Zeiterfassungssoftware

Die besten Zeiterfassungssysteme im Vergleich

Timm Hendrich
Platz Produkt Bewertung
1 TimeTac 4,95
2 Clockodo 4,90
3 smart time plus 4,70
4 ATOSS Time Control 4,50
5 Standard Time 4,30
6 TOPKONTOR Zeiterfassung 4,10

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Arbeitszeit automatisch erfassen und verwalten

Die manuelle Erfassung der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter via Excel oder mithilfe von Stundenzetteln kann mitunter zu einer sehr zeitaufwendigen Angelegenheit werden. Die investierte Zeit für den Verwaltungsaufwand würde dann wiederum für andere wichtige Dinge des Unternehmens fehlen.

Um diesbezüglich den manuellen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren, bietet sich die Verwendung des ausgeklügelten Zeiterfassungssystems beziehungsweise einer Time-Card-Software an. Bereits nach kürzester Zeit zeigen sich ihre diversen Vorteile.

zeiterfassungssoftware - junge Frau am PC
Zeiterfassungssoftware spart Zeit und Verwaltungsaufwand.

Denn Zeiterfassungssoftware sorgt beispielsweise für mehr Flexibilität in der Projektplanung, erhöht die Effizienz durch den gezielten Auf- und Abbau von Arbeitszeitkonten, garantiert Planungssicherheit durch die Eingliederung der Daten in neue Kalkulationen, steigert die Zufriedenheit der Belegschaft aufgrund der höheren Transparenz wichtiger Unternehmensdaten oder bietet einen besseren Überblick in Form einer Anwesenheitsanzeige der Beschäftigten. Demnach kann die gesamte Unternehmensstruktur von Time-Card-Software nur profitieren.

Es gibt unzählige Anbieter von Zeiterfassungssoftware, die sich alle in ihrer Qualität nur minimal unterscheiden. In dem einen oder anderen Bereich gibt es dennoch – wenn auch bloß marginal – Funktionsunterschiede, die es beim Kauf zu berücksichtigen gilt. Interessierte sollten an diesen daher stets mit Sorgfalt herangehen, um auch wirklich das für ihr Unternehmen beste Produkt zum automatischen Zeitmanagement zu finden.

Time-Card-Software: Worauf muss ich achten?

Wichtig: Hierbei handelt es sich um einen Vergleich. In dieser Kategorie war es uns aus Gründen der Verfüg- und Machbarkeit nicht möglich, vollumfänglich selbst zu testen, weshalb wir unsere Bewertung sowie das Ranking auf der Grundlage einer Analyse online recherchierter Informationen, Experteneinschätzungen, Berichten von Testinstitutionen, Online-Reviews und Kundenerfahrungen erstellten.

Wichtige Kriterien einer Time-Card-Software sind Preis und Qualität. Da sich ersterer meist auf einen Betrag von mindestens 200 Euro beläuft, ist sie für Privatpersonen nicht gerade erschwinglich. Insbesondere Unternehmen mit einer großen Belegschaft können jedoch von einem solchen automatischen Zeiterfassungssystem erheblich profitieren. Die hohen Kosten rentieren sich nämlich bereits nach sehr kurzer Zeit.

Funktionen

Über einen individuellen Zugang für jeden Mitarbeiter bis hin zu verschiedenen Auswertungsvarianten gibt es diverse Funktionen, die es ermöglichen, eine passende Unternehmensstruktur zu etablieren. Das zieht viele firmeninterne Vorteile nach sich und ist auch extern von einer hohen Relevanz, indem Kunden davon profitieren. Es sollte Funktionen geben, über die Nutzer Arbeitsschritte getrennt erfassen und ganze Projekte detailliert planen. Das alles soll vor allem für Abrechnungsprozesse hilfreich sein. Man muss schnell überblicken können, ob das Unternehmen rote oder schwarze Zahlen schreibt und wie sich bestimmte Kosten umverteilen lassen, sodass Gewinne steigen und Verluste sinken.

Nur eine Time-Card-Software, die all diese Funktionen miteinander vereint, ist als Zeiterfassungssystem einer Firma wirklich sinnvoll. Sowohl das Führungspersonal als auch die übrige Belegschaft sind so nämlich stets über jeden Vorgang im Bilde und können entsprechend ihrer zugeteilten Aufgabe besser agieren. Das führt zu einer höheren Effizienz und somit zu einem größeren Erfolg des Unternehmens.

Des Weiteren machen Zusatzfunktionen wie das einfache Verbinden mit den sozialen Medien eine Time-Card-Software zu einer echten Kompaktlösung, wodurch andere Anwendungen überflüssig werden. Weitere Online-Funktionen erfüllen einen ähnlichen Zweck und sind daher genauso nützlich.

Usability und Qualität

Wie komplex eine Zeiterfassungssoftware auch sein mag, sie sollte sich Profis und Anfängern gleichermaßen schnell erschließen. Kein Anbieter kann ein umfassendes und überdurchschnittliches technisches Verständnis verlangen, nur damit man sein Produkt vollends durchschaut. Schritt-für-Schritt-Anleitungen können an dieser Stelle hilfreich sein und die Bedienung deutlich erleichtern. Eine kurze Hilfe beim Klick auf eine bestimmte Funktion kann ebenfalls nützlich sein. Wichtig ist nur, dass die Hilfe und Anleitungen nicht zu ausufernd sind, sodass das eigentliche Programm in den Hintergrund gerät und man eine gefühlte Ewigkeit braucht, bis man dieses verstanden hat. Allerdings sollte wiederum der Funktionsumfang auch nicht künstlich gering gehalten werden, nur damit die Software für jeden verständlich ist. Funktionsumfang, Komplexität und Verständlichkeit müssen sich gewissermaßen die Waage halten.

Im Bereich Qualität geht es vor allem um den Funktionsumfang einer Time-Card-Software. Ist dieser gering, bietet sie dem Anwender auch nur wenige Möglichkeiten. Ist der Funktionsumfang groß, die Funktionen und Bedienung jedoch zu komplex, kommt kaum einer mit dem Programm zurecht. Beide Fälle sind nicht ideal. Funktionsumfang und Komplexität müssen sich nämlich die Waage halten, damit Anwender zufrieden sind. Die Qualität hängt außerdem vom Interface ab. Ist dieses übersichtlich gestaltet und sind die Funktionen und Werkzeuge auf den ersten Blick klar erkennbar, macht das schon einmal einen guten Eindruck. Als Leitspruch gilt hier: Nutzer fühlen sich in einem solchen Fall vom Programm nicht gleich überfordert, sondern erhalten das Gefühl, nach einer gewissen Einarbeitungszeit sich mit diesem problemlos vertraut gemacht zu haben.

Performance

Auch die Kompatibilität und die Performance einer Software spielen eine wesentliche Rolle bei der Kaufentscheidung. Werden in dem Unternehmen vielleicht mehrere unterschiedliche Betriebsysteme genutzt? Dann sollte die Software, die man sich verbindlich anschafft, natürlich unbedingt mit mehreren Systemen kompatibel sein. Möglich ist auch eine Cloudlösung. In diesem Fall können alle Nutzer bei Bedarf über das Internet auf die Zeiterfassungsprogramm zugreifen und zwar von allen internetfähigen Geräten. Wenn die Software lokal installiert werden muss, dann sollte das Programm nicht zu viel Leistung von der CPU beanspruchen. Daher achtet wir auf die Systemvoraussetzungen, die die jeweilige Zeiterfassungssoftware benötigt, um einwandfrei zu funktionieren.

Neben den genannten Kriterien spielen vor allem noch der Service und persönliche Kontakt eine entscheidende Rolle.

Hilfe & Support

Wie sieht es mit dem persönlichen Kontakt aus? Gibt es einen Ansprechpartner, an den man sich mit wichtigen Fragen wenden kann? Da heutzutage die meisten Anbieter die Bedeutung des Support-Bereichs erkannt haben und diesen deutlich kundenorientierter gestalten als noch vor einigen Jahren, sollte man bei Software-Fragen stets kompetente Hilfe erhalten können. Service-Mitarbeiter sind meist speziell geschult, sodass diese Experten jegliche Service-Anfragen kompetent und zügig beantworten können.

Weiterhin sollte normalerweise auch immer ein FAQ-Bereich zur Verfügung stehen – bevor man sich über die Telefonhotline, die zu bestimmten Servicezeiten mit Mitarbeitern besetzt ist, oder per E-Mail an diesen wendet, sollte man daher immer erst im FAQ-Bereich nachschauen, ob man dort nicht schon die benötigten Antworten erhält.