1&1 Ionos Buchhaltung

Andreas Kiener
Pro
  • Papierlose Buchhaltung mit App
  • DATEV-Export
  • Umsatzsteuervoranmeldung
  • Telefonsupport rund um die Uhr
  • Gute Online-Dokumentation
  • Erfüllt die Anforderungen der österreichischen Registrierkassenpflicht
Kontra
  • Texterkennung funktioniert schlecht
  • Erstellung eigener Rechnungs-Layouts kompliziert
  • Keine vorformulierten Textbausteine für Rechnungen, Angebote und Mahnungen
Fazit Unterwegs Rechnungen schreiben, Belege scannen und sie danach wegwerfen und Umsatzsteuervoranmeldung auf Knopfdruck – all das ist mit 1&1 Ionos Online Buchhaltung möglich. Diese Lösung für die Buchführung vereinfacht Freiberuflern, Selbständigen und Kleinunternehmern die Verwaltung ihrer Finanz- und Steuerangelegenheiten erheblich.
1&1 Ionos Buchhaltung Zum Anbieter

1&1 Ionos Buchhaltung Test

Konzept und Bedienung

4,50 Pkt

Der Webhoster 1&1 Ionos stellt seinen Kunden jetzt auch eine Online-Buchhaltung zur Verfügung. Dafür greift das Unternehmen auf eine bewährte Lösung zurück: Die 1&1 Ionos Online Buchhaltung ist eine Version des Buchhaltungs-Tools sevDesk mit Ionos-Branding.

Ionos integriert die Buchhaltungssoftware in sein Control-Center, bei Problemen können sich die Kunden an den Ionos Support wenden, und die Web-App wird gemeinsam mit anderen 1&1-Ionos-Produkten abgerechnet. So entsteht für Kunden eine nahtlose User-Experience.

Nie wieder Ärger mit Papierkram

Freiberufler sowie kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind die Zielgruppe von 1&1 Ionos Online Buchhaltung. Selbständige und kleine Unternehmen stellen im Normalfall keinen Vollzeit-Buchhalter an, die Buchführung wird zur mühevollen und ungeliebten Zusatzaufgabe.

Niemand erledigt gerne Papierkram. Der Aufwand verringert sich jedoch stark mit der Online Buchhaltung. Das Web-Tool verfügt über alles, was nötig ist, um alltägliche Buchführungsaufgaben auf einfache Weise und papierlos zu erledigen.

Anwender erstellen und versenden Angebote, Rechnungen und Lieferscheine unterwegs und erfassen Belege mit ihrem Smartphone. Sie behalten Zahlungsfristen im Überblick, so dass sie rechtzeitig Mahnungen versenden beziehungsweise Zahlungen tätigen können. Auch die Umsatzsteuervoranmeldung verliert ihren Schrecken, dank 1&1 Ionos Online Buchhaltung ist sie mit einem Klick erledigt.

Graphische Auswertungen im Dashboard helfen dem Unternehmer, seinen Finanzstatus auf einen Blick zu erfassen. Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder eine Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) ist in Sekunden generiert, und für anspruchsvolle Bilanzen lassen sich die Buchführungsdaten an den Steuerberater beziehungsweise Buchhalter weiterleiten.

1&1 Buchhaltung EÜR
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Mühelos zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung – das Programm generiert sie automatisch aus den eingegebenen Buchführungsdaten.

Die drei Tarife im Überblick

Kunden können zwischen drei verschiedenen Tarifen für 1&1 Ionos Online Buchhaltung wählen. Das günstigste Produkt ist Angebote & Rechnungen. Dessen Funktionsumfang wird in Buchhaltung um buchhalterische Fähigkeiten erweitert. Das kompletteste Paket ist Warenwirtschaft. Zusätzlich zum Leistungsspektrum der anderen beiden Pakete werden damit auch Aufgaben aus den Bereichen der Lagerverwaltung und Warenwirtschaft erledigt.

Angebote & Rechnungen kann von einem Anwender genutzt werden. Das Leistungsspektrum umfasst:

  • Erstellung von Angeboten und Rechnungen und Versand per Mausklick (digital oder als Brief)
  • Individuelle Layouts für Angebote und Rechnungen
  • Kundenakten mit allen relevanten Daten
  • Automatische Umwandlung von Angeboten in Rechnungen
  • Automatisierter Versand von Mahnungen

Buchhaltung ist für bis zu drei Benutzer geeignet. Zusätzlich zum Leistungsspektrum von Angebote & Rechnungen ist damit Folgendes möglich:

  • Einfache Erfassung von Belegen mit Smartphone-App und Kamera
  • Online-Kassenbuch
  • DATEV-Export für die Datenweitergabe an Steuerberater und Buchhalter
  • Spezielle Logins für Steuerberater und Mitarbeiter
  • Anlegen von Kostenstellen für eine übersichtliche Buchführung

Bis zu zehn Benutzer sind mit dem Komplettpaket Warenwirtschaft möglich. Alle Funktionen von Angebote & Rechnungen sowie Buchhaltung stehen zur Verfügung. Diese werden um folgende Möglichkeiten erweitert:

  • Übersichtliche Verwaltung von Lagerbeständen
  • Erstellung und Versand von Lieferscheinen
  • Buchung von Zu- und Abgängen
  • Überprüfung von Lieferanten und Einkaufspreisen

Die Zahlung erfolgt monatlich im Abo-Modell. Trotz einer Mindestvertragslaufzeit von zwölf Monaten können Neukunden das Angebot testen, ohne sich lange zu binden, denn Ionos bietet eine Geld-zurück-Garantie für die ersten 30 Tage an. Der Anbieter berechnet auch keine Einrichtungsgebühr.

Die Preise sind so gestaltet, dass das jeweils umfassendere Produkt doppelt so teuer ist wie das kleinere Paket. So kommt Angebote & Rechnungen auf monatlich 5,00 Euro, Buchhaltung kostet 15,00 Euro und Warenwirtschaft 25,00 Euro.

Funktionen Buchhaltung

3,08 Pkt

Nicht nur Rechnungen, sondern auch Belege zu erfassen ist die wichtigste Funktion, durch die sich die Buchhaltung von Angebote & Rechnungen unterscheidet. Relativ einfach funktioniert das mit Rechnungen, die als PDF-Datei vorliegen. Diese werden einfach hochgeladen. 1&1 Ionos Online Buchhaltung erkennt Angaben wie den Betrag, die Rechnungsnummer oder den Lieferanten und füllt automatisch die entsprechenden Felder in der Belegverwaltung aus. Das erspart viel Tipparbeit, ein prüfender Blick auf die automatisch erkannten Werte reicht oft aus.

Theoretisch funktioniert das auch mit eingescannten Belegen. Wie gut, hängt allerdings stark von der Qualität der Vorlagen ab. In vielen Fällen kann die automatische Texterkennung mit Belegen nicht gut umgehen. Im Test hatten wir wenig Glück: Bei drei unterschiedlichen eingescannten Belegen füllte das Programm maximal das Feld für den Lieferanten aus. Den Rest mussten wir selbst eintragen.

Besonders einfach funktioniert das Erfassen von Belegen übrigens mit der Smartphone-App sevScan, die für iOS und Android erhältlich ist. Durch das Abfotografieren eines QR-Codes am Computerbildschirm loggt sich der Anwender ein. Dann kann er Belege einfach mit der Handykamera fotografieren, damit diese in 1&1 Ionos Online Buchhaltung importiert werden.

Das Programm entspricht den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Für den Nutzer bedeutet das: Sobald er einen Beleg fotografiert hat, kann er ihn wegwerfen. Willkommen in der papierlosen Zukunft!

1&1 Ionos Buchhaltung Belege
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Belege lassen sich in jedem beliebigen Format speichern. Damit sie auch angezeigt werden, sollten sie allerdings als Bild- oder PDF-Datei vorliegen.

Die Beleg-Liste ist ähnlich gestaltet wie die Liste der Rechnungen und ebenfalls nach unterschiedlichen Kriterien filterbar. Auch wiederkehrende Ausgaben lassen sich erfassen. Zusätzlich ist es möglich, Anlagen zu verwalten und so Abschreibungen korrekt in die Buchführung zu übernehmen.

Die virtuelle Registrierkasse

1&1 Ionos Online Buchhaltung beinhaltet ein Online-Kassenbuch, das allerdings im Tarif Angebote & Rechnungen nicht verfügbar ist. Ein Kassenbuch ist nötig, um die Kassenstände einer Bargeld-Kasse buchhalterisch zu erfassen.

Das Kassenbuch des Programms entspricht auch den Anforderungen der in Österreich neu eingeführten Registrierkassenpflicht. Die Software arbeitet sogar mit Obono zusammen, einem Service, der die Nutzung von Smartphones und Tablets als Registrierkasse ermöglicht.

Für Auswertungen verfügt das Programm über die Möglichkeit zum Datenexport im DATEV-Format. Software, mit der Steuerberater arbeiten, nutzt meistens dieses Format.

Durch den Export erhält der Steuerberater (oder Buchhalter) alle Daten, die er benötigt, um umfassende Bilanzen zu erstellen. Einfache Auswertungen in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) können Anwender mit 1&1 Ionos Online Buchhaltung sogar selbst erstellen.

Funktionen Rechnung

5,00 Pkt

Rechnungen werden mit allen Tarifen in 1&1 Ionos Online Buchhaltung schnell und unkompliziert erstellt. Basisdaten des Rechnungslegers wie Anschrift und Bankverbindung entnimmt das Programm den hinterlegten Daten. Auch für Kundendaten greift es auf die Datenbank zu. Nach Eingabe der Anfangsbuchstaben des Kunden, erscheint ein Dropdown-Menü um den entsprechenden Rechnungsempfänger auszuwählen.

Damit ist die Rechnung auch schon so gut wie fertig. Fehlen nur noch die Eingabe der Rechnungspositionen und ein knackiger, sympathischer Text. Die Positionen sind schnell erstellt. 1&1 Ionos Online Buchhaltung sieht Felder für den Namen des Produkts beziehungsweise der Dienstleistung, die Menge, die Einheit, den Preis einer Einheit sowie den Gesamtbetrag vor.

Ionos Buchhaltung Rechnung
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So kann eine Rechnung mit 1&1 Ionos Online Buchhaltung aussehen.

Rechnungen gestalten

Vor und nach der Liste mit den Positionen ist Platz für freien Text. Hier offenbart sich eine kleine Schwäche des Programms, denn mit der Formulierung wird der Anwender völlig alleingelassen. Es würde den Einstieg in das Programm erleichtern, wenn es vordefinierte Textbausteine gäbe. Eine Funktion für Textvorlagen ist zwar vorhanden, aber diese muss der Nutzer erst selbst erstellen.

Abgesehen davon lassen die Eingabefelder für die Kopf- und Fußtexte einer Rechnung nichts vermissen. Schriftgröße und Textauszeichnungen sind veränderbar, auch Einrückungen und Absatzausrichtungen sind definierbar. Sogar das Einfügen von Tabellen, Listen und Hyperlinks ist möglich. Besonders praktisch: Mit sogenannten Platzhaltern lassen sich Elemente einfügen, die sich abhängig von bestimmten Variablen ändern, beispielsweise das Zahlungsziel oder die Anrede des Kunden.

Für die individuelle Gestaltung seiner Rechnungen hat der Anwender zwei Möglichkeiten. Eine sehr einfache und eine relativ komplizierte.

Die einfache Möglichkeit ist das Erstellen eines virtuellen Briefpapiers. Wie echtes Briefpapier stellt es den Hintergrund einer Rechnung dar. Ein Briefpapier ist in 1&1 Ionos Online Buchhaltung schlicht eine PDF-Datei im Format DIN A4. Diese kann der Anwender mit Microsoft Word oder mit jedem anderem geeigneten Programm erstellen. Sinnvoll ist es, das Briefpapier mit einem Logo, einem Hintergrundbild und eventuell auch einer Fußzeile zu versehen.

Etwas aufwändiger ist die Verwendung von eigenen Layouts. Layouts legen Dinge wie Schriftarten- und Farben, Einzüge und Abstände oder die Gestaltung der Tabelle mit den Rechnungsposten fest. Anwender können aus sechs vorinstallierten Layouts wählen.

Um eigene Layouts zu erstellen, benötigen sie fortgeschrittene Kenntnisse in HTML und CSS. Einen guten Ausgangspunkt dafür stellen die Beispieldateien dar, die in der Online-Hilfe heruntergeladen werden können. Diese Dateien sind relativ komplex und umfangreich – wer ein eigenes Layout für seine Rechnungen haben möchte, beauftragt damit also am besten einen erfahrenen Webdesigner.

Mehr als einfache Rechnungen

Die einfache, einmalig erstellte Rechnung ist nur eine Möglichkeit. Viele Unternehmen generieren einen großen Teil ihres Umsatzes über wiederkehrende Rechnungen. Auch diese lassen sich mit 1&1 Ionos Online Buchhaltung erstellen. Das funktioniert ganz ähnlich wie das Erstellen von einmaligen Rechnungen, hier wird jedoch zusätzlich ein Wiederholungsintervall festgelegt.

Das kleinstmögliche Intervall ist ein Monat, das größte fünf Jahre. Andere Buchhaltungsprogramme bieten auch wöchentliche Wiederholungen an, aber so gut wie nie Wiederholungszeiträume, die länger als ein Jahr sind. Das Spektrum ist also hier in Richtung besonders langer Zeiträume verschoben.

Alle Rechnungen stellt das Programm in einer übersichtlichen Liste und nach ihrem Status geordnet dar:

  • Entwurf
  • Offen
  • Fällig
  • Bezahlt
  • Teilbezahlt
  • Storno

Ein Filter ermöglicht es, die Rechnungen nach Datum, Kunde, Tags oder Betreff zu filtern. Leider ist allerdings keine Volltextsuche in den Rechnungen möglich.

Performance und Schnittstellen

5,00 Pkt

Selbstverständlich ist die Arbeitsgeschwindigkeit eines Online-Tools auch abhängig von der Geschwindigkeit der Internetanbindung. 1&1 Ionos Online Buchhaltung arbeitete in unserem Test durchaus zackig. Es kam zu verschiedenen Tageszeiten mit unterschiedlicher Auslastung des Internetanschlusses so gut wie nie zu störenden Verzögerungen.

Die einzige Ausnahme stellt das Wechseln zwischen Rechnungslayouts in der Vorschau dar. Das dauert manchmal mehr als eine Minute, gelegentlich aber nur wenige Sekunden. Woran das liegt, konnten wir leider nicht herausfinden.

Im puncto Konnektivität lässt 1&1 Ionos Online Buchhaltung kaum etwas vermissen. Datenexport und Datenimport im Excel- oder CSV-Format ist natürlich möglich. Der DATEV-Export vereinfacht die Zusammenarbeit mit Buchhaltern und Steuerberatern erheblich.

Die Website ist responsiv gestaltet, so dass sie auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets gut funktioniert. Darüber hinaus ermöglicht es die sevDesk-App, Rechnungen und Angebote auch unterwegs zu schreiben. Eine zweite App, sevScan, dient dem Erfassen von Belegen.

Dokumentation und Support

5,00 Pkt

Die erste Anlaufstelle bei Unklarheiten und Fragen zum Programm ist die Online-Hilfe, die überall im Programm mit einem Fragezeichen-Button erreicht wird, der in der rechten, unteren Ecke des Browserfensters fixiert ist.

Etwas ungewöhnlich ist, dass die Hilfe sich nicht in einem neuen Fenster öffnet, sondern in einem schmalen Streifen rechts im aktuellen Browserfenster dargestellt wird. So ist es einfach, die Erklärungen in der Dokumentation geöffnet zu halten und gleichzeitig das Beschriebene im Programm umzusetzen. Das gelingt auch darum gut, weil die Dokumentation durchweg praxisnah und nachvollziehbar ist.

1&1 Buchhaltung Hilfe
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Eine Hilfe-Funktion, die ihrem Namen gerecht wird. In der Seitenleiste werden gängige Fragestellungen in auch für Finanz-Laien verständlicher Sprache erläutert.

Wer mehr wissen will, findet im 1&1 Ionos Hilfe Center einen Link zur ausführlichen Dokumentation von sevDesk. Die Erklärungen und Tipps funktionieren auch für die Ionos Buchhaltung. Ein Link zum deutschsprachigen Forum von sevDesk findet sich dort ebenso.

Toll ist hingegen der rund um die Uhr telefonisch erreichbare Support von 1&1 Ionos. Zudem erhält jeder Kunde einen persönlichen Berater, den er zu üblichen Bürozeiten telefonisch erreichen kann. Auch per E-Mail sind die hilfreichen Mitarbeiter zu erreichbar. So wird dem Anwender geholfen, wann immer er Hilfe benötigt. Gerade für Freiberufler und Selbständige, die nicht immer nur zu den typischen Bürozeiten arbeiten, ist die permanente Erreichbarkeit des Supports ein unschätzbarer Vorteil.

Zusammenfassung

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1&1 Ionos Online Buchhaltung vereinfacht schon im Produkt Angebote & Rechnungen das Geschäftsleben. Richtig nützlich wird sie allerdings mit dem Paket Buchhaltung. Ob auch die Warenwirtschaft sinnvoll ist, hängt davon ab, ob ein Unternehmen mit physischen Produkten handelt – reine Dienstleistungsbetriebe haben dafür keine Verwendung.

Das Tool ist eine gebrandete Version von sevDesk und unterscheidet sich kaum davon. Für die 1&1 Ionos Online Buchhaltung  bezahlen Kunden allerdings etwas weniger als für das Original.

Für 1&1 Ionos sprechen auch der persönliche Kundenberater und die rund um die Uhr erreichbare Hotline. Bestehende Kunden von 1&1 Ionos haben darüber hinaus den Vorteil der Integration in das 1&1 Ionos Control-Center.