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Bewertung
8,06
Pro
  • Intuitive Handhabung
  • Modernes Design
  • DSGVO-Konform
  • Direkter und hilfreicher Kundenservice
  • Integration von diversen externen Anwendungen und Dateien möglich
Kontra
  • Aufbau erfordert Einarbeitungszeit für Anfänger
  • Kein integrierter Chat
FAZIT

Die Projektmanagement-Software von awork präsentiert sich innovativ und modern. Das zeitgemäße Design ist ansprechend und die Menüführung klar strukturiert. Auch Anfänger kommen nach einiger Einarbeitungszeit mit dem Programm zurecht.

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Bewertungskriterien
Software & Konditionen
Aufgabenmanagement
Zeitmanagement
Kommunikation & Zusammenarbeit
Bedienkomfort
Apps & Integration
Hilfe & Support

awork

Software und Konditionen5,84

Seit 2012 entwickelt das Hamburger Unternehmen Programme für die Organisation und Strukturierung von Projektarbeit. Nach seinem ersten Produkt, der Agentursoftware HQ, hat awork eine Projektmanagement-Software auf den Markt gebracht, die unternehmerische Projektarbeit produktiver und effektiver gestalten soll.

Das Projektmanagement-Programm von awork bietet die Möglichkeit, Projekte systematisch und zentral von einem Browser Ihrer Wahl aus zu koordinieren. Sie müssen keine Installationsdatei herunterladen und die Software installieren, stattdessen melden Sie sich lediglich online an und haben sämtliche Aufgaben und Projekte in einer praktischen Übersicht. Auch unterwegs ist das Projektmanagement dank Android- und iOS-App möglich. awork stellt eine 14-Tage-Testversion zur Verfügung. Falls Sie sich für die Vollversion entscheiden sollten, erhalten Sie eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie. Es stehen zwei unterschiedliche Pakte zur Auswahl: das Premium- und das Enterprise-Paket. Die 14-Tage-Testversion bezieht sich auf das Premium-Paket. Hier erhalten Sie den vollen Funktionsumfang von awork, inklusive sämtlicher Supportdienste.

Die Kosten unterscheiden sich je nach Version und Zahlungsrhythmus. Folgende Beträge fallen monatlich pro Nutzer an:

ZahlungsfrequenzPremiumEnterprise
Monatlich 12 Euro -
Jährlich 10 Euro 15 Euro
Zweijährlich 8 Euro 12 Euro
Kosten für das Premium- und Enterprise-Paket im Vergleich.

Als Zahlungsmethoden akzeptiert awork alle gängigen Kreditkarten und das elektronische Lastschriftverfahren SEPA. Wer sich für das Enterprise-Paket entscheidet, hat zudem die Möglichkeit, auf Rechnung zu zahlen. Eine Kündigung ist immer zum Ender der laufenden Abrechnungsperiode möglich – und das ohne Frist. Die Option finden Abonnenten im Hauptmenü unter „Konto und Zahlungsdaten“.

Einzelne Nutzer der Software lassen sich jederzeit hinzu- oder abbuchen. Das ist besonders sinnvoll, wenn Ihr Team wächst oder Sie phasenweise eng mit Kunden beziehungsweise externen Mitarbeitern zusammenarbeiten möchten. Denn darüber hinaus können Gastlizenzen vergeben werden: Ein Gast nimmt ein Drittel einer Lizenz in Anspruch, sodass mit einer einzigen Lizenz drei Gäste in das Projekt mit aufgenommen werden können. Die privaten und unternehmensöffentlichen Daten, die in der Software hinterlegt sind, werden verschlüsselt in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert. awork ist DSGVO-konform, entspricht also der Datenschutz-Grundverordnung, bürgt mit Datensicherheit und garantiert keine Weitergabe der Daten an Dritte oder ins Ausland

Aufgabenmanagement 9,24

Die Projektmanagement-Software von awork besitzt einen direkt auffindbaren Menü-Button. Durch einen Klick öffnen Sie eine Leiste und erhalten eine Übersicht sämtlicher Funktionen des Programms, von der individuellen Projekterstellung bis hin zum Kundenservice. Das Menü unterteilt sich in folgende Punkte:

  • Meine Arbeit
  • Meine Projekte
  • Workspace
  • Einstellungen
  • Hilfe

Die Unterpunkte „Meine Arbeit“ und „Meine Projekte“ bieten die zentralen Funktionen des Managers. Hier lässt sich das Dashboard aufrufen, das anschließend individuell gestaltet werden kann: Fügen Sie Projekte, Aufgaben, Zeiterfassungen, Notizen, Abwesenheiten, Geburtstage und diverse andere Widgets nach Belieben zu Ihrem Hauptbildschirm hinzu, um stets den Überblick zu behalten.

Die Widgets lassen sich bequem per Drag-and-drop verschieben und individuell anordnen. Allerdings ist die Darstellungsgröße der Widgets nicht veränderbar; die Widgets sind darüber hinaus immer in drei Spalten aufgeteilt. Es ist nicht möglich, spaltenübergreifende Widgets zu kreieren. Wenn Sie die Punkte „Meine Aufgaben“ und „Meine erfassten Ziele“ anklicken, erhalten Sie genau das, was die Kategorien versprechen, und zwar auf eine übersichtliche Art und Weise: Ihre privaten Aufgaben und einzelne Projektaufgaben sowie eine Tages- und Wochenübersicht Ihrer erfassten Zeiten.

Wenn Sie die Projekte genauer betrachten möchten, wählen Sie „Meine Projekte“. Innerhalb der Menüleiste können Sie ebenfalls nach Projekten suchen beziehungsweise neue anlegen. Das ist besonders praktisch, wenn dutzende Projekte parallel laufen. Wer genauer wissen möchte, welche Projekte noch aktuell und welche beendet sind, kann dies unter dem Menüpunkt „Workspace“ erledigen. Sämtliche Funktionen, die es zur Bearbeitung braucht, sind nur einen Klick entfernt: So können Sie den Status des Projekts festlegen, den Timer zur Zeiterfassung starten oder ein neues Projekt hinzufügen.

Für mehr Teamwork und Individualität

Das Besondere an awork ist die Teamplanung, die es erlaubt, nicht nur Projekte in einem Zeitstrahl festzuhalten und so die Übersicht zu bewahren, sondern auch, Ihr Team zu integrieren und eine digitale Arbeitsatmosphäre zu fördern. Auf dem Zeitstrahl können Sie Urlaubstage sowie krankheitsbedingte Ausfälle festhalten und Ihr Team stets auf dem Laufenden halten, wer wann und wo verfügbar ist. Auch in größeren Unternehmen behalten Sie den Überblick, da Sie Nutzer und Projekte zu verschiedenen Teams zusammenfassen können. Das Bearbeiten des Zeitstrahls erfolgt bequem per Drag-and-drop.

In der Übersicht zur Zeitauswertung können Sie die Zeiten vermerken, die abgerechnet wurden oder noch abzurechnen sind. Hierzu erstellen Sie eine Auswertung und notieren die Zeiten; sobald Sie die Auswertung speichern, werden die Fenster minimiert und fein säuberlich nebeneinander aufgelistet.

In dem Menüpunkt „Einstellungen“ können Sie folgende Änderungen vornehmen:

  • Workspace: Ändern Sie den Namen Ihres Projekts oder Unternehmens und das Logo. Im Enterprise-Paket können Sie hier Ihre awork-URL festlegen.
  • Projekttypen: Definieren Sie den Status und die Standardaufgaben der verschiedenen Projekte, beispielsweise für interne und externe Projekte.
  • Aufgabenpakete: Fertigen Sie individuelle Schablonen für wiederkehrende Aufgaben an. Diese Aufgaben weisen Sie innerhalb eines Projekts den Nutzern zu.
  • Tätigkeiten: Fertigen Sie Tätigkeitsvorlagen an, die Nutzer verwenden können, sobald sie sich um eine Aufgabe kümmern.
  • Rechtemanagement: Definieren Sie Berechtigungs- und Projektrollen; beispielsweise, was Nutzer insgesamt und in bestimmten Projekten machen dürfen.
  • Integration: Integrieren Sie externe Anwendungen, wie zum Beispiel Rechnungstools, die Chat-App Slack oder den API-Konnektor zapier.

Zu guter Letzt liefert der Menüpunkt „Hilfe“ Antworten auf eventuell entstehende Fragen. „Über awork“ informiert Sie über die wichtigsten Eckdaten des Unternehmens und der Link zum Helpcenter leitet Sie zu einer Seite weiter, auf der sämtliche Funktionen des Programms ausführlich erklärt sind. Wer direkten Kontakt sucht, kann hier entweder ein Support-Ticket einreichen und Mail-Kontakt herstellen oder aber den Support-Chat starten. Auf unsere Anfrage wurde uns in wenigen Minuten freundlich und kompetent geantwortet.

Zeitmanagement 10,00

Die Zeitmanagement-Funktion von awork ist Teil des Aufgabenmanagements. Sie dient dazu, die für die Projekte aufgebrachte Zeit festzuhalten, um sie auswerten und abrechnen zu können. Sie können beliebig viele Auswertungen vornehmen und diese für das Team entweder freigeben oder verbergen. Um verknüpft zu arbeiten, erlaubt awork die Synchronisation von externen Kalendern. Markieren Sie mit dem Cursor einen Zeitraum auf dem virtuellen Kalenderblatt und die Software erstellt für Sie einen neuen Arbeitstermin, den Sie detailliert bearbeiten können. Wechseln Sie von der Tages- zur Wochenübersicht für mehr Übersichtlichkeit. Sämtliche Daten sind frei exportierbar, um sie gegebenenfalls bei Excel zu sortieren, zu archivieren oder zu bearbeiten.

In der rechten unteren Ecke befindet sich stets ein Stoppuhr-Icon; egal, in welchem Menüunterpunkt der Nutzer sich gerade befindet. Die Stoppuhr kann in jedem Moment gestartet und die Zeit für die Arbeit an einer Aufgabe genommen werden. Folglich muss der Nutzer nicht zunächst ein Aufgabenfenster öffnen, um für diese explizite Aufgabe die Zeit messen zu können; stattdessen klickt er auf die Stoppuhr und können in einem minimierten Fenster, das anschließend erscheint, direkt die Aufgabe auswählen. Diese direkte Zeiterfassung auf Aufgaben oder Projekte macht das awork-Projektmanagement besonders nutzerfreundlich. Selbstredend kann auch in den einzelnen Aufgabenübersichten die Zeit gestoppt werden.

Letztendlich ist die Zeiterfassung relevant, um festzuhalten, wie lange an einem Projekt gearbeitet wurde. Das ist nicht nur für die Planung und Koordinierung von Interesse, sondern auch für die Abrechnung.

Diese erfolgt unter dem Menüpunkt „Zeitauswertungen“. Hier ist die Gesamtzeit, die an einem Projekt gearbeitet wurde, dargestellt sowie die Zeiten, die abrechenbar und nicht abrechenbar sind, plus die Zeit, die bereits abgerechnet wurde. Darunter sind die entsprechenden Aufgaben samt Nutzer und Zeit aufgelistet. In der Aufgaben- und Projektübersicht weist ein Dollar-Zeichen daraufhin, dass die Aufgabe abgerechnet wurde. Auch hier setzt awork auf die Integration anderer Anwendungen: Rechnungstools, wie lexoffice, sevDesk oder HQ, sind verknüpfbar.

Kommunikation und Zusammenarbeit6,00

Die Zusammenarbeit von internen sowie externen Mitwirkenden an einem Projekt gestaltet sich mit awork sehr einfach. Administratoren können Teammitglieder gruppieren und die Arbeit bestmöglich koordinieren. Auch das Erstellen von Aufgaben aus einer Mail heraus ist möglich und macht den Kontakt mit Kunden, die als Gast in Projekte involviert werden können, denkbar unkompliziert. Einziges Manko ist die direkte Kommunikation zwischen den Mitwirkenden, denn von Haus aus bietet awork lediglich mehrere Kommentarsektionen:

Jede Aufgabe hat ihre eigene Kommentarfunktion. Hier können Mitarbeiter Informationen hinterlassen, was den Stand der Aufgabe angeht, oder einfach nur einen Smiley einfügen. Zwar können einzelne Mitglieder getaggt werden, wodurch sie eine Benachrichtigung erhalten, allerdings bleibt die Kommentarsektion eher eine Art Gruppen-Chat. Die Kommunikation unter vier Augen ist nur dann möglich, wenn ein Business-Messenger, wie beispielsweise Slack oder Microsoft Teams, integriert ist. Dies wird für die meisten Nutzer kein Problem sein, da viele Unternehmen mit diesen Chat-Anwendungen arbeiten, dennoch wäre ein integrierter Chat eine dankbare Ergänzung für diejenigen, die ohne externe Apps auskommen möchten. Hier soll in Zukunft nachgebessert werden, denn laut eigener Aussage arbeitet awork bereits an einer hauseigenen Chat-Funktion.

Bedienkomfort 8,16

Der Bedienkomfort des awork-Projektmanagers ist sehr hoch. Das Programm richtet sich an diverse Unternehmen – egal, ob Sie allein agieren oder mehrere Hundert Mitarbeiter haben. Ein hilfreicher User-Bot steht anfangs zur Verfügung und zeigt Ihnen Tipps sowie exemplarische Screenshots. Besonders angenehm ist, dass diese Hilfestellung nicht zu aufdringlich ist; allerdings verschwindet der Bot nach einmaligem Anklicken und der Nutzer muss Hilfe im Helpcenter oder beim Support suchen. Auf der Seite von awork finden Sie auch Vorlagen, die Sie für Projekte und Aufgaben nutzen können, wenn Sie selbst nicht wissen, wie diese am besten zu organisieren sind. Kopieren Sie diese Aufgabenpakete direkt in den Workspace des Programms, um mit vorgefertigten Listen, Aufgaben und Beschreibungen sowie Unteraufgaben zu arbeiten. Eine Information über den geplanten Zeitaufwand gibt Ihnen weitere Hilfestellung, um ein neues Projekt bestmöglich in Angriff zu nehmen. awork greift Ihnen dabei proaktiv unter die Arme.

Die Projektbedienung ist dank vieler Drag-and-drop-Optionen sehr simpel. Neben übersichtlichen Details, wie zum Beispiel dem Status, kann der Nutzer das Projekt auch auf einem Zeitstrahl betrachten. Hier besteht die Möglichkeit, die Aufgaben in Abhängigkeit zueinander zu setzen. Auch dies geschieht bequem mit dem Cursor: Ziehen Sie eine Linie von einer Aufgabe zu einer anderen und die Software weiß, dass die Aufgaben zusammengehören. Hier gilt es nur, den Überblick zu wahren: Die Verbindungslinien können mitunter hinter den Aufgaben verschwinden und verwechselt werden. Zwar gibt es unterschiedliche Farben, diese wiederholen sich allerdings nach einer gewissen Aufgabenmenge.

Automatisierung für höhere Effizienz

Die neueste Innovation von awork in puncto Bedienung ist der Autopilot. Dieser erstellt automatisch Briefings, nachdem er Ihre bisherige Arbeitsweise analysiert hat, und versendet sie an Projektleiter sowie Teammitglieder. Um den Arbeitsfluss aufrechtzuerhalten, kann der Anwender den Autopiloten so einstellen, dass er selbstständig bestimmte Nutzer zuteilt, wenn er den Status einer Aufgabe verändert; beispielsweise sobald eine abgeschlossene Aufgabe an einen Überarbeiter weitergereicht werden soll. Solche Wenn-Dann-Automatisierungen sind besonders praktisch, um Arbeitsprozesse effektiver zu machen. Darüber hinaus benachrichtigt Sie das Programm umgehend, falls Deadlines überschritten werden oder Zeitpläne nicht mehr aktuell sind. awork arbeitet stetig an neuen Funktionen, um den Projektmanager nach eigener Aussage zu einem digitalen Projektassistenten umzuwandeln.

App und Integration8,58

Laut eigener Aussage können Sie mit mithilfe von zapier oder der offenen API aus über 1.000 Anwendungen Daten importieren und Projekte, Aufgaben sowie Zeiten festlegen. Dank der offenen REST-API hat der Anwender Zugriff auf alle wichtigen Funktionen und können nach Belieben Anwendungen in den Projektmanager integrieren. Die Web-App von awork funktioniert auf jedem gängigen Browser. Darüber hinaus stellt das Unternehmen eine App zur Verfügung. Sowohl Android als auch iOS-Nutzer haben so unterwegs auf sämtliche Projekte Zugriff. Auch die Zeiterfassung per App ist möglich.

Wem etwas an Bequemlichkeit liegt, der kann awork per Sprachbefehl steuern. Entweder verwenden Sie die Sprachsteuerung Ihres Smartphones, um die App zu nutzen, oder Google Home, um online neue Aufgabe anzulegen beziehungsweise Projekte zu koordinieren.

Hilfe und Support 10,00

Wer über das Helpcenter eine Anfrage einreichen möchte, kann dies sehr detailliert angehen. Neben der eigentlichen Nachricht, in der Sie das Problem beschreiben, haben Sie die Möglichkeit, einen Screenshot anzuhängen. So weiß der Kundenservice sofort, womit er es zu tun hat, und kann bestmöglich darauf reagieren. Das kann der Hilfesuchende auch direkt in dem Projektmanager über die Funktion „Support-Ticket einreichen“ erledigen. Binnen weniger Stunden erhalten Sie eine Antwort auf das geschilderte Problem. Auch im Support-Chat wird Ihnen schnell geholfen. Innerhalb weniger Minuten konnten wir Kontakt herstellen, sodass unser geschildertes Problem schnell gelöst wurde.

Diejenigen, die Hilfe bei den ersten Schritten brauchen, erhalten diese ebenfalls im Helpcenter. Hier ist das anfängliche Vorgehen detailliert dargelegt. Zudem lassen sich Tipps und Tricks, 30-minütige Web-Demos sowie hilfreiche Video-Tutorials beziehungsweise Webinare finden. Neuigkeiten und Updates zum Projektmanager postet awork regelmäßig im hauseigenen Blog.

Zusammenfassung 8,06

Der Projektmanager von awork ist ein innovatives Programm, das vollends auf Benutzerfreundlichkeit und Interaktivität ausgelegt ist. Die Software ist für jedermann geeignet – egal, ob Einzelorganisator oder Leiter eines umfangreichen Gruppenprojekts. Das Programm ist sehr umfangreich: Projekte und Aufgaben sind im Handumdrehen erstellt, die Zeit ist per praktischer Stoppuhr erfass- und anschließend auswertbar. Der Import und Export von Dateien ermöglichen es Ihnen, mit anderen Programmen parallel zu arbeiten. Diverse Anwendungen lassen sich bequem in den Projektmanager integrieren. Die Steuerung und Organisation der Aufgaben erfolgen dank intuitiver dank Drag-and-drop-Prinzip und individualisierbarem Dashboard.

In einigen Punkten mangelt es dem Projektmanager trotz der Einfachheit an einer gewissen Übersicht. Nicht immer ist im ersten Moment ersichtlich, welche Funktion hinter dem jeweiligen Menüpunkten steckt. Vor allem Anfänger, die noch keine Erfahrung mit Projektmanagement-Programmen gesammelt haben, werden sich mit einigem Herumprobieren in das System einarbeiten müssen. An manchen Stellen wirkt awork ein wenig unübersichtlich, auch wenn es insgesamt sehr aufgeräumt und strukturiert ist. Zum Beispiel kann das Verbinden von Aufgaben auf dem Zeitstrahl je nach Menge der Aufgaben schnell zu einem wirren Farbchaos werden. Auch wenn awork die Integration von diversen Anwendungen und externen Chats zulässt, wäre eine direkte Kommunikation innerhalb des Programms wünschenswert.

Alles in allem ist awork allerdings ein simpel aufgebauter Projektmanager, der nach einiger Eingewöhnung auch optimal für Neulinge geeignet ist. Tutorials, Webinare und vorbereitete Aufgabenpakete erleichtern den Anfang und geben auch erfahrenen Nutzern noch den ein oder anderen Optimierungshinweis.