.

Funktionen Buchhaltung

1,92 Pkt

Schon der Name deutet darauf hin: Billomat ist hauptsächlich ein Online-Tool zur Rechnungserstellung. Wie auch bei den meisten anderen Online-Buchhaltungsprogrammen, die sich vornehmlich an Kleinunternehmer richten, gibt es nur wenige Funktionen im Buchhaltungsbereich.

Für den Abgleich mit Bankkonten und dem Rechnungsversand macht Billomat von Add-Ons Gebrauch. Damit wird eine Schnittstelle zum Online-Banking bereitgestellt. Der externe Service, den Billomat nutzt, heißt figo. Um den Bankkonten-Abgleich zu nutzen, müssen Billomat-Kunden einen kostenlosen figo-Account einrichten.

Belege erfassen wie von Zauberhand

Mit der Erfassung von Eingangsrechnungen sorgt Billomat dafür, dass auch diese Seite der Transaktionen abgebildet wird. Das funktioniert dank Texterkennung (OCR) und automatischer Felderkennung ausgesprochen komfortabel.

Bei eingescannten Belegen erkennt das Rechnungsprogramm die einzelnen Felder wie etwa „Lieferant“ oder „Rechnungssumme“ automatisch.

Der Anwender muss nichts eintippen, sondern nur noch die von der Software automatisch erkannten Werte übernehmen. Hier hat Billomat die Nase ganz weit vorne.

Billomat OCR
Texterkennung macht dem Nutzer beim Erfassen von Eingangsrechnungen das Leben leichter.

Die meisten Mitbewerber haben keine oder zumindest keine verlässliche Texterkennung, so dass das automatische Ausfüllen nur mit PDF-Dateien, nicht jedoch mit Scans oder Bilddateien funktioniert.

Wer braucht schon Auswertungen?

Relativ mau sieht es im Bereich der Auswertungen aus. Nahezu jedes vergleichbare Programm hat mindestens ein einfaches Diagramm, das Einnahmen und Ausgaben zeigt. Ein solches hat Billomat zwar auch, allerdings nur als Widget mit dem Titel „Kostenentwicklung“, und nicht als eigenständiger Menüpunkt.

Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist möglich, die Funktion ist allerdings mit dem Vermerk „beta“ als experimentell gekennzeichnet. Sie ist bedingt konfigurierbar: Der Anwender kann zwischen Soll-Besteuerung und Ist-Besteuerung wählen sowie entscheiden, ob er von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht und auf die Angabe einer Umsatzsteuer verzichtet. Viel mehr Möglichkeiten gibt es hier nicht. Im Reiter neben der EÜR befindet sich eine Funktion für die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa). Allerdings ist diese lediglich ein Platzhalter, der User muss nämlich auf ein künftiges Update warten („Diese Funktion wird dir in Kürze zur Verfügung stehen“).

Funktionen Rechnung

5,00 Pkt

Rechnungen und andere Dokumente des betrieblichen Briefverkehrs sind das hauptsächliche Anwendungsgebiet von Billomat. Im Prinzip kann der gesamte schriftliche Kundenkontakt über das Programm erfolgen – es fungiert also auch als einfaches CRM-System. Folgende Dokumenttypen stehen zur Auswahl:

  • Rechnungen
  • Abo-Rechnungen
  • Angebote
  • Mahnungen
  • Eingangsrechnungen
  • Gutschriften
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Briefe

Die Rechnungserstellung erfolgt einfach und intuitiv. Der Anwender wählt zuerst den Empfänger aus. Dieser muss bereits im Adressbuch vorhanden sein, denn der Nutzer hat nicht die Möglichkeit, eine beliebige Adresse einzugeben. Wer eine Rechnung an einen neuen Kunden schreiben möchte, der muss diesen also zunächst einmal eintragen.

Steht der Rechnungsempfänger fest, fügt der Nutzer die Rechnungspositionen hinzu. Zu diesem Zweck kann er entweder bereits vorhandene Textvorlagen wählen oder einen neuen Text eingeben. Anschließend legt der User Details wie Währung, Fälligkeit und Zahlungsart fest – und schon ist die Rechnung versandbereit. Die Erstellung von Angeboten funktioniert nahezu identisch.

Die Dokumentarten lassen sich bei Bedarf sehr leicht umwandeln: Aus gewonnenen Angeboten kann der Anwender beispielsweise ganz einfach neue Rechnungen generieren, aus überfälligen Rechnungen kann er Mahnungen erzeugen.

Kooperation mit PixelLetter für den Versand

Für den Versand bietet Billomat die Optionen E-Mail, Brief und Fax an. Die Konfiguration eines SMTP-Zugangs ist empfohlen, um einen ordnungsgemäßen Versand zu gewährleisten. Ohne diesen verschickt nämlich der Server von Billomat die E-Mails mit der E-Mail-Adresse des Anwenders im Absender-Feld. Damit landen die E-Mails bei vielen Providern automatisch im Spam-Ordner.

Bei Faxzustellungen und Postversand arbeitet Billomat mit dem Anbieter PixelLetter zusammen. Der Nutzer muss sich also bei PixelLetter registrieren, dort Guthaben aufladen und seine Zugangsdaten in Billomat eintragen.

Billomat Preise
Die Preisgestaltung des Versandpartners PixelLetter ist unnötig kompliziert.

Die Preisgestaltung von PixelLetter könnte einfacher sein. Die Kosten für jeden einzelnen Brief setzen sich aus einer Pauschale für den Brief, eventuellen Seitengebühren (fällig ab der vierten Seite) und einem Porto zusammen. Dabei variiert die Briefpauschale in Abhängigkeit von der Menge der insgesamt versandten Briefe pro Monat. Für einen einseitigen Brief eines Nutzers, der weniger als zehn Briefe pro Monat verschickt, wären beispielsweise 0,84 Euro Pauschale und 0,70 Euro Porto zu bezahlen, insgesamt also 1,54 Euro. Ein Fax kostet 0,25 Euro pro Seite.

Dokumentvorlagen mit Word erstellen

Bei Dokumentvorlagen gehen Online-Buchhaltungsprogramme normalerweise zwei verschiedene Wege: Entweder der Anwender kann die Vorlagen über die Web-Benutzeroberfläche einfach ändern, hat dafür allerdings nur wenige Optionen für die individuelle Gestaltung von Rechnungen und anderen Dokumenten. Oder die Vorlagen basieren auf HTML und CSS. Dann sind die Gestaltungsmöglichkeiten nahezu unbegrenzt, vorausgesetzt der User hat ausreichende Kenntnisse im Bereich Webdesign.

Billomat geht einen dritten Weg, der viel Spielraum bei der Gestaltung lässt und zugleich nicht übermäßig kompliziert ist: Die Dokumentvorlagen sind hier Word-Dateien, in denen Variablen mit sogenannten Platzhaltern eingefügt werden. Durch die Platzhalter sieht so eine Word-Datei ein wenig aus wie Programmcode, dennoch ist die Erstellung von Vorlagen mit Word für jeden halbwegs computeraffinen Anwender leicht zu erlernen. Die Online-Hilfe von Billomat erklärt, wie es funktioniert.

Internationale Rechnungen

Eine Besonderheit von Billomat ist die Möglichkeit, Rechnungen und andere Dokumente in verschiedenen Sprachen zu erstellen. Hierfür stehen Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch und Portugiesisch zur Verfügung. Diese Sprachen kann der Nutzer übrigens auch für die Benutzeroberfläche auswählen. Zudem hat der Anwender die Möglichkeit, zwischen unterschiedlichen Währungen zu wählen, und kann darüber hinaus auch die Formatierungen, beispielsweise das Datumsformat, an lokale Stile anpassen. Diese Vielfalt unterscheidet Billomat vom Gros der anderen Online-Buchhaltungstools, die meistens auf Deutschland beschränkt sind und – wenn überhaupt – nur Englisch als Fremdsache unterstützen.

Performance und Schnittstellen

3,30 Pkt

Billomat ist schnell, richtig schnell! Die Seitenladezeit beträgt meistens weniger als eine halbe Sekunde. Zum Vergleich: Bei den anderen Programmen in unserem Test lag sie häufig zwischen einer und zwei Sekunden.

Ein dicker Pluspunkt für Billomat sind zudem die Apps für mobile Geräte. Andere Hersteller werben zwar auch mit Smartphone-Apps, bei näherer Betrachtung stellt sich allerdings oft heraus, dass damit lediglich gemeint ist, dass das Rechnungsprogramm für die Belegerkennung mit der Scan-Funktion von Apps wie Evernote zusammenarbeitet. Billomat verfügt hingegen tatsächlich über eine eigene App, für iPhone und Smartphones mit Android-Betriebssystem. Mit diesen Apps lässt sich der Großteil der Funktionen nutzen; so ist auch das Erstellen und Versenden von Rechnungen unterwegs kein Problem mehr.

Die Import- und Exportfunktionen sind exzellent. Buchungen exportiert Billomat nicht nur im DATEV-, sondern auch im Agenda-Format. Darüber hinaus werden Lastschriften im SEPA-XML-Standard exportiert.

Für Daten wie beispielsweise Rechnungen und Kundendaten steht immer die Export-Möglichkeit als CSV-, CML- oder JSON-Datei zur Verfügung. Zusätzlich gibt es Exportformate, die für das jeweilige Datenformat sinnvoll sind, etwa vCard für Kontaktdaten von Kunden und Lieferanten oder zusammengefasste PDF-Dateien, die alle Belege eines bestimmten Zeitraums enthalten.

Beim Import unterstützt Billomat nicht nur CSV und vCard, sondern geht noch einen Schritt weiter und ermöglicht den Import aus den CRM-Programmen Salesfore, Basecamp und Highrise.

Dokumentation und Support

3,71 Pkt

Obwohl Billomat ein recht benutzerfreundliches Programm ist, kommt es natürlich vor, dass der Anwender nicht sofort weiß, wie etwas funktioniert. Für diesen Fall steht ein relativ ausführliches Online-Handbuch zur Verfügung. Anfänger können zunächst einmal den dreiteiligen Starter-Guide lesen. Schon der erste Teil, „Grundlagen für Einsteiger“, versetzt sie in die Lage, den Großteil ihres Rechnungs- und Buchhaltungsalltags mit Billomat zu bewältigen. Wer auch den zweiten und dritten Teil liest, erhält darüber hinaus ein gutes Verständnis von selten verwendeten Funktionen.

Ein Handbuch ist natürlich nicht dazu gedacht, alle eventuellen Fragen zu beantworten. Hierfür gibt es einen ausführlichen FAQ-Bereich. Darüber hinaus unterhält Billomat als einer der wenigen Anbieter eines Online-Buchhaltungsprogramms auch ein Forum. Hier können die Nutzer Fragen stellen, die von anderen Anwendern, aber auch von Billomat-Mitarbeitern beantwortet werden.

Selbstverständlich können sich Kunden auch an den Support wenden, der Fragen – außer am Wochenende – innerhalb von 24 Stunden beantwortet. Eine direkte Kontaktaufnahme ist auch per E-Mail an „[email protected]“ sowie per Telefon (Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr) möglich. Ein Online-Forum steht ebenfalls zur Verfügung.

Zusammenfassung

3,23 Pkt

Billomat hat viel zu bieten: Vielfältige Export- und Import-Funktionen, Apps für Android und iPhone sowie eine ausgezeichnete Texterkennung für hochgeladene Belege. Demgegenüber stehen eher magere Möglichkeiten im Bereich der Buchhaltung. Eine Funktion für die Umsatzsteuervoranmeldung wäre hier besonders wünschenswert.

All die oben genannten Funktionen stehen dem Anwender schon im günstigsten Tarif zur Verfügung. Dafür müssen Nutzer jedoch einengende Limits bei der Anzahl der erstellbaren Dokumente pro Monat hinnehmen. Somit eignet sich Billomat vornehmlich für User, die eine überschaubare Anzahl von Kunden und Rechnungen haben und für ihre Steuerbuchhaltung mit einem Steuerberater zusammenarbeiten. Nicht zuletzt diejenigen Kleinunternehmer, die oft Rechnungen ins fremdsprachige Ausland verschicken und mit verschiedenen Währungen arbeiten, werden diese Rechnungssoftware zu schätzen wissen.