1CRM

Andreas Kiener
Pro
  • Riesiger Funktionsumfang
  • Rechnungserstellung integriert
  • Volle Funktionalität auch in den günstigen Versionen
  • Hosting auf eigenem Server möglich
  • Kostenlose Version verfügbar
  • Flexibel anpassbar
Kontra
  • Teurer Support
  • Relativ komplex
Fazit 1CRM bietet vieles, was über den typischen Funktionsumfang eines CRM-Systems hinausgeht, mehr als manch ein Unternehmen benötigt. Dank günstiger Abonnements weist es ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis auf. Sogar eine gänzlich kostenlose Version ist verfügbar.

1CRM Test

Funktionen

4,50 Pkt

Die erste Version von 1CRM wurde 2005 vom kanadischen Unternehmen 1CRM Systems veröffentlicht. Die Software basiert auf der Open-Source-Version von SugarCRM. Da die Programme aber seit mittlerweile mehr als einem Jahrzehnt getrennt entwickelt werden, handelt es sich trotz einiger Gemeinsamkeiten um zwei völlig unterschiedliche CRM-Anwendungen. 1CRM läuft entweder als Cloud-App auf dem Server des Anbieters oder wird als On-Premise-Software auf einem Server des Kunden installiert. Regelmäßige Abonnementgebühren fallen in jedem Fall an, die On-Premise-Variante ist allerdings günstiger.

Ein wahrer Alleskönner

1CRM beinhaltet nicht nur die üblichen Funktionen für Verkauf, Marketing und Kundendienst, sondern deckt als umfassende Komplettlösung fast alle Unternehmensbereiche ab. Die Software eignet sich auch zur Buchhaltung, zur Abbildung logistischer Prozesse und für das Projekt- und Personalmanagement. So enthält 1CRM beispielsweise einen Produktkatalog und Module für die Zeiterfassung, zum Erstellen von Rechnungen und für die Erfassung von Ein- und Ausgaben. Auch ein Kalender und ein E-Mail-Client sind Teil der Software.

1CRM Komplettlösung
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Eines für alles: 1CRM ist eignet sich nicht nur für Sales, Marketing und Support, sondern für nahezu alle Unternehmensbereiche.

Im Prinzip eignet sich 1CRM für alles, wofür Unternehmen typischerweise Microsoft Excel und Outlook verwenden. Für viele Unternehmen dürfte 1CRM zusätzliche Software weitgehend überflüssig machen.

Der riesige Funktionsumfang und die vielen Einsatzmöglichkeiten von 1CRM sind sein größter Vorteil, aber auch seine größte Schwäche. Das Programm eignet sich zwar zur Abbildung so gut wie aller Unternehmensprozesse, gleichzeitig ist es aber schwer vorstellbar, dass ein Unternehmen wirklich alle Module benötigt. Für viele kleine und mittlere Unternehmen dürfte 1CRM eine Nummer zu groß sein, auch wenn es sich allein schon durch den Preis an dieser Zielgruppe orientiert. Zum Glück kann der Administrator einstellen, dass Anwender nur die von ihnen benötigten Module sehen. So bleibt das System für Mitarbeiter überschaubar, gleichzeitig besteht aber die Gewissheit, dass alle Funktionen verfügbar sind und nur aktiviert werden müssen, sollten sie doch einmal benötigt werden.

Die Arbeitsumgebung für Verkäufer

Auch wenn 1CRM einen umfassenderen Ansatz verfolgt, stehen Funktionen für den Verkauf für viele Nutzer einer CRM-Software im Mittelpunkt. Häufig sind CRM-Programme allein auf die Sales-Abteilung zugeschnitten und lassen andere Aspekte des Kundenbeziehungsmanagements außer Acht.

Anders als viele Mitbewerber bietet 1CRM keine Sales-Pipeline, die Leads (Interessenten) in den verschiedenen Phasen des Verkaufsprozesses visualisiert. Das zentrale Modul für Verkäufer sind auch nicht die Leads, die sich hier nur unwesentlich von Kontakten unterscheiden, sondern die Chancen. Eine Chance ist ein möglicher Verkauf, der mit Firmen, Kontakten, Interessenten, Dokumenten und einem Aktivitätsverlauf verknüpft ist.

Jede Chance ist einer Verkaufsphase zugeordnet. Die Chancen lassen sich nach Verkaufsphase sortieren oder filtern. Damit entsprechen die Verkaufsphasen weitgehend dem, was in anderen CRM-Programmen als Sales-Pipeline bezeichnet wird, lediglich die nach Verkaufsphase geordnete Darstellung in Spalten fehlt. Stattdessen zeig das Modul die einzelnen Einträge als Zeilen einer einfachen Tabelle an. Es ist nicht möglich, sie per Drag-and-Drop in eine andere Phase zu verschieben. Auch so lässt sich arbeiten, aber das Interface wirkt sperriger und weniger übersichtlich als die mittlerweile übliche Darstellung als Sales-Pipeline.

1CRM Chancen
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Verkäufer arbeiten bei 1CRM mit einer Liste von „Chancen“, die zwar glanzlos aussieht, aber gut funktioniert.

E-Mail- und Telefon

Grundsätzlich gilt: Wenn die beiden wahrscheinlich wichtigsten Kommunikationsmedien Telefon und E-Mail in das CRM integriert werden, erhöht das die Benutzerfreundlichkeit erheblich. Schließlich müssen Mitarbeiter dann weniger oft zwischen verschiedenen Programmen wechseln. Außerdem werden eingehende und ausgehende E-Mails und Anrufe automatisch erfasst, was die lückenlose Protokollierung der Kundenkommunikation deutlich vereinfacht.

Dezidierte E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird haben zwar mehr Funktionen als der eingebaute E-Mail-Client von 1CRM, sein Vorteil ist aber die Integration in das CRM. E-Mails werden automatisch den richtigen Kontakten zugeordnet. Für den User ist es somit einfach, auf einen Blick zu sehen, was er einem Kunden bereits geschickt hat.

Auch der Newsletter-Versand und E-Mail-Marketing-Kampagnen sind mit 1CRM möglich. Geteilte E-Mail-Postfächer, auf die ganze Teams Zugriff haben, vereinfachen die Beantwortung von E-Mails, die nicht an einzelne Personen gerichtet sind, zum Beispiel Support-E-Mails. Für den Zugang zu bestehenden E-Mail-Postfächern unterstützt die Software die üblichen Protokolle POP3 und IMAP.

Im Bereich Telefonie ermöglicht das Grundsystem nur die Integration des amerikanischen VoIP-Anbieters RingCentral. Deutsche Telefonnummern bietet dieser nicht an. Sind entsprechende Erweiterungen installiert, verbindet sich 1CRM jedoch auch mit anderen Telefondiensten wie beispielsweise Skype.

Wenn 1CRM nicht für RingCentral konfiguriert wurde und auch keine CTI-Erweiterung (Computer Telephony Integration) installiert ist, öffnet ein Klick auf eine Telefonnummer automatisch die auf dem Endgerät voreingestellte Telefon-App. Auf die Vorteile einer Telefonintegration muss der Anwender dann aber verzichten; beispielsweise kann das System bei Verwendung einer externen Telefonie-Software eingehende Anrufe nicht automatisch mitprotokollieren oder den Datensatz des Anrufers öffnen.

Erweiterbarkeit

Prinzipiell ist 1CRM mit Plug-Ins erweiterbar. Sogar ein Leitfaden zum Schreiben eigener Plug-Ins existiert. Auf der Website stehen rund 90 verschiedene Erweiterungen zur Verfügung, unter anderem für Zapier, Dropbox, Facebook, Skype und WordPress. Viele davon sind kostenlos. Die Installation der Erweiterungen erfolgt aber nicht direkt aus dem Verzeichnis, sondern der Administrator muss die Installationsdatei in seinem 1CRM-System hochladen und eine jeweils individuelle Installationsanleitung befolgen.

1CRM Erweiterungen
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Diverse Erweiterungen verbinden 1CRM mit anderen Programmen.

Smartphone-Apps

Da 1CRM responsives Web-Design verwendet, lässt sich die Software auch im Browser des Smartphones gut nutzen. Darüber hinaus bietet der Hersteller kostenlose Apps für Android und iOS an. Bei diesen handelt es sich allerdings nur um Application-Wrapper für die Web-App. Das“ Look-and-Feel“ ist nahezu dasselbe wie bei der Nutzung von 1CRM im Smartphone-Browser.

Benutzerfreundlichkeit

3,93 Pkt

Grundsätzlich wirkt das User-Interface von 1CRM strukturiert und konsistent. Komfortfunktionen wie die Sidebar mit dem Schnellmenü und dem Verlauf vereinfachen die Bedienung. Allerdings erinnert das Programm mehr an Software aus dem Jahr 2008 als aus dem Jahr 2018. Dieser Eindruck entsteht vor allem durch das Bildschirmlayout. Das Browserfenster ist vollgeräumt mit winzigen Icons und unzähligen Tabellenzeilen in relativ kleiner Schriftart, immer wird etwas zu viel an Informationen angezeigt.

Negativ auf die Benutzerfreundlichkeit wirkt sich auch die schiere Fülle an Möglichkeiten aus, die das Programm bietet. Dem kann der Administrator zwar entgegenwirken, indem er für die Nutzer nur den Zugriff auf Module freischaltet, die diese wirklich benötigen. Zumindest aber der Administrator muss sich ausgiebig mit dem System beschäftigen. Aus diesem Grund eignet sich 1CRM vor allem für Unternehmen, die mindestens einen IT-Mitarbeiter haben oder einen Subunternehmer mit der Implementierung der CRM-Software beauftragen. Für Freiberufler und Kleinunternehmen ist der Verwaltungsaufwand zu groß. 1CRM ist allerdings nicht ganz so kompliziert wie sein „berühmter Cousin“ SugarCRM.

Ein CRM wird dein CRM

Positiv fällt auf, dass Administratoren und teilweise auch Anwender selbst 1CRM sehr weitgehend anpassen können. So gibt es beispielsweise im unteren Bereich jeder Seite ein Drop-down-Menü zum Umschalten zwischen verschiedenen Themes und Sprachen. Jeder der fünf Bereiche des Programms hat ein Dashboard, das der Anwender mit sogenannten Dashlets, die diverse Informationen anzeigen, selbst anpasst. Er kann verschiedene Layouts für die Anzeige der Module (beispielsweise Firmen, Kontakte oder Projekte) erstellen, zwischen denen er mit Reitern umschaltet.

1CRM Web-App
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Die Web-App beherrscht den fliegenden Wechsel von Sprachen und Themes.

Da der überwiegende Teil des Programmcodes für 1CRM-Kunden einsehbar ist, können Nutzer das Programm beinahe beliebig verändern. Damit steht 1CRM allein auf weiter Flur – üblicherweise erhalten die Nutzer von CRM-Software keinen Zugriff auf den Code. Tiefgehende Anpassungen erfordern allerdings Programmierkenntnisse und sind meistens größere Projekte, für die entsprechende Zeit- und Personalressourcen bereitstehen müssen.

Zielgruppen & Datensicherheit

3,86 Pkt

Am besten eignet sich 1CRM für mittelgroße Firmen, die den riesigen Funktionsumfang nutzen können und die Möglichkeit haben, einen Mitarbeiter hauptsächlich mit der Implementierung und Wartung des Systems zu beauftragen. Sie erhalten eine nahezu universelle Unternehmenssoftware, deren Leistungsumfang den eines üblichen CRM-Programms bei weitem übertrifft und die sie relativ flexibel an ihre eigenen Anforderungen anpassen können.

Für Kleinunternehmer und Freiberufler ist das Programm zwar eventuell aufgrund seiner günstigen Kosten interessant, es bietet aber viel mehr Funktionen, als diese im Regelfall benötigen. Sie sollten sich gründlich überlegen, ob es sich für sie lohnt, sich so ein komplexes System zuzulegen. Bei 1CRM müssen sie mit einem relativ hohen Implementierungs-, Schulungs- und Wartungsaufwand rechnen.

Sichere Datenspeicherung in Stuttgart

Bei 1CRM handelt es sich um eine Web-App. Das heißt, dass die Daten der Nutzer nicht direkt bei ihnen gespeichert werden, sondern auf den Servern des Anbieters. Kunden müssen also darauf vertrauen, dass die Daten bei diesem sicher sind und auch bei der Übertragung an den Client-Rechner keiner Gefahr ausgesetzt werden.

Für die Sicherheit der gespeicherten Daten sorgt ein Mix aus Maßnahmen. Deutschland ist dabei allerdings ein Spezialfall, denn deutsche Kunden werden nicht von der Herstellerfirma 1CRM Systems betreut, sondern vom deutschen Distributor, der visual4 GmbH. Das Unternehmen hostet die 1CRM-Instanzen seiner Kunden unabhängig von 1CRM Systems in einem Rechenzentrum in Stuttgart. Diverse Sicherheitsmaßnahmen schützen dort die Kundendaten.

Zwei eigene Trafostationen und Notstromgeneratoren minimieren die Gefahr eines Stromausfalls, eine Zwei-Wege-Authentifizierung mit Keycard und Fingerabdruck gewährleistet, dass nur berechtigte Personen Zutritt erhalten, und Videoüberwachung sowie eine Alarmanlage runden die sorgfältigen Sicherheitsvorkehrungen ab. Vor Datenverlust schützt sich visual4 durch regelmäßige Backups, die das Unternehmen bis zu einem Jahr lang und räumlich getrennt aufbewahrt.

Für eine sichere Datenübertragung sorgt bei visual4 SSL-Verschlüsselung mit Perfect Forward Secrecy. Dieses Verfahren sorgt dafür, dass eventuell abgefangene Daten auch in Zukunft nicht entschlüsselt werden können. Damit hebt sich 1CRM von den anderen Programmen im Vergleich ab, die auf dieses Extra an Sicherheit bei der Datenverkehrsverschlüsselung verzichten.

Konditionen & Service

3,18 Pkt

Der deutsche Distributor visual4 bietet dieselben Pakete an wie der Hersteller 1CRM Systems, verlangt jedoch geringfügig höhere Preise. Kunden von visual4 erhalten dafür deutschsprachigen Support, und die Daten werden in Stuttgart und nicht in Übersee gehostet. Da die Software im SaaS-Modell (Software-as-a-Service) vertrieben wird, fallen regelmäßige Abogebühren an. Grundsätzlich haben Kunden die Wahl zwischen einer Cloud-Variante, bei der der Anbieter die Installation und das Hosting übernimmt, und einer On-Premise-Lizenz, die sie auf ihrem eigenen Server installieren. Auch die On-Premise-Lizenzen kosten Abogebühren, sie sind allerdings um 10 bis 17 Euro pro Nutzer und Monat billiger.

Sowohl bei der Cloud- als auch bei der On-Premise-Variante hat der Kunde die Wahl zwischen vier verschiedenen Editionen. Auch Nutzer der günstigsten Edition erhalten den vollen Funktionsumfang des Programms, denn die Editionen unterscheiden sich hauptsächlich durch die Anzahl der möglichen Nutzer. Im Falle der Cloud-Varianten bestehen auch unterschiedliche Limits für den Datentransfer und den Speicherplatz.

Die Preise sind mehr als konkurrenzfähig. Selbst die teuerste Edition, die Enterprise Cloud, kostet nur 44 Euro pro Benutzer und Monat.

1CRM Preise
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Alle Editionen von 1CRM enthalten dieselben Funktionen, die teureren verfügen jedoch über ein höheres Nutzerlimit, mehr Traffic-Kapazität und mehr Speicherplatz.

Besonders erwähnenswert ist, dass sogar eine völlig kostenlose Edition als On-Premise-Variante existiert. Auch diese enthält den vollen Funktionsumfang, sie ist allerdings auf maximal drei Nutzer-Accounts beschränkt.

Teure Support-Anfragen

Den relativ günstigen Abo-Preisen stehen hohe Kosten für den Support entgegen. Dieser ist standardmäßig nicht im Abo enthalten. Um vom Support unterstützt zu werden, müssen Kunden gegen Aufpreis (rund 120 Euro pro Jahr) ein Service-Paket erwerben. Das inkludiert ein Support-Ticket mit einer Bearbeitungszeit von maximal 20 Minuten pro Jahr und Userlizenz. Die Bearbeitung von weiteren Supportanfragen verrechnet visual4 den Kunden zusätzlich.

Hilfe zur Selbsthilfe

Wer die ausführliche Dokumentation zu Rate zieht, dürfte mit 1CRM großenteils zurechtkommen, auch ohne den teuren Support in Anspruch nehmen zu müssen. Auf der Website von 1CRM Systems stehen vier englischsprachige PDF-Dokumente bereit, die alle Bereiche des Programms ausführlich erklären:

  • User Guide
  • Mobile User Guide
  • Implementation Guide
  • Developer Guide

Die wichtigsten Informationen erhalten Nutzer und Administratoren auch auf der deutschsprachigen Website von 4visaul, die englische Originaldokumentation ist allerdings vollständiger und übersichtlicher. Für den Informationsaustausch der Nutzer untereinander steht eine Gruppe im Social Network Xing zur Verfügung, diese ist allerdings nur mäßig aktiv und hat kaum mehr als 150 Mitglieder.

Zusammenfassung

4,08 Pkt

Der deutsche Distributor bewirbt 1CRM als „Schweizer Taschenmesser unter den CRMs“ – das ist eine ganz treffende Charakterisierung. Wie die berühmten Universalwerkzeuge besteht die Software aus vielen unterschiedlichen Werkzeugen. Zusammen sind sie ein komplettes Softwarepaket für Unternehmen. Mit einem Schweizer Taschenmesser hat 1CRM aber auch gemein, dass spezialisierte Anwendungen jede einzelne Funktion besser beherrschen und dass viele Nutzer die meisten Funktionen gar nicht benötigen. Da die Preise relativ niedrig sind, kommt 1CRM auf ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, das jedoch durch ausgesprochen hohe Support-Kosten relativiert wird. Für Unternehmen, die wirklich viele Funktionen nutzen, ist 1CRM dennoch ein Schnäppchen. Alle anderen suchen sich besser ein CRM-System, dass vielleicht nicht so viele Nutzungsmöglichkeiten hat, aber dafür passgenau ihre Anforderungen erfüllt.